Varo vinoumia, työhaastattelija! Osa 2

Ensimmäinen osa sisältää seuraavat vinoumat: samanlaisuusvinouma, stereotyyppinen ajattelu, olettamisvinouma, mieliala- ja väsymysvinouma, hyväuskoisuus- tai ylikriittisyysvinouma, negatiivisen tiedon suurempi painoarvo, sädekehä vs. pirunsarvet, vertailu hakijoiden kesken sekä attribuutioerhe. Tässä linkki: https://blogi.savonia.fi/tanjaudd/2021/06/13/varo-vinoumia-tyohaastattelija/

Sukupuolivinouma

Sukupuolivinouma on yksinkertaisesti sitä, että suositaan ja nähdään tietty sukupuoli tiedostamatta parempana kyseiseen tehtävään. Ei ole olemassa esimerkiksi miesten ammatteja, vaan jokaisella hakijalla tulee olla samanlainen mahdollisuus tulla valituksi sukupuolestaan riippumatta. Tätä vinoumaa voi testata itsessään ajattelemalla, minkä sukupuoliseksi mieltää vaikkapa sihteerin tai toimitusjohtajan.

Sosiaalisen vertailun vinouma

Tämä on taipumusta suosia hakijoita, joita haastattelija ei koe itselleen uhkana, esimerkiksi älykkyyden tai ulkonäön osalta. Joskus joku voi tuntua epäsopivalta vain siksi, että hänellä on jotain, jota todellisuudessa kadehdimme. Tähän voi auttaa palaaminen alkuperäisiin kriteereihin ja tehtävänkuvaan, ja verrata hakijaa niihin. Miksi olen tätä mieltä, ja miten se liittyy tehtävään?

Dunning-Kruger-efekti eli ylivertaisuusvinouma

Asiaa tutkineiden psykologien mukaan nimetyn vinouman idea on siinä, että heikot kyvyt omaava hakija usein yliarvioi osaamisensa, kun taas kyvykkäimmät aliarvioivat itseään. Tämä onkin hankalaa, koska tämän väärän itsearvioinnin läpi olisi nähtävä ja arvioitava todenmukaisesti kykyjä suhteessa tehtävään.

Status quo-vinouma

Tässä vinoumassa on taipumus pyrkiä tekemään asiat aina niinkuin ne on ennenkin tehty, ja radikaaleja muutoksia halutaan ehdottomasti välttää. Halutaan palkata Ville Villen tilalle. Radikaalina voidaan nähdä myös vähemmistön edustajan valitseminen, eli mikäli loppusuoralla on neljä hakijaa, joista kolme on esimerkiksi miehiä ja yksi on esimerkiksi nainen, valinta kohdistuu enemmistöön eli palkatuksi valitaan todennäköisemmin tästä joukosta mies.

Vahvistusharha

Vahvistusharha vahvistaa alitajuisesti ennakkokäsityksiä eli haastattelija muodostaa mielessään hakijasta ensivaikutelman ja loppuajan etsii hänestä asioita, jotka tukevat tätä ensivaikutelmaa. Tämä on ongelmallista, koska haastattelijan huomio on ainoastaan siinä, että hän etsii tukea hakijan erinomaisuudelle tai sopimattomuudelle eli käsitykselle, jonka hän loi mielessään haastattelun alkumetreillä. Lopputuloksena on vääristynyt käsitys hakijan sopivuudesta tehtävään ja organisaatioon. Monesti hakija ”pääsee vauhtiin” vasta muutaman kysymyksen jälkeen eli päätöstä ei tulisi missään nimessä jättää ensivaikutelman varaan.

Kauneusharha

Kauneusharha saa haastattelijan suosimaan fyysistä kauneutta ja johtamaan ulkonäöstä muita hyviä ominaisuuksia eli esimerkiksi kauniisti meikannut ihminen pitää hyvin huolta itsestään tai on huolellinen myös tekemässään työssä. Tämä toimii myös toisinpäin, esimerkiksi ylipainoinen nähdään laiskana ja tyhmänä. On totta, että normaalipainoinen ja viehättävä ihminen saa todennäköisemmin kutsun haastatteluun, korkeampaa palkkaa ja ylennyksiä. Toisaalta, ”liian kaunis” nainen nähdään joskus epäpätevänä vaihtoehtona.

Upotettujen kustannusten harha

Mitä enemmän rekrytointiin on uponnut rahaa, aikaa ja resursseja, sitä vaikeampia sitä on keskeyttää ja paine tehdä valinta keskinkertaisista tai jopa huonoista hakijoista kasvaa. Ei haluta, että rekrytointiin investoidut rahat valuvat hukkaan. Mutta, voi olla, että epäsopivan henkilön palkkaamisesta tulee pitkällä aikavälillä enemmän kustannuksia kuin keskeytetystä rekrystä, eli pitäisi välttää tätä pakkoa palkata vain löyhästi sopiva henkilö.

Ryhmäajattelu

Tämä näkyy erityisesti ryhmähaastatteluissa, joissa paikalla on lisäksi useampi haastattelija. Tässä on taustalla inhimillinen tarve mukauttaa omia mielipiteitä ja viestintää ollakseen osa ryhmää eli joko haastateltava ei ole oma itsensä tai haastattelija ei uskalla sanoa omaa mielipidettään. Hyvä lääke haastattelijoille on muistiinpanot, jokaisella on omassa mielessään ajateltu mielipide ylhäällä ja keskustelu käydään näiden pohjalta.

Sosiaalinen haluttavuus

Hakija haluaa antaa itsestään mahdollisimman hyvän kuvan, koska hänellä on tiedostamaton miellyttämisen tarve. Tällöin saatetaan liioitella omia hyviä ominaisuuksia ja vähätellä heikkouksia, voi sosiaalisesti taitava henkilö tulla valituksi tehtävään, vaikkei siinä tulisi todellisuudessa viihtymään.

Sokean pisteen vinouma

Se, että henkilö ei näe tai tunnista pahimpia vinoumiaan, on myös vinouma. Esimerkki tilanteesta, jossa melko satunnainen asia nähdään perusteluna valinnalle, on kädenpuristus. Haastattelija näkee jämptin kädenpuristuksen vakuutena hyvästä työmotivaatiosta, vaikkei tämä pidä alkuunkaan paikkaansa eli pistetään painoarvoa ihan vääriin asioihin.

Presenteismi eli vajaakuntoisena työskentely

Presenteismi on sitä, että ollaan työpaikalla, muttei olla läsnä. Tehdään töitä, muttei saada oikein mitään aikaiseksi. Lievimmillään presenteisimi voi olla väsymyksen aiheuttamaa päänsärkyä ja siitä johtuvaa työtehon laskua, kun taas vakavimmillaan työntekoa täysin toisten mukana raahattavana eli työntekoa sairaana eikä saada mitään tehtyä. Presenteismi ei ole tahallista laiskottelua tai asenneongelma. Presenteismi lisää virheitä, heikentää luovaa ajattelua ja kykyä ymmärtää asiakkaan tarpeita. Jos sairauspoissaoloja vähennetään keinotekoisesti ilman todellista työhyvinvoinnin edistämistä, presenteismi yleistyy helposti. (Firstbeat julkaisuaika tuntematon.)

Merkkejä presenteismistä voivat olla lisääntyneet virheet, huonontunut työnjälki, alentunut tuottavuus, huonontunut yksityiskohtien huomioiminen, myöhästely, taukojen skippaaminen, sairaana työskentely ja se, että työntekijän yleisilme on uupunut ja väsynyt.

Keinoja eliminoida presenteismiä:

Tee presenteismi näkyväksi

Presenteismiä ei voi lähteä kitkemään ennen kuin se on todettu. Työntekijöiden vointia voidaan mitata esimerkiksi anonyymilla työkykykyselyllä, joka selvittää jaksamiseen liittyvää haittaa työssä sekä vapaa-ajalla.

