Avainsana: työilmapiiri

Julkaistu

Muutosmyönteinen organisaatiokulttuuri

Muutosmyönteisillä organisaatioilla on tiettyjä menestystekijöitä, jotka erottavat ne muista. Näitä menestystekijöitä ovat nykyhetken yhdistäminen tulevaisuuteen, oppiva elämäntapa, jokapäiväisten parannusten ja muutosten tukeminen ja niihin rohkaiseminen, tiimityön korostaminen, rohkaiseminen ajattelemaan toisin, läpimurtojen suojaaminen sekä luottamuksen rakentaminen ja syventäminen.

Muutos on näissä organisaatioissa usein myös jatkuvaa, ei irrallisia projekteja. Niissä osataan myös pitää katse pääsääntöisesti tulevaisuudessa ja muutoksella ”hoidetaan” ns. juurisyytä eikä oireita – vähän niin kuin huonoa unta ei pitäisi hoitaa uudella tyynyllä, vaan miettiä mistä unettomuus johtuu ja lähteä purkamaan tilannetta sieltä.

Yhdistetään nykyhetki tulevaisuuteen

Muutosmyönteisessä organisaatiokulttuurissa tiedostetaan, että tämän päivän tekemiset luovat koko ajan tulevaisuutta. Tulevaisuuden roolin tulee olla myös näkyvä nykyhetkessä – se on se suunta, jonne pyrimme tavoitteillamme ja kaikilla toimillamme.

Tehdään oppimisesta organisaation elämäntapa

Muutosmyönteisen organisaation yksi menestystekijä on tehokas viestintä, jota tukevat toimivat käytännöt sekä järjestelmät. Viestintää koskevien ohjeiden tulee olla tarpeeksi selkeitä ja niiden noudattaminen osa arkea. Viestinnän lisäksi työssä uuden oppiminen ja kehittyminen sekä erilliset koulutukset ovat tärkeitä muutosmyönteiselle organisaatiolle.

Tuetaan ja rohkaistaan jokapäiväisiä parannuksia ja muutoksia

Strategisen tason muutoshankkeet ovat tärkeitä, mutta pienet muutokset käytännön työprosesseissa ja arjen toimintatavoissa ovat vähintään yhtä tärkeitä. Yksilöitä ja tiimejä rohkaistaan jatkuvaan parantamiseen muutosmyönteisessä organisaatiossa.

Varmistetaan tiimien monipuolisuus

Muutosmyönteisessä organisaatiossa arvostetaan ihmisten erilaisuutta. Ihmisten kykyjen, taitojen, taustojen ja luonteenpiirteisen erilaisuus johtaa innovatiivisempii tuloksiin ja tämä erilaisuus nähdään rikkautena. Organisaatiossa myös kannustetaan erilaistan mielipiteiden esiintuomista.

Rohkaistaan toisinajattelijoita

Toisinajattelijoita ovat henkilöt, jotka kyseenalaistavat organisaatiossa vallitsevaa toimintakulttuuria ja muutosmyönteiset organisaatiot tukevat aktiivisesti tällaisia valtavirrasta poikkeavia ajattelumalleja ja heidän mielipiteitään pidetään arvokkaina. Muutosmyönteisessä organisaatiossa on myös avoin ja keskusteleva ilmapiiri, jossa vaihdetaan rohkeasti mielipiteitä. Myös kaikesta avoimesta palautteesta ollaan kiitollisia, oli se positiivista tai kehittävää ja tuli se ”alhaalta ylös” tai ”ylhäältä alas”.

Läpimurtoja suojataan

Uudet ratkaisut ja läpimurrot saattavat olla mittaamattoman arvokkaita, mutta usein ne kohtaavat vastustusta poiketessaan valtavirran ajattelusta. Tällaiset menestyneet läpimurrot ovat kuitenkin yleisempiä organisaatioissa, jotka panostavat työssä oppimiseen sekä kokeilemiseen yrityksen ja erehdyksen kautta. Muutosmyönteisissä organisaatioissa ei tuomita erehdyksistä tai harha-askeleista, vaan ne nähdään osana oppimista.

Rakennetaan ja syvennetään luottamusta

Muutoksen toteuttaminen on yksinkertaisesti helpompaa, kun organisaatiossa vallitsee luottamuksen ilmapiiri, luottamuksen kehittämisestä lisää täällä. Luottamuksen rakentaminen vie aikaa, mutta on tärkeää tiedostaa, että sen voi menettää silmänräpäyksessä. Muutosten kivijalka onkin se, että henkilöstö luottaa siihen, että lopputulos on nykytilaa parempi. Kaikessa toiminnassa tulee siis pyrkiä johdonmukaisuuteen sekä on oltava aina oikeudenmukainen ja puuttua epäkohtiin välittömästi. Henkilöstölle tulee antaa myös tilaa toimia omalla tavallaan ja arvostaa heitä ja heidän panostaan aidosti.

Miten esihenkilö voi edesauttaa muutosmyönteistä organisaatiokulttuuria?

  • Kokouksissa pyri siihen, että ne tuovat energiaa eivätkä kuluta sitä
  • Minimoi byrokratiaa
  • Keskustelut johtavat päätöksiin ja ne konkretisoituvat toimenpiteinä
  • Kerro aina totuus
  • Älä toista samoja virheitä ja ongelmia
  • Innosta tiimiä tulemaan energisenä töihin
  • Kannusta ja tue sitä, että toiminnan lomassa annetaan myös huumorin kukkia ja hyväntahtoisen naurun raikua
  • Älä juoruile ja valita, saati puhu selän takana
  • Pidä huolta koko tiimin menestymisestä

LÄHDE:
Kvist, Hans-Henry & Kilpiä, Teemu 2006. Muutosaskeleita.

Julkaistu

Positive vibes only – toksinen positiivisuus

Työelämässä on helppoa piiloutua sen taakse, että aina on hyvä meininki, tehdään upeaa työtä ja tiimissä kehutaan toisten työtä kilpaa. Entä jos ei menekään hyvin, olo on stressaantunut tai kotona on ongelmia? Näistäkin tunteista pitää pystyä puhumaan ja niiden oikein mitoitettu ilmaisu on erittäin tärkeää, myös siellä työpaikalla. Kulttuuri ei ole terve, jos vain positiiviset vibat sallitaan, ja hankalien tunteiden ilmaisemisesta joutuu vaikeuksiin tai vinoon katsotuksi. Negatiivisten tunteiden esiintuomisesta saatetaan vain todeta, etteivät ne kuulu työpaikalle tai yritetään väkisin vääntää tilanne positiiviseksi, vaikkei esim. eroa läpikäyvä ihminen näe siinä hetkessä henkilökohtaisessa elämässään juurikaan mitään hyvää, juhlimisen arvoista saati tunne oloaan kuulluksi, jos esihenkilö kuittaa tilanteen toteamalla ”kyllä se siitä, kaikki kääntyy hyväksi”. Tätä on toksinen positiivisuus.

En sano, etteikö positiivisuus olisi hyvä ja tärkeä asia, toksisessa positiivisuudessa kyse on siitä, ettei hankalille tunteille anneta tilaa, ja asiat yritetään väkisin kääntää positiiviseksi ja itseään joutuu sensuroimaan. Kulttuuri rakentuu epäaitouden ja tekohymyjen varaan. Se on hauras, ja tällainen korttitalo on hyvin altis kaatumaan. Entäs sitten, kun joudutaan suuren ongelman eteen, vaikkapa taloudellisiin vaikeuksiin. Siitä ei selvitä sillä, että ”pysytään vain positiivisena”.

Moni pelkää, ettei menesty, jos ei ole positiivisuutta ympärilleen levittävä onnellisuuden perikuva. Muut pitäisi saada valloitettua elämänilolla ja hersyvällä persoonalla. On normaalia joskus feikata huono päivä pois, mutta tuolloin liika innostuksen esittäminen ja korkeaan energiatasoon itsensä väkisin virittäminen menevät liiallisuuden puolelle. Väkinäinen hyperpositiivisuus ei ole aitoa onnellisuutta tai työniloa, vaan nimenomaan toksista positiivisuutta.

