Arkistot kuukauden mukaan: helmikuu 2019

Sähköinen kokous, työkaluna ryhmäpuhelu älypuhelimella.

Ohjeet ovat tehty ns. tavalliselle ryhmäpuhelulle. Ryhmäpuheluita pystyy soittamaan laitteesta riippuen. Kyseisessä tehtävässä puhelu soitettiin Samsung galaxy S8 puhelimella. Puhelun hinta määräytyy käytettävän operaattorin mukaan ja se voi vaihdella paljonkin. Ryhmäpuheluita voi soittaa laitteesta riippuen melkein aina. Ryhmäpuhelun soittamisesta on tehty mahdollisimman yksinkertaista. Ryhmäpuhelun aikana voi suorittaa muita toimintoja kuten lisätä henkilöitä, vaihdella äänenvoimakkuutta, laittaa päälle kaiuttimen, mykistää puhelun, laittaa bluethotin päälle/pois ja käyttää puhelinta samanaikaisesti. Toiminnot ovat kuitenkin pyritty pitämään mahdollisimman yksinkertaisina.

Järjestäjän näkökulmasta ryhmäpuhelun soittaminen ei vaadi paljoa. Täytyy vain laittaa kokouskutsu, soittaa ensimmäiselle henkilölle ja sen jälkeen seuraaville. Puhelut eivät yhdisty automaattisesti vaan kokouksen järjestäjän on yhdistettävä puhelut. Tämäkin toiminto vaatii vain napinpainalluksen, joten se ei ole vaikeaa. Videopuhelun soittaminen onnistuu vain, jos kokouksen muilla osallistujilla on samaa tekniikkaa tukeva älypuhelin. Esimerkiksi Iphone ja Android eivät välttämättä toimi yhteen videopuhelun aikana.

Kokouksen vastaanottajan kohdalta toiminnot ovat myös erittäin yksinkertaisia. Hän vastaa puhelimeen kuten normaalistikkin ja odottaa pidossa sen aikaa, että kokouksen pitäjä yhdistää puhelun kaikkien kesken. Vastaanottajalla ovat laitteesta riippuen käytössä miltei samat toiminnot kuin kokouksen järjestäjälläkin.

Kehittämistä voisi tapahtua laitteiden yhteensopivuuden kanssa. Androidin ja Iphonen väliset ns. tavalliset videopuhelut eivät välttämättä toimi ja sen vuoksi äänipuhelun soittaminen voi olla ainoa vaihtoehto. Kokouskutsut oli yksinkertaista laittaa sähköpostin kautta, mutta ongelmaksi voi tulla, että vastaanottaja ei katso sähköpostia kun hän odottaa puhelua. Niimpä voisi vaihtoehtona olla viestin lähetys. Tarkemmat käyttöohjeet löydät liitteenä olevasta Word-tiedostosta kokousohjeet neuvottelupuhelu .

Sähköinen kokous, työkaluna Facebook Messenger

Yhtenä työkaluna sähköisessä kokouksessa käytimme Facebookin Messenger- palvelua. Facebook on internetissä oleva sosiaalisen median kanava. Facebook Messenger on Facebookin viestipalvelu, jossa käyttäjät voivat muun muassa keskustella toistensa kanssa.

Facebook on vuonna 2004 perustettu yhteisöpalvelu, jonka juuret johtavat Amerikkaan. Facebookin suosia kasvoi huimasti ja se levisi nopeasti ympäri maailmaa. Noin vuonna 2007 Facebookia alettiin käyttää Suomessa (Wikipedia 20019).  Facebookin Messenger palvelussa käyttäjät voivat keskustella joko kirjoittaen tai ääniviestien avulla. Messenger-palvelussa voi myös soittaa tai keskustella videovälityksen avulla. Palveluun voi myös laittaa nk. kalenterimerkinnän/suunnitelman, jossa voit nimetä merkinnän, laittaa muut oleelliset tiedot ja lähettää sen keskustelukumppanillesi. Suunnitelmaan voi merkitä pystyykö tapahtumaan osallistumaan vai ei. Keskustelun väriteemaa voi myös vaihtaa.

Facebookissa on jo paljon käyttäjiä ja siksi se on melko hyvä sähköinen työkalu myös asiantuntijoille. Messengerin käyttäminen vaatii kuitenkin tilin, joka on luotu Facebookiin. Vaatimus tilistä voi olla ongelma käyttäjille, jos ei ole henkilökohtaista tiliä tai firman tiliä käytettävänä. Messengerin voi ladata myös mobiililaitteelle omana appina ja kokouksen aikana huomasimmekin, että videopuhelu- palvelu on ehkä tehty enemmän mobiililaitteelle kuin tietokoneelle. Tietokoneella käyttäessä joutuu selaamaan eri välilehtiä, joka teki käytöstä hankalamman. Näytön jakamistoiminto olisi myös hyvä lisä sovellukseen, sillä se mahdollistaisi esimerkiksi erilaisten esitysten näyttämisen muille. Kokoustyökaluna Messenger on kuitenkin melko toimiva, sillä puhuminen ja muiden osallistujien kuuntelu onnistuivat hyvin.