Ei sankarikulttuuria

Siinä, että sairaana töihin tulevaa pidetään omistautuneena sankarina, joka saa hommat silti hoidettua, ei ole mitään järkeä pidemmän päälle. Töihin ei tarvitse tulla sairaana. Se, että pysytään kotona toipumassa on myös kollegoiden kunnioittamista. Toipilaana pitempään työskentely yleensä myös maksaa enemmän kuin lyhyempi sairauspoissaolo! (Firstbeat julkaisuaika tuntematon.)

Kannusta avoimeen keskusteluun

Kun työpaikalla vallitsee psykologinen turvallisuus ja avoin keskustelukulttuuri, uskalletaan myös jaksamisen rajojen kolkuttelu ottaa helpommin puheeksi. Toimi myös itse esimerkkinä ja jää sairauslomalle, kun se tulee ajankohtaiseksi.

Tarjoa työaikajoustoja

Kannusta etäpäiviin ja työaikajoustoihin, jotka antavat lisähappea. Joskus myös lyhyempi työpäivä voi olla paikallaan. Muista tarvittavat joustot myös silloin, kun työntekijä palaa sairauslomalta! (Firstbeat julkaisuaika tuntematon.)

Kannusta aktiivisuuteen

Liikunta lisää jaksamista ja vireyttä. Aktiivisuus aktivoi myös aivotoimintaa, kuten muistia, tarkkaavaisuutta ja luovuutta. Kehoa ja mieltä voi hoitaa työpäivän aikana happihyppelyillä, istumisen tauottamisella tai seisten pidetyillä palavereilla. (Kaarna julkaisuaika tuntematon.)

Panosta työhyvinvointiohjelmaan

Työhyvinvoinnin lisääminen ennaltaehkäisee myös presenteismiä. Kokonaisvaltaiseen hyvinvointiin tähtäävä työhyvinvointiohjelma edistää terveellisiä elämäntapoja ja lisää hyvinvointia monin tavoin. Tähän voi kuulua perinteisten liikuntaetujen lisäksi esimerkiksi mahdollisuus hierontaan työaikana, käyntejä psykoterapeutilla tai ravitsemusneuvontaa.

Pidä silmät auki

Ole perillä ja puutu tilanteeseen mielummin liian aikaisin. Ole perillä siitä, miten työpaikalla oikeasti voidaan ja ole aidosti läsnä työntekijöille.

LÄHTEET:

Firstbeat julkaisuaika tuntematon. Presenteismi – Kuinka kitkeä tuhansien eurojen rahareikä? Firstbeatin blogi. https://www.firstbeat.com/fi/blogi/presenteismi-rahareika-vaan-ei-perseilya/. Viitattu 16.12.2021.

Kaarna, Jesse julkaisuaika tuntematon. Työyhteisön uusi suorituskyvyn mittari – presenteismi. Hälsan blogi. https://halsa.fi/tyohyvinvointi/tyoyhteison-suorituskyvyn-uusi-mittari-presenteismi/. Viitattu 16.12.2021.

Kriittisen palautteen antaminen

Anna kriittinen palaute siitä miten asianomainen toimii

Kriittinen palaute ei saa koskaan koskea sitä millainen asianomainen on, vaan nimenomaan sen tulee kohdistua hänen toimintaansa. Ihmisen on helpompi hyväksyä se, että hänen tapaansa toimia arvostellaan, kuin se, että hänen persoonallisuuttaan, ominaisuuksiaan tai asenteitaan arvostellaan.

Käytä aina, taas ja ei koskaan-sanojen sijaan sanoja joskus ja välillä

Ihmisen on helpompi hyväksyä kriittinen palaute, jos hänelle sanotaan, että hän toimii joskus, välillä tai joissakin tietyissä tilanteissa väärällä tavalla sen sijaan, että hänen annetaan ymmärtää tekevänsä väärin aina, toistuvasti tai joka kerta.

Tarjoa ymmärtäväinen selitys sille, miksi hän toimii kuten toimii

Tilanne on miellyttävämpi, kun kriittisen palautteen antaja tekee selväksi sen, että hän ymmärtää mitä tilanteen taustalla voi olla. Antaja ymmärtää, ettei kritiikin kohteena oleva toimi tyhmyyttään tai tahallaan väärin, vaan esimerkiksi siksi, ettei tule aina ajatelleeksi tai joskus unohtaa miten tulisi toimia.

Selitä, miten jatkossa tulisi toimia

Kriittinen palaute on helpompi sulattaa, kun saa selkeät ohjeet, kuinka voi korjata toimintaansa. Toimintaehdotuksen tulee olla konkreettinen neuvo, kuinka toimia vastaavassa tilanteessa.

Selitä mitä hyötyä siitä on, että hän toimii toivotulla tavalla

Toimintaehdotus tuntuu järkevämmältä, kun se perustellaan hyötyjen kautta. Edut voivat liittyä tekijään itseensä tai muihin ihmisiin.

Anna asianosaisen ymmärtää, että uskot häneen

Muutos on helpompi tehdä, kun itseen uskotaan. Näytä, että olet vakuuttunut siitä, että hän kykenee toimimaan niin kuin toivot.

Miettikää yhdessä, mitä asialle voi tehdä

Erilainen toimintatapa on helpompi hyväksyä, jos siihen saa itse vaikuttaa, kuinka jatkossa toimitaan. Voidaan myös miettiä, miten muut voivat auttaa tässä.

Anna positiivista palautetta

Kiitä siitä, että hän kuunteli sinua ja mietti asiaa yhteistyössä kanssasi.

Moitekäsi: EI NÄIN!

Ainasormi: Käytetään sanoja aina, joka kerta, taas, tämä ei ollut ensimmäinen kerta jne. Luo tunteen jatkuvuudesta ja siitä, että asia tuskin muuttuu.
Vikasormi: Väärin toimimisesta kerrotaan seikkaperäisesti, kerrotaan esimerkkejä, näytetään valvontakameran nauhaa ja tehdään täysin selväksi että nyt tuli tyrittyä ja pahasti.
Haittasormi: Selitetään mitä haittaa tehdystä asiasta oli ympäristölle, yritykselle, koko yhteiskunnalla ja etenkin sinulle. Voidaan myös ihmetellä, kuinka asianomainen ei ymmärrä näitä haittoja.
Syysormi: Spekuloidaan käyttäytymisen syitä. Arvellaan mistä vika johtuu: kotikasvatuksesta, uskonnollisesta tai etnisestä taustasta, psyykkisestä häiriöstä tai vaikkapa heikosta itsetunnosta tai persoonallisuushäiriöstä
Kuurosormi: Muistutetaan siitä, että asiasta on kyllä puhuttu aiemminkin eikä sana tunnu menevän millään konstilla perille. Syynä voi olla jääräpäisyys, välinpitämättömyys tai kyvyttömyys ottaa palautetta vastaan muilta.

Toivekäsi: Vaan näin!

Kontaktisormi: Aloitetaan ottamalla kontakti: ”minulla on yksi ehdotus, josta haluaisin keskustella”, ”onko nyt sopiva hetki?”. Varmistetaan, että aika ja paikka sopivat, ja että ihminen on vastaanottavassa tilassa.
Toivesormi: Käännetään ongelma toiveeksi. Kerrotaan mitä halutaan toisen tekevän, ei sitä, mitä ei haluta tehtävän. ”tässä tilanteessa toivoisin sinun toimivan näin”, ”pyytäisin sinua toimimaan näin” tai ”ehdottaisin, että toimisit näin”. Lopuksi kysytään, että mitä hän ajattelee tästä toiveesta tai ehdotuksesta.
Hyötysormi: Perustellaan toive tai ehdotus kertomalla mitä hyötyä siitä on sinulle ja muille. Voidaan myös yhdessä pohtia, mitä hyötyä siitä voisi olla tekijälle itselleenkin.
Uskosormi: Luodaan uskoa osoittamalla, että luotetaan hänen kykenevän toimimaan toiveen mukaan. Tarjoudutaan myös auttamaan, jos se on tarpeen.
Sopimussormi:
– Sopimus: ”Mitä itse ehdotat, miten menetellään?”
– Muistuttaminen: ”Tämähän saattaa joskus unohtua, sovitaanko jotakin siitä, miten muut voivat muistuttaa sinua?”
– Palaute: ”Miten koit tämän keskustelun, oliko OK, että otin asian puheeksi?”
– Kehu: ”On se hyvä, että sinulle voi puhua suoraan!”
– Jatko: ”Sano sinäkin reilusti minulle, jos sinulla on minulle toivomuksia.”

