Samanlaisuus- tai tykkäämisvinouma on yleisin vinouma, joka liittyy henkilöarviointiin. Koska ihmiselle on tärkeää tuntea kuuluvansa johonkin, tuntuu samanlaisuus hyvältä ja se täyttääkin yhteenkuuluvuuden psykologisen perustarpeen. Samanlaisuusvinouma voi vaikuttaa myös toisin päin eli jos haastateltava muistuttaa henkilöstä, johon rekrytoijalla on itsellään hankala suhde, on haastattelijan hankalampi pitää hänestä. (Salli & Takatalo 2014, 70.)
Haastattelun jälkeen onkin hyvä analysoida sitä, täyttääkö hakija objektiivisesti rekrytoinnin kriteerit vai oliko hänessä vain paljon samaistuttavaa, johon haastattelija tykästyi. (Salli & Takatalo 2014, 72.)
Stereotyyppinen ajattelu
Esimerkiksi koulutustaustaan tai ammattiin voi liittyä stereotypioita, kuten myös ikään ja sukupuoleen tai vaikkapa painoon. Stereotypioiden kautta subjektiivisen päätelmän tekeminen on tyypillistä ja inhimillistä, joten on tärkeää tarkastella omia arviointivinoumia ja tunnistaa niitä. (Salli & Takatalo 2014, 74.)
Olettamisvinouma
Olettamisvinouma tulee kyseeseen silloin, kun tehdään haastateltavan kertomasta itse jatkopäätelmiä ilman, että kysytään ja vahvistetaan asia. Esimerkiksi ammatin tai koulutuksen perusteella päätellään jotakin: vaikkapa tradenomin oletetaan olevan hyvä liiketaloudellisessa ajattelussa. Onkin tärkeää miettiä, onko saanut asiasta todisteen haastateltavalta itseltään. (Salli & Takatalo 2014, 74.)
Mieliala- tai väsymysvinouma
Mieliala- tai väsymysvinouma liittyy haastattelijan sen hetkiseen vointiin ja olotilaan. Haastattelijan olisi hyvä olla vireessä ja hyvällä päällä, koska oma mieliala ja väsymys vaikuttavat siihen, miten haastattelija näkee haastateltavan. Väsyneenä on helposti esim. ärsyyntyneempi, jolloin on hyvä ottaa mukaan vaikkapa toinen henkilö, joka pystyy siinä tilanteessa tekemään objektiivisempia huomioita. (Salli & Takatalo 2014, 74.)
Hyväuskoisuus- tai ylikriittisyysvinouma
Jos sinulla on tapana ajatella yleensäkin asioista joko positiivisesti tai kriittisesti, on se hyvä tiedostaa. Hyväuskoisuus- tai ylikriittisyysvinoumassa haastattelija saattaa ajatella negatiivisistakin ominaisuuksista liian optimistisesti tai tarttua pieniin merkityksettömiin asioihin niin, ettei annakaan muuten hyvälle hakijalle paikkaa. Palaaminen alkuperäisiin rekrytointikriteereihin auttaa tässäkin! (Salli & Takatalo 2014, 75.)
Negatiivisen tiedon suurempi painoarvo
Negatiivinen tieto viittaa uhan tunteeseen ja riskiin ihmiselle luonnollisista taipumuksista johtuen. Onkin tärkeää pohtia, onko tietty negatiivinen asia aidosti riski rekrytointiin liittyen, vai jotain muuten hyvässä hakijassa, joka voidaan hoitaa alta hyvällä perehdytyksellä. (Salli & Takatalo 2014, 75.)
Sädekehä vs. pirunsarvet
Sädekehä- ja pirunsarvetvinoumilla tarkoitetaan tilannetta, jossa yksi ominaisuus värjää koko arvioinnin, eli esimerkiksi ensivaikutelmalle annetaan liian suuri painoarvo. Jos taas hakija täyttää kompetenssit, saattaa esim. motivaatiotekijät jäädä arvioimatta tarpeeksi hyvin, koska oletetaan hänen täyttävän loputkin kriteerit hyvin. (Salli & Takatalo 2014, 75.)
Vertailu hakijoiden kesken
Hakijoita tulisi verrata rekrytointikriteereihin, ei toisiinsa. Jos kriteereitä ei oteta huomioon, saattaa kolmen erittäin huonon hakijan rinnalla vain hieman parempi hakija näyttää hyvältä hakijalta, vaikkei hän täytä rekrytointikriteereitä. (Salli & Takatalo 2014, 76.)
Attribuutioerhe
Mikäli hakija on esim. väsynyt ensimmäisessä haastattelussa, saattaa haastattelija päätellä tämän olevan osa hänen persoonaansa eikä vain tilanteesta johtuvaa, kuten huonoista yöunista. Kysy siis hakijalta itseltään, jos epäilet jonkin asian johtuvan tilanteesta, jottet tee väärää päätelmää, esim. että hakijan täytyy olla aina väsynyt. (Salli & Takatalo 2014, 77.)
Kuinka vinoumat voi välttää?
Varaa haastatteluille riittävästi aikaa. Jos sinulla on kiire, olet taipuvaisempi oikomaan ja tekemään omia päätelmiä, etkä vahvista asioiden oikeaa laitaa haastateltavalta. Strukturoitu haastattelu on hyvä keino välttää vinoumia, silloin kun se on luotu vastaamaan rekrytointikriteereitä. Sen avulla pystyt arvioimaan, kuinka kukin hakija täyttää kriteerit. Täydennä haastattelua muilla arviointimenetelmillä. Esim. työpersoonallisuustestit, työnäyte tai soveltuvuusarviointi antavat syvyyttä henkilöarviointiin. (Salli & Takatalo 2014, 78.)
LÄHDE:
Salli, Minna & Takatalo, Sini 2014. Loista rekrytoijana – hoida kosiomatka tyylillä. Helsinki: Helsingin Kamari Oy ja tekijät
Työnhakijakokemus alkaa rakentua jo työpaikkailmoituksesta! Hyvä ilmoitus on tarpeeksi konkreettinen ja siitä selviää myös hakijalle tärkeitä asioita, kuten millainen teidän työpaikkakulttuurinne on. Ilmoitus ei vilise kliseitä vaan asioista puhutaan niiden oikeilla nimillä ja perinteiset ilmaukset kuten “ison talon edut” avataan. Työpaikkailmoitus myös kohdennetaan oikeille hakijoille, ei siis pyritä puhuttelemaan kaikkia vaan synnyttämään innostusta halutussa kohderyhmässä. Työpaikkailmoitus voi erottua massasta myös persoonallisuudellaan. Mikä teillä on sellaista, jota ei muualla tehdä – juhlitteko epäonnistumisia, palkitaanko parhaat ideanikkarit? (Talsi 2020.)
Hyvä työpaikkailmoitus myös kertoo sen, mitä työntekijälle tarjotaan. Tehtäväkuvauksen tai tavallisen työpäivän kuvauksen lisäksi voidaan avoimesti puhua palkkahaarukasta tai esim. arvolupauksesta työntekijöille. Erilaiset työaikaratkaisut voi kertoa myös työpaikkailmoituksessa, esimerkiksi etätyömahdollisuus on hyvä mainita. Myös työpaikkailmoituksen lopetus kannattaa miettiä huolella. Onko pelkkä “lähetä hakemus alla olevaan osoitteeseen” tarpeeksi mieleenpainuva, innostava ja houkutteleva? Työpaikkailmoituksesta saatu fiilis innostaa hakemaan ja parantaa työnhakijakokemusta! (Talsi 2020.)
Kerro etukäteen, kuinka prosessi etenee
Minulla oli tapana kirjoittaa jo “kiitos hakemuksestasi”-viestiin rekrytointiprosessin etenemisestä ja se koettiinkin erittäin hyvänä tapana eli tällä oli selvä vaikutus työnhakijakokemukseen. Onhan hakijoillakin elämä, johon tulevat haastattelut tulee sovittaa!
Voit kertoa esimerkiksi millaisia haastatteluja on luvassa ja montako kierrosta prosessissa on. Kuka haastattelee, ketä on paikalla? Onko haastattelussa tarkoituksena suorittaa jokin tehtävä tai testi? Kuinka kauan haastattelu suunnilleen kestää? Milloin mikäkin haastattelu on ja missä? Kuinka paikalle saavutaan? Kuinka moni saa paikan? Voit kertoa myös esimerkiksi joitakin haastattelukysymyksiä etukäteen, minä kerroin ensimmäisen vaiheen eli viiden minuutin pikahaastattelujen kolme kysymystä etukäteen, jolloin sekä työnantaja että työnhakija saa mahdollisuuden ottaa kaiken irti tuosta lyhyestä tapaamisesta. Se, ettei ole turhaa jännitettävää ja kysymysmerkkejä prosessin etenemisestä vaikuttaa paljon työnhakijakokemukseen. (Talsi 2020.)
