Palautteen antaminen työyhteisössä on tärkeää. Se on saajalle merkki siitä, että hänen työpanoksensa on merkityksellinen ja hänen tekemisensä on noteerattu. Palautteen saaminen vahvistaa sitä, missä on jo hyvä ja kertoo missä voi oppia vielä enemmän. Palautteen tehtävä on siis edistää kehittymistä ja synnyttää halu oppia lisää. Toimiva palautekulttuuri lisää motivaatiota, työn imua sekä yhteenkuuluvuutta. Palautteenannon tulisi olla jatkuvaa, osa päivittäistä tekemistä ja sen tulisi toimia organisaatiossa ihmiseltä ihmiselle, oli suunta ”ylhäältä alas” tai ”alhaalta ylös”. Palautteen saamisen ja antamisen tulisi olla yhtä normaalia kuin muutkin rutiinit työpäivän aikana ja sen tulisi olla kepeää ja tuntua mukavalta molemmista osapuolista. Esihenkilön olisikin hyvä tuntea tiimiläisensä yksilöinä ja tutustua siihen, mikä on heille mieluinen ja luonteva tapa saada palautetta ja antaa sitä sen mukaisesti.
Palautellaan aluksi mieleen perusasioita palautteen antamisesta ja saamisesta.
Myönteisen palautteen antaminen
- Anna palaute mahdollisimman pian
- Anna palaute kasvokkain
- Kerro mistä annat palautetta ja miksi
- Ole henkilökohtainen
- Ole aito ja hymyile
- Suhteuta palaute tekoon (ei yli- tai alimitoitettua)
- Vältä superlatiiveja
- Muotoile palaute vastaanottajalle mieluisaksi
- Voit antaa palautteen julkisesti, riippuen saajasta
Korjaavan palautteen antaminen
- Anna palaute AINA kahden kesken
- Anna palaute mahdollisimman pian
- Anna palaute vain yhdestä asiasta kerrallaan
- Älä pyydä anteeksi palautetta
- Älä anna palautetta tunnekuohussa
- Vältä ironiaa, sarkasmia ja huumoria
- Älä sano aina tai ei koskaan
- Ole valmis keskustelemaan asiasta
- Muista, että palaute on kehittymistä varten, ei rangaistus
- Muista kiittää
Palautteen saaminen
- Ota positiivinen palaute vastaan vähättelemättä
- Älä hyökkää korjaavaa palautetta saatuasi
- Ota korjaava palaute mahdollisuutena oppia
- Kuuntele palaute loppuun asti
- Tarkista, että ymmärsit palautteen oikein
- Kysy rohkeasti tarkentavia kysymyksiä
- Ole kiinnostunut
- Kiitä saamastasi palautteesta
Ja sitten niitä keinoja palautekulttuurin kehittämiseksi seuraavalle tasolle.
Kerro, että kehitämme palautekulttuuria ja miksi
Kyky antaa ja saada palautetta ei synny itsestään. Se vaatii opettelua ja jopa koulutusta siinä missä muutkin työelämätaidot ja työntekijät tarvitsevat resursseja kehittyäkseen. Palaute tiimiläisille ei välttämättä synny heti luonnostaan vaan sitä varten on annettava aikaa ja kannustettava siihen. Ja on pidettävä kiinni pitkäjänteisesti tavoitteista palautteenannon ja -saannin suhteen. Palautekulttuurin kehittämisen tavoite on parantaa suorituskykyä, kommunikaatiota ja yhteenkuuluvuutta sekä lisätä sitoutumista.
Kerro kuinka
Palautteen tulisi parantaa työntekijäkokemusta, vaikka harmittavan usein vaikutus on vain päinvastainen. Jokaisen kouluttaminen palautteen antamiseen onkin tärkeää kehittämistyössä, ilman sitä vaikutus voi jäädä laimeaksi. Tietoisuuden lisääminen auttaa siinä, ettei korjaavaa palautetta saava sulkeudu ja hyppää puolustuskannalle. Korjaava palaute on ennen kaikkea tilaisuus oppia, ja yhtä korjaavaa palautetta vastaan pitäisi muistaa antaa ainakin neljä positiivista. Palautteen antamista voi ja kannattaa harjoitella, voi sopia esimerkiksi, että jokainen antaa kiitoksen jollekin joka päivä. Näitä kirjataan ylös ja käydään yhdessä läpi fiiliksiä, mikä lisääntyneestä palautteensaannista on tullut. Ei kukaan ole seppä syntyessään!
Näytä esimerkkiä
Tajuamattaankin työntekijät ottavat mallia siitä, miten esimiehet ja johto toimivat. Jos palautekulttuurin kehittäminen jää johdosta irralliseksi käytännöksi, ei se tule kestämään aikaa. Johdon ja esimiesten tulisi pyytää ja kysyä palautetta siinä missä tiimiläistenkin ja näyttää avoimesti kuinka hyvin he ottavat palautteen vastaan.
Tarjoa työvälineet
Tiimiläisestä voi tuntua hankalalta antaa palautetta ”ylemmilleen”, ja tämän vuoksi pitäisikin tarjota erilaisia kanavia ja tapoja antaa palautetta. Teknologian hyödyntäminen auttaa myös seuraamaan palautteiden määriä sekä palautteiden aikaansaamia toimenpiteitä.
Ruoki kasvun ajattelutapaa
Ihmisillä, joille kasvun ajattelutapa (growth mindset) on luontaista, on luontaista myös ajatella, että heidän kykyjään ja taitojaan on mahdollista kehittää läpi työuran. Nämä ihmiset myös usein innostuvat palautteesta ja haluavat oppia lisää ja kehittyä. Ajattelutavan voi huomioida jo rekrytoinneissa, näyttää suuntaa investoimalla kasvuun ja huomioimalla työntekijöiden kehittymisen. Myös oman keskeneräisyyden näyttämisellä voi näyttää sitä, että on halukas itsekin kehittymään palautteen avulla.
Luo palautteelle turvallinen ympäristö
Työntekijöiden täytyy olla varmoja siitä, että palautteen antamisesta ei synny ikäviä jälkiseuraamuksia eli luottamuksella on myös tässä tärkeä merkitys.
Korosta palautteella aikaansaatuja muutoksia
Kerro muutoksesta niin henkilökohtaisesti palautteen antajalle kuin koko työyhteisöllekin. Palaute on työnantajalle lahja ja jos sitä ei näytetä arvostavan, voi olla ettei seuraavaa palautetta enää tule. Eli palautekulttuuri on vastavuoroista, palautteisiin on syytä myös reagoida ja kiittää niistä. Työntekijälle täytyy tulla selväksi se, että palautteen antamiseen käytetty aika on sen arvoista.
Anna merkityksellistä palautetta
”Hyvää työtä!” saattaa kuulosta palautteelle, mutta se ei ole kovin merkityksellinen tai konkreettinen. Palautteen olisi hyvä olla yksityiskohtainen ja liittyä tiettyyn tapahtumaan tai asiaan.