LÄHDE:

Alastalo, Tarmo 2021. Palautteen antaminen ja vastaanottaminen. Opetusmateriaali. Valmentava johtaminen. Karelia-ammattikorkeakoulu

Entä jos työkaveri ärsyttää?

Mitä jos kohtaat hankalasti käyttäytyvän ihmisen tai tunnet, että joku ihminen ärsyttää sinua työpaikalla? Omia tunteitaan ei kannata yrittää tukahduttaa, mutta voit sen sijaan tunnistaa ja hyväksyä ne sekä valita oman tavan suhtautua asiaan. Pohdi, mikä toisessa saa sinut ärsyyntymään ja mitä ajattelet hänestä ihmisenä. Miksi hän mahtaa käyttäytyä niinkuin käyttäytyy, mitä syitä sille voi olla, voiko esimerkiksi kotona olla ongelmia? Huonoa käyttäytymistä ei kuitenkaan pidä hyväksyä, vaikka tunnistaa järkeen käyvän syyn – työelämässä toiset pitää huomioida. Voit ottaa erilaisuuden mielenkiintoisena henkisenä haasteena ja omana tilaisuutena oppia ja kasvaa. Varo tietämästä mikä on toiselle parasta, ota hänet vastaan sellaisena kuin hän on.

”Jos hyväksyt vain tietyn tyyppiset ihmiset,
oma mielesi kuormittuu.”
(Uimonen 2018.)

Kun ymmärrät ärsytyksen syyn, ymmärrät ettei toinen tahallaan ärsytä sinua ja osaat todennäköisesti olla kärsivällisempi. On siis hyvä käyttää aikaa ärsytyksen syyn löytämiseksi ja ymmärtämiseksi. Yksi ärsytystä aiheuttava tekijä on erilainen temperamentti, tahti tai energia. Jos itse olemme nopeatahtisia, ärsyttää toisen hidas haahuilu helposti. Myös se, että havaitsemme toisen olevan hyvä asiassa, joka on itselle hankalaa, ärsyttää helposti. Esimerkiksi jos itse toivomme tekojemme puhuvan puolestaan ja saavamme sitä kautta palkankorotuksen, toisen uskaltaessaan pyytää sellaista, saatamme tuntea ärsytystä.

Hitaasti lämpenevän ja/tai vaikeasti lähestyttävää ihmistä kannattaa jututtaa hänen omista kiinnostuksen kohteistaan – kaikki tykkäävät puhua itsestään! Esimerkiksi harrastukset, lapset tai vaikkapa remppaprojekti voivat olla hyviä keskustelunaiheita. Keskity keskustelun aikana lähinnä vain kuuntelemaan aidosti äläkä mieti omaa seuraavaa kommenttiasi, ole läsnä ja anna hetken tulla sinulle sellaisena kuin on tullakseen.

Myös omaan itseen on hyvä kiinnittää huomiota kun toiset ihmiset ärsyttävät. Hyvä itsetunto suojaa ärsytykseltä niin, ettei se jää välttämättä vaivaamaan eikä se mene ihon alle. Joskus on hyvä myös katsoa peiliin sillä silmällä, että onko itse sittenkään se helpoin ja mukavin ihminen, jonka kanssa halutaan olla vuorovaikutuksessa ja kuka toimii miellyttävästi muita kohtaan? Omia vuorovaikutustapojaan voi aina kehittää!

LÄHTEET:

Duunitori 2018. Kohtaa ärsyttävät ihmiset oikein. Verkkojulkaisu. https://duunitori.fi/tyoelama/kun-muut-ihmiset-arsyttavat. Viitattu 28.7.2021.

Esimies pattitilanteissa 2018. Taina Uimonen. Pdf-tiedosti. Julkaistu 04.2018. https://www.mytalentia.fi/wp-content/uploads/2018/04/Esimies-pattitilanteissa-opas-TainaUimonen.pdf. Viitattu 28.7.2021.

Varo vinoumia, työhaastattelija!

Samanlaisuusvinouma

Samanlaisuus- tai tykkäämisvinouma on yleisin vinouma, joka liittyy henkilöarviointiin. Koska ihmiselle on tärkeää tuntea kuuluvansa johonkin, tuntuu samanlaisuus hyvältä ja se täyttääkin yhteenkuuluvuuden psykologisen perustarpeen. Samanlaisuusvinouma voi vaikuttaa myös toisin päin eli jos haastateltava muistuttaa henkilöstä, johon rekrytoijalla on itsellään hankala suhde, on haastattelijan hankalampi pitää hänestä. (Salli & Takatalo 2014, 70.)

Haastattelun jälkeen onkin hyvä analysoida sitä, täyttääkö hakija objektiivisesti rekrytoinnin kriteerit vai oliko hänessä vain paljon samaistuttavaa, johon haastattelija tykästyi. (Salli & Takatalo 2014, 72.)

Stereotyyppinen ajattelu

Esimerkiksi koulutustaustaan tai ammattiin voi liittyä stereotypioita, kuten myös ikään ja sukupuoleen tai vaikkapa painoon. Stereotypioiden kautta subjektiivisen päätelmän tekeminen on tyypillistä ja inhimillistä, joten on tärkeää tarkastella omia arviointivinoumia ja tunnistaa niitä. (Salli & Takatalo 2014, 74.)

Olettamisvinouma

Olettamisvinouma tulee kyseeseen silloin, kun tehdään haastateltavan kertomasta itse jatkopäätelmiä ilman, että kysytään ja vahvistetaan asia. Esimerkiksi ammatin tai koulutuksen perusteella päätellään jotakin: vaikkapa tradenomin oletetaan olevan hyvä liiketaloudellisessa ajattelussa. Onkin tärkeää miettiä, onko saanut asiasta todisteen haastateltavalta itseltään. (Salli & Takatalo 2014, 74.)

Mieliala- tai väsymysvinouma

Mieliala- tai väsymysvinouma liittyy haastattelijan sen hetkiseen vointiin ja olotilaan. Haastattelijan olisi hyvä olla vireessä ja hyvällä päällä, koska oma mieliala ja väsymys vaikuttavat siihen, miten haastattelija näkee haastateltavan. Väsyneenä on helposti esim. ärsyyntyneempi, jolloin on hyvä ottaa mukaan vaikkapa toinen henkilö, joka pystyy siinä tilanteessa tekemään objektiivisempia huomioita. (Salli & Takatalo 2014, 74.)

Hyväuskoisuus- tai ylikriittisyysvinouma

Jos sinulla on tapana ajatella yleensäkin asioista joko positiivisesti tai kriittisesti, on se hyvä tiedostaa. Hyväuskoisuus- tai ylikriittisyysvinoumassa haastattelija saattaa ajatella negatiivisistakin ominaisuuksista liian optimistisesti tai tarttua pieniin merkityksettömiin asioihin niin, ettei annakaan muuten hyvälle hakijalle paikkaa. Palaaminen alkuperäisiin rekrytointikriteereihin auttaa tässäkin! (Salli & Takatalo 2014, 75.)

Negatiivisen tiedon suurempi painoarvo

Negatiivinen tieto viittaa uhan tunteeseen ja riskiin ihmiselle luonnollisista taipumuksista johtuen. Onkin tärkeää pohtia, onko tietty negatiivinen asia aidosti riski rekrytointiin liittyen, vai jotain muuten hyvässä hakijassa, joka voidaan hoitaa alta hyvällä perehdytyksellä. (Salli & Takatalo 2014, 75.)