Mihin tunteiden peittely ja omia arvoja vastaan toimiminen voi johtaa? Pahimmillaan sairastumiseen, lievemmilläänkin siihen, ettei illalla jaksa enää mitään, kun on koko työpäivän kuluttanut energiaa onnellisuusnaamarin ylläpitämiseen. Omana itsenään oleminen ei onnistu, jos pakottaa itsensä positive vibes only-moodiin jatkuvasti. Myöskin se on totta, että mitä enemmän hankalia tunteita välttelee ja työntää pois, sen sinnikkäämmin ne pyrkivät pintaan.

Aitoon onnellisuuteen mahtuu myös vaikeat tunteet. Saa olla surullinen, loukkaantunut, pettynyt, epävarma, avuton… Koko tunne-elämän kirjon tunnistaminen on rikkaus, ja niiden käsitteleminen auttaa myös ymmärtämään muita ja olemaan empaattinen. Toksinen positiivisuus puolestaan vähättelee ja mitätöi myös muiden tuntemuksia. Se, että kuuntelemisen sijaan alkaa heti korostamaan asian valoisaa puolta, eikä ota toisen huolta vakavasti, etäännyttää.

Esimerkkejä, miten erottaa toksinen positiivisuus aidosta välittämisestä:

Ajattele vain positiivisesti!
Anna tunteiden tulla, ne on tärkeää päästää ulos. Voinko tehdä jotain helpottaakseni oloasi?

Muilla menee huonommin, nenä pystyyn.
On ok olla surullinen ja itkeä. Haluatko nenäliinan tai halin?

Hymyile, itkeminen ei auta.
Nyt on hankala tilanne, haluatko puhua siitä tai tehdä jotain mieltä keventävää?

Piristy!
Voinko auttaa jotenkin?

Kohta on taas loma!
Olet tehnyt ahkerasti töitä, ansaitset aikaa levätä.

Ei asiat nyt noin huonosti ole!
Sinulla on nyt varmasti vaikeaa, olen aina tässä, jos tarvitset olkapäätä.

Julkaistu

Työntekijälähettilyys ja työnantajamielikuva

Reilun parin viikon kuluttua aloitan puolen vuoden harjoittelujaksoni Istekillä, ja yksi omista projekteistani koskee työntekijälähettilyyttä – mitäs menin kehumaan omalla blogillani, heh! Tarkoituksena olisi siis houkutella työntekijöitä osallistumaan sosiaalisen median sisällön tuottamiseen ja blogin kirjoittamiseen. Tässä kirjoituksessa perehdyn siihen, mitä työntekijälähettilyys on, miten se vaikuttaa työnantajamielikuvaan sekä kuinka houkutella työntekijöitä lähettiläiksi ja mitä he voivat postata.

Työntekijälähettilyys on yksinkertaistettuna sitä, että yrityksen työntekijä jakaa vapaaehtoisesti omia ajatuksiaan työstään ja asiantuntijuudestaan. Työntekijälähettilyyden tarkoitus on monipuolistaa sitä, miten organisaatio näyttäytyy eri kanavissa sekä lisätä sitä, että viestitään ihminen ihmiselle – ei yritys ihmiselle. Uuden sisällön luominen ja organisaation julkaisuista tykkääminen, kommentoiminen ja jakaminen ovat molemmat tärkeitä!

Työnantajamielikuva on sitä, mitä työntekijät ja -hakijat ajattelevat yrityksestä, tai sitä, mitä he puhuvat yrityksestä läheisilleen silloin, kun yrityksen muita edustajia ei ole paikalla. Se on sekä tietoisesti viestittyä, että tiedostamatta luotua. Työnantajamielikuva on yritykselle kriittinen menestystekijä, koska se vaikuttaa olennaisesti osaajien houkuttelemiseen sekä asiakkuuksiin, sillä kuka haluaisi työskennellä tai tehdä yhteistyötä huonomaineisen toimijan kanssa? Erityisesti aloilla, joilla on osaajapula, työnantajamielikuvan merkitys korostuu. Työnantajamielikuvaa kannattaakin hyödyntää kilpailuetuna, koska sitä on lähes mahdotonta jäljitellä!

Korpi, Laine ja Soljasalo (2012) mainitsevat viisi teemaa, jotka vaikuttavat työnantajamielikuvaan ja näitä samaisia teemoja voidaan käyttää esimerkkeinä, joita työntekijälähettiläät voivat hyödyntää. Teemoja ovat urakehitysmahdollisuudet, työn kiinnostavuus, työilmapiiri, oman työn kehittämismahdollisuudet ja palkkaus. Työntekijälähettiläs voi kertoa urakehityksestään omilla nimitysuutisillaan tai kertoa laajemmin omasta urakehityksestään. Työn kiinnostavuutta voi tuoda esille kertomalla työkavereista tai esimerkiksi My day-tyylisellä videolla työpäivän kulusta. Työilmapiiristä työntekijälähettiläs voi viestiä kertomalla esimerkiksi työpaikan tilaisuuksista tai siitä, kuinka työpaikalla pidetään yllä ryhmähenkeä tai työhyvinvointia. Oman työn kehittämismahdollisuuksista työntekijälähettiläs voi kertoa inspiroitumalla omasta työstään ja kuinka se on muotoutunut hänelle sopivaksi. Palkkauksesta voi kertoa niin avoimesti kuin haluaa, mutta sen riittävyyden kuvaaminen on usein tehokkaampaa, kuin tarkan summan kertominen. Palkkauksen lisäksi etuuksista voi olla hyvä kertoa.

Aluksi työntekijälähettiläs voi miettiä sitä, mikä hänelle tuottaa nykyisessä työssään iloa ja inspiraatiota sekä mistä hän on ylpeä työskennellessään juuri tässä organisaatiossa. Näitä kokemuksia voidaan tarinallistaa ja jakaa sosiaalisen median kanavissa, jota kautta innostus tarttuu paitsi sosiaalisen median yleisöön, myös oman organisaation jäseniin. Pitää myös muistaa se, että oman asiantuntijuuden ja aktiivisuuden tuominen esiin vaikuttaa myös työntekijän omaan henkilöbrändiin, joka voi vaikuttaa menestykseen, palkkaukseen sekä kiinnostavuuteen työmarkkinoilla. Osaa motivoikin juuri ammatillisen näkyvyyden kasvaminen, toisia esimerkiksi julkiset tunnustukset.

10 vinkkiä kuinka aktivoida työntekijälähettiläitä

Hyödyt näkyviksi
Työntekijöille täytyy kertoa, miten työntekijälähettilyys vaikuttaa ja nimenomaan edesauttaa organisaatiota pitkällä tähtäimellä. Eikö olekin kiva, että saadaan houkuteltua alan parhaita osaajia meille työkavereiksi ja että yrityksellä pyyhkii hyvin sekä saamme olla ylpeitä siitä, kenellä olemme töissä?

Selvitä motivaatiotekijät ja kannusta niiden mukaisesti
Toisia työntekijälähettilyydessä motivoi ulkoiset motivaatiotekijät eli esimerkiksi kannusteet, tunnustukset ja huomionosoitukset, kuten sosiaalisen median reaktiot. Sisäisiä motivaatiotekijöitä voivat olla mm. työssä kehittyminen ja kasvaminen sekä oman henkilöbrändin kehittäminen.

Näytä esimerkkiä
Yritysjohdon ja esimiesten mallia on helpompi seurata, eikä sitä mitä ei itse tee, voi vaatia muiltakaan. Itselläni on siitä onnekas tilanne, että samassa organisaatiossa työskentelevä ystäväni on innokas osallistumaan tällaisiin juttuihin, joten sen ensimmäisen rohkean tiennäyttäjän hankkiminen on jo hoidettu! Kun homma pääsee vauhtiin, positiivinen palaute ja kannustus innostanee lisää väkeä sanansaattajiksi.

