Sanna Lampi toteutti organisaatioonsa Lean-työkaluilla mittarin, jolla parannettiin tiimin toimintaa
HUSLABissa tehdään omien laboratorionäytteiden lisäksi palveluna lääke- ja lääketieteellisten tutkimusten näytteenottoa ja näytteiden käsittelyä. Tutkimusnäytteet käsitellään keskitetysti tiedeprojektit -tiimissä, jossa työskentelen tutkimuskoordinaattorina ja tiimivastaavana. Työni on lyhyesti sanottuna huolehtia, että tiedeprojektien näytteet otetaan ja käsitellään asiakkaiden kanssa sovitusti. Tehtäviini kuuluu lukea läpi eri tutkimusten tutkimussuunnitelmat ja tutkittavilta otettavien näytteiden käsittelyohjeet. Selvitän ohjeista esimerkiksi, mikä näyte otetaan, mihin putkeen näyte otetaan, miten se sentrifugoidaan, missä lämpötilassa näyte säilytetään ennen analysointia ja minne se lähetetään analysoitavaksi.
HUSLABissa Lean-menetelmä on ollut käytössä monissa tiimeissä, mutta tiedeprojektit-tiimissä sitä ei kunnolla vielä hyödynnetty. Tämä johtui pitkälti siitä, että tiimin päivittäistä työtä ei tunnettu tarpeeksi. Tiimin toiminnan tarkastelussa löydettiin kuitenkin useita kehittämiskohteita näytteiden käsittelyssä ja hallinnoinnissa. Selvityksessä havaittiin, ettei käynnissä olevien tiedeprojektien määrää ja työllistävyyttä tunnettu riittävästi ja tiedot olivat hajallaan eri tietojärjestelmissä. Jos minulta esimerkiksi kysyttiin, montako tiedeprojektia on käynnissä tai pyydettiin tarkastamaan joku yksityiskohta alkuperäisestä sopimuksesta, kaivoin mappeja usealta vuodelta ja tulostelin raportteja tietojärjestelmistä. Vastausten hakeminen ja paperille tulostelu ei ollut kovin hiilineutraalia toimintaa ja kiireessä hyvinkin turhauttavaa. Hajallaan oleva tieto aiheutti myös sen, että projektinäytteiden käsittelypisteessä päivittäisjohtaminen ja resurssin kohdentaminen eivät toteutuneet aina tietoon perustuen.
Tavoitteena oli parantaa tiimin toimintaa Lean-työkaluja hyödyntämällä
YAMK-opintojen myötä oli aika miettiä opinnäytetyölle aihetta ja organisaatiossamme toivottiin, että työssäni pureuduttaisiin juuri tiedeprojektit-tiimin toiminnan kehittämiseen. Tavoitteena oli parantaa toimintaa Lean-työkaluja hyödyntämällä. Perehdyin YAMK-opinnäytetyössä Lean-menetelmään ja sen soveltamiseen sekä jalkauttamiseen yksikköni toimintaan. Työpisteiden toiminnan kehittämisessä henkilökunta osallistettiin oman työnsä kehittämiseen, koska työpisteessä työskentelevillä on paras kokemus päivittäisistä käytännön työtehtävistä.
Ensimmäisenä työ aloitettiin hallinnollisesta työpisteestä, jossa työskentelen tutkimuskoordinaattorina. Tiedeprojektien hallinnointia kehitettiin kokoamalla yhteen hajallaan olevat tiedot käynnissä olevista tiedeprojekteista Excel-tiedostoon. Tiedostoa voidaan käyttää päätöksenteon tukena arvioitaessa, voidaanko yksikössä osallistua uusien tutkimusprojektien laboratorio-osuuksiin. Muutamalla klikkauksella saadaan selville, kuinka monta päivystysaikaista projektia on menossa muiden laboratorionäytteiden ohella. Päivystysaikaisten projektien prosessit on suunniteltava huolella, koska yövuorossa on vähemmän henkilökuntaa. Projektinäytteet käsitellään tutkimusprojektien kanssa sovitulla tavalla, mutta päivystäjien on ensi sijassa pystyttävä huolehtimaan päivystysnäytteiden analysoinnista.