Sädekehä vs. pirunsarvet

Sädekehä- ja pirunsarvetvinoumilla tarkoitetaan tilannetta, jossa yksi ominaisuus värjää koko arvioinnin, eli esimerkiksi ensivaikutelmalle annetaan liian suuri painoarvo. Jos taas hakija täyttää kompetenssit, saattaa esim. motivaatiotekijät jäädä arvioimatta tarpeeksi hyvin, koska oletetaan hänen täyttävän loputkin kriteerit hyvin. (Salli & Takatalo 2014, 75.)

Vertailu hakijoiden kesken

Hakijoita tulisi verrata rekrytointikriteereihin, ei toisiinsa. Jos kriteereitä ei oteta huomioon, saattaa kolmen erittäin huonon hakijan rinnalla vain hieman parempi hakija näyttää hyvältä hakijalta, vaikkei hän täytä rekrytointikriteereitä. (Salli & Takatalo 2014, 76.)

Attribuutioerhe

Mikäli hakija on esim. väsynyt ensimmäisessä haastattelussa, saattaa haastattelija päätellä tämän olevan osa hänen persoonaansa eikä vain tilanteesta johtuvaa, kuten huonoista yöunista. Kysy siis hakijalta itseltään, jos epäilet jonkin asian johtuvan tilanteesta, jottet tee väärää päätelmää, esim. että hakijan täytyy olla aina väsynyt. (Salli & Takatalo 2014, 77.)

Kuinka vinoumat voi välttää?

Varaa haastatteluille riittävästi aikaa. Jos sinulla on kiire, olet taipuvaisempi oikomaan ja tekemään omia päätelmiä, etkä vahvista asioiden oikeaa laitaa haastateltavalta.
Strukturoitu haastattelu on hyvä keino välttää vinoumia, silloin kun se on luotu vastaamaan rekrytointikriteereitä. Sen avulla pystyt arvioimaan, kuinka kukin hakija täyttää kriteerit.
Täydennä haastattelua muilla arviointimenetelmillä. Esim. työpersoonallisuustestit, työnäyte tai soveltuvuusarviointi antavat syvyyttä henkilöarviointiin. (Salli & Takatalo 2014, 78.)

LÄHDE:

Salli, Minna & Takatalo, Sini 2014. Loista rekrytoijana – hoida kosiomatka tyylillä. Helsinki: Helsingin Kamari Oy ja tekijät

Yleisimmät työhaastattelukysymykset ja kuinka vastata niihin

Kerro itsestäsi.

”Kerro itsestäsi” on varmaan yleisin ja usein ensimmäinen työhaastattelukysymys, joka sinulle esitetään. Älä kiirehdi sen ohi, vaan anna kunnollinen vastaus, joka kertoo jotain urastasi sekä sinusta itsestäsi persoonana. Keskity kertomaan asioita miksi-näkökulmasta, perustellen asioita miksi ne olisivat hyödyllisiä tässä työssä. Ensimmäiset minuutit työhaastattelusta ovat tärkeimmät!

Aloita kertomalla nimesi ja nykyinen/viimeisin työpaikkasi sekä siihen liittyvä henkilökohtainen kiinnostuksen kohde, kuten ”pidän numeroista”. Tämä voi pitää sisällään myös esim. vapaaehtoistyön.

Kerro sen jälkeen lyhyesti opinnoistasi, mutta sitä ei tarvitse rajata vain viralliseen koulutukseen, voit mainita esim. työn kautta käymäsi koulutuksen, jos se on eduksesi juuri tätä työtä hakiessasi.

Viimeisenä kerro taidoistasi. Tähtää siihen, että kerrot taidoista, joilla tuot lisäarvoa tähän kyseiseen yritykseen. Kerro teknisistä, mutta myös pehmeistä taidoista. Esimerkiksi ongelmanratkaisu, neuvottelu, vuorovaikutus, ajankäyttö, kriittinen ajattelu ja stressinhallinta voivat olla hyviä pehmeitä taitoja.

Kerro siitä, kun teit virheen/epäonnistuit.

Tässä työhaastattelukysymyksessä ei haeta varsinaisesti virhettä, vaan sitä kuinka pääsit sen yli ja mitä opit tekemästäsi virheestä. Kerro tilanne, joka kasvatti sinua ja siitä, kuinka otit vastuun epäonnistumisesta.

Kerro tilanne tämän kaavan mukaan: tilanne, tehtävä, toiminta, tulos ja mitä opit siitä. Esimerkiksi tiiminä teitte projektia asiakkaalle, ja sinun vastuullasi oli presentaation tekeminen. Ette kuitenkaan täysin varmistaneet asiakkaalta hänen toiveitaan, jolloin projekti ei täysin onnistunut. Tuloksena oli presentaatio, joka meni ohi aiheen, jota asiakas odotti. Nyt tiedät, että tiimin tulee yhdessä huolehtia asiakkaan odotuksien täyttymisestä.

Kuinka toimit, jos et tule jonkun kanssa toimeen?

Tällä työhaastattelukysymyksellä haetaan sitä, kuinka työskentelet erilaisten ihmisten kanssa ja että osaat selvittää konfliktin itse. Virheen tässä voi tehdä, jos kerrot meneväsi joka ongelman kanssa esimiehen tykö ja odotat hänen ratkaisevan tilanteen puolestasi.

Esimerkki voi olla vaikkapa työkaveri, joka ei noudata deadlineja. On tärkeää, että olet ymmärtänyt hänen tilanteensa, jos hänellä on vaikka kotona vaikeaa ja että olet tarjonnut apuasi. Ala-asteella piti tulla toimeen kaikkien kanssa, joten miksei se onnistuisi myös aikuisena?

Miksi lähdit edellisestä työstäsi?

Älä mollaa entistä työnantajaasi. Ole rehellinen syystä, mutta yritä pitää vastaus positiivisena. Esimerkiksi urakehityksen hakeminen on toimiva syy.

Miksi haluat tämän työn?

Tällä työhaastattelukysymyksellä haetaan sitä mitä osaamista pystyt tarjoamaan työnantajalle. Älä keskity vain itseesi vaan siihen, millaista asennetta, osaamista, innostusta ja motivaatiota pystyt tarjoamaan työnantajalle. Työnantaja haluaa lisäarvoa yritykselleen uudesta työntekijästä. Kuinka taitosi ja vahvuutesi edistävät yrityksen toimintaa?

Mitkä ovat vahvuutesi/heikkoutesi?

Vahvuudet ja heikkoudet kannattaa miettiä etukäteen sekä esimerkkejä vahvuuksien käyttämisestä tai niiden avulla onnistumisesta sekä heikkouksien kehittämisestä.

Lue työpaikkailmoitus läpi ja mieti mitkä vahvuutesi täsmäävät sen kanssa parhaiten ja käytä niitä. Jos esimerkiksi kerrot ongelmanratkaisukyvyn vahvuudeksesi, ole valmis kertomaan esimerkki siitä, kun ratkaisit ongelman.

Heikkous kertoo siitä, että olet aito itsesi ja tietoinen siitä millainen olet. Heikkous voi liittyä työhön, esimerkiksi kiireessä keskittymiskykysi huononee joskus, mutta yrität organisoida työsi paremmin, jottet tunne itseäsi niin kiireiseksi. Heikkoudessa on kyse siitä, että olet oppimiskykyinen ja onnistut uusien haasteiden parissa.

Missä näet itsesi viiden vuoden kuluttua?

Mikäli tavoitteesi on edetä urallasi tässä yrityksessä, kerro siitä. On myös ok, jos et tarkkaan tiedä suunnitelmistasi. Tärkeintä tähän työhaastattelukysymykseen vastaamisessa on olla rehellinen ja avoin haastattelijaa kohtaan, vilpittömyyttä arvostetaan.

Miksi meidän pitäisi palkata sinut?

Tämä työhaastattelukysymys tiivistää kaiken aiemman yhteen, kuinka taustasi, osaamisesi ja kokemuksesi hyödyttää yritystä. Muista tässä myös työpaikkailmoitus, joten kerro kokemuksesi, taitosi, saavutuksesi sekä koulutuksesi sen mukaan. Voit kertoa myös, jos sinut on vaikkapa palkittu jostakin, josta on hyötyä tässä työssä.

