Varo vinoumia, työhaastattelija! Osa 2

Ensimmäinen osa sisältää seuraavat vinoumat: samanlaisuusvinouma, stereotyyppinen ajattelu, olettamisvinouma, mieliala- ja väsymysvinouma, hyväuskoisuus- tai ylikriittisyysvinouma, negatiivisen tiedon suurempi painoarvo, sädekehä vs. pirunsarvet, vertailu hakijoiden kesken sekä attribuutioerhe. Tässä linkki: https://blogi.savonia.fi/tanjaudd/2021/06/13/varo-vinoumia-tyohaastattelija/

Sukupuolivinouma

Sukupuolivinouma on yksinkertaisesti sitä, että suositaan ja nähdään tietty sukupuoli tiedostamatta parempana kyseiseen tehtävään. Ei ole olemassa esimerkiksi miesten ammatteja, vaan jokaisella hakijalla tulee olla samanlainen mahdollisuus tulla valituksi sukupuolestaan riippumatta. Tätä vinoumaa voi testata itsessään ajattelemalla, minkä sukupuoliseksi mieltää vaikkapa sihteerin tai toimitusjohtajan.

Sosiaalisen vertailun vinouma

Tämä on taipumusta suosia hakijoita, joita haastattelija ei koe itselleen uhkana, esimerkiksi älykkyyden tai ulkonäön osalta. Joskus joku voi tuntua epäsopivalta vain siksi, että hänellä on jotain, jota todellisuudessa kadehdimme. Tähän voi auttaa palaaminen alkuperäisiin kriteereihin ja tehtävänkuvaan, ja verrata hakijaa niihin. Miksi olen tätä mieltä, ja miten se liittyy tehtävään?

Dunning-Kruger-efekti eli ylivertaisuusvinouma

Asiaa tutkineiden psykologien mukaan nimetyn vinouman idea on siinä, että heikot kyvyt omaava hakija usein yliarvioi osaamisensa, kun taas kyvykkäimmät aliarvioivat itseään. Tämä onkin hankalaa, koska tämän väärän itsearvioinnin läpi olisi nähtävä ja arvioitava todenmukaisesti kykyjä suhteessa tehtävään.

Status quo-vinouma

Tässä vinoumassa on taipumus pyrkiä tekemään asiat aina niinkuin ne on ennenkin tehty, ja radikaaleja muutoksia halutaan ehdottomasti välttää. Halutaan palkata Ville Villen tilalle. Radikaalina voidaan nähdä myös vähemmistön edustajan valitseminen, eli mikäli loppusuoralla on neljä hakijaa, joista kolme on esimerkiksi miehiä ja yksi on esimerkiksi nainen, valinta kohdistuu enemmistöön eli palkatuksi valitaan todennäköisemmin tästä joukosta mies.

Vahvistusharha

Vahvistusharha vahvistaa alitajuisesti ennakkokäsityksiä eli haastattelija muodostaa mielessään hakijasta ensivaikutelman ja loppuajan etsii hänestä asioita, jotka tukevat tätä ensivaikutelmaa. Tämä on ongelmallista, koska haastattelijan huomio on ainoastaan siinä, että hän etsii tukea hakijan erinomaisuudelle tai sopimattomuudelle eli käsitykselle, jonka hän loi mielessään haastattelun alkumetreillä. Lopputuloksena on vääristynyt käsitys hakijan sopivuudesta tehtävään ja organisaatioon. Monesti hakija ”pääsee vauhtiin” vasta muutaman kysymyksen jälkeen eli päätöstä ei tulisi missään nimessä jättää ensivaikutelman varaan.

Kauneusharha

Kauneusharha saa haastattelijan suosimaan fyysistä kauneutta ja johtamaan ulkonäöstä muita hyviä ominaisuuksia eli esimerkiksi kauniisti meikannut ihminen pitää hyvin huolta itsestään tai on huolellinen myös tekemässään työssä. Tämä toimii myös toisinpäin, esimerkiksi ylipainoinen nähdään laiskana ja tyhmänä. On totta, että normaalipainoinen ja viehättävä ihminen saa todennäköisemmin kutsun haastatteluun, korkeampaa palkkaa ja ylennyksiä. Toisaalta, ”liian kaunis” nainen nähdään joskus epäpätevänä vaihtoehtona.

Upotettujen kustannusten harha

Mitä enemmän rekrytointiin on uponnut rahaa, aikaa ja resursseja, sitä vaikeampia sitä on keskeyttää ja paine tehdä valinta keskinkertaisista tai jopa huonoista hakijoista kasvaa. Ei haluta, että rekrytointiin investoidut rahat valuvat hukkaan. Mutta, voi olla, että epäsopivan henkilön palkkaamisesta tulee pitkällä aikavälillä enemmän kustannuksia kuin keskeytetystä rekrystä, eli pitäisi välttää tätä pakkoa palkata vain löyhästi sopiva henkilö.

Ryhmäajattelu

Tämä näkyy erityisesti ryhmähaastatteluissa, joissa paikalla on lisäksi useampi haastattelija. Tässä on taustalla inhimillinen tarve mukauttaa omia mielipiteitä ja viestintää ollakseen osa ryhmää eli joko haastateltava ei ole oma itsensä tai haastattelija ei uskalla sanoa omaa mielipidettään. Hyvä lääke haastattelijoille on muistiinpanot, jokaisella on omassa mielessään ajateltu mielipide ylhäällä ja keskustelu käydään näiden pohjalta.

Sosiaalinen haluttavuus

Hakija haluaa antaa itsestään mahdollisimman hyvän kuvan, koska hänellä on tiedostamaton miellyttämisen tarve. Tällöin saatetaan liioitella omia hyviä ominaisuuksia ja vähätellä heikkouksia, voi sosiaalisesti taitava henkilö tulla valituksi tehtävään, vaikkei siinä tulisi todellisuudessa viihtymään.

Sokean pisteen vinouma

Se, että henkilö ei näe tai tunnista pahimpia vinoumiaan, on myös vinouma. Esimerkki tilanteesta, jossa melko satunnainen asia nähdään perusteluna valinnalle, on kädenpuristus. Haastattelija näkee jämptin kädenpuristuksen vakuutena hyvästä työmotivaatiosta, vaikkei tämä pidä alkuunkaan paikkaansa eli pistetään painoarvoa ihan vääriin asioihin.

Mitä kysyä suosittelijalta?

Suosittelijalle pitäisi soittaa, mutta mitä siltä pitäisi oikein osata udella? Itselleni ainakin ensimmäiset referenssipuhelut olivat hankalia. Pelkäsin, että häiritsen ihmistä ”turhaan” ja fiilis oli jälkeenpäin vähän sellainen, että ”no soitinpa kun niin on kuulema hyvä tehdä”, mutta en varsinaisesti saanut mitään irti puhelusta. Enkä varmasti ole ainut aloitteleva rekrytoija tämän ongelman kanssa!

Kysymyksiä suosittelijalle pohdittaessa kannattaa ensimmäisenä kiinnittää huomiota siihen, onko kysymys avoin kysymys vai johdatteleva kysymys. Esimerkiksi jos kysyy, olisiko henkilö hyvä työntekijä, todennäköinen vastaus siihen on ”joo” (johdatteleva), mutta jos kysyt millainen työntekijä henkilö oli (avoin), vastausta joutuu oikeasti miettimään ja kuvailemaan työskentelyä omin sanoin.

Suosituksen painoarvoa kannattaa myös pohtia vastauksiin pohjaten. Esimerkiksi jos suositteleva esimies on jäänyt etäiseksi eikä hän ole aidosti kiinnittänyt huomiota työskentelyyn, vaan ollut asenteella ”kunhan tekee työnsä niin se riittää”, kuuluu se usein läpi vastauksista, eikä niille kannata tällöin antaa suurta painoarvoa päätöstä tehtäessä.

Aluksi kannattaa kysyä mistä suosittelija ja hakija tuntevat toisensa, tällä kartoitetaan myös mahdolliset sukulais- ja kaverisuhteet. Referenssipuhelussa kannattaa avoimesti kertoa myös, mikäli jokin huolestuttaa hakijassa sillä hetkellä, esim. paineensietokyvyn riittävyys, jolloin voit kysyä suosittelijalta, kuinka tämä näkyi ehdokkaan työssä aiemmin ja saada varmuutta asiaan. Lopuksi kannattaa vertailla ristiin suosittelijalta saatua tietoa hakemuksessa ja haastattelu(i)ssa saatuihin tietoihin. Ristiriitaisuudet on hyvä ottaa ehdokkaan kanssa puheeksi.

Lyhykäisyydessään referenssipuhelulla on viisi tarkoitusta: punaisten lippujen spottaaminen, työhistorian tarkistus, faktojen varmistus, sen selvittäminen, millainen ehdokas on työyhteisössä sekä oppia ehdokkaan työtavoista, asenteesta, työmotivaatiosta ja vuorovaikutustaidoista.