Lupa olla oma itsensä
Työntekijälähettilyyden idea on se, että työntekijä saa viestiä omana itsenään ja omalla äänellään eikä häntä tule väkisin laittaa johonkin johdon määrittämään työntekijälähettilään muottiin. Vain aito työntekijälähettilyys on uskottavaa!

Tarjoa tietoa työntekijälähettilyydestä ja sosiaalisesta mediasta
Tuen ja tiedon tarjoaminen on tärkeää, koska kaikki eivät ole kuin kaloja vedessä sosiaalisessa mediassa. Esimerkiksi LinkedIn voidaan kokea vieraaksi alustaksi, vaikka juuri siellä työntekijälähettilyydestä voisi saada irti suurta hyötyä. Myös blogin kirjoittamiseen tarvitaan usein ohjeistusta ja tukea.

Selvä malli toimia
Työntekijälähettilyys tulee tehdä mahdollisimman helpoksi. Olisi hyvä selvittää, millaista sisältöä työntekijät haluavat jakaa, ja tarjota heille sellaista. Valmiin sisällön jakamiseen on matalampi kynnys ja siitä on helpompi lähteä liikenteeseen. Myös itsetuotettuun sisältöön on hyvä antaa esimerkkejä tai valmiita ideoita, joihin tarttua. Muutoin voi olla hankala yhdistää halua olla mukana kehittämässä työnantajamielikuvaa ja kuinka sitä kannattaisi toteuttaa ja miten sitä voi tehdä helpommin. Oppimateriaalit, koulutus ja tuki varmistavat sen, että työntekijöillä on valmiudet lähteä mukaan projektiin. Myös mahdollisiin somessa tapahtuvaan kriisitilanteeseen tai negatiiviseen kommentointiin on hyvä olla valmis ohjeistus.

Palkitseminen
Aktiivinen sisällön jakaminen ja tuottaminen tuo yritykselle hyötyä, ja tämä hyöty olisi hyvä jyvittää myös työntekijöille ja erityisesti lähettiläille. Kaikesta vaivannäöstä työnantajamielikuvan eteen tulisi olla kiitollinen ja osoittaa se!

Anna aikaa
Vain laadukas sisältö jaetaan eteenpäin ja saa reaktioita somessa eli mikäli innokkuutta sisällön luomiseen löytyy, tulee sille myös antaa sopivasti aikaa muilta työtehtäviltä. Joillakin voi olla myös vain hyviä ideoita postauksista, muttei taitoa muuntaa ideaa valmiiksi postaukseksi, joten tällaisenkin avun antamiseen on hyvä antaa aikaa. Ajan antaminen osoittaa myös sitä, että työnantajamielikuvan rakentaminen on oikeasti priorisoitu asia ja että se koetaan merkitykselliseksi ja tarpeelliseksi.

Ota innokkaita mukaan suunnitteluun
Yleensä aktiiviset somettajat ovat perillä siitä, millaiset viestit toimivat somessa ja mitkä eivät, joten olisi hyvä kuulla myös heidän mielipiteitään siitä, millaista sisältöä he haluaisivat jakaa ja ideoida sisältöjä yhdessä.

Mittaa tuloksia ja viesti niistä
Esimerkiksi verkkosivuille tulleen liikenteen määrä somejakojen kautta sekä esimerkiksi työnhakijoiden määrän tai laadun paraneminen voivat olla konkreettisia asioita, joita kohti lähettilyydellä tähdätään ja näissä tapahtuneista onnistumisista kannattaa ja pitää viestiä työyhteisölle! Tavoitteita voivat olla myös esimerkiksi työntekijälähettiläiden määrä, tietyn hashtagin käytön määrä tai yhteishengen kehittyminen.

Mistä työntekijälähettiläs voi postata?

  • Ammatilliset ajankohtaiset lukuvinkit
  • Asiantuntijan vinkit
  • Etuudet
  • Henkilöstödata mielenkiintoisina infograafeina
  • Henkilöstön TOP-lounaspaikat ja lounaat
  • Henkilöstön kuvaukset
  • Johdon ja työntekijöiden nasevat sanonnat sekä viisaat sanat
  • Kotitoimiston esittely
  • My day-tyyliset blogit ja vlogit
  • Palautteet
  • Parasta työkavereissa-postaus
  • Rekrytointiprosessin UKK
  • Tietopankit
  • Tiimien Spotify-listat
  • Tiimiesittelyvideot
  • Toimipaikkaesittely
  • Trendit toimialalla
  • Työvälinevinkit ja -testit
  • Valokuvat työpaikan ja työn arjesta
  • Yhteisen toiminnan kuvaukset

LÄHTEET:
Korpi, Teemu, Laine, Tom ja Soljasalo, Jenni 2012. Rekrytoinnin suhteellisuusteoria. Helsinki: Management Institute of Finland MIF Oy.

Personalhuset 2021. Mitä on työntekijälähettilyys ja miksi se kannattaa? Personalhusetin blogi. 5.5.2021. https://www.personalhuset.fi/yritykselle/Blogi-yrityksille/2021/05/05/Mitae-on-tyoentekijaelaehettilyys—ja-miksi-se-kannattaa. Viitattu 24.2.2022.

Rantanen, Susanna 2017. Emine Oy. 24 sisältöideaa HR-markkinoinnin tekijöille – podcast jakso 6. Podcast. 24.7.2017. Saatavissa: Spotify. Viitattu 25.2.2022.

Julkaistu

Kriittisen palautteen antaminen

Anna kriittinen palaute siitä miten asianomainen toimii

Kriittinen palaute ei saa koskaan koskea sitä millainen asianomainen on, vaan nimenomaan sen tulee kohdistua hänen toimintaansa. Ihmisen on helpompi hyväksyä se, että hänen tapaansa toimia arvostellaan, kuin se, että hänen persoonallisuuttaan, ominaisuuksiaan tai asenteitaan arvostellaan.

Käytä aina, taas ja ei koskaan-sanojen sijaan sanoja joskus ja välillä

Ihmisen on helpompi hyväksyä kriittinen palaute, jos hänelle sanotaan, että hän toimii joskus, välillä tai joissakin tietyissä tilanteissa väärällä tavalla sen sijaan, että hänen annetaan ymmärtää tekevänsä väärin aina, toistuvasti tai joka kerta.

Tarjoa ymmärtäväinen selitys sille, miksi hän toimii kuten toimii

Tilanne on miellyttävämpi, kun kriittisen palautteen antaja tekee selväksi sen, että hän ymmärtää mitä tilanteen taustalla voi olla. Antaja ymmärtää, ettei kritiikin kohteena oleva toimi tyhmyyttään tai tahallaan väärin, vaan esimerkiksi siksi, ettei tule aina ajatelleeksi tai joskus unohtaa miten tulisi toimia.

Selitä, miten jatkossa tulisi toimia

Kriittinen palaute on helpompi sulattaa, kun saa selkeät ohjeet, kuinka voi korjata toimintaansa. Toimintaehdotuksen tulee olla konkreettinen neuvo, kuinka toimia vastaavassa tilanteessa.

Selitä mitä hyötyä siitä on, että hän toimii toivotulla tavalla

Toimintaehdotus tuntuu järkevämmältä, kun se perustellaan hyötyjen kautta. Edut voivat liittyä tekijään itseensä tai muihin ihmisiin.

Anna asianosaisen ymmärtää, että uskot häneen

Muutos on helpompi tehdä, kun itseen uskotaan. Näytä, että olet vakuuttunut siitä, että hän kykenee toimimaan niin kuin toivot.

Miettikää yhdessä, mitä asialle voi tehdä

Erilainen toimintatapa on helpompi hyväksyä, jos siihen saa itse vaikuttaa, kuinka jatkossa toimitaan. Voidaan myös miettiä, miten muut voivat auttaa tässä.

Anna positiivista palautetta

Kiitä siitä, että hän kuunteli sinua ja mietti asiaa yhteistyössä kanssasi.

Moitekäsi: EI NÄIN!