Ristiriitoja ratkomassa – käytännön toimet ja vinkit

Ongelman ottaminen puheeksi

Alkuvalmisteluina varaa keskustelua varten rauhallinen tila ja ota keskustelun sävyksi arvostava puhe. Keskity myös siihen, että itse viestit selkeästi. Pyri siihen, että olette samalla puolella yhdessä etsimässä ratkaisuja. Jätä ennakkokäsitykset naulaan, niin saat kaiken hyödyn siitä, mitä ihminen sinulle jakaa kokemuksistaan ja ajatuksistaan. (Uimonen 2018.)

Kerro aluksi selkeästi mistä on kyse. Kerro havaintosi minä-muodossa ja liitä siihen avoin kysymys. Puhu neutraaliin sävyyn, jotta et vahingossakaan vähättele tai paisuttele ongelmaa. Vältä voimakkaita sanoja ja kielikuvia. Älä neuvo, tiedä paremmin, arvostele äläkä moiti. ”Olen huomannut, että…” ”Mitä ajatuksia sinulla on?” (Uimonen 2018.)

”Ongelmiin on tartuttava.
Mikä pikemmin, sen parempi.
Vitkastelu pahentaa tilannetta ja
synnyttää uusia ongelmia.”

(Uimonen 2018.)

Kun joku ottaa ongelman esiin yllättäen

Älä ohita tilannetta, mutta älä myöskään ala ratkaisemaan ongelmaa. Ota asiaksesi luoda tila keskustelulle ja ota rooliksesi sen ohjaaminen esim. kysymyksillä ja huolehtimalla, että jokaisella on puheenvuoro. Anna ihmisten puhua rauhassa ja ole itse äänessä vain vähän, keskity sen sijaan aidosti kuuntelemaan. Pyydä ihmisiä konkretisoimaan puhettaan ja pyydä esimerkkejä. Ole tilanteessa puolueeton äläkä huomioi mahdollisia ennakkokäsityksiäsi. ”Mitä tarkoitat?” ”Anna jokin esimerkki siitä, että…” (Uimonen 2018.)

Keskustelun ohjaaminen

Mikäli tarpeen, tee kaikille selväksi keskustelun pelisäännöt. Huolehdi, että jokainen saa suunvuoron – myös hän, jota mahdollisesti kritisoidaan. Anna ihmisten puhua mieltä kaivertamaan jääneistä asioista rauhassa, mutta pidä huoli siitä, että keskustelun sävy pysyy asiallisena eikä ketään syyllistetä. Keskity itse kuuntelemaan ja poimimaan keskustelusta arvokkaita pointteja. Kun hiertävät asiat on saatu puitua, ohjaa keskustelu ratkaisuihin ja jatkosta sopimiseen. (Uimonen 2018.)

Keskustelun pelisäännöt:
- Puhutaan suoraan ja avoimesti
- Puhutaan asioista työn näkökulmasta
- Puhutaan asiallisesti ja rakentavasti
- Puhutaan vain omasta puolesta
- Ei arvostella tai syyllistetä
- Jokaisella oikeus omaan näkemykseensä
- Kerrotaan konkreettisia esimerkkejä
- Ratkaisukeskeisyys ytimessä
- Ketään ei loukata
- Tarvittaessa pyydetään tarkennusta
- Kaikki osallistuvat keskusteluun
(Uimonen 2018.)
Keskustelun ohjaaminen kysymyksillä

Keskustelun aikana on hyvä esittää konkretisoivia, selkeitä ja hyväntahtoisia kysymyksiä. Ole kuin tietäisit mahdollisimman vähän tilanteesta ennestään, jotta saat kokonaiskuvan, joka perustuu ihmisten kokemuksiin ja ajatuksiin eikä omiin ennakkokäsityksiisi. Syiden etsimistä miksi-kysymyksillä seuraa helposti ihmisten syyttelyä, joten vältä niitä. (Uimonen 2018.)

Muista edelleen, että et ole paikalla tuomarina tai neuvojana. Hyvä keino on toistaa ihmisten itsensä käyttämiä sanoja – ne koetaan hyväksytyiksi ilmaisuiksi eikä niiden käyttö esim. tahattomasti paisuta tai väheksy asiaa eli keskity puhumaan tilanteessa neutraalisti. ”Mitä sinä haluat kertoa tai ajattelet tästä?” ”Kerro jokin esimerkki.” ”Sanoit näin, mitä tarkoitit?” (Uimonen 2018.)

Negatiiviseen arvosteluun puuttuminen

Negatiivisen arvostelun takana voi olla jotakin muuta, esimerkiksi viesti oman arvostuksen tarpeesta tai epäoikeudenmukaisuuden tunne. Kysele siis paljon ja yritä kuulla mitä rivien välissä on. Pysy tässäkin tilanteessa neutraalina ja puolueettomana, älä provosoidu tai itse arvostele häntä negatiivisesti. Älä myöskään puolusta ketään (voit kehua työhön liittyen), tämä johtaa vain väittelyyn, sen sijaan voit pyytää konkreettisia esimerkkejä tilanteista. (Uimonen 2018.)

Sinun tehtäväsi on pitää fokus työssä ja voit pyytää ehdotuksia ongelman ratkaisemiseksi, näin keskustelu saa myös uuden suunnan suunnan pois negatiivisuudesta. Jos puhe on ollut loukkaavaa tai mustamaalaamista, tee selväksi, ettei epäasiallinen käyttäytyminen ole missään olosuhteissa sallittua. ”Miten asia vaikuttaa työhösi tai ryhmän toimintaan?” ”Miten ratkaisisit asian?” ”Mitä toivot minulta?” ”Oliko sinulla jokin syy tuoda tämä asia esille?” (Uimonen 2018.)

”Negatiivinen toisen henkilön arvostelu
on raskasta kuultavaa eikä sitä tietenkään
tarvitse loputtomiin kestää.
Halveksiva puhe kannattaa lopettaa
saman tien.”
(Uimonen 2018.)

Miten puuttua syyttelyyn

Ole kärsivällinen, neutraali ja anna ihmisille tilaa avata omat kokemuksensa ja ajatuksensa – asioista puhuminen puhdistaa ilmaa ja selkiyttää välejä. Auta keskustelussa eteenpäin, mutta älä väheksy sitä, jos jokin pieneltä vaikuttava asia merkitsee jollekin paljon. Tässäkin on tärkeää keskittyä kuuntelemiseen ja esittää tarkentavia kysymyksiä. ”Voisitko kertoa näkemyksesi tapahtuneesta?” ”Mitä ajatuksia tämä sinussa herättää?” ”Mitä haluat nyt?” (Uimonen 2018.)

Kun jotakuta syytetään jostakin, pyydä syyttäjää kertomaan tuore esimerkki. Jos jonkun sanotaan toimivan näin ”aina”, pyydä kertomaan, milloin viimeksi. Puutu loukkaavaan kielenkäyttöön, muistuta toisia kunnioittavasta työkäyttäytymisestä ja työrauhasta. Suuntaa keskustelua kohti ratkaisuja selkeillä ja vastuuttavilla kysymyksillä. Kun sopivat vaihtoehdot ratkaisuksi löytyvät, sopikaa myös seurannasta. ”Kerro jokin esimerkki tästä.” ”Milloin näin tapahtui?” ”Miten asia voidaan mielestäsi ratkaista?” (Uimonen 2018.)

Miten osallistaa ja saada puhumaan?