Esimerkkikysymyksiä, joista poimia sopivimmat:

  • Mistä tunnet tämän henkilön?
  • Miten pitkään työskentelitte yhdessä henkilön kanssa?
  • Millainen työntekijä henkilö oli?
  • Millaisia olivat henkilön päivittäiset työtehtävät?
  • Millaisessa tilanteessa hän oli parhaimmillaan?
  • Millaiset tilanteet olivat hänelle haasteellisia?
  • Oliko henkilö valmis oppimaan uutta?
  • Kuinka henkilö otti vastaan muutokset?
  • Millaisia vastuita henkilöllä oli?
  • Kuinka hän menestyi työssään?
  • Millaisia erityistaitoja henkilöllä on?
  • Oliko henkilö itsenäinen vai muista riippuvainen työntekijä?
  • Miksi hakija lopetti työnsä?
  • Millainen stressinsietokyky henkilöllä oli?
  • Jos olisit palkkaamassa nyt, rekrytoisitko hakijan?
  • Millaisilla adjektiiveilla kuvailisit henkilöä?
  • Tekikö henkilö sovitut tehtävät ajallaan?
  • Millainen kielitaito henkilöllä on käytännössä?
  • Oliko henkilöllä normaalista poikkeavia poissaoloja?
  • Millaiset suhteet henkilöllä oli työyhteisössä?
  • Millaisina koit henkilön vuorovaikutustaidot?
  • Millaisia kehitysalueita näkisit henkilöllä olevan?
  • Mikä oli positiivisin seikka henkilössä työntekijänä?
  • Onko vielä jotain, mitä olisi hyvä tietää?
  • Haluaisitko vielä sanoa jotain oikean kuvan muodostamiseksi?

9 vinkkiä erottuvaan työpaikkailmoitukseen

– ja nimenomaan työnhakijan näkökulmasta! Eli tässä asioita, joita työnhakija arvostaa työpaikkailmoituksessa.

Perustiedot kunnossa

Työpaikkailmoituksessa on hyvä tuoda esiin esimerkiksi seuraavat asiat: Missä työntekopaikka sijaitsee? Tarvitaanko omaa autoa? Tehdäänkö työtä itsenäisesti vai tiimissä? Työajat? Mahdollisuus etätyöhön? Esimerkiksi nämä perusjutut kannattaa tehdä selväksi heti, jotta hakija ei elättele turhia toiveita työpaikasta, jos esimerkiksi oman auton käyttö on välttämätöntä eikä hakijalla ole tähän mahdollisuutta.

Palkkahaarukka ja edut avattuna

Hakijan tulee pystyä arvioimaan työpaikkailmoituksesta vastaako työstä saatu taloudellinen korvaus hänen tarpeitaan. Erityisesti asiantuntijatason rekrytoinneissa tämä korostuu, koska budjetoidun palkan ja palkkatoiveen välillä voi olla tuhansien eurojen ero, ja on kurjaa jos tämä paljastuu vasta kun hakija on käyttänyt tunteja aikaansa hakemuksen tekemiseen ja viilaamiseen. Myöskään ”ison talon edut” ei sano todellisuudessa hakijalle mitään, eikä anna toivottua kilpailuetua muihin työnantajiin nähden.

Mahdollisuus kysyä lisätietoja

Kerro työpaikkailmoituksessa kuka antaa lisätietoja, milloin ja mistä hänet tavoittaa. Helpotat myös omaa elämääsi, kun annat pari tunnin puhelinaikaa, jolloin sinut tavoittaa työpaikkaan liittyvissä asioissa eikä puheluita tule satunnaisesti. Muista myös aikatauluttaa nämä itsellesi! Mikäli oletkin tuolloin kiireinen, on se selvä indikaatio siitä, kuinka teillä hoidetaan työntekijöiden asioita – ikävä kyllä.

Haun käytännön yksityiskohdat

Kerro rekrytointiprosessin aikataulun tärkeimmät pointit jo työpaikkailmoituksessa, ja ihan viimeistään kuittausviestissä, jonka hakija saa hakemuksen lähetettyään. Hakijan tulee pystyä varautumaan mahdollisiin haastatteluihin, ja tämä myös vähentää kyselyitä liittyen aikatauluihin.

Kerrottu millaista työ on konkreettisesti

Esimerkiksi perustyöpäivän kuvaaminen työpaikkailmoituksessa toimii hyvin ja antaa loistavasti kuvaa siitä mikä työntekijää odottaa valituksi tullessaan.

Työvälineet esiteltynä

Etenkin jos ne voi katsoa houkuttelevuustekijäksi! Kerro työpaikkailmoituksessa ehdottomasti myös, jos työntekijä saa itse valita työvälineensä, se voi olla merkittävä etu. Ammattilaisille tämä asia on tärkeä, tuskin kovinkaan moni haluaa työskennellä vanhentuneilla tai muuten huonoilla työvälineillä.

Työn haasteet avattuna

Haasteet hyvä avata työpaikkailmoituksessa kahdesta syystä: toisia ne motivoivat ja innostavat, kun taas toisaalta ne karsivat jatkosta ne hakijat, joilla ei ole edellytyksiä tarttua näihin haasteisiin ja ratkaista niitä. Myös se, että on avoin työn haasteista, herättää luottamusta.

Tiimi ja esimies esiteltynä

Tiimistä kertominen työpaikkailmoituksessa auttaa hahmottamaan millaista tukea hakija voi saada työssä ja antaa osviittaa myös siitä, miten hänen osaamisensa voi täydentää tätä porukkaa. Esimiehestä ja hänen johtamistyylistään kertominen avaa myös organisaatiokulttuuria ja sitä, millaisen ihmisen johdossa hakija tekisi työtä.

Kehittymismahdollisuudet

Uuden oppiminen ja kehittyminen tekevät työstä mielenkiintoisempaa ja merkityksellisempää! Ei kukaan hae töihin siksi, että saisi tehdä seuraavat 30 vuotta tasan samaa työtä, vai hakeeko? Urakehitysmahdollisuudet myös sitouttavat jäämään yritykseen.

Varo vinoumia, työhaastattelija!

Samanlaisuusvinouma

Samanlaisuus- tai tykkäämisvinouma on yleisin vinouma, joka liittyy henkilöarviointiin. Koska ihmiselle on tärkeää tuntea kuuluvansa johonkin, tuntuu samanlaisuus hyvältä ja se täyttääkin yhteenkuuluvuuden psykologisen perustarpeen. Samanlaisuusvinouma voi vaikuttaa myös toisin päin eli jos haastateltava muistuttaa henkilöstä, johon rekrytoijalla on itsellään hankala suhde, on haastattelijan hankalampi pitää hänestä. (Salli & Takatalo 2014, 70.)

Haastattelun jälkeen onkin hyvä analysoida sitä, täyttääkö hakija objektiivisesti rekrytoinnin kriteerit vai oliko hänessä vain paljon samaistuttavaa, johon haastattelija tykästyi. (Salli & Takatalo 2014, 72.)

Stereotyyppinen ajattelu

Esimerkiksi koulutustaustaan tai ammattiin voi liittyä stereotypioita, kuten myös ikään ja sukupuoleen tai vaikkapa painoon. Stereotypioiden kautta subjektiivisen päätelmän tekeminen on tyypillistä ja inhimillistä, joten on tärkeää tarkastella omia arviointivinoumia ja tunnistaa niitä. (Salli & Takatalo 2014, 74.)

Olettamisvinouma

Olettamisvinouma tulee kyseeseen silloin, kun tehdään haastateltavan kertomasta itse jatkopäätelmiä ilman, että kysytään ja vahvistetaan asia. Esimerkiksi ammatin tai koulutuksen perusteella päätellään jotakin: vaikkapa tradenomin oletetaan olevan hyvä liiketaloudellisessa ajattelussa. Onkin tärkeää miettiä, onko saanut asiasta todisteen haastateltavalta itseltään. (Salli & Takatalo 2014, 74.)

Mieliala- tai väsymysvinouma

Mieliala- tai väsymysvinouma liittyy haastattelijan sen hetkiseen vointiin ja olotilaan. Haastattelijan olisi hyvä olla vireessä ja hyvällä päällä, koska oma mieliala ja väsymys vaikuttavat siihen, miten haastattelija näkee haastateltavan. Väsyneenä on helposti esim. ärsyyntyneempi, jolloin on hyvä ottaa mukaan vaikkapa toinen henkilö, joka pystyy siinä tilanteessa tekemään objektiivisempia huomioita. (Salli & Takatalo 2014, 74.)

Hyväuskoisuus- tai ylikriittisyysvinouma

Jos sinulla on tapana ajatella yleensäkin asioista joko positiivisesti tai kriittisesti, on se hyvä tiedostaa. Hyväuskoisuus- tai ylikriittisyysvinoumassa haastattelija saattaa ajatella negatiivisistakin ominaisuuksista liian optimistisesti tai tarttua pieniin merkityksettömiin asioihin niin, ettei annakaan muuten hyvälle hakijalle paikkaa. Palaaminen alkuperäisiin rekrytointikriteereihin auttaa tässäkin! (Salli & Takatalo 2014, 75.)