Kommunikoi prosessin edetessä
Hyvin yleinen työnhakijakokemus on, että vuorovaikutusta rekrytointiprosessin aikana on liian vähän. Tärkeää on kommunikoida aina seuraavan kierroksen ajankohta, milloin ilmoitat valinnat sekä jos esim. prosessi viivästyy. On myös tärkeää, että ilmoitat heille, jotka eivät etene seuraavalle kierrokselle heti äläkä jätä heitä odottamaan koko prosessin loppuun asti – se antaa kuvan, ettet välitä heidän panoksestaan ja näyttäytyy töykeänä käytöksenä.
Viimeisessä vaiheessa on myös asiallista kertoa millaisin perustein valinta tehtiin ja mitä hyvää myös hakijoissa, joita ei valittu, oli. Työnhakijakokemuksen kannalta onkin tärkeää osata tehdä hylkäävä päätös niin, että toiselle jää kuitenkin hyvä maku prosessista. (Talsi 2020.)
Tee haastattelusta miellyttävä
Etenkin kasvokkain tehdyt haastattelut jäävät mieleen, onhan tilanne ollut jännittävä ja odotettu sekä kyseessä iso asia hakijan elämässä. Haastattelussa päällimmäisenä mieleen jää mielikuva haastattelijasta itsestään sekä mahdollisesta avustajasta. Mikäli sinua avustaa toinen työpaikan edustaja, hänen on hyvä kertoa omista kokemuksistaan työssään sillä ne tahdotaan uskoa paremmin kuin johdon kertomukset ja ne tuntuvat tilanteessa innostavilta.
Ensimmäisessä kasvokkain tapahtuvassa haastattelussa (pois lukien lyhyt alkuvaiheen pikahaastattelu) on hyvä kertoa hieman työpaikasta ja sen kulttuurista sekä jotain itsestäsi. Tällöin hakijalle syntyy kuva siitä sopisiko hän työyhteisöön. Itsestään voi kertoa jonkin “jäätä rikkovan” asian, esimerkiksi itse saatoin kertoa ravi-harrastuksestani tai kissastani – henkilökohtainen fakta tuo haastattelijaa lähemmäs hakijoita. Miellyttävä haastattelutilanne, jossa voi olla rennosti oma itsensä, vaikuttaa olennaisesti työnhakijakokemukseen.
Kiitä hakijoita panoksesta
Olen aina antanut jokaisella kasvokkain tehtävällä kierroksella jonkin pienen muistamisen, ihan suklaapatukasta käsivoide-näytteeseen ja mitä milloinkin on ollut kätevästi tarjolla tai ajankohtaista. Se kertoo, että arvostit hakijan käyttämää aikaa ja jää mieleen positiivisena asiana. Viimeiselle kierrokselle päässeille annoin aina 10 euron arvoisen lahjakortin sekä kiitos-kortin, joiden tarkoitus oli osoittaa, että meille on tervetullut myös asiakkaana eikä tarvitse häpeillä sitä, ettei tullut itse valituksi vaikka pääsikin pitkälle. Hakijan ajan ja vaivan arvostaminen sekä toivottaminen tervetulleeksi asiakkaana on olennaista työnhakijakokemuksen kannalta.
Kohtele hakijoita yhtä hyvin kuin asiakkaita
Olisiko ok antaa asiakkaan odottaa vastausta tarjouspyyntöön viikkoja? Olisiko ok, jos asiakastapaaminen tuntuisi kuulustelulta? Olisiko ok, että vastaamme asiakkaillemme automaattisilla ja persoonattomilla joukkoposteilla? Olisiko ok, että annamme soittoajan asiakkaalle, mutta emme vastaa tuolloin puhelimeen? Olisiko ok, että verkkokauppamme toimii moitteettomasti, mutta hakusivumme kaatuilee ja hakemuksen joutuu kirjoittamaan yhä uudelleen ja uudelleen eikä se välttämättä onnistu jollain selaimella ollenkaan – emmekä tietenkään kerro tästä etukäteen ja suosittele käyttämään tiettyä selainta. (Ahlroth 2020.)
LÄHTEET: Ahlroth, Aki 2020. Mitä tapahtuisi jos asiakkaita kohdeltaisiin kuin työnhakijoita? Katso 10 tuskallisen tunnistettavaa esimerkkiä. Verkkojulkaisu. Päivitetty 12.10.2020. https://duunitori.fi/tyoelama/asiakkaita-kohdeltaisiin. Viitattu 7.6.2021. Talsi, Meri-Tuuli 2020. Sorruitko persoonattomaan ei kiitos-viestiin tai unohtuiko kommunikointi? Lue 6 tapaa parantaa työnhakijakokemusta. Verkkojulkaisu. Päivitetty 22.4.2020. https://duunitori.fi/tyoelama/tyonhakijakokemus-6-tapaa-parantaa Viitattu 7.6.2021.
Nykyaikaiseen valmentavaan johtamiseen kuuluu yhtenä osana ratkaisukeskeisyys. Ratkaisukeskeisyys on menetelmä, joka painottaa myönteisyyttä, voimavaroja ja tulevaisuuteen suuntautumista. Ratkaisukeskeinen esimies on kannustava ja rohkaiseva sekä läsnäoleva, kiinnostunut ja luottavainen. Esimies tukee työntekijöitä realistisessa unelmoinnissa, vaikutusmahdollisuuksissa, näkökulman vaihtamisessa sekä vastuun kantamisessa. Ratkaisukeskeinen lähestymistapa etsii ihmisen omia voimavaroja, toiveita, haaveita sekä pieniä edistysaskeleita ihmisen omista kokemuksista käsin. (Poussu ja Zaburchik 2015.)
Ratkaisukeskeisyys on hyvin eklektinen eli salliva suuntaus, ja siinä yhdistyvät esimerkiksi systeemiteoria, sosiaalinen konstruktionismi, narratiivisuus sekä kybernetiikka. Systeemiteorian mukaan kaikki vaikuttaa kaikkeen, kun taas sosiaalisen konstruktionismin mukaan kieli ja keskustelut luovat todellisuutta sekä yhteisöillä ja kulttuurilla on merkitys yksilön tilanteeseen. Narratiivisuudessa ihmisen elämä nähdään tarinana, jossa ihminen itse valitsee miten tulkitsee valintojaan ja kokemuksiaan. Kybernetiikan mukaan taas päätelmät perustuvat havaintoihin eikä tulkintoihin eli ihmisen pitäisi keskittyä havainnoimaan ja hyväksymään ilman arvottamista. (Rantatulkkila 2021.)
Ratkaisukeskeisen johtamisen kaksi keskeistä teemaa ovat hyvä alkuperäinen tarkoitus ja ongelman kääntäminen tavoitteeksi. Erityisesti ristiriitatilanteissa arvostavan vuorovaikutuksen rakentamisessa auttaa, kun miettii mikä hyvä alkuperäinen tarkoitus toiminnalla on voinut olla. Joskus myös esim. toteutumatta jäänyt tarve näyttäytyy voimakkaana tunnereaktiona, jolloin tilanteessa voi kysyä esim. mitä hän toivoisi nyt tapahtuvan. Ongelman kääntämisessä tavoitteeksi on taas tärkeää nähdä asia niin päin, että jotakin uutta alkaa eikä niin, että jokin huono loppuu. Keskitytään tavoitemielikuvaan, jota ihminen lähtee tavoittelemaan. (Rantatulkkila 2021.)
Ratkaisukeskeisyyden periaatteita ovat mm. ei-tietäminen eli ilman ennakko-oletuksia oleminen, hyötyjen näkyväksi tekeminen, avoimet kysymykset, tulevaisuuteen suuntautuminen, pienet konkreettiset tavoitteet, myönteisten poikkeuksien etsiminen, näkökulman valitseminen sekä vahvuuksiin keskittyminen. Ei tietäminen on sitä, ettei anneta olemassa olevien tietojen häiritä vaan ollaan avoimin mielin. Hyötyjen näkyväksi tekeminen tarkoittaa esim. sen ylös kirjaamista, millaista elämä on muutoksen jälkeen. Avoimet kysymykset vievät keskustelua siihen suuntaan, että alaiset itse löytävät ratkaisun ongelmaan ja esimies ainoastaan ohjailee keskustelua kysymyksillä. Tulevaisuuteen suuntautuminen on visiointia ja sen miettimistä, mitä kannattaa tehdä nyt, jotta nuo unelmat olisivat mahdollisia. Pienet konkreettiset tavoitteet tekevät etenemisen näkyväksi ja ovat palkitsemisen paikkoja. Myönteiset poikkeukset ovat esimerkiksi henkilön tarinasta onnistumisten poimimista. Näkökulman valitseminen on sitä, että nähdään kolikon toinenkin puoli. Vahvuuksiin keskittyminen on sitä, että tehdään niin mikä toimii ja jos jokin ei toimi, tehdään jotain muuta. (Rantatulkkila 2021.)