Ainasormi: Käytetään sanoja aina, joka kerta, taas, tämä ei ollut ensimmäinen kerta jne. Luo tunteen jatkuvuudesta ja siitä, että asia tuskin muuttuu.
Vikasormi: Väärin toimimisesta kerrotaan seikkaperäisesti, kerrotaan esimerkkejä, näytetään valvontakameran nauhaa ja tehdään täysin selväksi että nyt tuli tyrittyä ja pahasti.
Haittasormi: Selitetään mitä haittaa tehdystä asiasta oli ympäristölle, yritykselle, koko yhteiskunnalla ja etenkin sinulle. Voidaan myös ihmetellä, kuinka asianomainen ei ymmärrä näitä haittoja.
Syysormi: Spekuloidaan käyttäytymisen syitä. Arvellaan mistä vika johtuu: kotikasvatuksesta, uskonnollisesta tai etnisestä taustasta, psyykkisestä häiriöstä tai vaikkapa heikosta itsetunnosta tai persoonallisuushäiriöstä
Kuurosormi: Muistutetaan siitä, että asiasta on kyllä puhuttu aiemminkin eikä sana tunnu menevän millään konstilla perille. Syynä voi olla jääräpäisyys, välinpitämättömyys tai kyvyttömyys ottaa palautetta vastaan muilta.

Toivekäsi: Vaan näin!

Kontaktisormi: Aloitetaan ottamalla kontakti: ”minulla on yksi ehdotus, josta haluaisin keskustella”, ”onko nyt sopiva hetki?”. Varmistetaan, että aika ja paikka sopivat, ja että ihminen on vastaanottavassa tilassa.
Toivesormi: Käännetään ongelma toiveeksi. Kerrotaan mitä halutaan toisen tekevän, ei sitä, mitä ei haluta tehtävän. ”tässä tilanteessa toivoisin sinun toimivan näin”, ”pyytäisin sinua toimimaan näin” tai ”ehdottaisin, että toimisit näin”. Lopuksi kysytään, että mitä hän ajattelee tästä toiveesta tai ehdotuksesta.
Hyötysormi: Perustellaan toive tai ehdotus kertomalla mitä hyötyä siitä on sinulle ja muille. Voidaan myös yhdessä pohtia, mitä hyötyä siitä voisi olla tekijälle itselleenkin.
Uskosormi: Luodaan uskoa osoittamalla, että luotetaan hänen kykenevän toimimaan toiveen mukaan. Tarjoudutaan myös auttamaan, jos se on tarpeen.
Sopimussormi:
– Sopimus: ”Mitä itse ehdotat, miten menetellään?”
– Muistuttaminen: ”Tämähän saattaa joskus unohtua, sovitaanko jotakin siitä, miten muut voivat muistuttaa sinua?”
– Palaute: ”Miten koit tämän keskustelun, oliko OK, että otin asian puheeksi?”
– Kehu: ”On se hyvä, että sinulle voi puhua suoraan!”
– Jatko: ”Sano sinäkin reilusti minulle, jos sinulla on minulle toivomuksia.”

LÄHDE:

Alastalo, Tarmo 2021. Palautteen antaminen ja vastaanottaminen. Opetusmateriaali. Valmentava johtaminen. Karelia-ammattikorkeakoulu

Julkaistu

Palautekulttuurin kehittäminen

Palautteen antaminen työyhteisössä on tärkeää. Se on saajalle merkki siitä, että hänen työpanoksensa on merkityksellinen ja hänen tekemisensä on noteerattu. Palautteen saaminen vahvistaa sitä, missä on jo hyvä ja kertoo missä voi oppia vielä enemmän. Palautteen tehtävä on siis edistää kehittymistä ja synnyttää halu oppia lisää. Toimiva palautekulttuuri lisää motivaatiota, työn imua sekä yhteenkuuluvuutta. Palautteenannon tulisi olla jatkuvaa, osa päivittäistä tekemistä ja sen tulisi toimia organisaatiossa ihmiseltä ihmiselle, oli suunta ”ylhäältä alas” tai ”alhaalta ylös”. Palautteen saamisen ja antamisen tulisi olla yhtä normaalia kuin muutkin rutiinit työpäivän aikana ja sen tulisi olla kepeää ja tuntua mukavalta molemmista osapuolista. Esihenkilön olisikin hyvä tuntea tiimiläisensä yksilöinä ja tutustua siihen, mikä on heille mieluinen ja luonteva tapa saada palautetta ja antaa sitä sen mukaisesti.

Palautellaan aluksi mieleen perusasioita palautteen antamisesta ja saamisesta.

Myönteisen palautteen antaminen

  • Anna palaute mahdollisimman pian
  • Anna palaute kasvokkain
  • Kerro mistä annat palautetta ja miksi
  • Ole henkilökohtainen
  • Ole aito ja hymyile
  • Suhteuta palaute tekoon (ei yli- tai alimitoitettua)
  • Vältä superlatiiveja
  • Muotoile palaute vastaanottajalle mieluisaksi
  • Voit antaa palautteen julkisesti, riippuen saajasta

Korjaavan palautteen antaminen

  • Anna palaute AINA kahden kesken
  • Anna palaute mahdollisimman pian
  • Anna palaute vain yhdestä asiasta kerrallaan
  • Älä pyydä anteeksi palautetta
  • Älä anna palautetta tunnekuohussa
  • Vältä ironiaa, sarkasmia ja huumoria
  • Älä sano aina tai ei koskaan
  • Ole valmis keskustelemaan asiasta
  • Muista, että palaute on kehittymistä varten, ei rangaistus
  • Muista kiittää

Palautteen saaminen

  • Ota positiivinen palaute vastaan vähättelemättä
  • Älä hyökkää korjaavaa palautetta saatuasi
  • Ota korjaava palaute mahdollisuutena oppia
  • Kuuntele palaute loppuun asti
  • Tarkista, että ymmärsit palautteen oikein
  • Kysy rohkeasti tarkentavia kysymyksiä
  • Ole kiinnostunut
  • Kiitä saamastasi palautteesta

Ja sitten niitä keinoja palautekulttuurin kehittämiseksi seuraavalle tasolle.

Kerro, että kehitämme palautekulttuuria ja miksi

Kyky antaa ja saada palautetta ei synny itsestään. Se vaatii opettelua ja jopa koulutusta siinä missä muutkin työelämätaidot ja työntekijät tarvitsevat resursseja kehittyäkseen. Palaute tiimiläisille ei välttämättä synny heti luonnostaan vaan sitä varten on annettava aikaa ja kannustettava siihen. Ja on pidettävä kiinni pitkäjänteisesti tavoitteista palautteenannon ja -saannin suhteen. Palautekulttuurin kehittämisen tavoite on parantaa suorituskykyä, kommunikaatiota ja yhteenkuuluvuutta sekä lisätä sitoutumista.

Kerro kuinka

Palautteen tulisi parantaa työntekijäkokemusta, vaikka harmittavan usein vaikutus on vain päinvastainen. Jokaisen kouluttaminen palautteen antamiseen onkin tärkeää kehittämistyössä, ilman sitä vaikutus voi jäädä laimeaksi. Tietoisuuden lisääminen auttaa siinä, ettei korjaavaa palautetta saava sulkeudu ja hyppää puolustuskannalle. Korjaava palaute on ennen kaikkea tilaisuus oppia, ja yhtä korjaavaa palautetta vastaan pitäisi muistaa antaa ainakin neljä positiivista. Palautteen antamista voi ja kannattaa harjoitella, voi sopia esimerkiksi, että jokainen antaa kiitoksen jollekin joka päivä. Näitä kirjataan ylös ja käydään yhdessä läpi fiiliksiä, mikä lisääntyneestä palautteensaannista on tullut. Ei kukaan ole seppä syntyessään!

Näytä esimerkkiä

Tajuamattaankin työntekijät ottavat mallia siitä, miten esimiehet ja johto toimivat. Jos palautekulttuurin kehittäminen jää johdosta irralliseksi käytännöksi, ei se tule kestämään aikaa. Johdon ja esimiesten tulisi pyytää ja kysyä palautetta siinä missä tiimiläistenkin ja näyttää avoimesti kuinka hyvin he ottavat palautteen vastaan.