Negatiivisen tiedon suurempi painoarvo

Negatiivinen tieto viittaa uhan tunteeseen ja riskiin ihmiselle luonnollisista taipumuksista johtuen. Onkin tärkeää pohtia, onko tietty negatiivinen asia aidosti riski rekrytointiin liittyen, vai jotain muuten hyvässä hakijassa, joka voidaan hoitaa alta hyvällä perehdytyksellä. (Salli & Takatalo 2014, 75.)

Sädekehä vs. pirunsarvet

Sädekehä- ja pirunsarvetvinoumilla tarkoitetaan tilannetta, jossa yksi ominaisuus värjää koko arvioinnin, eli esimerkiksi ensivaikutelmalle annetaan liian suuri painoarvo. Jos taas hakija täyttää kompetenssit, saattaa esim. motivaatiotekijät jäädä arvioimatta tarpeeksi hyvin, koska oletetaan hänen täyttävän loputkin kriteerit hyvin. (Salli & Takatalo 2014, 75.)

Vertailu hakijoiden kesken

Hakijoita tulisi verrata rekrytointikriteereihin, ei toisiinsa. Jos kriteereitä ei oteta huomioon, saattaa kolmen erittäin huonon hakijan rinnalla vain hieman parempi hakija näyttää hyvältä hakijalta, vaikkei hän täytä rekrytointikriteereitä. (Salli & Takatalo 2014, 76.)

Attribuutioerhe

Mikäli hakija on esim. väsynyt ensimmäisessä haastattelussa, saattaa haastattelija päätellä tämän olevan osa hänen persoonaansa eikä vain tilanteesta johtuvaa, kuten huonoista yöunista. Kysy siis hakijalta itseltään, jos epäilet jonkin asian johtuvan tilanteesta, jottet tee väärää päätelmää, esim. että hakijan täytyy olla aina väsynyt. (Salli & Takatalo 2014, 77.)

Kuinka vinoumat voi välttää?

Varaa haastatteluille riittävästi aikaa. Jos sinulla on kiire, olet taipuvaisempi oikomaan ja tekemään omia päätelmiä, etkä vahvista asioiden oikeaa laitaa haastateltavalta.
Strukturoitu haastattelu on hyvä keino välttää vinoumia, silloin kun se on luotu vastaamaan rekrytointikriteereitä. Sen avulla pystyt arvioimaan, kuinka kukin hakija täyttää kriteerit.
Täydennä haastattelua muilla arviointimenetelmillä. Esim. työpersoonallisuustestit, työnäyte tai soveltuvuusarviointi antavat syvyyttä henkilöarviointiin. (Salli & Takatalo 2014, 78.)

LÄHDE:

Salli, Minna & Takatalo, Sini 2014. Loista rekrytoijana – hoida kosiomatka tyylillä. Helsinki: Helsingin Kamari Oy ja tekijät

Kuinka parantaa työnhakijakokemusta?

Työpaikkailmoitus antaa ensivaikutelman

Työnhakijakokemus alkaa rakentua jo työpaikkailmoituksesta! Hyvä ilmoitus on tarpeeksi konkreettinen ja siitä selviää myös hakijalle tärkeitä asioita, kuten millainen teidän työpaikkakulttuurinne on. Ilmoitus ei vilise kliseitä vaan asioista puhutaan niiden oikeilla nimillä ja perinteiset ilmaukset kuten ”ison talon edut” avataan. Työpaikkailmoitus myös kohdennetaan oikeille hakijoille, ei siis pyritä puhuttelemaan kaikkia vaan synnyttämään innostusta halutussa kohderyhmässä. Työpaikkailmoitus voi erottua massasta myös persoonallisuudellaan. Mikä teillä on sellaista, jota ei muualla tehdä – juhlitteko epäonnistumisia, palkitaanko parhaat ideanikkarit? (Talsi 2020.)

Hyvä työpaikkailmoitus myös kertoo sen, mitä työntekijälle tarjotaan. Tehtäväkuvauksen tai tavallisen työpäivän kuvauksen lisäksi voidaan avoimesti puhua palkkahaarukasta tai esim. arvolupauksesta työntekijöille. Erilaiset työaikaratkaisut voi kertoa myös työpaikkailmoituksessa, esimerkiksi etätyömahdollisuus on hyvä mainita. Myös työpaikkailmoituksen lopetus kannattaa miettiä huolella. Onko pelkkä ”lähetä hakemus alla olevaan osoitteeseen” tarpeeksi mieleenpainuva, innostava ja houkutteleva? Työpaikkailmoituksesta saatu fiilis innostaa hakemaan ja parantaa työnhakijakokemusta! (Talsi 2020.)

Kerro etukäteen, kuinka prosessi etenee

Minulla oli tapana kirjoittaa jo ”kiitos hakemuksestasi”-viestiin rekrytointiprosessin etenemisestä ja se koettiinkin erittäin hyvänä tapana eli tällä oli selvä vaikutus työnhakijakokemukseen. Onhan hakijoillakin elämä, johon tulevat haastattelut tulee sovittaa!

Voit kertoa esimerkiksi millaisia haastatteluja on luvassa ja montako kierrosta prosessissa on. Kuka haastattelee, ketä on paikalla? Onko haastattelussa tarkoituksena suorittaa jokin tehtävä tai testi? Kuinka kauan haastattelu suunnilleen kestää? Milloin mikäkin haastattelu on ja missä? Kuinka paikalle saavutaan? Kuinka moni saa paikan? Voit kertoa myös esimerkiksi joitakin haastattelukysymyksiä etukäteen, minä kerroin ensimmäisen vaiheen eli viiden minuutin pikahaastattelujen kolme kysymystä etukäteen, jolloin sekä työnantaja että työnhakija saa mahdollisuuden ottaa kaiken irti tuosta lyhyestä tapaamisesta. Se, ettei ole turhaa jännitettävää ja kysymysmerkkejä prosessin etenemisestä vaikuttaa paljon työnhakijakokemukseen. (Talsi 2020.)

Kommunikoi prosessin edetessä

Hyvin yleinen työnhakijakokemus on, että vuorovaikutusta rekrytointiprosessin aikana on liian vähän. Tärkeää on kommunikoida aina seuraavan kierroksen ajankohta, milloin ilmoitat valinnat sekä jos esim. prosessi viivästyy. On myös tärkeää, että ilmoitat heille, jotka eivät etene seuraavalle kierrokselle heti äläkä jätä heitä odottamaan koko prosessin loppuun asti – se antaa kuvan, ettet välitä heidän panoksestaan ja näyttäytyy töykeänä käytöksenä.

Viimeisessä vaiheessa on myös asiallista kertoa millaisin perustein valinta tehtiin ja mitä hyvää myös hakijoissa, joita ei valittu, oli. Työnhakijakokemuksen kannalta onkin tärkeää osata tehdä hylkäävä päätös niin, että toiselle jää kuitenkin hyvä maku prosessista. (Talsi 2020.)

Tee haastattelusta miellyttävä

Etenkin kasvokkain tehdyt haastattelut jäävät mieleen, onhan tilanne ollut jännittävä ja odotettu sekä kyseessä iso asia hakijan elämässä. Haastattelussa päällimmäisenä mieleen jää mielikuva haastattelijasta itsestään sekä mahdollisesta avustajasta. Mikäli sinua avustaa toinen työpaikan edustaja, hänen on hyvä kertoa omista kokemuksistaan työssään sillä ne tahdotaan uskoa paremmin kuin johdon kertomukset ja ne tuntuvat tilanteessa innostavilta.

Ensimmäisessä kasvokkain tapahtuvassa haastattelussa (pois lukien lyhyt alkuvaiheen pikahaastattelu) on hyvä kertoa hieman työpaikasta ja sen kulttuurista sekä jotain itsestäsi. Tällöin hakijalle syntyy kuva siitä sopisiko hän työyhteisöön. Itsestään voi kertoa jonkin ”jäätä rikkovan” asian, esimerkiksi itse saatoin kertoa ravi-harrastuksestani tai kissastani – henkilökohtainen fakta tuo haastattelijaa lähemmäs hakijoita. Miellyttävä haastattelutilanne, jossa voi olla rennosti oma itsensä, vaikuttaa olennaisesti työnhakijakokemukseen.

Kiitä hakijoita panoksesta

Olen aina antanut jokaisella kasvokkain tehtävällä kierroksella jonkin pienen muistamisen, ihan suklaapatukasta käsivoide-näytteeseen ja mitä milloinkin on ollut kätevästi tarjolla tai ajankohtaista. Se kertoo, että arvostit hakijan käyttämää aikaa ja jää mieleen positiivisena asiana. Viimeiselle kierrokselle päässeille annoin aina 10 euron arvoisen lahjakortin sekä kiitos-kortin, joiden tarkoitus oli osoittaa, että meille on tervetullut myös asiakkaana eikä tarvitse häpeillä sitä, ettei tullut itse valituksi vaikka pääsikin pitkälle. Hakijan ajan ja vaivan arvostaminen sekä toivottaminen tervetulleeksi asiakkaana on olennaista työnhakijakokemuksen kannalta.