Korona-aikaan ihana etämuistaminen ja osoittaminen välittämisestä voi olla kotiin lähetetty paketti. Paketti voi olla esimerkiksi Fazerilta saatava valmis makeispaketti. Käytä mielikuvitustasi ja mieti mistä työntekijäsi pitäisivät ja mikä on tilanteeseen/vuodenaikaan sopivaa! (Ghosh 2020.)
Ole etänä läsnä ja järjestä kokouksien lisäksi myös virtuaalisia kahvitunteja ja kuulumisten vaihtoa. Ota rennosti ja kohtaa ihmiset kuten kohtaisit heidät kahvipöydässä ja jaa viikonlopun touhusi. Kysele kuulumisia ja kuuntele aidosti miten työkavereillasi menee.
Huolehdi hyvistä työvälineistä
Oli sitten kyse laitteista tai ohjelmistoista, on ne hyvä olla tähän päivään sopivia. Olen itse huomannut myös, että kunnollisiin laitteisiin investoimalla voi säästää – käytössäni on yhä vuoden 2013 MacBook Pro, joka toimii edelleen moitteettomasti ja täyttää etäopiskelun vaatimukset paremmin kuin hyvin. (Ghosh 2020.)
Keksi uusia virikkeitä ja etuja
Kun kuntosaleilla käyminen ei ole turvallista, löytyy kotiin erilaisia palveluita, jotka tarjoavat treenejä ikäänkuin suoratoistopalveluna, esimerkkinä Les Mills On Demand-palvelu. Työntekijän, jota ei kotitreenit innosta, voi taas palkita esimerkiksi kuukaudella Netflixiä! (Ghosh 2020.)
Työhyvinvoinnin kannalta on tärkeää myös täsmentää työntekijöille, että kotonakin työskennellessä tauot, ergonomia, arkiaktiivisuus ja työn rytmittäminen ovat tärkeitä asioita pitää yllä. Työstä pitää myös malttaa irtaantua, työajan tulee päättyä joka päivä sovitusti ja vaihtaa sen jälkeen vapaalle.
Näytä naamaasi
Pelkkä kuuloyhteys ja sähköpostiviestittely ei riitä, muista olla työntekijöihin yhteydessä myös videopuheluin. Anna myös esim. palavereissa aikaa myös muulle vapaalle keskustelulle ja kuulumisten vaihdolle, on luontaista tarvita aikaa höpöttelylle silloin harvoin, kun työkavereita tapaa linjoilla. (Ghosh 2020.)
Anna aikaa työntekijöiden palautteelle
Kuule työntekijöiden ajatuksia etätyöstä ja toteuta heidän tarpeitaan. Heistä on kuitenkin tullut jo etätyön ammattilaisia, joten he osaavat antaa mielipiteensä esimerkiksi sille, kuinka työnteko olisi mielekkäämpää ja kuinka merkityksellisyyttä voisi korostaa etätyössä. Heillä on varmasti myös ideoita siitä, kuinka työhyvinvointia voisi parantaa myös etätyöaikaan. (Ghosh 2020.)
Teroita tavoitteet hyvällä kommunikaatiolla
Hyvällä kommunikaatiolla saat osallistettua työntekijöitä. Kerro heille miksi kunkin tehtävä on tärkeä yhteisen onnistumisen kannalta ja miksi juuri heidän panoksellaan on myös väliä. Anna heille syy työskennellä hyvin. (Ghosh 2020.)
Kommunikaation puute johtaa väistämättä ongelmiin lähityössäkin, saati sitten etänä, kun ei saa tietoa edes “vahingossa” työkaverilta tai kuule jotain ohimennen. On tärkeää, että jokainen on tehtävänsä tasalla ja että yhteisöllisyys pyritään säilyttämään etätyössäkin. Olisiko huomenna aika yhteiselle etälounaalle?
Älä pelkää kokeilla
Mikä toimii toimistossa ei välttämättä toimi etänä. Etäily on kaikille vielä verrattain uutta, joten olet täysin vapaa kokeilemaan, erehtymään ja oppimaan. Kerro rohkeasti kokeilevasi ja kysy mielipiteitä. Oppikaa yhdessä toimimaan paremmin yhteen etänä, tekemällä oppii! (Ghosh 2020.)
Seuraa etätyön trendejä
Ympäri maailmaa toimitaan tällä hetkellä etänä, joten etsi rohkeasti toimintamalleja ja ideoita globaalisti. Google on hyvä ystäväsi tässä, etätyöstä löytyy tuhansia ja tuhansia asiantuntijablogitekstejä ja -artikkeleita hyvine vinkkeineen ja uusine ideoineen. (Ghosh 2020.)
Näytä luottamuksesi työntekijöihin
Etätyössä luottamus on avainasemassa. Delegoi rohkeasti ja luota siihen, että he pystyvät tekemään työnsä tehokkaasti ja täsmällisesti myös kotoa käsin. Työntekijät on kaikki palkattu syystä, joten miksi et luottaisi heihin? (Ghosh 2020.)
Haasta työntekijöitä tekemään parhaansa
Jotta pärjäämisen psykologinen perustarve täyttyy, täytyy saada eteensä sopivan vaikeita haasteita, tuolloin työ tuntuu mielenkiintoiselta ja merkitykselliseltä. On upea tunne kun ylittää itsensä, selviytyy haastavasta tehtävästä ja kehittyy! (Ghosh 2020.)
Työhyvinvointia myös etänä
Hauskaa voi pitää myös etänä! Yhteisöllisyyden ylläpitäminen etänä on tärkeää ja sillä on vaikutusta esim. tuottavuuteen. Esimerkiksi työpaikan etäolympialaiset onnistuvat kun keksitte yhdessä leikkimielisiä tehtäviä, joita jokainen voi suorittaa kotonaan. Mikäli ette innostu hupailemaan, esimerkiksi afterworkit Zoomissa toimivat yhtä hyvin. (Ghosh 2020.)
Aftereilla ohjelmana voi olla esim. vieraileva puhuja, tietovisa, pikadeitti-tyylinen kuulumistenvaihtorinki, Kuutamolla-peli (2 totuutta ja 1 valhe) tai vaikka saman ruuan kokkaaminen yhtä aikaa ja siitä porukalla etänä nauttiminen.
Sosiologian tutkija Akhlaq Ahmad tutki Suomen työmarkkinoilla olevaa piilevää syrjintää lähettämällä vuosina 2016–2017 yhteensä 5 000 kpl työhakemuksia niin suomalaisilla kuin ulkomaalaisilla nimillä. Tutkimuksen tarkoitus oli selvittää, vaikuttaako nimi siihen, kenet kutsutaan työhaastatteluun. Tutkimusta varten luotiin viisi työnhakijaryhmää: suomalainen, englantilainen, venäläinen, irakilainen ja somalialainen ja kustakin ryhmästä lähetettiin hakemus yhteensä tuhanteen avoimeen työpaikkaan te-toimiston sivujen kautta. Haetut työpaikat olivat ravintola- ja pitopalvelualalta, vähittäiskaupasta sekä toimisto-, siivous- ja asiakaspalvelutyötä. Kaikilla hakijoilla oli saman arvoinen koulutus Suomesta, saman verran työkokemusta sekä kaikilla oli erinomainen suomenkielentaito – eli hakijoita, joiden pitäisi olla samalla viivalla ns. kantasuomalaisten kanssa. (Martti, Pietarinen ja Mäntymaa 2019.)
Kuinka sitten kävi? Suomalaisella nimellä saatiin 390 haastattelukutsua, seuraavaksi eniten englantilaisella, venäläisellä ja irakilaisella, kun taas somalialaisella vain 99. Tutkimus myös osoitti, ettei esimerkiksi työsektorilla, työpaikan maantieteellisellä sijainnilla tai hakijan sukupuolella ollut merkitystä – nimen merkitys puolestaan oli erittäin suuri. Itse olisin tutkinut myös romanien asemaa työnhakijoina, olen varma, että myös heidän kohdallaan nimen vaikutus on erittäin suuri – tämä todettiin myös mm. Diakonia-ammattikorkeakoulun Työnimi-kampanjassa, jossa mittavan kokemuksen omaavat tunnetut suomalaiset hakivat töitä yleisillä romaninimillä ja kaikki jäivät seurantajaksolla ilman kutsua haastatteluun. (Martti, Pietarinen ja Mäntymaa 2019.)