Tarjoa työvälineet

Tiimiläisestä voi tuntua hankalalta antaa palautetta ”ylemmilleen”, ja tämän vuoksi pitäisikin tarjota erilaisia kanavia ja tapoja antaa palautetta. Teknologian hyödyntäminen auttaa myös seuraamaan palautteiden määriä sekä palautteiden aikaansaamia toimenpiteitä.

Ruoki kasvun ajattelutapaa

Ihmisillä, joille kasvun ajattelutapa (growth mindset) on luontaista, on luontaista myös ajatella, että heidän kykyjään ja taitojaan on mahdollista kehittää läpi työuran. Nämä ihmiset myös usein innostuvat palautteesta ja haluavat oppia lisää ja kehittyä. Ajattelutavan voi huomioida jo rekrytoinneissa, näyttää suuntaa investoimalla kasvuun ja huomioimalla työntekijöiden kehittymisen. Myös oman keskeneräisyyden näyttämisellä voi näyttää sitä, että on halukas itsekin kehittymään palautteen avulla.

Luo palautteelle turvallinen ympäristö

Työntekijöiden täytyy olla varmoja siitä, että palautteen antamisesta ei synny ikäviä jälkiseuraamuksia eli luottamuksella on myös tässä tärkeä merkitys.

Korosta palautteella aikaansaatuja muutoksia

Kerro muutoksesta niin henkilökohtaisesti palautteen antajalle kuin koko työyhteisöllekin. Palaute on työnantajalle lahja ja jos sitä ei näytetä arvostavan, voi olla ettei seuraavaa palautetta enää tule. Eli palautekulttuuri on vastavuoroista, palautteisiin on syytä myös reagoida ja kiittää niistä. Työntekijälle täytyy tulla selväksi se, että palautteen antamiseen käytetty aika on sen arvoista.

Anna merkityksellistä palautetta

”Hyvää työtä!” saattaa kuulosta palautteelle, mutta se ei ole kovin merkityksellinen tai konkreettinen. Palautteen olisi hyvä olla yksityiskohtainen ja liittyä tiettyyn tapahtumaan tai asiaan.

Julkaistu

Työpaikkailmoituksen kliseet suomeksi

Tämä postaus sisältää huumoria ja on kirjoitettu pilke silmäkulmassa. Kliseiden takaa voi löytyä myös unelmatyö, mutta joskus… Noh, jotain muuta.

1. Työtehtävät voivat vaihdella

Noin puolet työstä on sitä mitä ilmoituksessa luvataan. Jos tietäisit mistä toinen puoli koostuu, et hakisi ollenkaan.

2. Elämäsi tilaisuus!

Noh, se on vain työpaikka.

3. Edellytämme hyviä esihenkilötaitoja

Teet esimiestason työtä, mutta turha kuvitella saavasi esimiehen palkkaa.

4. Organisointikyvyt katsotaan eduksi

Meillä on viiden vuoden mapit arkistoimatta. Ja kuvapankki sekaisin.

5. Itsenäinen ote työhön katsotaan eduksi

Tervetuloa syvään päätyyn! Sinua ei ehditä perehdyttää, eikä meillä kyllä kunnon perehdytysohjelmaa olekaan.

6. Vaadimme hyviä yhteistyötaitoja

Meillä on jo ilmapiiriongelma, muutosvastaisia työntekijöitä ja uppiniskaisia esimiehiä. Onnea yhteistyöhön heidän kanssaan!

7. Haemme multitaskaajaa

Valmistaudu tekemään kolmen ihmisen työt, palkka vastaa kylläkin yhden ihmisen työmäärää.

8. Meillä on timanttinen yrityskulttuuri

Ollaan kuulkaa vähän luettu työnantajamielikuvasta!

9. Kilpailukykyinen palkkaus

Maksamme työehtosopimuksen minimin ja saat väitellä kokemusvuosien soveltumisesta.

10. Olethan innostunut ja intohimoinen

Tiimi on lopen kyllästynyt työhönsä ja tarvitsemme jonkun vetämään heitä kivirekenään.

11. Teet töitä mielelläsi yksin

Tarvitsetko apua tai vaikka juttukaveria lounaalle? Turha etsiä, jokainen on lukittautuneena omaan toimistoonsa eikä ketään voisi vähempää kiinnostaa tehdä tuttavuutta tulokkaan kanssa.

12. Olet dynaaminen tekijä

Emme oikeastaan tiedä mitä tämä tarkoittaa, mutta voi pojat ja tytöt kuulostaapa se hyvältä työpaikkailmoituksessa!

13. Olet nopea oppimaan

Kukaan ei ole älynnyt varata kalenteriin aikaa perehdyttämistä varten, eikä meillä kyllä ole oikein budjettiakaan siihen.

14. Joustavuus katsotaan eduksi

Teet töitä kellon ympäri, suostut tuuraamaan jokaisen sairausloman sekä tarvittaessa teet kaikkea toimiston vessojen siivoamisesta lähtien.

15. Sitoudut pitkäaikasesti työpaikkaan

Vaihtuvuus on ollut aika hurjaa, kukaan edeltäjä ei ole viihtynyt kokonaista vuotta tässä positiossa.

16. Olet yrittäjähenkinen

Teet töitä kuin omistaisit yrityksen eli tarvitsemme sinua käytännössä johtamaan koko yritystä. On meillä täällä johtaja, mutta tekeekö hän hommiaan onkin sitten ihan eri asia.

17. Olet tulosorientoitunut

Meillä on päivä-, viikko- ja kuukausitavoitteet, joita esihenkilöt kyttäävät jatkuvasti. Sinua myös kohdellaan sen mukaan miltä käyrät näyttävät, jos epäonnistut, olet kuin ilmaa. Kannustaminen? Ei kuulosta tutulta.

18. Näet myös boksin ulkopuolelle

Mikään ei ole toiminut tähän mennessä, josko sinä pelastaisit tiimin suosta?

19. Olet tunneälykäs

Kuulimme tunneälyn olevan nyt in ja nykyaikainen vaatimus työntekijältä. Emme kuitenkaan ymmärrä sen merkitystä työpaikalla tai edistä sitä millään tavalla. Ehkä sinä voisit tuoda sen mukanasi?

20. Olet rautainen ammattilainen

Et tarvitse apua. Teet työsi tyytyväisenä ja hiljaa, et vaivaa ketään ja ymmärrät pysyä poissa jaloista. Plussaa, jos näytät hyvältä puvussa.

21. Tarjoamme ison talon edut

Tarjoamme hyvät henkilöstöedut, jotta voimme edes jotenkin hyvittää tympeän työn, huonon ilmapiirin, kehnon johtamisen ja jatkuvat ylityöt.

22. Positiivinen asenne on plussaa

Jumaleissön jos kehtaatkin jostain valittaa ääneen!

23. Hyvä asiakaskokemus on sinulle tärkeä

Meillä on muutama temppuileva kanta-asiakas, joiden edessä emme jaksa enää kumarrella asiakaspalveluhymy kasvoillamme. Sinun työsi tulee olemaan näistä asiakkaista selviäminen.

24. Olet ideanikkari ja kyseenalaistat vanhat tavat

Uskallakin ehdottaa jotain liian erikoista tai kritisoida nykyisiä työtapoja. Ne on kuule hyväksi havaittu jo ennen kun sinä pääsit vaipoista eikä täällä muutenkaan kaivata viisastelijoita.

25. Omaat hyvän huumorin

Kevyt kenttäkettuilu ei tunnu missään, otat esihenkilön simputuksen vastaan mukisematta etkä hätkähdä Ranen iskuyrityksiä pikkujouluissa.

26. Lisätietoja saat rekrytoivalta esihenkilöltä

Älä nyt herrajjumala soita ellei sinulla ole oikeasti jotain tärkeää asiaa, johon et löydä vastausta googlaamalla. Ei täällä kenelläkään ole aikaa kuunnella jonninjoutavia jaaritteluja.