Kohtele hakijoita yhtä hyvin kuin asiakkaita

Olisiko ok antaa asiakkaan odottaa vastausta tarjouspyyntöön viikkoja? Olisiko ok, jos asiakastapaaminen tuntuisi kuulustelulta? Olisiko ok, että vastaamme asiakkaillemme automaattisilla ja persoonattomilla joukkoposteilla? Olisiko ok, että annamme soittoajan asiakkaalle, mutta emme vastaa tuolloin puhelimeen? Olisiko ok, että verkkokauppamme toimii moitteettomasti, mutta hakusivumme kaatuilee ja hakemuksen joutuu kirjoittamaan yhä uudelleen ja uudelleen eikä se välttämättä onnistu jollain selaimella ollenkaan – emmekä tietenkään kerro tästä etukäteen ja suosittele käyttämään tiettyä selainta. (Ahlroth 2020.)

LÄHTEET:
Ahlroth, Aki 2020. Mitä tapahtuisi jos asiakkaita kohdeltaisiin kuin työnhakijoita? Katso 10 tuskallisen tunnistettavaa esimerkkiä. Verkkojulkaisu. Päivitetty 12.10.2020. https://duunitori.fi/tyoelama/asiakkaita-kohdeltaisiin. Viitattu 7.6.2021.
Talsi, Meri-Tuuli 2020. Sorruitko persoonattomaan ei kiitos-viestiin tai unohtuiko kommunikointi? Lue 6 tapaa parantaa työnhakijakokemusta. Verkkojulkaisu. Päivitetty 22.4.2020. https://duunitori.fi/tyoelama/tyonhakijakokemus-6-tapaa-parantaa Viitattu 7.6.2021.

Yleisimmät työhaastattelukysymykset ja kuinka vastata niihin

Kerro itsestäsi.

”Kerro itsestäsi” on varmaan yleisin ja usein ensimmäinen työhaastattelukysymys, joka sinulle esitetään. Älä kiirehdi sen ohi, vaan anna kunnollinen vastaus, joka kertoo jotain urastasi sekä sinusta itsestäsi persoonana. Keskity kertomaan asioita miksi-näkökulmasta, perustellen asioita miksi ne olisivat hyödyllisiä tässä työssä. Ensimmäiset minuutit työhaastattelusta ovat tärkeimmät!

Aloita kertomalla nimesi ja nykyinen/viimeisin työpaikkasi sekä siihen liittyvä henkilökohtainen kiinnostuksen kohde, kuten ”pidän numeroista”. Tämä voi pitää sisällään myös esim. vapaaehtoistyön.

Kerro sen jälkeen lyhyesti opinnoistasi, mutta sitä ei tarvitse rajata vain viralliseen koulutukseen, voit mainita esim. työn kautta käymäsi koulutuksen, jos se on eduksesi juuri tätä työtä hakiessasi.

Viimeisenä kerro taidoistasi. Tähtää siihen, että kerrot taidoista, joilla tuot lisäarvoa tähän kyseiseen yritykseen. Kerro teknisistä, mutta myös pehmeistä taidoista. Esimerkiksi ongelmanratkaisu, neuvottelu, vuorovaikutus, ajankäyttö, kriittinen ajattelu ja stressinhallinta voivat olla hyviä pehmeitä taitoja.

Kerro siitä, kun teit virheen/epäonnistuit.

Tässä työhaastattelukysymyksessä ei haeta varsinaisesti virhettä, vaan sitä kuinka pääsit sen yli ja mitä opit tekemästäsi virheestä. Kerro tilanne, joka kasvatti sinua ja siitä, kuinka otit vastuun epäonnistumisesta.

Kerro tilanne tämän kaavan mukaan: tilanne, tehtävä, toiminta, tulos ja mitä opit siitä. Esimerkiksi tiiminä teitte projektia asiakkaalle, ja sinun vastuullasi oli presentaation tekeminen. Ette kuitenkaan täysin varmistaneet asiakkaalta hänen toiveitaan, jolloin projekti ei täysin onnistunut. Tuloksena oli presentaatio, joka meni ohi aiheen, jota asiakas odotti. Nyt tiedät, että tiimin tulee yhdessä huolehtia asiakkaan odotuksien täyttymisestä.

Kuinka toimit, jos et tule jonkun kanssa toimeen?

Tällä työhaastattelukysymyksellä haetaan sitä, kuinka työskentelet erilaisten ihmisten kanssa ja että osaat selvittää konfliktin itse. Virheen tässä voi tehdä, jos kerrot meneväsi joka ongelman kanssa esimiehen tykö ja odotat hänen ratkaisevan tilanteen puolestasi.

Esimerkki voi olla vaikkapa työkaveri, joka ei noudata deadlineja. On tärkeää, että olet ymmärtänyt hänen tilanteensa, jos hänellä on vaikka kotona vaikeaa ja että olet tarjonnut apuasi. Ala-asteella piti tulla toimeen kaikkien kanssa, joten miksei se onnistuisi myös aikuisena?

Miksi lähdit edellisestä työstäsi?

Älä mollaa entistä työnantajaasi. Ole rehellinen syystä, mutta yritä pitää vastaus positiivisena. Esimerkiksi urakehityksen hakeminen on toimiva syy.

Miksi haluat tämän työn?

Tällä työhaastattelukysymyksellä haetaan sitä mitä osaamista pystyt tarjoamaan työnantajalle. Älä keskity vain itseesi vaan siihen, millaista asennetta, osaamista, innostusta ja motivaatiota pystyt tarjoamaan työnantajalle. Työnantaja haluaa lisäarvoa yritykselleen uudesta työntekijästä. Kuinka taitosi ja vahvuutesi edistävät yrityksen toimintaa?

Mitkä ovat vahvuutesi/heikkoutesi?

Vahvuudet ja heikkoudet kannattaa miettiä etukäteen sekä esimerkkejä vahvuuksien käyttämisestä tai niiden avulla onnistumisesta sekä heikkouksien kehittämisestä.

Lue työpaikkailmoitus läpi ja mieti mitkä vahvuutesi täsmäävät sen kanssa parhaiten ja käytä niitä. Jos esimerkiksi kerrot ongelmanratkaisukyvyn vahvuudeksesi, ole valmis kertomaan esimerkki siitä, kun ratkaisit ongelman.

Heikkous kertoo siitä, että olet aito itsesi ja tietoinen siitä millainen olet. Heikkous voi liittyä työhön, esimerkiksi kiireessä keskittymiskykysi huononee joskus, mutta yrität organisoida työsi paremmin, jottet tunne itseäsi niin kiireiseksi. Heikkoudessa on kyse siitä, että olet oppimiskykyinen ja onnistut uusien haasteiden parissa.

Missä näet itsesi viiden vuoden kuluttua?

Mikäli tavoitteesi on edetä urallasi tässä yrityksessä, kerro siitä. On myös ok, jos et tarkkaan tiedä suunnitelmistasi. Tärkeintä tähän työhaastattelukysymykseen vastaamisessa on olla rehellinen ja avoin haastattelijaa kohtaan, vilpittömyyttä arvostetaan.

Miksi meidän pitäisi palkata sinut?

Tämä työhaastattelukysymys tiivistää kaiken aiemman yhteen, kuinka taustasi, osaamisesi ja kokemuksesi hyödyttää yritystä. Muista tässä myös työpaikkailmoitus, joten kerro kokemuksesi, taitosi, saavutuksesi sekä koulutuksesi sen mukaan. Voit kertoa myös, jos sinut on vaikkapa palkittu jostakin, josta on hyötyä tässä työssä.

Vaikutuksen tekeminen työhaastattelussa

Tunne yritys ja ole valmistautunut

Tutki yrityksen kotisivut ja sosiaalisen median kanavat. Yritä selvittää yrityksen missio ja arvot – mikäli nämä kohtaavat omiesi kanssa, ota asia esiin haastattelussa, tällä annan hyvän vaikutuksen työhaastattelussa.

Saavu oikeaan aikaan

Voit saapua hieman ajoissa, älä missään nimessä myöhästy. Ota huomioon esimerkiksi liikenneruuhkat ja bussin myöhästyminen aikataulusta. On myös mukavampi tilanne niin päin, että joudut hieman odottamaan paikan päällä, kuin että saapuisit myöhässä – kiirehtien paikalle otsa hiessä. Saapumalla oikeaan aikaan annat hyvän ensivaikutelman.

Pukeudu asianmukaisesti

Mikäli mahdollista, ota selvää kuinka virallisesti työpaikalla pukeudutaan ja pukeudu sen mukaisesti. Älä ali- tai ylipukeudu. Siistit ja asianmukaiset vaatteet antavat hyvän kuvan, mutta voivat myös tuoda lisää itsevarmuutta.

Hymyile

Hymyilemällä ja katsomalla silmiin annat itsestäsi helposti lähestyttävän kuvan. Jos et ole hyvällä tuulella haastattelussa, annatko itsestäsi kuvan mukavana työtoverina?