Eriävien mielipiteiden sanominen ääneen nostaa monenlaisia tunnetiloja ja siksi moni mielipide jääkin sanomatta. Henkilöstöasiantuntijan tehtävä onkin tuoda esiin kaikkien näkemykset, ajatukset sekä mielipiteet ja tehdä selväksi, että jokainen niistä on tärkeä ja arvostettu. Aloita keskustelu sillä, että jokainen kertoo vuorollaan omia ajatuksiaan ja anna kaikille huomiosi tasapuolisesti. Hiljaisemmilta kannattaa kysyä ihan suoraan mitä he ajattelevat ja suosia avoimia kysymyksiä. Voit elein rohkaista heitä katsomalla heitä arvostaen ja kumartumalla puhujan suuntaan. Muista sietää myös hiljaisuutta, anna aikaa vastata äläkä itse vastaa omiin kysymyksiisi. (Uimonen 2018.)

Jos ilmapiiri on riitaisa, pyydä jokaista puhumaan minä-muodossa eli vain omasta puolestaan, henkilöstöasiantuntijan tehtävä on myös puuttua epäasiallisuuksiin. Pysy tilanteessa kiinnostuneena ja avoimin mielin, älä näytä mahdollista turhautumistasi. Keskity arvostamaan kaikkien ajatuksia ja kokemuksia ja huomioi vielä lopuksi, että hiljaisimmatkin saivat sanottavansa sanotuksi. (Uimonen 2018.)

Epäasiallisuuden ottaminen puheeksi

Tilanteeseen on hyvä valmistautua eikä ole liioiteltua harjoitella mitä ja miten sanot asian ääneen. Kerro tilanteessa suoraan mistä on kysymys ja puhu asioista niiden oikeilla nimillä väärinkäsitysten välttämiseksi, ja pysy jälleen neutraalina, jottet paisuttele tai vähättele asiaa. Kerro konkreettisista havainnoista. Puhu vain ja ainoastaan työhön liittyvistä asioista äläkä puutu ihmisen persoonaan tai luonteeseen. (Uimonen 2018.)

Kerro selkeästi mikä käyttäytyminen on rikkonut sallitun käyttäytymisen rajat, miten ja milloin. Kerro edellyttäväsi asiallista käyttäytymistä työpaikalla, töiden on sujuttava ja ihmisten kanssa on tultava toimeen ja yhteistyöhön on pystyttävä. (Uimonen 2018.)

Kysy henkilöltä hänen mielipidettään tapahtuneeseen ja mitä hän ajattelee. Kuuntele ja ole valmis puolustautumiseen, selittelyyn, syyttämiseen tai jopa suuttumiseen. Pysy itse joka tapauksessa rauhallisena ja vetoa edelleen siihen, että edellytät asiallista työkäyttäytymistä. Muista myös taustalla olevat tekijät, esimerkiksi jos taustalla on tunne arvostuksenpuutteesta, sen korjaa arvostuksen näyttäminen ja siksi on tärkeää kuulla myös hänen näkökantansa tilanteeseen. ”Kuulin, kun teit näin toiselle, minusta se näytti siltä, ettet arvosta hänen osaamistaan.” ”Ei ole sallittua käyttäytyä loukkaavasti, sinun pitää lopettaa loukkaavien kommenttien esittäminen.” (Uimonen 2018.)

Seurannasta sopiminen

Anna osapuolten itse ehdottaa jatkotoimenpiteitä, älä ratkaise myöskään seurantaa heidän puolestaan. Sopikaa konkreettisesti mitä jatkossa tehdään, lisätkää hyvää älkääkä keskittykö siihen mitä ei saa tehdä – ne asiat karsiutuvat pois kuin itsestään lisäämällä hyviä tapoja toimia. Mitä enemmän ihmiset itse tuovat esiin asioita, sitä helpommin he sitoutuvat niihin eli rohkaise heitä löytämään mahdollisuuksia vaikuttaa. Muistuta, että jokaisen on tultava sopimisessa vastaan ja tartuttava toimeen asian edistämiseksi. Ylläpidä positiivisuutta ja toiveikkuutta, tuo esiin aiempia onnistumisia. ”Mikä on sinusta hyvä tapa toimia jatkossa?” ”Mitä tämä on konkreettisesti?” ”Mikä voisi olle ensimmäinen tehtävä asia?” ”Miten toimimme, jos tulee takapakkia?” ”Miten minä voin auttaa toimimaan niin kuin sovimme?” (Uimonen 2018.)

Muistilista
- Ristiriidat ovat osa elämää
- Ajatukset ja tunteet on sanoitettava
- Ihmiset ovat riitansa asiantuntijoita
- Ihmiset pystyvät ratkaisemaan riidan
- Omat ratkaisut ovat mielekkäämpiä ja niihin on helppo sitoutua
- Ei etsitä syyllisiä
- Pyritään konkreettisiin ratkaisuihin
- Puhuminen lisää ymmärrystä
- Riidoista kehitytään ja opitaan
- Keskustelu lisää niitä tunteita, joiden puute voi olla riidan takana (luottamuksen puute, arvostuksen puute, kunnioituksen puute)

LÄHTEET: 
UIMONEN, Taina 2018. Esimies pattitilanteessa – kehity ristiriitojen ratkojana. [Viitattu 2021-03-16.] Saatavissa: https://www.mytalentia.fi/wp-content/uploads/2018/04/Esimies-pattitilanteissa-opas-TainaUimonen.pdf

Ristiriitoja ratkomassa – vuorovaikutus- ja tunnetaidot ristiriitatilanteissa

Tämä on toinen osa Ristiriitoja ratkomassa-blogipostaussarjaa ja tässä osassa käsittelen vuorovaikutus- ja tunnetaitoja, joita henkilöstöasiantuntija tarvitsee tukiessaan ristiriitojen ratkaisemista.

Vankan perustan tilanteen ratkaisemiseksi luo luottamus ja aito kohtaaminen. Henkilöstöasiantuntijan on hyvä tavata molemmat osapuolet myös erikseen ilman ennakkokäsityksiä – älä siis esimerkiksi mieti etukäteen miten tilanne tulisi ratkaista. Keskustelulle on hyvä varata aikaa sekä rauhallinen tila ja mennä tilanteeseen niin, että pystyy olemaan aidosti läsnä. Arvosta ihmistä ja ole kiinnostunut hänen ajatuksistaan, tunteistaan ja kokemuksistaan. Jo pelkästään se, että osapuoli pääsee sanoittamalla ääneen jäsentelemään mielessään nämä asiat, auttaa käsittelemään ja ratkaisemaan tilannetta. Kun kuuntelet ja keskityt hänen sanomaansa, myös hänen tunteensa ja ajatuksensa selkiytyvät hänen kokiessaan olevansa hyväksytty ja tärkeä. (Uimonen 2018.)

Kuuntelemisen taitoja
1. Keskity hetkeen
2. Keskity puhujaan
3. Kuuntele tyhjällä päällä ja hyväntahtoisesti
4. Kuuntele kärsivällisesti
5. Osoita, että kuuntelet ja kuulit
6. Osoita, että haluat kuulla lisää
(Uimonen 2018.)

Keskity hetkeen: Pysähdy koko energiallasi hetkeen ja kohtaa toinen tasaveroisesti samalla viivalla. Unohda ennakkokäsityksesi ja -oletuksesi, ole tilanteessa avoimin mielin.
Keskity puhujaan: Anna puhujalle jakamaton huomiosi ja ole kiinnostunut kuulemaan hänen ajatuksistaan, kokemuksistaan ja tunteistaan
Kuuntele tyhjällä päällä ja hyväntahtoisesti: Älä neuvo, älä kerro omia kokemuksiasi, älä ratko puhujan ongelmia. Älä arvioi tai kyseenalaista kuulemaasi, älä tuomitse tai vähättele kuulemaasi.
Kuuntele kärsivällisesti: Älä keskeytä. Anna aikaa, kestä hiljaisuutta. Älä avaa omaa suutasi ennen kuin toinen on lopettanut.
Osoita, että kuuntelet ja kuulit: Katso puhujaa hyväksyvästi, ole tietoinen eleistäsi ja kertaa puhujan sanomaa. Varmista, että ymmärsit oikein.
Osoita, että haluat kuulla lisää: Kysele, osoita arvostusta sanoin, ole aidosti kiinnostunut.

”Ihminen ei ala kuuntelemaan,
ennen kun hänet on kuultu.”