“Yleensä kysymys ei ole siitä, että ihmiset olisivat lähtökohtaisesti seksistisiä tai rasistisia, vaan meidän kulttuuriimme on rakennettu aika paljon oletuksia, joista emme edes itse ole tietoisia” Tommi Laitio Salmisen haastattelussa 2020
Anonyymi rekrytointi voisi olla ensimmäinen vastaus tähän ongelmaan, koska syrjiviin asenteisiin vaikuttaminenvie kauan. Toisaalta taustoiltaan erilaisten ihmisten näkeminen monimuotoisemmin työyhteisöissä voisi myös vaikuttaa näihin asenteisiin ja näin anonyymi rekrytointi voisi toimia ikään kuin ponnahduslautana asenteiden muuttamisessa.
“Tiedostamattoman ennakkoasenteen hakijoita kohtaan voivat näytellä suurta roolia rekrytointiprosessissa ja niitä on lähes kaikilla rekrytoijilla vaikkei niitä haluta tunnistaa tai edes tiedetä niiden olemassaoloa.” (Haka 2020.)
Anonyymi rekrytointi on saanut alkunsa musiikkimaailmasta, Bostonin sinfoniaorkesteri aloitti koesoitot verhon takaa vuonna 1952. Sosialogian professori Lauren Riveran mukaan rekrytointi tehdään pitkälle vaistojen varassa ja vaikka työnantaja vannoisi haluavansa luoda yhdenvertaisen ja moninaisen työyhteisön, esimerkiksi muslimeja, entisiä rikollisia, vammaisia, äitejä tai homoseksuaaleja pyydetään Yhdysvalloissa tutkimusten mukaan valkoisia heteromiehiä harvemmin toiseen haastatteluun. (Salminen 2020.)
Miksi monimuotoisuus on rikkaus?
- Yrityksillä, joilla monimuotoisuutta yli keskiarvon, on 19% korkeampi liikevaihto
- Monimuotoiset tiimit pääsevät 60% parempiin tuloksiin
- Monimuotoisuus lisää sitoutumista, luottamusta ja arvoa
- 85% milleniaaleista priorisoi työskentelemisen yrityksessä, joka toimii eettisesti ja vastuullisesti
(Embroker 2021.)
Anonyymissä rekrytoinnissa siis piilotetaan yleensä mm. hakijan nimi, ikä ja sukupuolisekä koulutuksen ajankohta, jotteivät ne vaikuttaisi valintaan. Esimerkiksi Helsingin kaupunki (2021) kertoo anonyymin rekrytoinnin tavoitteekseen sen, että kaikki hakijat saisivat tasa-arvoisen ja yhdenvertaisen mahdollisuuden päästä työhaastatteluun ilman, että siihen vaikuttaa mikään työn kannalta epäoleellinen asia eli valinta työhaastatteluun kutsuttavista tehdään osaamisen, koulutuksen ja työkokemuksen perusteella. Persoonan voi kuitenkin pistää hakemuksessa anonyymistikin peliin, myös sen yhteensopivuus työyhteisön kanssa on edelleen tärkeää!
“Ennakkoasenteet näkyvät tutkijan mukaan esimerkiksi siinä, että valitsijalla on sukupuolesta riippumatta taipumus palkata naisia tietynlaisiin tehtäviin ja miehiä tietynlaisiin.” (Passoja 2020.)
Yksi syy ottaa anonyymi rekrytointi käyttöön on myös vastuullisuuden näyttäminen toteen. Jos strategiassa puhutaan ennakkoluulojen vähentämisestä, monimuotoisuuden lisäämisestä ja sosiaalisesta vastuusta, on anonyymi rekrytointi erinomainen väline toteuttaa näitä arvoja käytännössä eivätkä ne jää vain korulauseiksi. Vastuullinen henkilöstöjohtaminen edistää tasa-arvoa, osaamista, hyvinvointia ja ekologisuutta sekä on suuressa vastuussa myös yrityksen sosiaalisen vastuun toteuttamisessa. (Haka 2020.)
“57% of employers conducting social media prescreening said they found information online that caused them not to hire a particular candidate” (Careerbuilder 2018.)
Anonymiteetti rohkaisee myös useampia ottamaan yhteyttä, jotka muutoin voisivat jäädä haun ulkopuolelle. Esimerkiksi juurikin nimen takia usein kutsuttujen ulkopuolelle jäänyt saa rohkeutta hakea anonyymisti tai miksei vaikkapa myös huippuosaaja, joka on jo hyvässä työssä, mutta haluaisi matalalla profiililla hakea uusia uramahdollisuuksia.
“Building diverse teams is more than a commitment to hiring from under-represented groups; you have to ensure your recruiting strategy provides an unbiased assessment of candidates from end-to-end.” (Lynette Busby julkaisuaika tuntematon)
Anonyymi rekrytointi myös vahvistaa mielikuvaa työpaikasta, johon kaikenlaiset ihmiset voivat hakea töihin ja myös pääsevät töihin. Monimuotoisissa työpaikoissa voidaan sanoa olevan rikkaampi ajatusmaailma ja erilaisista taustoista tulevat ihmiset tuovat mukanaan uusia näkökulmia, erilaista osaamista sekä luovuutta, kuten myös kykyä palvella paremmin yhä moninaisempaa asiakaskuntaa, mikäli kulttuuri, tavat ja kulutustottumukset tunnetaan. Myös ikärakenteeltaan moninainen työyhteisö vastaa paremmin nykypäivän työelämän haasteisiin kuin työyhteisö, jossa kaikilla on samankaltainen osaaminen ja historia. (Haka 2020.)
“Unconscious biases are not rare, in fact quite the opposite; they reside in all of us. We believe that unconscious bias is one of the most common barriers to overcome in order to increase international assignment opportunities for women.” (Lisa Johnson 2017.)
Riskinä anonyymissä rekrytoinnissa on se, että syrjintä siirtyy hakemusten käsittelystä haastatteluvaiheeseen, mutta joka tapauksessa syrjintä kuitenkin pienenee, koska haastatteluun valittaessa on fokus ollut parhaimman osaajan palkkaamisessaja suuremmalla todennäköisyydellä tämä fokus pysyy myös haastatteluvaiheessa.
Monimuotoisuuden lisääminen muissa rekrytointiprosessin vaiheissa:
- Valmistele neutraali ilmoitus käyttämällä esim. sukupuolineutraaleja termejä sekä neutraalia sanastoa
- Standardisoi haastattelukysymykset ja keskity osaamiseen ja kokemukseen
- Käytä haastatteluissa apunasi työntekijöitä eri taustoista, esimerkiksi ryhmähaastattelun tarkkailijoina eri ikäinen, eri sukupuolta ja eri etnisyyttä edustavat henkilöt
- Opeta rekrytoivat esimiehet käyttämään objektiivisia, faktoihin perustuvia rekrytointitekniikoita
(Embroker 2021.)
Itseäni on huolettanut ennakkoluulot, joita haastattelijalle saattaa syntyä ylipainostani. Se saattaa antaa, riippuen haastattelijan asenteista, esimerkiksi mielikuvan laiskasta ihmisestä, vaikka olen oikein tunnollinen ja omaan hyvän työmoraalin. On vaikeaa kestää ajatusta, että jonkin epäolennaisen asian takia voisin jäädä paitsi unelmatyöstäni, enkä voi edes kuvitella miltä tuntuisi jos tuo asia olisi nimeni. Asia, jota pitää kantaa ylpeydellä, vanhemmat ovat etunimen rakkaudella antaneet ja sukunimi, joka kertoo juuristasi ja osan siitä miksi olet juuri sellainen kuin olet, muodostuukin esteeksi edetä työelämässä. Toivottavasti anonyymin rekrytoinnin kautta ennakkoasenteet alkaisivat hälvetä ja meillä jokaisella olisi samanlainen mahdollisuus toteuttaa unelmiamme työelämässä. (Haka 2020.)
Peoplemattersglobal.com
LÄHTEET:
Careerbuilder 2018. More than half of employers have found content on social media that caused them not to hire a candidate, according to recent careerbuilder survey. Verkkojulkaisu. http://press.careerbuilder.com/2018-08-09-More-Than-Half-of-Employers-Have-Found-Content-on-Social-Media-That-Caused-Them-NOT-to-Hire-a-Candidate-According-to-Recent-CareerBuilder-Survey. Viitattu 26.4.2021.