Ole tietoinen kehonkielestäsi

Istu/seiso suorassa ja kanna kehosi hyvin, nyökkäile kun haastattelija puhuu ja katso silmiin. Yritä olla olematta levoton, älä esimerkiksi tamppaa jalallasi hermostuneesti tai kiemurtele tuolissasi. Kehonkielellä viestität kiinnostusta työpaikkaa ja haastattelijaa kohtaan.

Neljän T:n taktiikka

Tilanne/tehtävä > toiminta > tulos. Kun kerrot esimerkiksi saamastasi hyvästä palautteesta, käytä tätä taktiikkaa. Kerro siis ensin tilanne/tehtävä, miten toimit ja mikä oli lopputulos.

Tee muistiinpanoja

Kun haastattelija kertoo esimerkiksi odotuksista ja aikataulusta sekä vastaa kysymykseesi, on hyvä, että kirjoitat asioita muistiin. Älä kuitenkaan käytä kännykkäsi muistiinpanoja vaan varaa mukaan vihko ja kynä.

Tilaa uutiskirje

Voit saada uutiskirjeestä kullanarvoisia vinkkejä, mitä ottaa puheeksi haastattelun aikana tai sen jälkeen!

Tunne hakemuksesi ja CV:si

Haastattelija esittää sinulle todennäköisesti kysymyksiä hakemuksestasi ja CV:stäsi, joten ole perillä siitä, mitä olet sinne kirjoittanut ja ole valmis perustelemaan esille nostamasi asiat. Esimerkiksi se, että hakemuksessasi hehkutat sanavalmiuttasi, mutta haastattelutilanteessa menet kipsiin, voi antaa ristiriitaisen kuvan, joten mieti tarkkaan mitä kerrot vahvuuksiksesi.

Varaa todistukset mukaan

Vaikka ette sopisi mitään etukäteen, ota mukaasi vähintään viimeisin koulutodistuksesi sekä työtodistukset.

Sulje puhelin / puhelin äänettömälle

Soiva puhelin ei anna hyvää kuvaa ja on ikävä keskeytys haastattelulle. Se kiinnittää myös haastattelijan huomion, ja haluat varmaan ennemmin jäädä mieleen vahvuuksistasi kuin soivasta puhelimestasi?

Ole työnantajan puolella

Puhu niin kuin olisit jo valittu. ”Kun aloitan työssä” tai esim. ”meidän arvomme ovat”. Tämä antaa vaikutelman, että näet itsesi tässä työssä ja tässä tiimissä sekä kiinnittää haastattelijan huomion.

Kysy kysymyksiä

Kysymysten esittäminen antaa kuvan siitä, että haluat aidosti ymmärtää mistä työssä on kyse, haluat olla vuorovaikutuksessa ja olet kiinnostunut. Kysymällä muutaman kysymyksen teet vaikutuksen.

Olen pitänyt kymmeniä haastatteluita, eikä kukaan ole koskaan kysynyt minulta mitään eli tällä voi todellakin erottautua!

Esimerkkikysymyksiä:

  • Mitä rakastat eniten työssäsi/työpaikassasi?
  • Millainen on tyypillinen päivä tässä työssä?
  • Millainen perehdytys tähän työhön on?
  • Millaisia ominaisuuksia työntekijältä kaivataan?
  • Kuinka monta ihmistä tiimissä työskentelee?
  • Millainen ilmapiiri työpaikalla on?
  • Mitä odotatte minun saavuttavan ensimmäisen kolmen kuukauden aikana?
  • Millaisia projekteja tämä tiimi on tehnyt/tekee parhaillaan?
  • Mikä on haaste, jonka voi kohdata tässä työssä?
  • Millaisessa tilanteessa yritys on viiden vuoden päästä?

Anonyymi rekrytointi lisää tasa-arvoa

Sosiologian tutkija Akhlaq Ahmad tutki Suomen työmarkkinoilla olevaa piilevää syrjintää lähettämällä vuosina 2016–2017 yhteensä 5 000 kpl työhakemuksia niin suomalaisilla kuin ulkomaalaisilla nimillä. Tutkimuksen tarkoitus oli selvittää, vaikuttaako nimi siihen, kenet kutsutaan työhaastatteluun. Tutkimusta varten luotiin viisi työnhakijaryhmää: suomalainen, englantilainen, venäläinen, irakilainen ja somalialainen ja kustakin ryhmästä lähetettiin hakemus yhteensä tuhanteen avoimeen työpaikkaan te-toimiston sivujen kautta. Haetut työpaikat olivat ravintola- ja pitopalvelualalta, vähittäiskaupasta sekä toimisto-, siivous- ja asiakaspalvelutyötä. Kaikilla hakijoilla oli saman arvoinen koulutus Suomesta, saman verran työkokemusta sekä kaikilla oli erinomainen suomenkielentaito – eli hakijoita, joiden pitäisi olla samalla viivalla ns. kantasuomalaisten kanssa. (Martti, Pietarinen ja Mäntymaa 2019.)

Kuinka sitten kävi? Suomalaisella nimellä saatiin 390 haastattelukutsua, seuraavaksi eniten englantilaisella, venäläisellä ja irakilaisella, kun taas somalialaisella vain 99. Tutkimus myös osoitti, ettei esimerkiksi työsektorilla, työpaikan maantieteellisellä sijainnilla tai hakijan sukupuolella ollut merkitystä – nimen merkitys puolestaan oli erittäin suuri. Itse olisin tutkinut myös romanien asemaa työnhakijoina, olen varma, että myös heidän kohdallaan nimen vaikutus on erittäin suuri – tämä todettiin myös mm. Diakonia-ammattikorkeakoulun Työnimi-kampanjassa, jossa mittavan kokemuksen omaavat tunnetut suomalaiset hakivat töitä yleisillä romaninimillä ja kaikki jäivät seurantajaksolla ilman kutsua haastatteluun. (Martti, Pietarinen ja Mäntymaa 2019.)

”Yleensä kysymys ei ole siitä, että ihmiset olisivat lähtökohtaisesti seksistisiä tai rasistisia, vaan meidän kulttuuriimme on rakennettu aika paljon oletuksia, joista emme edes itse ole tietoisia” Tommi Laitio Salmisen haastattelussa 2020

Anonyymi rekrytointi voisi olla ensimmäinen vastaus tähän ongelmaan, koska syrjiviin asenteisiin vaikuttaminen vie kauan. Toisaalta taustoiltaan erilaisten ihmisten näkeminen monimuotoisemmin työyhteisöissä voisi myös vaikuttaa näihin asenteisiin ja näin anonyymi rekrytointi voisi toimia ikään kuin ponnahduslautana asenteiden muuttamisessa.

”Tiedostamattoman ennakkoasenteen hakijoita kohtaan voivat näytellä suurta roolia rekrytointiprosessissa ja niitä on lähes kaikilla rekrytoijilla vaikkei niitä haluta tunnistaa tai edes tiedetä niiden olemassaoloa.” (Haka 2020.)

Anonyymi rekrytointi on saanut alkunsa musiikkimaailmasta, Bostonin sinfoniaorkesteri aloitti koesoitot verhon takaa vuonna 1952. Sosialogian professori Lauren Riveran mukaan rekrytointi tehdään pitkälle vaistojen varassa ja vaikka työnantaja vannoisi haluavansa luoda yhdenvertaisen ja moninaisen työyhteisön, esimerkiksi muslimeja, entisiä rikollisia, vammaisia, äitejä tai homoseksuaaleja pyydetään Yhdysvalloissa tutkimusten mukaan valkoisia heteromiehiä harvemmin toiseen haastatteluun. (Salminen 2020.)

Miksi monimuotoisuus on rikkaus?
- Yrityksillä, joilla monimuotoisuutta yli keskiarvon, on 19% korkeampi liikevaihto
- Monimuotoiset tiimit pääsevät 60% parempiin tuloksiin
- Monimuotoisuus lisää sitoutumista, luottamusta ja arvoa
- 85% milleniaaleista priorisoi työskentelemisen yrityksessä, joka toimii eettisesti ja vastuullisesti
(Embroker 2021.)

Anonyymissä rekrytoinnissa siis piilotetaan yleensä mm. hakijan nimi, ikä ja sukupuoli sekä koulutuksen ajankohta, jotteivät ne vaikuttaisi valintaan. Esimerkiksi Helsingin kaupunki (2021) kertoo anonyymin rekrytoinnin tavoitteekseen sen, että kaikki hakijat saisivat tasa-arvoisen ja yhdenvertaisen mahdollisuuden päästä työhaastatteluun ilman, että siihen vaikuttaa mikään työn kannalta epäoleellinen asia eli valinta työhaastatteluun kutsuttavista tehdään osaamisen, koulutuksen ja työkokemuksen perusteella. Persoonan voi kuitenkin pistää hakemuksessa anonyymistikin peliin, myös sen yhteensopivuus työyhteisön kanssa on edelleen tärkeää!

”Ennakkoasenteet näkyvät tutkijan mukaan esimerkiksi siinä, että valitsijalla on sukupuolesta riippumatta taipumus palkata naisia tietynlaisiin tehtäviin ja miehiä tietynlaisiin.” (Passoja 2020.)