Julkaistu

Entä jos työkaveri ärsyttää?

Mitä jos kohtaat hankalasti käyttäytyvän ihmisen tai tunnet, että joku ihminen ärsyttää sinua työpaikalla? Omia tunteitaan ei kannata yrittää tukahduttaa, mutta voit sen sijaan tunnistaa ja hyväksyä ne sekä valita oman tavan suhtautua asiaan. Pohdi, mikä toisessa saa sinut ärsyyntymään ja mitä ajattelet hänestä ihmisenä. Miksi hän mahtaa käyttäytyä niinkuin käyttäytyy, mitä syitä sille voi olla, voiko esimerkiksi kotona olla ongelmia? Huonoa käyttäytymistä ei kuitenkaan pidä hyväksyä, vaikka tunnistaa järkeen käyvän syyn – työelämässä toiset pitää huomioida. Voit ottaa erilaisuuden mielenkiintoisena henkisenä haasteena ja omana tilaisuutena oppia ja kasvaa. Varo tietämästä mikä on toiselle parasta, ota hänet vastaan sellaisena kuin hän on.

”Jos hyväksyt vain tietyn tyyppiset ihmiset,
oma mielesi kuormittuu.”
(Uimonen 2018.)

Kun ymmärrät ärsytyksen syyn, ymmärrät ettei toinen tahallaan ärsytä sinua ja osaat todennäköisesti olla kärsivällisempi. On siis hyvä käyttää aikaa ärsytyksen syyn löytämiseksi ja ymmärtämiseksi. Yksi ärsytystä aiheuttava tekijä on erilainen temperamentti, tahti tai energia. Jos itse olemme nopeatahtisia, ärsyttää toisen hidas haahuilu helposti. Myös se, että havaitsemme toisen olevan hyvä asiassa, joka on itselle hankalaa, ärsyttää helposti. Esimerkiksi jos itse toivomme tekojemme puhuvan puolestaan ja saavamme sitä kautta palkankorotuksen, toisen uskaltaessaan pyytää sellaista, saatamme tuntea ärsytystä.

Hitaasti lämpenevän ja/tai vaikeasti lähestyttävää ihmistä kannattaa jututtaa hänen omista kiinnostuksen kohteistaan – kaikki tykkäävät puhua itsestään! Esimerkiksi harrastukset, lapset tai vaikkapa remppaprojekti voivat olla hyviä keskustelunaiheita. Keskity keskustelun aikana lähinnä vain kuuntelemaan aidosti äläkä mieti omaa seuraavaa kommenttiasi, ole läsnä ja anna hetken tulla sinulle sellaisena kuin on tullakseen.

Myös omaan itseen on hyvä kiinnittää huomiota kun toiset ihmiset ärsyttävät. Hyvä itsetunto suojaa ärsytykseltä niin, ettei se jää välttämättä vaivaamaan eikä se mene ihon alle. Joskus on hyvä myös katsoa peiliin sillä silmällä, että onko itse sittenkään se helpoin ja mukavin ihminen, jonka kanssa halutaan olla vuorovaikutuksessa ja kuka toimii miellyttävästi muita kohtaan? Omia vuorovaikutustapojaan voi aina kehittää!

LÄHTEET:

Duunitori 2018. Kohtaa ärsyttävät ihmiset oikein. Verkkojulkaisu. https://duunitori.fi/tyoelama/kun-muut-ihmiset-arsyttavat. Viitattu 28.7.2021.

Esimies pattitilanteissa 2018. Taina Uimonen. Pdf-tiedosti. Julkaistu 04.2018. https://www.mytalentia.fi/wp-content/uploads/2018/04/Esimies-pattitilanteissa-opas-TainaUimonen.pdf. Viitattu 28.7.2021.

Julkaistu

Luottamuksen kehittäminen työpaikalla

Luottamus on toimivan esihenkilö-alaissuhteen perusedellytys, joka rakentuu vuorovaikutuksen kautta. Luottamuksen rakentamisessa on kyse turvallisen ja kannustavan ilmapiirin luomisesta, jossa henkilöt kokevat voivansa kasvaa ja kehittyä. Luottamuksessa on kyse moraalisesta vastuusta ja toiseen kohdistetuista myönteisistä odotuksista, joihin liittyvät osaaminen, hyväntahtoisuus ja positiiviset aikomukset. Luottamukseen liittyvät avoin tiedonkulku, henkilökohtaisten asioiden pysyminen salassa, suoraselkäinen rehellisyys ja arvostava vuorovaikutus, jossa voidaan luottaa toisen hyviin tarkoitusperiin. (Alastalo 2021, 4-5.)

Esihenkilön ennakoitavissa oleva käytös, oikeudenmukaisuus, rehellinen ja tasapuolinen toiminta tuottavat luottamusta. Kun esihenkilöt ja henkilöstö luottavat toisiinsa, he pystyvät avoimemmin ilmaisemaan ideoita toiminnan kehittämiseksi. He kokevat myös vaikuttavansa asioihin, mikä vähentää työperäistä stressiä ja edistää työviihtyvyyttä. (Alastalo 2021, 5.)

Ammattitaitoinen esihenkilö on vuorovaikutuksessaan suora ja rehellisen rakentava. Esihenkilö pystyy viestimään epämiellyttävistä asioista tarkoituksenmukaisesti. Hän myös tunnustaa omat virheensä ja oppii niistä. Hän on aidosti oma itsensä eikä vedä roolia. Hän tekee mitä lupaa ja sanoo mitä tarkoittaa. (Alastalo 2021, 9.)

Lojaalius kaikkia kohtaan

Esihenkilö ei mustamaalaa työntekijää toiselle. Tällaista havaitessaan useimmat tulkitsevat esihenkilön toimivan näin myös omien asioidensa kohdalla, eivätkä arvosta sellaista johtajaa, joka mustamaalaa työntekijöitä tai levittelee heidän asioitaan. Esihenkilön tulee ymmärtää, että kaikki työntekijöiden henkilökohtaiseen elämään liittyvät asiat ovat luottamuksellisia. (Alastalo 2021, 11.)

Lupausten pitäminen

Esihenkilön on hyvä oppia lupaamaan vain asioita, joihin tietää pystyvänsä. Pienetkin katteettomat lupaukset saavat ihmiset pettymään, joten on hyvä opetella kieltäytymään, jos tietää, että asian hoitamiselle ei esimerkiksi ole aikaa. (Alastalo 2021, 11.)

Virheiden myöntäminen & kehityskyky ja -halu

Jos luottamukseen tulee särö, ainoa keino korjata se on myöntää avoimesti toimineensa väärin. Esihenkilön tulee luvata, ettei sama tule toistumaan ja pitää kiinni tästä lupauksestaan. Pelkkä anteeksipyyntö ei riitä vaan luottamus punnitaan tulevissa teoissa. Ihmiset, jotka uskaltavat nöyrtyä ja ottavat opikseen tuntuvat luotettavammilta, koska he puhuvat totta ja herättävät inhimillisyydellään sympatiaa. (Alastalo 2021, 12.)

Omista asioista avoimesti kertominen

Ihmiset luottavat paremmin niihin, joista he tietävät tarkemmin jotakin. Mikäli esihenkilön yksityiselämä jää kokonaan mysteeriksi, tilalle keksitään helposti tarinoita ja huhuja. Esihenkilön on hyvä olla aito ja rehellinen, mutta muistaa kuitenkin rajansa eikä tule pitää alaisiaan terapeutteinaan. (Alastalo 2021, 13.)

Totuudessa pitäytyminen

Älä kaunistele tai väritä kertomuksiasi epätodenmukaisilla yksityiskohdilla. Mikäli tällaisesta jää kiinni, alkavat ihmiset epäillä muitakin puheita. (Alastalo 2021, 14.)