(Uimonen 2018.)

Itse olen tunnetaitoja opetellessani oppinut sen, että voimakkaan tunnereaktion takana on useimmiten jokin toive tai pelko – tämä on hyvä muistaa silloin, kun auttaa muita ratkomaan ristiriitoja ja ihan erityisesti silloin, kun kohtaat kiukkuisen tunneilmaisun. Siinä tilanteessa puhuja ei vain välttämättä osaa sanoittaa tätä toivettaan tai pelkoaan. Voit sanoilla kuitenkin ilmaista kiinnostuksesi nähdä tämän reaktion taakse, esimerkiksi kertomalla mitä arvostat puhujassa ja kysymällä oletko esim. mitä puhuja toivoo nyt.

Ristiriitatilanteet synnyttävätkin voimakkaita tunteita, ja selvittämisen kannalta tunteiden kohtaaminen on erittäin tärkeää, vaikka se itsestä tuntuisi kuinka hankalalta tahansa. Keskustelussa onkin tärkeää antaa tilaa myös tunteiden ilmaisemiselle. Jo niistä kertominen laimentaa tunnetta ja ikään kuin auttaa laskemaan aseet ja antaa mahdollisuuden päästä asiassa eteenpäin. Tunnetilan jakaminen auttaa käsittelemään tunnetta ja niiden salliminen lisää työpaikan psykologista turvallisuutta. Tässäkin vaiheessa kuunteleminen on avainasemassa. (Uimonen 2018.)

Tunteen kohtaamisen taitoja
1. Auta käsittelemään tunnetta
2. Auta tunnistamaan tunne
3. Auta nimeämään tarve tunteen takana
4. Auta kääntämään tunne toiminnaksi
5. Kosketa ihmisen tunnetta
(Uimonen 2018.)

Auta käsittelemään tunnetta: Tilanteesta puhuminen voi auttaa ymmärtämään mistä tunne kumpuaa.
Auta tunnistamaan tunne: Voit kysyä myös mitä ihminen koki tai ajatteli tilanteessa, jos hän ei pysty suoraan nimeämään tunnetta.
Auta nimeämään tarve tunteen takana: Voit kysyä mitä ihminen olisi toivonut tai halunnut siinä tilanteessa. Voit myös hienotunteisesti kertoa mitä arvelet hänen toivoneen tai pelänneen tilanteessa, mutta varo tekemästä liian pitkälle vietyjä tulkintoja tai kertomasta omia kokemuksiasi. Käytä puhujan omia sanoja mahdollisimman paljon.
Auta kääntämään tunne toiminnaksi: Kysele ensin ihmiseltä mitä hän toivoo tai haluaa tilanteelta, odotusten hahmotuttua tunteet alkavat laimentua. Voit sen jälkeen esim. kysyä mitä pitäisi tapahtua, jotta hän voisi jättää asian taakseen.
Kosketa ihmisen tunnetta: Koskettaminen tapahtuu ymmärtämällä tunnetta sekä pukemalla ymmärryksesi sanoiksi. Voit esimerkiksi sanoa huomaavasi hänen olevan järkyttynyt tai toistamalla hänen sanomaansa: ”Sinusta tuntui loukkaavalta, kun X teki Y”. Älä kuitenkaan liikaa tulkitse hänen tunteitaan hänen puolestaan, se helposti mitätöi toisen kokemuksen. Voit sen sijaan sanoa huomaavasi tai kuulevasi hänen puheestaan, että häntä esim. suututtaa/loukkaa jokin. Voit myös kerrata hänen sanomisiaan ja varmistaa ymmärryksesi. (Uimonen 2018.)

Voimakkaassa tunnetilassa olevan kohtaamisen taitoja
1. Älä mene mukaan tunteeseen
2. Älä provosoidu
3. Muista, että tunteen takana on usein sanoittamaton toive tai pelko
4. Ota tarvittaessa aikalisä
5. Muista, että epäasiallinen käyttäytyminen ei käy työpaikalla

Ristiriitatilannetta selvittäessä oman puheen ymmärrettävyyteen ja selkeyteen sekä sävyyn tulee kiinnittää erityistä huomiota, koska tunnetilan vallassa kyky kuunnella heikkenee ja mahdollisuus uusille väärinymmärryksille on suuri – kuulija voi myös kaivamalla kaivaa puheesta tarkoitusperiä ja yksittäisiä sanavalintoja, joista hän voi loukkaantua niistä verisesti. (Uimonen 2018.)

Puhumisen taitoja
1. Puhu selkeästi
2. Osoita, että olet kuullut ja ymmärtänyt
3. Kiinnitä huomiota puhetyyliisi
4. Käytä neutraaleja ilmauksia
5. Puhu ihmettelevään tyyliin
(Uimonen 2018.)

Puhu selkeästi: Puhu rauhallisesti ja pidä taukoja, siedä hiljaisuutta. Käytä asioista niiden oikeita nimiä, jottei väärinymmärryksiä synny lisää.
Osoita, että olet kuullut ja ymmärtänyt: Sanoita ihmisen puhetta ja kertaa hänen sanomaansa, se luo etäisyyttä tunnetta kuohuttavaan asiaan
Kiinnitä huomiota puhetyyliisi: Puhu ystävällisesti ja ihminen ihmiselle, esimiehen puhe kuullaan helposti arvosteluna ja käskynä neutraalin sävyisenäkin. Puhu arvostavasti ja korosta ihmisen hyviä puolia, onnistumisia, voimavaroja, osaamista ja vahvuuksia. Valitse kannustavia sanoja ja puhu myönteisesti, nämä saavat ihmisen ajattelemaan itsestään positiivisemmin ja toimii esimerkkinä hänen omalle puhumiselleen.
Käytä neutraaleja ilmauksia: Pienetkin sanavalinnat voivat tuoda puheeseen esimerkiksi syyttävän tai vähättelevän sävyn. Varo pienentämästä tai suurentamasta asiaa sanavalinnoillasi.
Puhu ihmettelevään tyyliin: Ihmettelevä tyyli on neutraali ja osoittaa kiinnostusta, voit vaikka todeta ”Nyt kun tässä kuuntelen, niin voisiko olla…” (Uimonen 2018.)

Kysymällä asioista osoitat kiinnostusta ja saat lisää tietoa ymmärtääksesi tilannetta paremmin. Kysymällä kysymyksiä, jotka vievät eteenpäin ja edistävät vuoropuhelua, edistät myös ongelmien ratkaisemista. Erityisen hyviä ovat kysymykset, jotka saavat ihmisen itse oivaltamaan jotain uutta, ne voivat avata sellaisia ratkaisuja, joita ei muuten tulisi ajatelleeksi. Hyvä kysymys myös lisää ihmisen tunnetta omista vaikutusmahdollisuuksista ja voi herättää parempia mielikuvia tulevaisuudesta. Kysymällä voi muistuttaa myös työn tekemisestä perustehtävänä sekä muistuttaa myönteisistä asioista ja pienistäkin edistysaskelista. Seuraavassa esimerkkejä oivalluttavista kysymyksistä:

  • Miten muuten voisit ajatella tai toimia?
  • Mitä muuta hän olisi voinut tällä tarkoittaa?
  • Olisiko takana voinut olla jokin hyvä tarkoitus?
  • Mitä sinä voisit tehdä ongelman ratkaisemiseksi?
  • Mihin asioihin voit itse vaikuttaa?
  • Missä asioissa voit tulla vastaan?
  • Miten tilanne vaikuttaa työn tekemiseen?
  • Mikä olisi hyvä tavoite?
  • Miten asia kääntyisi parempaan suuntaan?
  • Mitä hyvää tilanteen ratkaisemisesta seuraa?
  • Mikä on tällä hetkellä hyvin?
  • Mitkä asiat ovat jo edenneet? (Uimonen 2018.)