Yksi syy ottaa anonyymi rekrytointi käyttöön on myös vastuullisuuden näyttäminen toteen. Jos strategiassa puhutaan ennakkoluulojen vähentämisestä, monimuotoisuuden lisäämisestä ja sosiaalisesta vastuusta, on anonyymi rekrytointi erinomainen väline toteuttaa näitä arvoja käytännössä eivätkä ne jää vain korulauseiksi. Vastuullinen henkilöstöjohtaminen edistää tasa-arvoa, osaamista, hyvinvointia ja ekologisuutta sekä on suuressa vastuussa myös yrityksen sosiaalisen vastuun toteuttamisessa. (Haka 2020.)

”57% of employers conducting social media prescreening said they found information online that caused them not to hire a particular candidate” (Careerbuilder 2018.)

Anonymiteetti rohkaisee myös useampia ottamaan yhteyttä, jotka muutoin voisivat jäädä haun ulkopuolelle. Esimerkiksi juurikin nimen takia usein kutsuttujen ulkopuolelle jäänyt saa rohkeutta hakea anonyymisti tai miksei vaikkapa myös huippuosaaja, joka on jo hyvässä työssä, mutta haluaisi matalalla profiililla hakea uusia uramahdollisuuksia.

”Building diverse teams is more than a commitment to hiring from under-represented groups; you have to ensure your recruiting strategy provides an unbiased assessment of candidates from end-to-end.” (Lynette Busby julkaisuaika tuntematon)

Anonyymi rekrytointi myös vahvistaa mielikuvaa työpaikasta, johon kaikenlaiset ihmiset voivat hakea töihin ja myös pääsevät töihin. Monimuotoisissa työpaikoissa voidaan sanoa olevan rikkaampi ajatusmaailma ja erilaisista taustoista tulevat ihmiset tuovat mukanaan uusia näkökulmia, erilaista osaamista sekä luovuutta, kuten myös kykyä palvella paremmin yhä moninaisempaa asiakaskuntaa, mikäli kulttuuri, tavat ja kulutustottumukset tunnetaan. Myös ikärakenteeltaan moninainen työyhteisö vastaa paremmin nykypäivän työelämän haasteisiin kuin työyhteisö, jossa kaikilla on samankaltainen osaaminen ja historia. (Haka 2020.)

”Unconscious biases are not rare, in fact quite the opposite; they reside in all of us. We believe that unconscious bias is one of the most common barriers to overcome in order to increase international assignment opportunities for women.” (Lisa Johnson 2017.)

Riskinä anonyymissä rekrytoinnissa on se, että syrjintä siirtyy hakemusten käsittelystä haastatteluvaiheeseen, mutta joka tapauksessa syrjintä kuitenkin pienenee, koska haastatteluun valittaessa on fokus ollut parhaimman osaajan palkkaamisessa ja suuremmalla todennäköisyydellä tämä fokus pysyy myös haastatteluvaiheessa.

Monimuotoisuuden lisääminen muissa rekrytointiprosessin vaiheissa:
- Valmistele neutraali ilmoitus käyttämällä esim. sukupuolineutraaleja termejä sekä neutraalia sanastoa
- Standardisoi haastattelukysymykset ja keskity osaamiseen ja kokemukseen
- Käytä haastatteluissa apunasi työntekijöitä eri taustoista, esimerkiksi ryhmähaastattelun tarkkailijoina eri ikäinen, eri sukupuolta ja eri etnisyyttä edustavat henkilöt
- Opeta rekrytoivat esimiehet käyttämään objektiivisia, faktoihin perustuvia rekrytointitekniikoita
(Embroker 2021.)

Itseäni on huolettanut ennakkoluulot, joita haastattelijalle saattaa syntyä ylipainostani. Se saattaa antaa, riippuen haastattelijan asenteista, esimerkiksi mielikuvan laiskasta ihmisestä, vaikka olen oikein tunnollinen ja omaan hyvän työmoraalin. On vaikeaa kestää ajatusta, että jonkin epäolennaisen asian takia voisin jäädä paitsi unelmatyöstäni, enkä voi edes kuvitella miltä tuntuisi jos tuo asia olisi nimeni. Asia, jota pitää kantaa ylpeydellä, vanhemmat ovat etunimen rakkaudella antaneet ja sukunimi, joka kertoo juuristasi ja osan siitä miksi olet juuri sellainen kuin olet, muodostuukin esteeksi edetä työelämässä. Toivottavasti anonyymin rekrytoinnin kautta ennakkoasenteet alkaisivat hälvetä ja meillä jokaisella olisi samanlainen mahdollisuus toteuttaa unelmiamme työelämässä. (Haka 2020.)

Peoplemattersglobal.com

LÄHTEET:

Careerbuilder 2018. More than half of employers have found content on social media that caused them not to hire a candidate, according to recent careerbuilder survey. Verkkojulkaisu. http://press.careerbuilder.com/2018-08-09-More-Than-Half-of-Employers-Have-Found-Content-on-Social-Media-That-Caused-Them-NOT-to-Hire-a-Candidate-According-to-Recent-CareerBuilder-Survey. Viitattu 26.4.2021.

Haka Miia 2020. Anonyymi rekrytointi. Opinnäytetyö. Palveluliiketoiminnan koulutusohjelma, matkailu-, ravitsemis- ja talousala. Savonia-ammattikorkeakoulu. https://www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/335118/Haka_Miia.pdf?sequence=2&isAllowed=y.

Helsinkirekry 2021. Anonyymi rekrytointi Helsingin kaupungilla. Verkkojulkaisu. Päivitetty 21.1.2021. https://www.hel.fi/rekry/fi/valitse-helsinki/anonyymirekrytointi. Viitattu 25.4.2021.

Passoja 2020. ”Pistää eri tavalla kiinnittämään huomiota osaamiseen” – Helsinki ja Rovaniemi kokeilevat saavatko ne parempia työntekijöitä, kun nimi ja ikä jätetään hakemuksista. https://yle.fi/uutiset/3-11149892. Viitattu 26.4.2021.

Martti, Eemeli, Pietarinen, Eetu ja Mäntymaa, Eero 2019. Suomalainen nimi on valtava etu Suomen työmarkkinoilla – tutkija lähetti tuhansia työhakemuksia eri nimillä ja tulokset hätkähdyttävät. Verkkojulkaisu. Päivitetty 21.10.2019.  https://yle.fi/uutiset/3-11023468. Viitattu 24.4.2021.

Salminen 2020. Hyvästit syrjinnälle? Anonyymi rekrytointi yleistyy – näin se toimii käytännössä. Verkkojulkaisu. Päivitetty 10.12.2020. https://duunitori.fi/tyoelama/nimeton-rekrytointi. Viitattu 25.4.2021.

Perehdyttämiseen suunnitelmallisuutta

Yksi henkilöstöasiantuntijan tehtävistä on perehdyttämisohjelman suunnittelu ja laatiminen, jota kaikki perehdyttäjät voivat käyttää työkalunaan. Hyvä perehdyttämisohjelma toimii muistilistana ja vastuuttaa hoitamaan tietyt asiat perehdyttämisen aikana sekä auttaa työnantajaa vastaamaan lain mukaisesta turvallisesta ja terveellisestä työskentelyyn opastamisesta. Suunnitelman avulla voidaan myös tapauskohtaisesti miettiä, kenellä on parhaat tiedot, taidot, asenteet sekä valmiudet minkäkin asian perehdyttämiseen. Tärkeintä perehdyttämisen onnistumisen kannalta on kuitenkin, että perehdyttäjällä on mielenkiintoa tehtävää kohtaan. Luettuasi tekstin, voit poimia sieltä teille sopivimmat kohdat, tehdä niistä listan ja sisällyttää ne asiat suunnitelmaan, missä muodossa sen haluatkaan toteuttaa. (Joki 2018.)

”Perehdyttämisellä tarkoitetaan kaikkia niitä toimenpiteitä,
joiden avulla uusi työntekijä oppii tuntemaan työpaikkansa
sekä sen toiminnan ja tavat, työpaikan ihmiset,
työnsä ja siihen liittyvät odotukset.” – Työturvallisuuskeskus

Perehdyttämisohjelma voidaan laatia esimerkiksi tarkistuslistan muotoon tai jakaa eri ajankohtien mukaan toteutettavaksi.

Esimerkki tarkistuslistasta:
1. Yritys, organisaatio ja henkilöstö
2. Toimintatavat, yrityksen tilat ja kulkutiet
3. Työaika ja -vuorot, henkilöstöedut sekä palkka-asiat
4. Työterveyshuolto ja turvallisuusasiat
5. Oman esimiehen, työtovereiden, työpisteen, välineiden, sosiaalitilojen ym. esittely
6. Omaan tehtävään perehdytys
7. Muut asiat, kuten perehdyttämisen riittävyyden arviointi, virkistysmahdollisuudet, vakuutukset, taloudellisuus
(Joki 2018.)