Muiden mukaan ottaminen päätöksenteossa

Muiden osallistamisen lisäksi on hyvä olla tietoinen omasta tavastaan luottaa muihin ihmisiin. On myös hyvä kertoa mitä esihenkilö tekee ja miksi sekä perusteluja päätösten takana, muutoin ajatellaan helposti esihenkilön panttaavan tietoa. (Alastalo 2021, 15.)

Organisoituminen

Vastaatko soittopyyntöihin ja sähköposteihin riittävän ajoissa? Teetkö myös ne pienet asiat, jotka lupasit hoitaa? Myöhästeletkö? Pienetkin petetyt lupaukset vahingoittavat ihmissuhteita. On hyvä tapa jättää kalenteriin aikaa äkillisille asioille. Delegoimisen taito on myös kultaa. (Alastalo 2021, 15.)

Yhteisön edun ajaminen

On hyvä ajatella koko henkilöstön tai tiimin etua ja muistaa käyttää puheissa termejä me, tiimi, yhdessä jne. Esihenkilön on hyvä jakaa asioita ja antaa kunnia sille, jolle se kuuluu ja juhlistaa yhteisiä onnistumisia. (Alastalo 2021, 16.)

Esimerkkinä toimiminen

Esihenkilön on hyvä toimia esimerkkinä siitä, miten omaa itsetuntemusta ja vuorovaikutustaitoja voi kehittää. Aktiivinen palautteen kerääminen ja uusien näkökulmien etsiminen sekä niiden hyödyntäminen omassa kasvussaan on hieno tapa toimia esimerkkinä itsensä kehittämisessä. (Alastalo 2021, 16.)

Oman asenteen tarkistaminen

Kun asenteesi on se, että löydät heikkoinakin hetkinä vahvuuksia ja osaamista, on sen avulla helpompi rakentaa luottamusta ja se osoittaa kunnioitusta alaisia kohtaan. (Alastalo 2021, 16.)

Oikeudenmukaisuus kaikessa

Vaikka tehtävät päätökset olisivat henkilöstölle epämieluisia, ne hyväksytään paremmin kun esihenkilö koetaan oikeudenmukaisena. Hyviä tapoja on mm. henkilöstön ehdotuksien hyödyntäminen, henkilökohtaisten mieltymysten jättäminen ulkopuolelle päätöksenteossa, päätöksistä tiedottaminen, ystävällinen ja kunnioittava kohteleminen sekä se, että esihenkilön sanaan voi aina luottaa. (Alastalo 2021, 17.)

LÄHTEET:
Alastalo, Tarmo 2021. Esimiehen rooli valmentajana. Valmentava johtaminen. Karelia-ammattikorkeakoulu.


Julkaistu

Ratkaisukeskeisyydestä johtamisessa

Nykyaikaiseen valmentavaan johtamiseen kuuluu yhtenä osana ratkaisukeskeisyys. Ratkaisukeskeisyys on menetelmä, joka painottaa myönteisyyttä, voimavaroja ja tulevaisuuteen suuntautumista. Ratkaisukeskeinen esimies on kannustava ja rohkaiseva sekä läsnäoleva, kiinnostunut ja luottavainen. Esimies tukee työntekijöitä realistisessa unelmoinnissa, vaikutusmahdollisuuksissa, näkökulman vaihtamisessa sekä vastuun kantamisessa. Ratkaisukeskeinen lähestymistapa etsii ihmisen omia voimavaroja, toiveita, haaveita sekä pieniä edistysaskeleita ihmisen omista kokemuksista käsin. (Poussu ja Zaburchik 2015.)

Ratkaisukeskeisyys on hyvin eklektinen eli salliva suuntaus, ja siinä yhdistyvät esimerkiksi systeemiteoria, sosiaalinen konstruktionismi, narratiivisuus sekä kybernetiikka. Systeemiteorian mukaan kaikki vaikuttaa kaikkeen, kun taas sosiaalisen konstruktionismin mukaan kieli ja keskustelut luovat todellisuutta sekä yhteisöillä ja kulttuurilla on merkitys yksilön tilanteeseen. Narratiivisuudessa ihmisen elämä nähdään tarinana, jossa ihminen itse valitsee miten tulkitsee valintojaan ja kokemuksiaan. Kybernetiikan mukaan taas päätelmät perustuvat havaintoihin eikä tulkintoihin eli ihmisen pitäisi keskittyä havainnoimaan ja hyväksymään ilman arvottamista. (Rantatulkkila 2021.)

Ratkaisukeskeisen johtamisen kaksi keskeistä teemaa ovat hyvä alkuperäinen tarkoitus ja ongelman kääntäminen tavoitteeksi. Erityisesti ristiriitatilanteissa arvostavan vuorovaikutuksen rakentamisessa auttaa, kun miettii mikä hyvä alkuperäinen tarkoitus toiminnalla on voinut olla. Joskus myös esim. toteutumatta jäänyt tarve näyttäytyy voimakkaana tunnereaktiona, jolloin tilanteessa voi kysyä esim. mitä hän toivoisi nyt tapahtuvan. Ongelman kääntämisessä tavoitteeksi on taas tärkeää nähdä asia niin päin, että jotakin uutta alkaa eikä niin, että jokin huono loppuu. Keskitytään tavoitemielikuvaan, jota ihminen lähtee tavoittelemaan. (Rantatulkkila 2021.)

Ratkaisukeskeisyyden periaatteita ovat mm. ei-tietäminen eli ilman ennakko-oletuksia oleminen, hyötyjen näkyväksi tekeminen, avoimet kysymykset, tulevaisuuteen suuntautuminen, pienet konkreettiset tavoitteet, myönteisten poikkeuksien etsiminen, näkökulman valitseminen sekä vahvuuksiin keskittyminen. Ei tietäminen on sitä, ettei anneta olemassa olevien tietojen häiritä vaan ollaan avoimin mielin. Hyötyjen näkyväksi tekeminen tarkoittaa esim. sen ylös kirjaamista, millaista elämä on muutoksen jälkeen. Avoimet kysymykset vievät keskustelua siihen suuntaan, että alaiset itse löytävät ratkaisun ongelmaan ja esimies ainoastaan ohjailee keskustelua kysymyksillä. Tulevaisuuteen suuntautuminen on visiointia ja sen miettimistä, mitä kannattaa tehdä nyt, jotta nuo unelmat olisivat mahdollisia. Pienet konkreettiset tavoitteet tekevät etenemisen näkyväksi ja ovat palkitsemisen paikkoja. Myönteiset poikkeukset ovat esimerkiksi henkilön tarinasta onnistumisten poimimista. Näkökulman valitseminen on sitä, että nähdään kolikon toinenkin puoli. Vahvuuksiin keskittyminen on sitä, että tehdään niin mikä toimii ja jos jokin ei toimi, tehdään jotain muuta. (Rantatulkkila 2021.)

Esimerkkejä avoimista & oivalluttavista kysymyksistä

  • Kuvitellaan, että muutaman vuoden kuluttua olet tyytyväisempi elämääsi ja työhösi, mitä silloin teet ja mikä on muuttunut?
  • Oletetaan, että tilanne lähtee kehittymään parempaan suuntaan pikkuhiljaa. Missä huomaat muutoksen ensin?
  • Aamulla heräät ja unelmasi on toteutunut. Mistä huomaat ensin, että on tapahtunut ihme?
  • Kun nyt mietit viime viikkoa ja työskentelyäsi X:n kanssa, milloin se sujui hieman tavallista paremmin ja mitä silloin tarkalleen tapahtui?
  • Mikäli pääset tähän asemaan, mitä hyötyä siitä on lyhyellä ja pitkällä tähtäimellä?
  • Mitä taitoa tai osaamista tarvitset lisää, jotta voit ryhtyä tähän?
  • Miten toimit tuolloin eri tavalla kuin normaalisti?
    (Rantatulkkila 2021.)