Passoja 2020. ”Pistää eri tavalla kiinnittämään huomiota osaamiseen” – Helsinki ja Rovaniemi kokeilevat saavatko ne parempia työntekijöitä, kun nimi ja ikä jätetään hakemuksista. https://yle.fi/uutiset/3-11149892. Viitattu 26.4.2021.
Martti, Eemeli, Pietarinen, Eetu ja Mäntymaa, Eero 2019. Suomalainen nimi on valtava etu Suomen työmarkkinoilla – tutkija lähetti tuhansia työhakemuksia eri nimillä ja tulokset hätkähdyttävät. Verkkojulkaisu. Päivitetty 21.10.2019. https://yle.fi/uutiset/3-11023468. Viitattu 24.4.2021.
Salminen 2020. Hyvästit syrjinnälle? Anonyymi rekrytointi yleistyy – näin se toimii käytännössä. Verkkojulkaisu. Päivitetty 10.12.2020. https://duunitori.fi/tyoelama/nimeton-rekrytointi. Viitattu 25.4.2021.
Tunne on tietoinen elämys, joka syntyy arvioiden ja tulkintojen seurauksena, aivojen eri osien yhteistoimintana. Tunteet ovat syntyneet meissä selviytymistä varten. Ne ohjaavat toimimaan tilanteen mukaan, esimerkiksi säikähtäneenä keho varautuu pakenemaan eli tunteet aiheuttavat myös fysiologisia reaktioita. Tunteiden tulkitsemiseen vaikuttaa se,millainen merkitys niille on annettu lapsen kasvaessa. Keskityn tässä kirjoituksessa erityisesti tietoisuuteen omista tunteista ja niiden säätelytaitoihin.
Perustunteet ja niiden tarkoitukset
- Ilo: palautuminen, hyvinvointi
- Suru: uuteen suuntaaminen
- Pelko: suojautuminen, valpastuminen
- Viha: päättäväisyys
- Inho: arvojen tunnistaminen
- Hämmästys: taistele tai pakene
Tunneilmasto kuvastaa yrityksen henkisen pääoman tasoa: kireässä ilmapiirissä ihmiset eivät ole vuorovaikutuksessa ja tästä syystä paljon potentiaalia jää hyödyntämättä. Sen lisäksi, että työpaikalla odotetaan asiallista käyttäytymistä, tulisi painottaa sitä, että myös tunteille ja niiden ilmaisulle on sijansa. Monille tunteiden ilmaiseminen on kuitenkin synonyymi kiukuttelulle tai muulle negatiivisten tunteiden purkaukselle,mutta se voi yhtä hyvin olla onnistumisen ilosta syntyvä tyytyväisyyden tunne tai auttamisesta syntyvä tunne arvokkuudesta ja pystyvyydestä.
Tunnetaidot ja tunteiden säätelyeivät ole keinoja torjua tai sallia vain tietynlaisia tunteita. Myös yltiöpäinen positiivisuus voi olla ihan yhtälailla hyvin toksista kuin vaikkapa jatkuva valittaminen. On tärkeää saada tuntea niinkuin tuntee, ei koko ajan tarvitse olla loistavaa ja mahtavaa. Tunteiden ilmaiseminen ei kuitenkaan tarkoita sitä, että tunteet roiskaistaan ilmoille välittämättä siitä loukkaako se jotakuta tai käyttäydytäänkö epäasiallisesti. Tunteiden säätely on sitä, että tunteen pystyy sovittamaan reaktioon ja säätelemään tunteen kestoa. Vaikeissa ja yllättävissä tilanteissa on hyvä opetella reagoimaan ajatuksella raa’an tunnereaktion sijaan. Tunteen saa tuntea, muttei se oikeuta hankalassakaan tilanteessa loukkaamaan toista tai unohtamaan asiallisen työkäyttäytymisen.
Tunnetaitojen perusta on tunteiden tunnistaminen. Tunteen voi tunnistaa havaitsemalla sen kehossaan tai nimeämällä sen. Itselleni näistä toimivampi on tunteen nimeäminen, koska moni tunne tuntuu kehossa samalta – esimerkiksi syyllisyys ja loukkaantuminen tuntuvat minusta molemmat painona rinnalla, mutta niillä on erilainen merkitys. Aluksi nimeämistä voi helpottaa luettelo erilaisista tunteista.
Kerron tähän väliin vielä lyhyesti sen, että nimeämistä hankaloittaa se, että pinnalle nousee voimakkaampi sekundääritunne peittäen syvemmän primääritunteen alleen. Primääritunne syntyy ulkoisesta pakotteesta ja sekundääritunne on se, jolla reagoidaan omaan tunteeseen eli esimerkiksi viha peittää alleen häpeän. Primääritunteen takana on tarve, pelko tai toive. Esimerkiksi ketju voi mennä niin, että ihmisellä on tarve on tulla kuulluksi ja ymmärretyksi, muttei hänen ystävänsä ota asiaa vakavasti, jolloin ihminen tuntee pettymystä, mutta sen kuitenkin syrjäyttää sekundääritunteena viha eli lopulta tilanne on kääntynyt aivan päälaelleen. Kun oppii tunnistamaan myös näitä ketjuja tunteiden taustalla, on edennyt jo pitkälle tunnetyöskentelyssä! Tähän asiaan voisin paneutua syvemmin ihan oman postauksen verran.
Itselleni tärkein tunnesäätelytaito on hyväksymisen, huomion kohdistamisen muualle ja ongelman ratkaisemisen kolminaisuus, joka on siis vähän kuin keinopaketti – mitkään kaksi eivät toimi hyvin ilman kolmatta.Jos hyväksynnän jättää pois, vaikeat asiat ja hankalat tunteet puskevat entistä sinnikkäämmin mieleen. Jos huomion muualle kiinnittämisen, jossa itsestä huolehtiminen ja muun elämän jatkaminen ovat pääosassa, jättää pois, voi elämässä alkaa huono kierre, koska erityisesti hankalissa tilanteissa ihmisen tarvitsee syödä hyvin, nukkua riittävästi, tehdä mielihyvää tuottavia asioita sekä pitää itsensä arjessa kiinni. Jos ongelmanratkaisun eli elämänarvoisen elämän rakentamisen jättää pois, tulee elämä olemaan jatkossakin raskasta, jos ihminen ei itse tee mitään sen muuttamiseksi. (Sadeniemi, Häkkinen ja Koivisto 2019, 39 – 42.)
“Tunteet ei hävii, ne on luotei vahvempii.” – Linda-Maria Roine Keko Salatan kappaleessa Supervoimii
Tunteita voi siis säädellä tunnetilan aikana vaikuttamalla reaktioon, mutta vaikuttamalla tilanteeseen ennen tunnetilan syntymistä on myös hyväksyttävä ja toimiva keino. Erilaisten laukaisevien tilanteiden ennakoiminen toimii hyvin, mutta itseään voi myös kehittää tilanteen tulkitsijana. Aiemmin blogissani ristiriitojen ratkaisemisen yhteydessä esille tullut tilanteen ohjaaminen kysymyksillä on hyvä keino tähän. Aluksi tulee riisua ennakkokäsitykset ja olla tilanteessa “tyhjällä päällä” ja kysellä uteliaana tilanteesta. Usein kyseessä on oma väärinkäsitys tilanteen tulkitsemisesta ja näin tilanteesta lisätietoa saamalla, se voi korjaantua.
Miksikö tunneilmastoon ja tunneälyn kehittämiseen sitten kannattaa työpaikallakin panostaa ja ottaa asia huomioon esim. henkilövalintoja tehdessä? Yksinkertaisesti tunneilmastoltaan hyvät tiimit ovat selvästi tuottavampia. Myös ne tiimit, jotka puhuvat myös negatiivisista tunteista, toimivat paremmin analyyttisissä tehtävissä. Eron huomaa yksityiselämänkin puolella, itse ainakin olen luottavaisempi ja lojaalimpi heille, joiden kanssa puhumme avoimesti myös tunteistamme ja mitä hankalampia asioita on pystynyt jakamaan, sitä tärkeämmäksi ja läheisemmäksi vastapuoli tulee. Rakentava negatiivisten tunteiden käsittely tuo mukanaan myöspositiivisia tunteita ja ilmapiirin, jossa asiat eivät jää mielen sopukoihin vaivaamaan, josta ne sitten tuppaavat ristiriitatilanteessa purkaantua. (Mäkelä 2020.)
LÄHTEET: MÄKELÄ, Anna 2020. Näin tunteet vaikuttavat työpaikalla – lannistava tunnelma tuhoaa luovuuden. Duunitori. [Viitattu 2021-03-29.] Saatavissa: https://duunitori.fi/tyoelama/tunteet-tyopaikalla SADENIEMI, Minna, HÄKKINEN, Miikka, KOIVISTO, Maaria 2019. Viisas mieli. Helsinki: Duodecim.