Minulle itselleni päiväkohtainen ohjelma on helpompi hahmottaa ja vastuuttaa sekä ajattelen sen tuntuvan loogiselta aloittavan työntekijän kannalta. Tein itselleni edellisessä työssäni päiväkohtaisen suunnitelman, jossa oli myös ajateltu kenen kanssa perehdytettävä kulloinkin on vuorossa ja mikä olisi silloisen vuoroparin erityisosaamista, jonka hän voisi opettaa perehdytettävälle. Työntekijöillekin on mukavaa päästä näyttämään osaamistaan, ja siinä oppii aina itsekin kun sanoittaa asioita toiselle.

Ennen työntekijän varsinaista aloittamispäivää on hyvä miettiä mm. ketkä perehdyttävät ja mitä – myös ammattilaisia voi ja kannattaa vastuuttaa tähän, esimerkiksi työympäristön ja työtehtävään perehdyttäminen sujuu heiltä varmasti hyvin, kun mielenkiintoa ja intoa vain löytyy! Henkilöstölle täytyy kertoa uudesta työntekijästä, hänelle täytyy hankkia tarvittavat työvälineet sekä esimerkiksi tunnukset työntekijän tarvitsemiin järjestelmiin sekä varata aikaa uuden henkilon vastaanottamiseen.

”Perehdyttäjä: Opasta! Kertaa! Tarkista oppiminen!”
– Työturvallisuuskeskus

Esittelen tässä toimintasuunnitelman vaiheittain, koska tiedon määrä vaihtelee esimerkiksi yrityksen ja organisaation koon mukaan – jossakin koko vaihe voi kestää yhden työvuoron ja toisaalla vain hetken. On tärkeää myös huomioida ajankäytössä se, hoidetaanko perehdytys rauhallisessa tilassa vai myymälän puolella, jossa palvellaan myös samalla asiakkaita.

Ensimmäinen vaihe on hyvä aloittaa alkukeskustelulla sekä käydä läpi perehdyttämissuunnitelma. Alkuun keskitytään tietoihin yrityksestä ja organisaatiosta: mikä on yrityksen visio ja strategia sekä mikä hänen roolinsa on tämän toteuttamisessa, millaiset tilat yrityksellä on, kuka omistaa yrityksen, ketä organisaatioon kuuluu, onko toimipisteitä muualla, kuka opastaa työhön ja ketkä ovat hänen työkavereitaan. Ensimmäisessä vaiheessa on hyvä käydä läpi myös esimerkiksi käytännöt koskien työaikoja, työterveyshuoltoa, henkilöstöetuja, ruokailuja, taukoja, palkanmaksua sekä sairastapauksia. (Joki 2018; Työturvallisuuskeskus 2016.)

Toinen vaihe voidaan käyttää työsuhteeseen liittyviin asioihin eli käydään läpi mm. työehtosopimus, koeaika, työajat ja -vuorot, käytännöt vuoronvaihdossa, palkan määräytyminen ja maksu, henkilöstöedut, ruokailut ja muut tauot, verokortin toimittaminen, irtisanomisaika, liikuntamahdollisuudet ja työterveyshuollon palvelut. Samassa yhteydessä voidaan puhua turvallisuusasioista eli käydä läpi mm. pelastussuunnitelma, toiminta uhkatilanteessa, ensiapulaukku, puhelinnumerot hätätilanteissa, hälytysjärjestelmät, hätäpoistumistiet sekä lakisääteinen tapaturmavakuutus. (Työturvallisuuskeskus, 2016.)

Kolmannessa vaiheessa on hyvä aloittaa varsinainen työhön opastus eli tutustuminen työtehtäviin, toimintatapoihin, tietojärjestelmiin sekä tuotteisiin ja palveluihin. Tähän kokonaisuuteen kuuluu myös mm. yrityksen arvot, ulkoinen olemus, käytös, työasu, asiakaspalvelu ja myyntityö, puhelimen käyttö ja vaitiolovelvollisuus. Samassa yhteydessä voidaan käydä läpi työpaikan kulunvalvonta, esimiehen tehtävät, asiakkaat, tuleva työpiste, pysäköinti, siisteys, hygienia, jätehuolto, muiden yksiköiden sijainti sekä työsuojelun toimintaohjelma. On huomattava, että esimerkiksi myyntityöhön ja asiakaspalveluun perehdyttämiseen voidaan käyttää aikaa vaikka useampi päivä! (Työturvallisuuskeskus 2016.)

Viimeisenä päästään tarraamaan kunnolla kiinni omaan tehtävään. Alusta lähtien on hyvä seurata muiden työskentelyä ja kuinka he esimerkiksi palvelevat asiakkaita. Tästä edetään siihen, että perehdytettävä palvelee asiakkaita perehdyttäjän ollessa mukana tukena ja auttamassa tarpeen tullen. Viimeisenä ennen itsenäistä työtä olen pitänyt yhden työvuoron niin, että olen takahuoneessa saatavilla, mutta vain ”hätätapauksia” varten eli periaatteessa työntekijä on yksin, mutta olen seuraamassa tilannetta ja paikalla sitä varten, jos olemmekin unohtaneet käydä jotakin läpi.

Omaan tehtävään opastamiseen kuuluu mm. vastuiden läpikäyminen, oman työn suunnittelu ja tavoitteet, oman työn merkitys kokonaisuuden kannalta, oman tehtävän kehittäminen ja riskitekijät, epäkohdista ilmoittaminen sekä keneltä saa tarvittaessa tukea ja miten. Tarvittaessa käydään läpi myös esim. henkilökohtaiset suojaimet, työasennot, työvälineiden säätäminen, työn vastaliikkeet ja työskentely asiakkaan tiloissa. (Työturvallisuuskeskus 2016.)

”Perehdytettävä: Ota selvää asioista!
Kysy, ellet tiedä! Seuraa omaa oppimistasi!”
– Työturvallisuuskeskus

Esimiehen tai henkilöstöasiantuntijan tulee myös seurata perehdyttämisen onnistumista ja viimeistään koeajan loppupuolella käydä keskustelu uuden työntekijän kanssa. Keskustelussa on hyvä käydä läpi miten asiat ovat lähteneet sujumaan, onko hän sopeutunut työyhteisöön, onko hän saanut tarvitsemansa tuen, mikä asia on ihmetyttänyt, onko perehdyttäminen onnistunut ja mikä ei ole toiminut hänen toivomallaan tavalla. (Joki 2018.)

Unsplash.com

LÄHTEET:
JOKI, Maritta 2018. Henkilöstöasiantuntijan käsikirja. 6. painos. Helsinki: Helsingin kamari.
TYÖTURVALLISUUSKESKUS 2016. Perehdyttämisen tarkistuslista. [Viitattu 2021-03-10.] Saatavissa: https://ttk.fi/files/4644/Perehdyttamisen_tarkistuslista.pdf

Hyvä työhaastattelukokemus – vinkkejä haastattelijalle

Mieti aluksi haastattelujen osalta esim. kuinka monta haastattelukierrosta vedät, milloin lähetät kutsut, varaavatko haastateltavat itse ajat esim. Doodlessa vai sovitko ne muulla tavalla, tarvitsetko apua jossain vaiheessa, esim. ”tarkkailijaa” ryhmähaastatteluun, kuinka ja milloin ilmoitat valituille ja valitsemattomille? Vain käyttämällä aikaa ja vaivaa, yritys voi minimoida epäonnistuneita rekrytointeja. Muista myös, että rekrytointi vaikuttaa monella tavalla työnantajamielikuvaan, joten mieti miten voit ottaa sen huomioon prosessin aikana. (Joki 2018.)

Rekrytointitarpeen määrittely on tärkeä osuus myös haastattelujen pohjalla. Vaikka hakisitte työntekijää toisen tilalle, harkitse onko sittenkään parasta etsiä saman ammatillisen osaamisen omaava henkilö, vai tulisiko tulevaisuuden tarpeiden vuoksi painottaa jotakin muuta ominaisuutta tai kykyä? Näitä asioita on hyvä pohtia ennen haastattelujen järjestämistä, jotta voit esimerkiksi miettiä painopisteitä kysymyksille ja millä faktoilla haravoit hakemuksia läpi.

Suosittelen itse kahta tai kolmea haastattelukierrosta: yleisin palaute hakijoilta on kolmannella kierroksella ollut, että on ihanaa, kun haun tärkeimmässä vaiheessa ei tarvitse enää niin paljon jännittää, kun haastattelija ja paikat ovat tässä vaiheessa jo tuttuja. Haastattelijalle tämä takaa rentoutuneemman keskustelutilanteen, jossa hakija voi olla omana itsenään ja keskittää huomionsa kysymyksiin vastaamiseen. Tilanne on kokemukseni perusteella jo hyvin rento, mukava tasavertainen kahvihetki, jossa keskustellaan eikä haastattelija vain tykitä kysymyksiä kiemurtelevalle haastateltavalle. Mikäli resurssisi riittävät vain yhteen haastattelukierrokseen, suosittelen harkitsemaan kysymysten/osan kysymyksistä lähettämistä haastateltaville etukäteen – tämä on omiaan vähentämään jännitystä.

