Perehdytys on yksi tärkeimmistä HR-prosesseista sekä osaamisen kehittämisen menetelmistä, joka alkaa jo ennen ensimmäistä työpäivää.
Uudelle työpaikalle tullessa on tärkeää, että uusi työntekijä tuntee olevansa tervetullut uuteen työpaikkaan. Sen voi tehdä ihan pienillä asioillakin. Hyvä perehdytys säästää aikaa ja rahaa pitkällä tähtäimellä, sekä voi ennaltaehkäistä työtapaturmia. Hyvä perehdytys lisää myös uuden työntekijän itsevarmuutta työssä. Itse olen joutunut kokemaan tästä myös vastakohdan, kun ei olla perehdytetty kunnolla.
Perehdytys myös kasvattaa perehdyttäjän omaa osaamistaan. Perehdyttäjä voi olla epävarma omista taidoistaan sekä miettiä osaako perehdyttää oikeita asioita. Kaikilla ei välttämättä ole automaattisesti perehdyttämisen ¨taitoja¨, mutta niitä voi opetella.
Perehdytys= Ne toimenpiteet joiden avulla uusi työntekijä oppii tuntemaan työpaikkansa, sen tavat, ihmiset ja työhönsä liittyvät odotukset.
Työnopastus= Ne asiat jotka liittyvät työn tekemiseen. Esim. työkokonaisuus, sekä mistä osista ja vaiheista työ koostuu sekä mitä tietoja ja taitoja työ edellyttää.
Perehdyttämisjärjestelmän vaiheet
- Tiedottaminen ennen työhön tuloa = Ensimmäisen päivän aikataulu, tärkeää tietää minne tulla ensimmäisenä päivänä, yhteyshenkilön puhelinnumero, perehdyttämissuunnitelman toimittaminen uudelle työntekijälle etukäteen, työvaatteet, järjestelmien tunnukset, työvälineet (puhelimet, avaimet yms.)
- Vastaanotto ja yritykseen perehdyttäminen = tervetullut olo uudella työpaikalla, perehdytyssuunnitelman läpikäyminen, perehdytys (mm. tilat, ihmistet, turvallisuus), organisaation tavoitteet, toimintatapa ja liikeidea.
- Työsuhdeperehdyttäminen = työsopimusasiat, työterveys, työsuhde-edut, palkkaus, poissaolot, HR asioita, tauot
- Työnopastus = mitä työ sisältää, miten työtä tehdään, minkälaisia tuotteita/palveluita, tervetuloa taloon opas
Mitkä ovat alallamme perehdyttämisen haasteita?
Ei ole tarpeeksi henkilöstöä tai resursseja perehdyttää uusia työntekijöitä kunnolla. Myös kiire saattaa tehdä perehdytyksestä hutiloidun. Parasta olisi jos uusi työntekijä sekä jopa mahdollisesti perehdyttäjä saisivat olla ns. ylimääräisinä työntekijöinä ensimmäiset työvuorot. Myös jotkut yritykset eivät saata panostaa perehdytykseen tai ei ole kunnollista yhtenäistä perehdytyssuunnitelmaa. Henkilöstön nopea vaihtuvuus voi myös vaikeuttaa perehdyttämistä kun ei ole tarpeeksi osaavia/pitkän kokemuksen omaavia henkilöitä perehdyttämässä.
Tässä linkissä on listattu 5 asiaa joita pitäisi välttää perehdyttämisessä. https://studio.kauppalehti.fi/kulmahuone/huono-perehdytys-pilaa-hyvan-rekrytoinnin-valta-viisi-sudenkuoppaa
Kehityskeskustelu
Kehityskeskustelulla on monta eri nimeä, mutta ideana on yleensä kahdenkeskinen keskustelu esimiehen ja työntekijän välillä. Kehityskeskustelun voi myös toteuttaa ryhmäkeskusteluna. Tarkoituksena on kehittää työntekijän työtä sekä kartoittaa mitä hän on oppinut ja mitä pitäisi vielä kehittää.
Kehityskeskustelussa työntekijä saa palautetta tehdystä työstä, toiminnasta ja osaamisesta. Tietoa organisaation odotuksista ja tavoitteista sekä siitä, miten oma työ vaikuttaa yrityksen kokonaiskuvaan. Työntekijällä on mahdollisuus antaa esimiehelle palautetta sekä tilaisuus kertoa kehittymistavoitteista ja tehdä oma kehittymissuunnitelma.
Kaikista tärkeintä esimieheltä kehityskeskustelussa on että on läsnä ja antaa oman aikansa kokonaan työntekijälle. Kehityskeskustelu on myös tärkeä hetki tutustua paremmin esimieheen ja ymmärtää paremmin esimiehen valintoja.
Kehityskeskustelun haasteita voivat esim. olla puutteellinen valmistautuminen, väärien asioiden käsittely ja huono ajankäyttö.
Video. Riikka Pajunen: Onnistu kehityskeskustelussa https://www.youtube.com/watch?v=dRWbtchnrts
Kehityskeskustelun kulku
Kaikki alkaa valmistautumisella kun molemmat osapuolet sopivat mitä asioita tehdään tai mietitään etukäteen. Varataan aika ja rauhallinen paikka. Tilan pitää olla rauhallinen ja luottamuksellinen niin että on turvallinen olo jutella asioista.
Luodaan luottamuksellinen ilmapiiri ja kysytään kuulumisia ennen asiaan menemistä. Annetaan palautetta ja arvioidaan sekä keskustellaan osaamisesta ja hyvinvoinnista. Sovitaan uudet tavoitteet ja laaditaan kehityssuunnitelma.
Lopussa dokumentointi ja yhteenveto tärkeimmistä asioista ja kehityssuunnitelmista sekä suunnitelma tulevaisuudelle. Aloitetaan sovittujen asioiden toteutus ja seuranta sekä sovitaan milloin asiaan palataan.
Lähteet: Vornanen 2020. Perehdyttäminen. https://moodle.savonia.fi/pluginfile.php/1084706/mod_resource/content/2/Perehdytt%C3%A4minen_2020_p%C3%A4iv%C3%A4.pdf
Vornanen 2020. Kehityskeskustelu. https://moodle.savonia.fi/pluginfile.php/1084694/mod_resource/content/6/Kehityskeskustelu%202020.pdf