Alkuvalmisteluina varaa keskustelua varten rauhallinen tila ja ota keskustelun sävyksi arvostava puhe. Keskity myös siihen, että itse viestit selkeästi. Pyri siihen, että olette samalla puolella yhdessä etsimässä ratkaisuja. Jätä ennakkokäsitykset naulaan, niin saat kaiken hyödyn siitä, mitä ihminen sinulle jakaa kokemuksistaan ja ajatuksistaan. (Uimonen 2018.)
Kerro aluksi selkeästi mistä on kyse. Kerro havaintosi minä-muodossa ja liitä siihen avoin kysymys. Puhu neutraaliin sävyyn, jotta et vahingossakaan vähättele tai paisuttele ongelmaa. Vältä voimakkaita sanoja ja kielikuvia. Älä neuvo, tiedä paremmin, arvostele äläkä moiti. “Olen huomannut, että…” “Mitä ajatuksia sinulla on?” (Uimonen 2018.)
“Ongelmiin on tartuttava. Mikä pikemmin, sen parempi. Vitkastelu pahentaa tilannetta ja synnyttää uusia ongelmia.” (Uimonen 2018.)
Kun joku ottaa ongelman esiin yllättäen
Älä ohita tilannetta, mutta älä myöskään ala ratkaisemaan ongelmaa. Ota asiaksesi luoda tila keskustelulle ja ota rooliksesi sen ohjaaminen esim. kysymyksillä ja huolehtimalla, että jokaisella on puheenvuoro. Anna ihmisten puhua rauhassa ja ole itse äänessä vain vähän, keskity sen sijaan aidosti kuuntelemaan. Pyydä ihmisiä konkretisoimaan puhettaan ja pyydä esimerkkejä. Ole tilanteessa puolueeton äläkä huomioi mahdollisia ennakkokäsityksiäsi. “Mitä tarkoitat?” “Anna jokin esimerkki siitä, että…” (Uimonen 2018.)
Keskustelun ohjaaminen
Mikäli tarpeen, tee kaikille selväksi keskustelun pelisäännöt. Huolehdi, että jokainen saa suunvuoron – myös hän, jota mahdollisesti kritisoidaan. Anna ihmisten puhua mieltä kaivertamaan jääneistä asioista rauhassa, mutta pidä huoli siitä, että keskustelun sävy pysyy asiallisena eikä ketään syyllistetä. Keskity itse kuuntelemaan ja poimimaan keskustelusta arvokkaita pointteja. Kun hiertävät asiat on saatu puitua, ohjaa keskustelu ratkaisuihin ja jatkosta sopimiseen. (Uimonen 2018.)
Keskustelun pelisäännöt:
- Puhutaan suoraan ja avoimesti
- Puhutaan asioista työn näkökulmasta
- Puhutaan asiallisesti ja rakentavasti
- Puhutaan vain omasta puolesta
- Ei arvostella tai syyllistetä
- Jokaisella oikeus omaan näkemykseensä
- Kerrotaan konkreettisia esimerkkejä
- Ratkaisukeskeisyys ytimessä
- Ketään ei loukata
- Tarvittaessa pyydetään tarkennusta
- Kaikki osallistuvat keskusteluun
(Uimonen 2018.)
Keskustelun ohjaaminen kysymyksillä
Keskustelun aikana on hyvä esittää konkretisoivia, selkeitä ja hyväntahtoisia kysymyksiä. Ole kuin tietäisit mahdollisimman vähän tilanteesta ennestään, jotta saat kokonaiskuvan, joka perustuu ihmisten kokemuksiin ja ajatuksiin eikä omiin ennakkokäsityksiisi. Syiden etsimistä miksi-kysymyksillä seuraa helposti ihmisten syyttelyä, joten vältä niitä. (Uimonen 2018.)
Muista edelleen, että et ole paikalla tuomarina tai neuvojana. Hyvä keino on toistaa ihmisten itsensä käyttämiä sanoja – ne koetaan hyväksytyiksi ilmaisuiksi eikä niiden käyttö esim. tahattomasti paisuta tai väheksy asiaa eli keskity puhumaan tilanteessa neutraalisti. “Mitä sinä haluat kertoa tai ajattelet tästä?” “Kerro jokin esimerkki.” “Sanoit näin, mitä tarkoitit?” (Uimonen 2018.)
Negatiiviseen arvosteluun puuttuminen
Negatiivisen arvostelun takana voi olla jotakin muuta, esimerkiksi viesti oman arvostuksen tarpeesta tai epäoikeudenmukaisuuden tunne. Kysele siis paljon ja yritä kuulla mitä rivien välissä on. Pysy tässäkin tilanteessa neutraalina ja puolueettomana, älä provosoidu tai itse arvostele häntä negatiivisesti. Älä myöskään puolusta ketään (voit kehua työhön liittyen), tämä johtaa vain väittelyyn, sen sijaan voit pyytää konkreettisia esimerkkejä tilanteista. (Uimonen 2018.)
Sinun tehtäväsi on pitää fokus työssä ja voit pyytää ehdotuksia ongelman ratkaisemiseksi, näin keskustelu saa myös uuden suunnan suunnan pois negatiivisuudesta. Jos puhe on ollut loukkaavaa tai mustamaalaamista, tee selväksi, ettei epäasiallinen käyttäytyminen ole missään olosuhteissa sallittua. “Miten asia vaikuttaa työhösi tai ryhmän toimintaan?” “Miten ratkaisisit asian?” “Mitä toivot minulta?” “Oliko sinulla jokin syy tuoda tämä asia esille?” (Uimonen 2018.)
“Negatiivinen toisen henkilön arvostelu on raskasta kuultavaa eikä sitä tietenkään tarvitse loputtomiin kestää. Halveksiva puhe kannattaa lopettaa saman tien.” (Uimonen 2018.)
Miten puuttua syyttelyyn
Ole kärsivällinen, neutraali ja anna ihmisille tilaa avata omat kokemuksensa ja ajatuksensa – asioista puhuminen puhdistaa ilmaa ja selkiyttää välejä. Auta keskustelussa eteenpäin, mutta älä väheksy sitä, jos jokin pieneltä vaikuttava asia merkitsee jollekin paljon. Tässäkin on tärkeää keskittyä kuuntelemiseen ja esittää tarkentavia kysymyksiä. “Voisitko kertoa näkemyksesi tapahtuneesta?” “Mitä ajatuksia tämä sinussa herättää?” “Mitä haluat nyt?” (Uimonen 2018.)
Kun jotakuta syytetään jostakin, pyydä syyttäjää kertomaan tuore esimerkki. Jos jonkun sanotaan toimivan näin “aina”, pyydä kertomaan, milloin viimeksi. Puutu loukkaavaan kielenkäyttöön, muistuta toisia kunnioittavasta työkäyttäytymisestä ja työrauhasta. Suuntaa keskustelua kohti ratkaisuja selkeillä ja vastuuttavilla kysymyksillä. Kun sopivat vaihtoehdot ratkaisuksi löytyvät, sopikaa myös seurannasta. “Kerro jokin esimerkki tästä.” “Milloin näin tapahtui?” “Miten asia voidaan mielestäsi ratkaista?” (Uimonen 2018.)
Miten osallistaa ja saada puhumaan?
Eriävien mielipiteiden sanominen ääneen nostaa monenlaisia tunnetiloja ja siksi moni mielipide jääkin sanomatta. Henkilöstöasiantuntijan tehtävä onkin tuoda esiin kaikkien näkemykset, ajatukset sekä mielipiteet ja tehdä selväksi, että jokainen niistä on tärkeä ja arvostettu. Aloita keskustelu sillä, että jokainen kertoo vuorollaan omia ajatuksiaan ja anna kaikille huomiosi tasapuolisesti. Hiljaisemmilta kannattaa kysyä ihan suoraan mitä he ajattelevat ja suosia avoimia kysymyksiä. Voit elein rohkaista heitä katsomalla heitä arvostaen ja kumartumalla puhujan suuntaan. Muista sietää myös hiljaisuutta, anna aikaa vastata äläkä itse vastaa omiin kysymyksiisi. (Uimonen 2018.)
Jos ilmapiiri on riitaisa, pyydä jokaista puhumaan minä-muodossa eli vain omasta puolestaan, henkilöstöasiantuntijan tehtävä on myös puuttua epäasiallisuuksiin. Pysy tilanteessa kiinnostuneena ja avoimin mielin, älä näytä mahdollista turhautumistasi. Keskity arvostamaan kaikkien ajatuksia ja kokemuksia ja huomioi vielä lopuksi, että hiljaisimmatkin saivat sanottavansa sanotuksi. (Uimonen 2018.)
