Meillä oli tehtävänä opiskella projektien merkitystä ja pohtia hieman annetuista materiaaleista asiaa. Tapani mukaan, löysin taas pienen kuvaavan tarinan kertomaan oppimiseni käytännössä. Oppiminen on hauskaa AHAA- elämysten kautta, plus sitä helpottaa kokoajan menossa olevat PROJEKTIT omassa elämässä: never ending way of living….
PROJEKTI Sari Härme
Projektit ovat luonteeltaan ainutlaatuisia. Ne syntyvät yleensä pitkäaikaisesta tai akuutista tarpeesta ja niillä on aina selkeä alku ja loppu. Opiskelumateriaalista, Moodle materiaalin perusteella, Projektit määritellään kertaluonteiseksi tapahtumiksi, joissa joukko ihmisiä ja muita resursseja on koottu yhteen suorittamaan tiettyä tehtävää. Projekteista voi syntyä sekä selkeitä, konkreettisia tuotteita tai pelkästään jonkintasoinen ratkaisu olemassa olevaan ongelmaan. Projektien sisällä voi muodostua uusia, osaprojekteja, joiden olemassaolosta ei ollut tietoa projektin alkaessa. Projekteissa toimivissa ryhmissä voi tapahtua jatkuvaa muutosta, ryhmän koon, asiantuntijoiden ja eri organisaatioiden kohdalla.
Parhaimmillaan projektit tuottavat yhteistyössä muiden organisaatioiden kanssa sellaisia uusia tapoja lähestyä ongelmia, uudistaa vanhoja käytänteitä tai luoda jotain ihan uutta. Parhaissa tapauksissa projekteissa otetaan aidosti huomioon ne sidosryhmät, joita esimerkiksi muutokset koskettavat. Vastaavasti huonoimmillaan projektia johdetaan tuottajalähtöisesti, ilman aitoa kosketusta sidos- tai käyttäjäryhmiin. Silloin innovatiivisinkaan projekti tuotteen/palvelun valmistuessa jää vajaakäyttöiseksi. Projekteilla tulee olla siis aito tarve alkamisensa. Ennen sen aloittamista, tulisi ennakkoon tutkia ja suunnitella oikeasti asiat, jotka vaikuttavat, joihin halutaan vaikuttaa ja jotka onnistuessaan tuovat sen hyödyn mikä alkuperäisessä ideassa on ollut.
Projektien koosta riippuu, kuinka laaja projektiryhmän kokoonpano on. Pienemmissä projekteissa riittää, että projektissa on esimerkiksi projektin tilaaja/asiakas, tällöin hän tai hänen asettamansa nimetyt henkilöt toimivat johtoryhmänä, jonka suorassa alaisuudessa toimii projektipäällikkö. He tarkastelevat projektin suorittamista ja luovuttavat tarvittavat varat projektiin. Projektinpäällikön tehtävänä on valvoa projektin etenemistä, ohjattava sitä ja valvottava että mm. budjetissa pysytään. Hänen alaisinaan toimii muutama projektissa työskentelevä asiantuntija.
Suuremmissa projekteissa johtoryhmäkin voi olla suuri, myös projektipäälliköllä saattaa tällöin olla projektisihteeri, joka auttaa projektipäällikköä projektin valvonnassa. Asiantuntijaryhmä saattaa olla suurikin, osa osa-aikaisesti ja osa koko-aikaisesti. Projektipäällikön rooli projektin toteutuksessa on suurin, niin hyvässä kuin pahassakin. Jos projekti venyy, harhaantuu, ylittää budjetin tai ei pääse hyväksyttävään lopputulokseen sovituissa asioissa, katsotaan, että projektinjohtaja ei ole osannut johtaa projektia. Vaikka syyt olisivatkin oikeasti vaikka vain säässä. (ks. case lopussa)
Toisinaan projektista syntyy täysin uusia projekteja, jotka irrotetaan alkuperäisestä omiksi projekteikseen, erityisesti jos ne vievät alkuperäistä projektia ei toivottuun suuntaan, koska ensimmäisen projektin alkuperäistä työtä täytyy pystyä jatkamaan sovitusti, mutta huomataan, että esiin tulleet asiat vaativat omaa projektiaan. Samalla alkuperäisen projektin sisälle saattaa syntyä osaprojekteja, joiden avulla pystytään etenemään suunnitellusti loppua kohden. Osaprojektit vaiheistavat projektin valmistumista, niillä voidaan jopa edistää pääprojektia. Osaprojekteilla voidaan kokeilla teorioita vaikkapa sidosryhmiin, joista saatujen tulosten perusteella pystytään entistä paremmin saada toimiva tulos projektin lopuksi.
Projektin luonteeseen kuuluu myös muutokset, niihin on syytä olla valmistautunut. Jos huomataan, että jokin osa-alue ei toimi, mutta muuttamalla hieman suuntaa, saadaan asiat eteenpäin, tai joskus muutos saattaisi tuntua helpolta, mutta nähdään sen vievän koko projektin harhaan alkuperäisestä suunnitelmasta, niin sellainen uskalletaan hyljätä. Muutokset ja riskitekijät ovat suurimpia syitä, miksi projekti saattaa muuttua katastrofiksi. Mutta kun projekti suunnitellaan huolellisesti, annetaan tarpeeksi aikaa, resursseja ja budjetoidaan riittävästi rahaa, myös riskien hallinnalla ja muutoksen mahdollisuus mielessä, projektit kyetään toteuttamaan sovitusti.