Käytettävyydeltään Messenger oli melko helppo. Painikkeiden kuvakkeet ovat selkeät ja helppokäyttöiset. Videoyhteydestä pääsi myös kirjoittamaan keskustelualueelle ja videokuva jäi ruudun reunaan, jolloin oli mahdollista nähdä osallistujien kasvot samanaikaisesti. Jos osallistujia videopuheluun olisi kovin monta, voi ruutua täyttyä eri osallistujien kuvilla, jolloin ei ole mahdollista nähdä kaikkia osallistujia. Tämä työkalu sopisi parhaiten ehkä pienille ryhmille käytettäväksi. Ruutu kuitenkin välkkyi välillä, eikä silloin ollut varmuutta kuka osallistujista oli äänessä. Pelkälle videoruudulle pääsy takaisin oli helppoa, sillä käyttäjän tuli painaa videoruudusta, jossa muiden osallistujien kasvot näkyivät, ja silloin näkymä siirtyi takaisin pelkälle videoyhteydelle.

Vaikka Facebookin Messengerissä on paljon hyviä toimintoja, oli siellä myös toimintoja, jotka ovat kokoustyökalussa turhia. Käyttäjä voi asettaa omille kasvoilleen erilaisia filttereitä ja hauskuuttaa kanssaosallistujia sitä kautta. Vapaa-ajan sovelluksiin ne ovatkin sopivia, mutta kokoustyökaluissa turhia. Facebook on ehkä enemmän kehitetty vapaa-ajalle kuin työkaluksi asiantuntijatyöhön, vaikka sitä voidaan asiantuntijan työvälineenä käyttääkin. Kokouskutsu on helppo lähettää viestiketjussa, jonne voi lisätä kaikki kokoukseen osallistujat ja se on myös helppo sieltä lukea. Facebook ilmoittaa kirjautumisen jälkeen, jos olet vastaanottanut viestejä Messengeriin. Riippuu kuitenkin kokouksen osallistujista, kuinka nopeasti he kokouskutsun sieltä lukevat. Jos osallistuja ei käytä Facebookia ahkerasti voi viesti jäädä huomaamatta. Jos kuitenkin olet ladannut mobiililaitteelle Messenger-apin, saat puhelimeesi hälytyksen, että olet saanut viestin kyseisessä sovelluksessa. (Ohjeet voit ladata tästä Sähköinen kokous FACEBOOK )

Lähteet:

FACEBOOK, 2019. [viitattu 2019-02-05] Saatavissa: www.facebook.com

WIKIPEDIA, 2019. Facebook. [viitattu 2019-02-05] Saatavissa: https://fi.wikipedia.org/wiki/Facebook

Sähköinen kokous, työkaluna WhatsApp Messenger

WhatsApp Messenger on Brian Actonin ja Jan Koumin vuonna 2009 julkaisema sovellus, joka on sittemmin saanut ihmisten suuren suosion (Forbes 2012). Kyseessä on ilmainen pikaviestisovellus, joka on saatavilla älypuhelimille (Android, iPhone, Windows Phone, Nokia S40) sekä Mac- ja Windows-tietokoneille. Sovellus tarvitsee toimiakseen puhelimen internetyhteyden, jolloin sillä voidaan laittaa viestejä, kuvia, videoita, dokumentteja ja ääniviestejä ystäville sekä soittaa ääni- tai videopuheluita. (Google Play 2019.)

Ryhmäpuheluiden tuki kattaa yhteensä neljä (4) osanottajaa, joten monen henkilön kokouksia sillä ei voi pitää (Google Play 2019). WhatsApp Messenger soveltuu ennemmin nopeisiin ja muutaman henkilön kokouksiin, joissa keskitytään keskustelemiseen eikä erinäisten aineistojen läpikäymiseen. Näyttöä sovelluksella ei voida muille jakaa, joten se rajoittaa käyttötarkoituksia. Pieniin kokouksiin WhatsApp Messenger on kuitenkin kätevä, sillä se toimii puhelimen omalla internetillä ja se on helppokäyttöinen. Kokouksia pidettäessä ei aina tarvitse olla työhuoneessa vaan sen käyttö voi tapahtua mistä tahansa hiljaisesta paikasta. Videopuhelulla näkee muut osallistujat ja kokouksen aikana voi laittaa myös normaalissa keskustelunäkymässä viestiä lähtemättä kokouksesta.

Kokouksen järjestäjän näkökulmasta sovelluksen käytettävyys on helppo, ainoana vaatimuksena on osallistujien puhelinnumeroiden tietäminen. Video- ja äänipuhelussa ei ole turhia toimintoja, kuten filttereiden laittoa etc., vaan sen käyttö on tehty mahdollisimman selkeäksi ja helpoksi. Tarkemmat ohjeet löydät liitteenä olevasta Word-tiedostosta.

Kokouksen osallistujan ei tarvitse huolehtia kuin netin toimivuudesta ja yhdellä napin painalluksella soittoon saa vastattua. Vastaamisen jälkeen toiminnot ovat samat kuin järjestäjällä. Tarkemmat käyttöohjeet löydät liitteenä olevasta Word-tiedostosta. WhatsApp Messenger_käyttöohjeet

 

LÄHTEET:

FORBES 2012. Why Selling WhatsApp To Facebook Would Be The Biggest Mistake Of Jan Koum’s And Brian Acton’s Lives [verkkojulkaisu]. [Viitattu 2019-02-07.] Saatavissa: https://www.forbes.com/sites/ericjackson/2012/12/03/why-selling-whatsapp-to-facebook-would-be-the-biggest-mistake-of-jan-koums-and-brian-actons-lives/#453ad354cbc1

GOOGLE PLAY 2019. WhatsApp Messenger. [Viitattu 2019-02-07.]
Saatavissa: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.whatsapp&hl=fi