Epäasiallisuuden ottaminen puheeksi
Tilanteeseen on hyvä valmistautua eikä ole liioiteltua harjoitella mitä ja miten sanot asian ääneen. Kerro tilanteessa suoraan mistä on kysymys ja puhu asioista niiden oikeilla nimillä väärinkäsitysten välttämiseksi, ja pysy jälleen neutraalina, jottet paisuttele tai vähättele asiaa. Kerro konkreettisista havainnoista. Puhu vain ja ainoastaan työhön liittyvistä asioista äläkä puutu ihmisen persoonaan tai luonteeseen. (Uimonen 2018.)
Kerro selkeästi mikä käyttäytyminen on rikkonut sallitun käyttäytymisen rajat, miten ja milloin. Kerro edellyttäväsi asiallista käyttäytymistä työpaikalla, töiden on sujuttava ja ihmisten kanssa on tultava toimeen ja yhteistyöhön on pystyttävä. (Uimonen 2018.)
Kysy henkilöltä hänen mielipidettään tapahtuneeseen ja mitä hän ajattelee. Kuuntele ja ole valmis puolustautumiseen, selittelyyn, syyttämiseen tai jopa suuttumiseen. Pysy itse joka tapauksessa rauhallisena ja vetoa edelleen siihen, että edellytät asiallista työkäyttäytymistä. Muista myös taustalla olevat tekijät, esimerkiksi jos taustalla on tunne arvostuksenpuutteesta, sen korjaa arvostuksen näyttäminen ja siksi on tärkeää kuulla myös hänen näkökantansa tilanteeseen. “Kuulin, kun teit näin toiselle, minusta se näytti siltä, ettet arvosta hänen osaamistaan.” “Ei ole sallittua käyttäytyä loukkaavasti, sinun pitää lopettaa loukkaavien kommenttien esittäminen.” (Uimonen 2018.)
Seurannasta sopiminen
Anna osapuolten itse ehdottaa jatkotoimenpiteitä, älä ratkaise myöskään seurantaa heidän puolestaan. Sopikaa konkreettisesti mitä jatkossa tehdään, lisätkää hyvää älkääkä keskittykö siihen mitä ei saa tehdä – ne asiat karsiutuvat pois kuin itsestään lisäämällä hyviä tapoja toimia. Mitä enemmän ihmiset itse tuovat esiin asioita, sitä helpommin he sitoutuvat niihin eli rohkaise heitä löytämään mahdollisuuksia vaikuttaa. Muistuta, että jokaisen on tultava sopimisessa vastaan ja tartuttava toimeen asian edistämiseksi. Ylläpidä positiivisuutta ja toiveikkuutta, tuo esiin aiempia onnistumisia. “Mikä on sinusta hyvä tapa toimia jatkossa?” “Mitä tämä on konkreettisesti?” “Mikä voisi olle ensimmäinen tehtävä asia?” “Miten toimimme, jos tulee takapakkia?” “Miten minä voin auttaa toimimaan niin kuin sovimme?” (Uimonen 2018.)
Muistilista
- Ristiriidat ovat osa elämää
- Ajatukset ja tunteet on sanoitettava
- Ihmiset ovat riitansa asiantuntijoita
- Ihmiset pystyvät ratkaisemaan riidan
- Omat ratkaisut ovat mielekkäämpiä ja niihin on helppo sitoutua
- Ei etsitä syyllisiä
- Pyritään konkreettisiin ratkaisuihin
- Puhuminen lisää ymmärrystä
- Riidoista kehitytään ja opitaan
- Keskustelu lisää niitä tunteita, joiden puute voi olla riidan takana (luottamuksen puute, arvostuksen puute, kunnioituksen puute)
Tämä on toinen osa Ristiriitoja ratkomassa-blogipostaussarjaa ja tässä osassa käsittelen vuorovaikutus- ja tunnetaitoja, joita henkilöstöasiantuntija tarvitsee tukiessaan ristiriitojen ratkaisemista.
Vankan perustan tilanteen ratkaisemiseksi luo luottamus ja aito kohtaaminen. Henkilöstöasiantuntijan on hyvä tavata molemmat osapuolet myös erikseen ilman ennakkokäsityksiä – älä siis esimerkiksi mieti etukäteen miten tilanne tulisi ratkaista. Keskustelulle on hyvä varata aikaa sekä rauhallinen tila ja mennä tilanteeseen niin, että pystyy olemaan aidosti läsnä. Arvosta ihmistä ja ole kiinnostunut hänen ajatuksistaan, tunteistaan ja kokemuksistaan. Jo pelkästään se, että osapuoli pääsee sanoittamalla ääneen jäsentelemään mielessään nämä asiat, auttaa käsittelemään ja ratkaisemaan tilannetta. Kun kuuntelet ja keskityt hänen sanomaansa, myös hänen tunteensa ja ajatuksensa selkiytyvät hänen kokiessaan olevansa hyväksytty ja tärkeä. (Uimonen 2018.)
Kuuntelemisen taitoja
1. Keskity hetkeen
2. Keskity puhujaan
3. Kuuntele tyhjällä päällä ja hyväntahtoisesti
4. Kuuntele kärsivällisesti
5. Osoita, että kuuntelet ja kuulit
6. Osoita, että haluat kuulla lisää
(Uimonen 2018.)
Keskity hetkeen: Pysähdy koko energiallasi hetkeen ja kohtaa toinen tasaveroisesti samalla viivalla. Unohda ennakkokäsityksesi ja -oletuksesi, ole tilanteessa avoimin mielin. Keskity puhujaan: Anna puhujalle jakamaton huomiosi ja ole kiinnostunut kuulemaan hänen ajatuksistaan, kokemuksistaan ja tunteistaan Kuuntele tyhjällä päällä ja hyväntahtoisesti: Älä neuvo, älä kerro omia kokemuksiasi, älä ratko puhujan ongelmia. Älä arvioi tai kyseenalaista kuulemaasi, älä tuomitse tai vähättele kuulemaasi. Kuuntele kärsivällisesti: Älä keskeytä. Anna aikaa, kestä hiljaisuutta. Älä avaa omaa suutasi ennen kuin toinen on lopettanut. Osoita, että kuuntelet ja kuulit: Katso puhujaa hyväksyvästi, ole tietoinen eleistäsi ja kertaa puhujan sanomaa. Varmista, että ymmärsit oikein. Osoita, että haluat kuulla lisää: Kysele, osoita arvostusta sanoin, ole aidosti kiinnostunut.
“Ihminen ei ala kuuntelemaan, ennen kun hänet on kuultu.” (Uimonen 2018.)
Itse olen tunnetaitoja opetellessani oppinut sen, että voimakkaan tunnereaktion takana on useimmiten jokin toive tai pelko – tämä on hyvä muistaa silloin, kun auttaa muita ratkomaan ristiriitoja ja ihan erityisesti silloin, kun kohtaat kiukkuisen tunneilmaisun. Siinä tilanteessa puhuja ei vain välttämättä osaa sanoittaa tätä toivettaan tai pelkoaan. Voit sanoilla kuitenkin ilmaista kiinnostuksesi nähdä tämän reaktion taakse, esimerkiksi kertomalla mitä arvostat puhujassa ja kysymällä oletko esim. mitä puhuja toivoo nyt.
Ristiriitatilanteet synnyttävätkin voimakkaita tunteita, ja selvittämisen kannalta tunteiden kohtaaminen on erittäin tärkeää, vaikka se itsestä tuntuisi kuinka hankalalta tahansa. Keskustelussa onkin tärkeää antaa tilaa myös tunteiden ilmaisemiselle. Jo niistä kertominen laimentaa tunnetta ja ikään kuin auttaa laskemaan aseet ja antaa mahdollisuuden päästä asiassa eteenpäin. Tunnetilan jakaminen auttaa käsittelemään tunnetta ja niiden salliminen lisää työpaikan psykologista turvallisuutta. Tässäkin vaiheessa kuunteleminen on avainasemassa. (Uimonen 2018.)
Tunteen kohtaamisen taitoja
1. Auta käsittelemään tunnetta
2. Auta tunnistamaan tunne
3. Auta nimeämään tarve tunteen takana
4. Auta kääntämään tunne toiminnaksi
5. Kosketa ihmisen tunnetta
(Uimonen 2018.)