Kun työpaikalla lähdetään kehittämään ratkaisukeskeisyyttä, on tärkeää:

  • käyttää osallistavia menetelmiä
  • selvittää vahvuudet ja ydinosaaminen
  • selvittää mitä halutaan saavuttaa
  • rakentaa yhteinen tulevaisuudennäkymä
  • tarkistaa yhteinen ymmärrys tiedosta, havainnoista ja tavoitteista
  • määrittää konkreettiset osatavoitteet
  • huolehtia läpinäkyvyydestä
  • hyväksyä riski epäonnistua ja oppia siitä
  • seurata työskentelyä ja tehdä pienetkin onnistumiset näkyviksi
  • käyttäytyä ja kuunnella arvostavasti
    (Saarikoski 2006, 22–23.)

LÄHTEET:
Poussu, Tiia ja Zaburchik, Veronika 2015. Jäänmurtaja – valmentavan johtamisen ydintaidot valmennusprosessin läpimurtoon. Opinnäytetyö. Yrittäjyyden ja liiketoimintaosaamisen koulutusohjelma. Oulun ammattikorkeakoulu.
https://www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/87590/Poussu_Tiia.pdf?sequence=1 Viitattu 21.5.2021.

Rantatulkkila, Outi 2021. Ratkaisukeskeisyyden periaatteet ja taustateoriat. Opetusmateriaali. Ratkaisukeskeisyys työ- ja elämäntaitona. LAB-ammattikorkeakoulu.

Saarikoski Ville 2006. Kehittämisen kulmakivet: tuottavuus, luottamus, hyvinvointi. Helsinki: Kirjapaino Topnova Oy.

Julkaistu

Innostaminen ja sitouttaminen etänä

Näytä, että välität

Korona-aikaan ihana etämuistaminen ja osoittaminen välittämisestä voi olla kotiin lähetetty paketti. Paketti voi olla esimerkiksi Fazerilta saatava valmis makeispaketti. Käytä mielikuvitustasi ja mieti mistä työntekijäsi pitäisivät ja mikä on tilanteeseen/vuodenaikaan sopivaa! (Ghosh 2020.)

Ole etänä läsnä ja järjestä kokouksien lisäksi myös virtuaalisia kahvitunteja ja kuulumisten vaihtoa. Ota rennosti ja kohtaa ihmiset kuten kohtaisit heidät kahvipöydässä ja jaa viikonlopun touhusi. Kysele kuulumisia ja kuuntele aidosti miten työkavereillasi menee.

Huolehdi hyvistä työvälineistä

Oli sitten kyse laitteista tai ohjelmistoista, on ne hyvä olla tähän päivään sopivia. Olen itse huomannut myös, että kunnollisiin laitteisiin investoimalla voi säästää – käytössäni on yhä vuoden 2013 MacBook Pro, joka toimii edelleen moitteettomasti ja täyttää etäopiskelun vaatimukset paremmin kuin hyvin. (Ghosh 2020.)

Keksi uusia virikkeitä ja etuja

Kun kuntosaleilla käyminen ei ole turvallista, löytyy kotiin erilaisia palveluita, jotka tarjoavat treenejä ikäänkuin suoratoistopalveluna, esimerkkinä Les Mills On Demand-palvelu. Työntekijän, jota ei kotitreenit innosta, voi taas palkita esimerkiksi kuukaudella Netflixiä! (Ghosh 2020.)

Työhyvinvoinnin kannalta on tärkeää myös täsmentää työntekijöille, että kotonakin työskennellessä tauot, ergonomia, arkiaktiivisuus ja työn rytmittäminen ovat tärkeitä asioita pitää yllä. Työstä pitää myös malttaa irtaantua, työajan tulee päättyä joka päivä sovitusti ja vaihtaa sen jälkeen vapaalle.

Näytä naamaasi

Pelkkä kuuloyhteys ja sähköpostiviestittely ei riitä, muista olla työntekijöihin yhteydessä myös videopuheluin. Anna myös esim. palavereissa aikaa myös muulle vapaalle keskustelulle ja kuulumisten vaihdolle, on luontaista tarvita aikaa höpöttelylle silloin harvoin, kun työkavereita tapaa linjoilla. (Ghosh 2020.)

Anna aikaa työntekijöiden palautteelle

Kuule työntekijöiden ajatuksia etätyöstä ja toteuta heidän tarpeitaan. Heistä on kuitenkin tullut jo etätyön ammattilaisia, joten he osaavat antaa mielipiteensä esimerkiksi sille, kuinka työnteko olisi mielekkäämpää ja kuinka merkityksellisyyttä voisi korostaa etätyössä. Heillä on varmasti myös ideoita siitä, kuinka työhyvinvointia voisi parantaa myös etätyöaikaan. (Ghosh 2020.)

Teroita tavoitteet hyvällä kommunikaatiolla

Hyvällä kommunikaatiolla saat osallistettua työntekijöitä. Kerro heille miksi kunkin tehtävä on tärkeä yhteisen onnistumisen kannalta ja miksi juuri heidän panoksellaan on myös väliä. Anna heille syy työskennellä hyvin. (Ghosh 2020.)

Kommunikaation puute johtaa väistämättä ongelmiin lähityössäkin, saati sitten etänä, kun ei saa tietoa edes ”vahingossa” työkaverilta tai kuule jotain ohimennen. On tärkeää, että jokainen on tehtävänsä tasalla ja että yhteisöllisyys pyritään säilyttämään etätyössäkin. Olisiko huomenna aika yhteiselle etälounaalle?

Älä pelkää kokeilla

Mikä toimii toimistossa ei välttämättä toimi etänä. Etäily on kaikille vielä verrattain uutta, joten olet täysin vapaa kokeilemaan, erehtymään ja oppimaan. Kerro rohkeasti kokeilevasi ja kysy mielipiteitä. Oppikaa yhdessä toimimaan paremmin yhteen etänä, tekemällä oppii! (Ghosh 2020.)

Seuraa etätyön trendejä

Ympäri maailmaa toimitaan tällä hetkellä etänä, joten etsi rohkeasti toimintamalleja ja ideoita globaalisti. Google on hyvä ystäväsi tässä, etätyöstä löytyy tuhansia ja tuhansia asiantuntijablogitekstejä ja -artikkeleita hyvine vinkkeineen ja uusine ideoineen. (Ghosh 2020.)

Näytä luottamuksesi työntekijöihin

Etätyössä luottamus on avainasemassa. Delegoi rohkeasti ja luota siihen, että he pystyvät tekemään työnsä tehokkaasti ja täsmällisesti myös kotoa käsin. Työntekijät on kaikki palkattu syystä, joten miksi et luottaisi heihin? (Ghosh 2020.)

Haasta työntekijöitä tekemään parhaansa

Jotta pärjäämisen psykologinen perustarve täyttyy, täytyy saada eteensä sopivan vaikeita haasteita, tuolloin työ tuntuu mielenkiintoiselta ja merkitykselliseltä. On upea tunne kun ylittää itsensä, selviytyy haastavasta tehtävästä ja kehittyy! (Ghosh 2020.)

Työhyvinvointia myös etänä

Hauskaa voi pitää myös etänä! Yhteisöllisyyden ylläpitäminen etänä on tärkeää ja sillä on vaikutusta esim. tuottavuuteen. Esimerkiksi työpaikan etäolympialaiset onnistuvat kun keksitte yhdessä leikkimielisiä tehtäviä, joita jokainen voi suorittaa kotonaan. Mikäli ette innostu hupailemaan, esimerkiksi afterworkit Zoomissa toimivat yhtä hyvin. (Ghosh 2020.)

Aftereilla ohjelmana voi olla esim. vieraileva puhuja, tietovisa, pikadeitti-tyylinen kuulumistenvaihtorinki, Kuutamolla-peli (2 totuutta ja 1 valhe) tai vaikka saman ruuan kokkaaminen yhtä aikaa ja siitä porukalla etänä nauttiminen.

LÄHTEET:

Ghosh Anusree 2020. 15 Awesome Ways To Boost Remote Employees Motivation. Asanifyn Human resources-blogi. 26.8.2020. https://asanify.com/blog/human-resources/remote-working-motivation-hacks Viitattu 4.5.2021.