Eli henkilöstöasiantuntijana tai esimiehenä ristiriitojen ratkomisessa muista kuuntelemisen, puhumisen ja kysymisen taidot. Muista myös, että et ole antamassa osapuolille ratkaisua, vaan heidän tulee päästä siihen itse – annat heille vain keinoja oikeaan suuntaan etenemiseksi. Ennen ratkaisua osapuolten on tärkeä saada tuntea tulleensa aidosti kohdatuksi, kuulluksi ja ymmärretyksi. Heidän tunteitaan ei pidä mitätöidä, vaan niille pitää antaa tilaa, muttei kuitenkaan hyväksyä epäasiallista käytöstä. Se, että autat tunnistamaan tilanteessa esiin nousseita tunteita sekä annat aikaa tunteista puhumiseen vie asiaa oikeaan suuntaan – oikeastaan vasta tunteiden laimennuttua voidaan edetä toiminnan asteelle. Kysymyksillä vahvistat osapuolten minäpystyvyyttä ristiriidan ratkaisemikseksi, oivallutat näkemään ratkaisuja tilanteeseen sekä tuot näkyväksi pienetkin edistysaskeleet.

Ristiriitoja ratkomassa-blogipostaussarjan kolmannessa eli viimeisessä osassa käsittelen käytännön vinkkejä erilaisten tilanteiden ratkomiseen.

LÄHTEET:
UIMONEN, Taina 2018. Esimies pattitilanteessa – kehity ristiriitojen ratkojana. [Viitattu 2021-03-16.] Saatavissa: https://www.mytalentia.fi/wp-content/uploads/2018/04/Esimies-pattitilanteissa-opas-TainaUimonen.pdf

Ristiriitoja ratkomassa – periaatteet ja tehtävät

Haluan kirjoittaa tämän blogitekstisarjan oman kehittymiseni tueksi, koska ristiriitojen ratkominen työelämässä on asia, josta koen suurta epävarmuutta ja henkilöstöasiantuntijana varmasti joudun niitä kohtaamaan. En ole saanut kotoa oppia riitojen rakentavaan ratkaisemiseen ja olen aikuisiällä tästä johtuen alitajuisesti opettanut itseni välttelemään ristiriitoja kaikin keinoin, koska minulla ei kirjaimellisesti ole ollut taitoja selviytyä niistä. Emme ole esimerkiksi yli 7 vuoden parisuhteen aikana riidelleet kertaakaan. Nyttemmin olen kehittynyt tunnetaidoissa huimasti, mutta käytännön kokemus ristiriitojen ratkaisemisesta puuttuu edelleen.

Ristiriidat työelämässä johtuvat usein puhumattomuudesta. Ongelmia ei uskalleta ottaa esiin avoimesti sen ihmisen kanssa, jota asia koskee, vaan asiaa päädytään helposti puimaan muiden kanssa. Erimielisyyttä ei oteta esille, koska se tuntuu ahdistavalta ja pelottavalta, kun taas selän takana asiasta puhumisen taustalla voi olla oman erinomaisuuden pönkittäminen tai käsitys siitä, että toiset ymmärtävät asian sanomattakin – siis osaisivat päätellä asian eleistä ja ajatuksia lukemalla. Harmi vain, että useimmiten alkuperäisenä syynä on vain väärinkäsitys, joka olisi helposti korjattavissa eli sanonnankin mukaan kärpäsestä tulee härkänen. (Uimonen 2018.)

”Se, että ongelmasta ei kerrota asianosaiselle,
ei tarkoita sitä, että ongelma unohdettaisiin.
Päinvastoin. Ongelmasta kerrotaan kernaasti
muille ihmisen selän takana.”
(Uimonen 2018.)

Ristiriidan osapuolet ovat oman riitansa asiantuntijoita ja heidän täytyy kyetä myös ratkaisemaan riitansa. Ristiriitojen selvittelyssä henkilöstöasiantuntijan rooli ei ole tuomaroida tai antaa valmiita ratkaisuja, tehtävänä on auttaa avoimen keskustelun syntymisessä, asioiden sopimisessa sekä seurannassa. (Uimonen 2018.)

Periaatteita ristiriitojen käsittelyyn:
1. Avoimuus
2. Tasavertaisuus
3. Ratkaisukeskeisyys
4. Arvostavuus
5. Oppimisen ja kehittymisen mahdollisuus
(Uimonen 2018.)

Avoimuus: Puhuminen on ainoa keino selvittää asiat. Puhumalla ymmärrys lisääntyy ja väärinkäsitykset oikenevat, voi syntyä yhteisesti hyväksyttävä totuus.
Tasavertaisuus: Kasvokkain ihmiset ovat samalla viivalla, henkilöstöasiantuntija vastaa siitä, että kaikkien ajatukset ja näkemykset ovat tasapuolisesti esillä.
Ratkaisukeskeisyys: Keskitytään tulevaan, tavoitteena löytää ratkaisuja eikä syyllisiä. Tarkoituksena lisätä myönteisyyttä ja toiveikkuutta.
Arvostavuus: Ihmiset ovat luovia ja kykeneväisiä ottamaan vastuuta. He pystyvät ratkaisemaan ongelman, jolloin myös ratkaisu on mieluisampi ja siihen on helpompi aidosti sitoutua.
Oppimisen ja kehittymien mahdollisuus: Selvittely lisää vastuullisuutta ja minäpystyvyyttä kun yksilöt ovat itse vastuussa ratkaisusta ja siihen sitoutumisesta, ratkaiseminen omin näkemyksin, kokemuksin ja taidoin lisää myös arvostuksen tunnetta. (Uimonen 2018.)

Asioita, joihin henkilöstöasiantuntijan on hyvä keskittyä:
1. Mene sovitteluun tyhjällä päällä
2. Ajattele hyväntahtoisesti
3. Ohjaile kysymyksillä
4. Ole kärsivällinen
(Uimonen 2018.)

Mene sovitteluun tyhjällä päällä: Keskity olemaan läsnä hetkessä. Älä suunnittele keskusteluja etukäteen äläkä mieti, miten haluaisit osapuolten toimivan ja ajattelevan. Älä neuvo ja anna ratkaisuja äläkä jaa omia vastaavia kokemuksia. Keskustele ilman ennakkokäsityksiä, anna osapuolille mahdollisuus kertoa aidoista syistä toiminnalleen.
Ajattele hyväntahtoisesti: Et pysty vaikuttamaan muihin, mutta pystyt vaikuttamaan omaan ajattelutapaasi. Kun ajattelemme hyväntahtoisesti ja olemme aidosti läsnä ilman ennakkokäsityksiä, syntyy avoin ilmapiiri, jossa asiat voidaan helpommin nähdä toisen näkökulmasta ja ongelmat voidaan ratkaista.
Ohjaile kysymyksillä: Hyväntahtoisella ajattelulla ja ennakkokäsityksettömyydellä voit puhua asioista suoraan ja esittää tuikkojakin kysymyksiä, jotka pistävät ajattelemaan. Kysymyksillä voit herätellä miettimään esimerkiksi sitä, että voisiko toisen käyttäytymisen takana olla jokin muu syy, kuin se ikävä syy mitä itse olettaa. Sopiva kysymys pistää miettimään omaa osuuttaan ja ottamaan vastuuta, mutta ei syyllistä ketään.
Ole kärsivällinen: Ratkominen vie aikaa, mutta sen tarjoama oppi ja ongelman ratkeaminen ovat sen arvoisia. (Uimonen 2018.)

Blogitekstisarjan seuraavassa osassa käsittelen ristiriitatilanteiden vuoropuhelua, vuorovaikutustaitoja sekä tunteiden kohtaamista ja säätelyä. Kolmannessa osassa käyn konkreettisesti läpi erilaisten tilanteiden ratkomista ja vinkkejä siitä selviytymiseen.

Kuva: Quotefancy.com

LÄHTEET:
UIMONEN, Taina 2018. Esimies pattitilanteessa – kehity ristiriitojen ratkojana. [Viitattu 2021-03-16.] Saatavissa: https://www.mytalentia.fi/wp-content/uploads/2018/04/Esimies-pattitilanteissa-opas-TainaUimonen.pdf