Tutkimusprojektien tiedostoa käytettiin apuna kehitettäessä projektinäytteiden käsittelytyöpisteen päivittäisjohtamisen mittaria. Toiminnan läpinäkyvyyttä lisättiin kartoittamalla projektinäytteiden käsittelyyn menevää työaikaa, jotta toiminta saatiin sujuvaksi ajankäytön ja resurssien arvioinnin kannalta. Tiimivastaavana pidin erityisen tärkeänä, että henkilökunta osallistui oman työnsä kehittämiseen ja päivittäiset työt saatiin tehtyä sujuvasti. Lean-menetelmä sopi tähän tarkoitukseen hyvin.
Kehittämistyön tuloksena syntyi visuaalinen päivittäisjohtamisen mittari, Kanban-taulu, josta voidaan havaita työn ruuhkautuminen ja mahdollisuuksien mukaan hankkia ruuhkan purkamiseksi lisätyövoimaa
Kehittämistyön tuloksena syntyi visuaalinen päivittäisjohtamisen mittari, Kanban-taulu, josta voidaan havaita työn ruuhkautuminen ja mahdollisuuksien mukaan hankkia ruuhkan purkamiseksi lisätyövoimaa. Mittarin kehittämisessä oli mukana näytteiden käsittelypisteen henkilökuntaa, jotka Kanban-taulua päivittäin käyttävät ja täyttävät. Halusimme Kanban-taulussa näkyvän myös näytteiden käsittelytyön vaativuuden. Vaativuutta mittasimme sillä, kuinka kauan näytteiden käsittely vie työaikaa. Päädyimme aluksi merkitsemään Kanban-tauluun värikynillä eri vaativuuksia kuvaavia vihreitä (nopea), keltaisia (alle 30 min) ja punaisia (yli 30 min) töitä. Hermothan siinä menivät etsiessä aina hukassa olevia värikyniä, vaikka ihmeen kärsivällisesti työkaverini jaksoivat osallistua mittarin kehittämiseen.
Ensin piirrettiin eri värisiä palloja….
Ratkaiseva ja parempi ratkaisu tuli, kun oivalsimme, että miksi työpäivän jokaista tuntia ei vaan jaettaisi tarpeeksi moneen vihreään, keltaiseen ja punaiseen ruutuun. Millä tahansa kynällä voisi sitten merkata ruutuun millaista työtä on tekemässä.
…ja sitten siirryttiin raksimaan värejä.
Näin yksikköömme syntyi Kanban-taulun muodossa oleva päivittäisjohtamisen mittari! Työpisteessä on käytössä jokaiselle päivälle oma Kanban-taulu. Jos työntekijät huomaavat Kanban-taulusta näytteiden alkavan kertyä työpisteeseen, mutta syystä tai toisesta niitä ei saada käsittelyyn ajallaan, he voivat pyytää apua ja lisätyövoimaa käsittelyyn. Jatkokehitimme vielä taulua lisäämällä siihen kohdat, joihin merkitään, milloin on pyydetty apua työpisteeseen, milloin apu tuli paikalle ja kuinka kauan avuksi tullut henkilö oli paikalla, sekä onko näytteet pakattu ulkomaille lähetettäväksi. Lisäsimme taulukkoon sinisiä ruutuja, joihin työntekijä voi merkitä, milloin on oltu näytteitä pakkaamassa. Työpisteen toimintaa voidaan jatkuvasti kehittää esimerkiksi vertaamalla taulua toteutuneeseen resurssiin. Kuten esimerkkikuvasta näkyy, on myös päiviä, jolloin kaikki sujuu kuin tanssi, ainakin paperilla. Työ virtaa kauniisti vaiheesta toiseen ja näytteet on käsitelty ajallaan. Opinnäytetyöstä oli suurta hyötyä käytännön työhöni ja työyksikkööni, koska hallinnolliseen työpisteeseen luotiin työtä helpottava projektitiedosto ja käsittelytyöpisteeseen toimintaa edistävä päivittäisjohtamisen mittari!
Lisätietoja:
Sanna Lampi
Kehittämisen ja johtamisen tutkinto-ohjelma (Bioanalyytikko, YAMK)
Anne Karuaho
Savonia-ammattikorkeakoulu