Mikäli päädyit useampaan haastattelukierrokseen, ensimmäiselle kierrokselle suosittelen ottamaan mukaan noin 10–15 haastateltavaa eli voit mahduttaa mukaan myös niitä hakijoita, jotka eivät ehkä ole kirjallisesti lahjakkaita, mutta potentiaali pilkahtaa kuitenkin läpi jostain kohti hakemusta. Nykyään on soveliasta hoitaa nopeat ensihaastattelut puhelimitse tai videon välityksellä. Tämä vaihe on kuitenkin mahdollista toteuttaa myös paikan päällä, kunhan haastateltaville on selvillä tarkka aika milloin he saapuvat paikalle ja kauanko haastatteluun menee aikaa. En suosittele käyttämään ensimmäisessä vaiheessa kauempaa kuin 10–15 minuuttia yhteen haastateltavaan, jopa viisi minuuttia riittää. Tällöinkin ehdit esittää 3–4 napakkaa kysymystä, joihin hakijan on hyvä päästä tutustumaan etukäteen. Se, miten hyvin haastateltava on valmistautunut tämän mahdollisuuden saatuaan, kertoo paljon motivaatiosta. Paikan päällä saa minusta myös aidomman ensivaikutelman sekä erilaisia viestejä eleistä sekä siitä miten hän kantaa itseään.

Huolehdi tässä vaiheessa myös viiden minuutin tauoista jokaisen alkuhaastattelun välillä, jotta ehdit kirjoittaa muistiinpanot tuntemuksistasi ja havainnoistasi loppuun ja sinulla on pieni aikapuskuri. Suosittelen joka tapauksessa käyttämään ajastinta aikataulussa pysymiseen, näin myös jokaisella on yhtäläinen mahdollisuus tuoda ominaisuuksiaan esille.

Toisella haastattelukierroksella voidaan käyttää esimerkiksi ryhmähaastattelua. Ryhmätilanteessa haastattelija ja mahdollinen ”tarkkailija” voivat havainnoida hakijoiden ottamia rooleja, vuorovaikutustaitoja, yhteistyö- ja ongelmanratkaisukykyjä sekä asiakaspalvelu- ja myyntitaitoja.

”Täytyy muistaa, että kaksi haastattelijaa
havainnoi enemmän kuin yksi ja arvio haastateltavasta
on näin objektiivisempi.” – Henkilöstöasiantuntijan käsikirja

Sopiva ryhmäkoko on 4–7 henkeä, useampaa on jo hankala havainnoida yhtä aikaa. Ryhmähaastattelun aluksi olen itse tykännyt oman ja yrityksen esittelyn yhteydessä kertoa itsestäni jonkun ”jäätä rikkovan” faktan, joka rentouttaa ilmapiiriä. Joskus olen kertonut käyväni raveissa tai kehunut kissani touhuja, myös keskustelun pitäminen kepeänä ”tarkkailijan” kanssa vähentää jännitystä – haastattelijatkin ovat mukavia ja leppoisia ihmisiä.

Pahin ryhmähaastattelutilanne on se, että haastateltavat asetetaan riviin ja jokainen vastaa vuorollaan samaan kysymykseen – ja rivin päädyissä olevat kiroavat mielissään, kun joutuvat aina vastaamaan joko ensimmäisenä tai viimeisenä komppaamaan muita. Haastateltaville kannattaa sen sijaan antaa jokin tilanne ratkaistavaksi, esimerkiksi kuvitteellisen reklamaation hoitaminen ja miten he vastaisivat asiakkaalle.

Viimeisessä vaiheessa eli yksilöhaastattelussa aikaa on hyvä käyttää noin 45–60 minuuttia – aika menee yllättävän äkkiä! Haastatteluun kannattaa käyttää ennalta laadittua kysymyslistaa, mutta samoja kysymyksiä ei tarvitse kysyä kaikilta. Varaa haastattelulle tila, jossa ilmapiiri on otollinen avoimelle keskustelulle, se voi olla takahuone, neuvotteluhuone tai kahvilan peränurkka. Simppeli runko yksilöhaastatteluun on se, että aloitat kevyellä rupattelulla ja siirryt sen jälkeen vaikeimpiin kysymyksiin ja palaat lopussa muutamaan helpompaan kysymykseen. Viimeistään viimeiseksi on haastateltavan vuoro esittää kysymyksiä sekä sinun aikasi kertoa siitä, miten rekrytointi etenee tästä eteenpäin. Haastattelun aluksi voit vaikka kysyä, millä mielellä haastateltava tuli paikalle. (Joki 2018.)

Itse haastattelukysymykset on hyvä jakaa muutamaan eri kategoriaan ja esittää ne järkevässä järjestyksessä teema kerrallaan. Kysymyskategorioita voivat olla mm. hakijan taustaan, motivaatioon, sosiaalisiin taitoihin, työssä jaksamiseen ja nykytilanteeseen liittyvät kysymykset.

Hakijan taustaan liittyviä esimerkkikysymyksiä:
– Miten itse/kaverisi kuvailisi sinua kolmella sanalla?
– Mitkä ovat vahvuutesi ja kehityskohteesi?
– Miten olet selvinnyt niistä työtehtävistä, jotka eivät ole olleet sinulle mieleisiä?
– Mitä pidät tärkeimpänä arvonasi työelämässä?
– Miten jaksat rutiineja?

Hakijan motivaatioon liittyviä esimerkkikysymyksiä:
– Minkälainen käsitys sinulla on yrityksestämme?
– Mitä uutta haluaisit oppia seuraavaksi?
– Millaiset työtilanteet innostavat sinua?
– Millaisena vaiheena näet tämän tehtävän urallasi?
– Mitkä näet urasi merkittävimpinä haasteina?

Hakijaan ihmisenä ja hänen sosiaalisia taitojaan koskevia esimerkkikysymyksiä:
– Millaista palautetta olet saanut työkavereiltasi?
– Miten koet muutokset?
– Millaisessa työyhteisössä viihdyt parhaiten?
– Minkälaista palautetta haluat työstäsi?
– Miten käsittelet haastavia asiakkaita?

Hakijan stressinsietokykyyn ja työssä jaksamiseen liittyviä erimerkkikysymyksiä:
– Miten stressi näkyy sinussa?
– Millaiset asiat ärsyttävät sinua työpaikalla?
– Kerro tilanteesta, jossa teit virheen.
– Miten rentoudut?
– Miten työ vaikuttaa muuhun elämään ja toisin päin?

Työkokemukseen ja nykytilanteeseen liittyviä esimerkkikysymyksiä:
– Mistä haluaisit, että muistaisin sinut?
– Onko sinulla muita hakuja käynnissä?
– Millaista perehdytystä toivot?
– Mitä opit aiemmasta työpaikastasi?
– Jos sinut valitaan, mihin haluaisit tarttua ensimmäiseksi?

Extrakysymyksiä loppuun (vastauksella ei ole väliä, vaan tavalla vastata tai keksiikö vastausta ollenkaan):
– Mikä on epätavallisin paikka, jossa olet koskaan käynyt?
– Mikä asia on ns. bucket listilläsi?
– Kenen kolmen historian henkilön kanssa haluaisit viettää päivää ja miksi?
– Kuvaile haastattelijan luonteenpiirteitä.
Mitä kysyttävää sinulla on minulta?

Havainnoi kysymysten lisäksi esim. seuraavia asioita:
– Onko pukeutuminen tilaisuuteen sopiva
– Onko haastateltava täsmällisesti paikalla
Katsooko silmiin
– Ovatko vastaukset johdonmukaisia
– Miten haastateltava suhtautuu omiin huonoihin puoliinsa, onko ne esim. kehityskohteita, etukäteen mietittyjä ja aitoja vai löytyykö heikkouksia ”liian helposti”
– Osoittaako hän aktiivisuutta esittämällä kysymyksiä
(Joki 2018.)

Loppuun vielä pari vinkkiä työnantajamielikuvan huomioimiseen työhaastattelujen eri vaiheissa. Ehdottoman tärkeitä pointteja on aikataulun noudattaminen ja lupausten pitäminen sekä hakijoiden arvostaminen. Jokainen ainakin ensimmäiseen vaiheeseen päässyt ansaitsee tiedon henkilökohtaisesti jatkoon pääsystä / pääsemättömyydestä. Lisäksi minulla oli tapana antaa omassa elintarvikealan yrityksessäni ensimmäisessä ja toisessa vaiheessa jokin kiitoslahja, ihan pienikin suklaa tai tee saivat hyvän vastaanoton. Viimeisessä vaiheessa olleille lähetin postissa lahjakortin myymälään, joka on viesti heille, että ovat edelleen tervetulleita eikä tarvitse nolostella. Yleensä asiakkaille ilmaisena jaettavan markkinointimateriaalin antamisesta tässä vaiheessa olen vähän kahta mieltä, kannattaa miettiä hakijoiden mukaan lämmittääkö konvehdit vai parkkikiekko/avainnauha/kestokassi/muistitikku enemmän.

Unsplash.com

LÄHTEET:
JOKI, Maritta 2018. Henkilöstöasiantuntijan käsikirja. 6. painos. Helsinki: Helsingin kamari.