Yrityksen sisällä saattaa olla useampikin projekti menossa, erilaisissa rooleissa osallisina samat myynnin, markkinoinnin, asiakaspalvelun ja vaikkapa hallinnon jäsenet. Koska loppujen lopuksi minkään yrityksen erilliset toiminnat eivät toimi yksin yrityksen hyväksi, vaan eri osastojen läheiset suhteet ja yhteiset projektit edesauttavat yrityksen kokonaistoimintoja, kehitystä ja kasvua ja jokaisen työntekijöiden erilaisetkin osaamiset saadaan valjastettua projektien ansiosta käyttöön laajemminkin.
Projektin ainutlaatuinen luonne johtuu siitä, että se voi tapahtua vain kerran. Koska ajassa kaikki muuttuu, eikä tilanteita voida replikoida. Projektin lopputulemanahan on, että ongelmaan on löydetty ratkaisu, aiempaa ongelmaa ei siis enää ole, joten ei voi tutkia, korjata tai muuttaa asiaa, mitä ei ole.
Päivittäinen työ eroaa projektista tämän seikan ansiosta: projektilla on aina selkeä alku ja loppu. Se kuinka kauan kukin projekti kestää, riippuu projektista. Päivittäinen työ on jatkuvaa, mutta projektityöskentely saattaa olla lisänä normaalia työtä tekevän työssä, jolloin siihen määritellään työpanos, tai hänet irrotetaan varsinaisesta työstä projektin keston ajaksi, tai erikseen palkattava henkilö tekemään vain ja ainoastaan projektiin liittyvä asia.
Projekteja on erilaisia, on normaali projekti, mikä etenee suunnitellusti alkupisteestä loppuun asti; siinä aikaa, rahaa ja resursseja on riittävästi, samoin tavoitteet ja laatutaso on selkeästi määritelty. Lisäksi on pikaprojekti, joka saattaa syntyä vaikkapa normaaliprojektin sisään, jotta alkuperäinen projekti pääsee etenemään, saattaa nostaa kuluja, kun nopeutetaan projektin valmistumista, samalla saatetaan hieman joustaa laatuvaatimuksista. Mutta tärkeintä on, että projektin tullessa valmiiksi, siitä saatuja uusia työkaluja, keinoja, valmiuksia tai tuotteita, pystyy jatkossa käyttämään sujuvasti kaikki sidosryhmät, joille se on tehty, ilman projektiryhmän apua.
Pikaprojekti saattaa olla myös oma itsenäinen projektinsa, jolloin se syntyy akuutista tarpeesta ja sille ei voida suoda paljoa aikaa, tämän vuoksi budjetti on suhteessa korkeampi ja laatutaso heikompi kuin perusprojektissa.
Sitten on jokaisen projektipäällikön pahin painajainen: Katastrofiprojekti. Kun aika loppuu, resurssit ovat vähissä ja jotain on saatava valmiiksi heti eikä nyt. Kallis tapa toteuttaa projekteja. Tehdään ylitöitä, budjetilta lentää katto irti ja laatu on pahimmillaan heikko. Joskus normaaliprojekteille käy loppua kohden näin.
Projektityöskentely sopii sellaisille ihmisille, joilla on paineensietokykyä, hyvät vuorovaikutustaidot, hyvät kommunikaatiotaidot sekä kykyä delegoida tarvittaessa asioita asiantuntevammille ihmisille. Projektipäällikön tehtävät sopivat sellaisille henkilöille, joilla on kyky nähdä asioita laajemmalla perspektiivillä. He tarvitsevat myös johtamisen taitoa, sillä joskus projektit ovat laajoja ja heidän tulee osata tehdä oikeita päätöksiä oikeaan aikaan.
Jokaisesta projektista oppii uutta, sillä projektit luovat yleensä jotakin, mitä ennen ei samalla tavalla ollut. Työtavat eroavat melkoisesti vaikkapa työryhmätyöskentelystä, koska projektiin liittyvät työt voisi tehdä myös niissä, mutta yksittäisen työntekijän on helppo olla ottamatta vastuuta tai seistä sovittujen asioiden takana, ja samoin työryhmätyöskentelyssä toimitaan enemmänkin neuvotellen ja kollektiivisesti päätöksiä tehden, kun taas projektityössä, vastuu ja viimeinen sana on projektipäällikön. Projekteissa vastaan pullikointi saattaisi johtaa nopeaan katastrofiin ja projektin kaatumiseenkin.
Nykyisen yritysmaailman kannalta, projektityöskentely on tehokkaampaa juuri sen vuoksi, että siinä pystytään rikkomaan yrityksen sisäisiä rajoja eri toimijoiden kesken. Osastot voivat siis yhdessä etsiä ratkaisuja ja kehittää toimintaansa sen sijaan, että jokainen yksikkö menee omiin suuntiinsa. Lisäksi yhä enenevissä määrin, on yrityksiä, joiden koko toiminta perustuu projektityöskentelyyn. (Rakentamiseen liittyvät yritykset, asianajotoimistot, kommunikaatioon liittyvät yritykset ja niin edespäin.)
Projekti on hyväksi havaittu keino saada asioita muuttumaan, kehittymään ja tapahtumaan.