Auta käsittelemään tunnetta: Tilanteesta puhuminen voi auttaa ymmärtämään mistä tunne kumpuaa. Auta tunnistamaan tunne: Voit kysyä myös mitä ihminen koki tai ajatteli tilanteessa, jos hän ei pysty suoraan nimeämään tunnetta. Auta nimeämään tarve tunteen takana: Voit kysyä mitä ihminen olisi toivonut tai halunnut siinä tilanteessa. Voit myös hienotunteisesti kertoa mitä arvelet hänen toivoneen tai pelänneen tilanteessa, mutta varo tekemästä liian pitkälle vietyjä tulkintoja tai kertomasta omia kokemuksiasi. Käytä puhujan omia sanoja mahdollisimman paljon. Auta kääntämään tunne toiminnaksi: Kysele ensin ihmiseltä mitä hän toivoo tai haluaa tilanteelta, odotusten hahmotuttua tunteet alkavat laimentua. Voit sen jälkeen esim. kysyä mitä pitäisi tapahtua, jotta hän voisi jättää asian taakseen. Kosketa ihmisen tunnetta: Koskettaminen tapahtuu ymmärtämällä tunnetta sekä pukemalla ymmärryksesi sanoiksi. Voit esimerkiksi sanoa huomaavasi hänen olevan järkyttynyt tai toistamalla hänen sanomaansa: “Sinusta tuntui loukkaavalta, kun X teki Y”. Älä kuitenkaan liikaa tulkitse hänen tunteitaan hänen puolestaan, se helposti mitätöi toisen kokemuksen. Voit sen sijaan sanoa huomaavasi tai kuulevasi hänen puheestaan, että häntä esim. suututtaa/loukkaa jokin. Voit myös kerrata hänen sanomisiaan ja varmistaa ymmärryksesi. (Uimonen 2018.)
Voimakkaassa tunnetilassa olevan kohtaamisen taitoja
1. Älä mene mukaan tunteeseen
2. Älä provosoidu
3. Muista, että tunteen takana on usein sanoittamaton toive tai pelko
4. Ota tarvittaessa aikalisä
5. Muista, että epäasiallinen käyttäytyminen ei käy työpaikalla
Ristiriitatilannetta selvittäessäoman puheen ymmärrettävyyteen ja selkeyteen sekä sävyyn tulee kiinnittää erityistä huomiota, koska tunnetilan vallassa kyky kuunnella heikkenee ja mahdollisuus uusille väärinymmärryksille on suuri – kuulija voi myös kaivamalla kaivaa puheesta tarkoitusperiä ja yksittäisiä sanavalintoja, joista hän voi loukkaantua niistä verisesti. (Uimonen 2018.)
Puhumisen taitoja
1. Puhu selkeästi
2. Osoita, että olet kuullut ja ymmärtänyt
3. Kiinnitä huomiota puhetyyliisi
4. Käytä neutraaleja ilmauksia
5. Puhu ihmettelevään tyyliin
(Uimonen 2018.)
Puhu selkeästi: Puhu rauhallisesti ja pidä taukoja, siedä hiljaisuutta. Käytä asioista niiden oikeita nimiä, jottei väärinymmärryksiä synny lisää. Osoita, että olet kuullut ja ymmärtänyt: Sanoita ihmisen puhetta ja kertaa hänen sanomaansa, se luo etäisyyttä tunnetta kuohuttavaan asiaan Kiinnitä huomiota puhetyyliisi: Puhu ystävällisesti ja ihminen ihmiselle, esimiehen puhe kuullaan helposti arvosteluna ja käskynä neutraalin sävyisenäkin. Puhu arvostavasti ja korosta ihmisen hyviä puolia, onnistumisia, voimavaroja, osaamista ja vahvuuksia. Valitse kannustavia sanoja ja puhu myönteisesti, nämä saavat ihmisen ajattelemaan itsestään positiivisemmin ja toimii esimerkkinä hänen omalle puhumiselleen. Käytä neutraaleja ilmauksia: Pienetkin sanavalinnat voivat tuoda puheeseen esimerkiksi syyttävän tai vähättelevän sävyn. Varo pienentämästä tai suurentamasta asiaa sanavalinnoillasi. Puhu ihmettelevään tyyliin: Ihmettelevä tyyli on neutraali ja osoittaa kiinnostusta, voit vaikka todeta “Nyt kun tässä kuuntelen, niin voisiko olla…” (Uimonen 2018.)
Kysymällä asioista osoitat kiinnostusta ja saat lisää tietoa ymmärtääksesi tilannetta paremmin. Kysymällä kysymyksiä, jotka vievät eteenpäin ja edistävät vuoropuhelua, edistät myös ongelmien ratkaisemista. Erityisen hyviä ovat kysymykset, jotka saavat ihmisen itse oivaltamaan jotain uutta, ne voivat avata sellaisia ratkaisuja, joita ei muuten tulisi ajatelleeksi. Hyvä kysymys myös lisää ihmisen tunnetta omista vaikutusmahdollisuuksista ja voi herättää parempia mielikuvia tulevaisuudesta. Kysymällä voi muistuttaa myös työn tekemisestä perustehtävänä sekä muistuttaa myönteisistä asioista ja pienistäkin edistysaskelista. Seuraavassa esimerkkejä oivalluttavista kysymyksistä:
Miten muuten voisit ajatella tai toimia?
Mitä muuta hän olisi voinut tällä tarkoittaa?
Olisiko takana voinut olla jokin hyvä tarkoitus?
Mitä sinä voisit tehdä ongelman ratkaisemiseksi?
Mihin asioihin voit itse vaikuttaa?
Missä asioissa voit tulla vastaan?
Miten tilanne vaikuttaa työn tekemiseen?
Mikä olisi hyvä tavoite?
Miten asia kääntyisi parempaan suuntaan?
Mitä hyvää tilanteen ratkaisemisesta seuraa?
Mikä on tällä hetkellä hyvin?
Mitkä asiat ovat jo edenneet? (Uimonen 2018.)
Eli henkilöstöasiantuntijana tai esimiehenä ristiriitojen ratkomisessa muista kuuntelemisen, puhumisen ja kysymisen taidot. Muista myös, että et ole antamassa osapuolille ratkaisua, vaan heidän tulee päästä siihen itse – annat heille vain keinoja oikeaan suuntaan etenemiseksi. Ennen ratkaisua osapuolten on tärkeä saada tuntea tulleensa aidosti kohdatuksi, kuulluksi ja ymmärretyksi. Heidän tunteitaan ei pidä mitätöidä, vaan niille pitää antaa tilaa, muttei kuitenkaan hyväksyä epäasiallista käytöstä. Se, että autat tunnistamaan tilanteessa esiin nousseita tunteita sekä annat aikaa tunteista puhumiseen vie asiaa oikeaan suuntaan – oikeastaan vasta tunteiden laimennuttua voidaan edetä toiminnan asteelle. Kysymyksillä vahvistat osapuolten minäpystyvyyttä ristiriidan ratkaisemikseksi, oivallutat näkemään ratkaisuja tilanteeseen sekä tuot näkyväksi pienetkin edistysaskeleet.
Ristiriitoja ratkomassa-blogipostaussarjan kolmannessa eli viimeisessä osassa käsittelen käytännön vinkkejä erilaisten tilanteiden ratkomiseen.
Haluan kirjoittaa tämän blogitekstisarjan oman kehittymiseni tueksi, koska ristiriitojen ratkominen työelämässä on asia, josta koen suurta epävarmuutta ja henkilöstöasiantuntijana varmasti joudun niitä kohtaamaan. En ole saanut kotoa oppia riitojen rakentavaan ratkaisemiseen ja olen aikuisiällä tästä johtuen alitajuisesti opettanut itseni välttelemään ristiriitoja kaikin keinoin, koska minulla ei kirjaimellisesti ole ollut taitoja selviytyä niistä. Emme ole esimerkiksi yli 7 vuoden parisuhteen aikana riidelleet kertaakaan. Nyttemmin olen kehittynyt tunnetaidoissa huimasti, mutta käytännön kokemus ristiriitojen ratkaisemisesta puuttuu edelleen.
Ristiriidat työelämässä johtuvat usein puhumattomuudesta. Ongelmia ei uskalleta ottaa esiin avoimesti sen ihmisen kanssa, jota asia koskee, vaan asiaa päädytään helposti puimaan muiden kanssa. Erimielisyyttä ei oteta esille, koska se tuntuu ahdistavalta ja pelottavalta, kun taas selän takana asiasta puhumisen taustalla voi olla oman erinomaisuuden pönkittäminen tai käsitys siitä, että toiset ymmärtävät asian sanomattakin – siis osaisivat päätellä asian eleistä ja ajatuksia lukemalla. Harmi vain, että useimmiten alkuperäisenä syynä on vain väärinkäsitys, joka olisi helposti korjattavissa eli sanonnankin mukaan kärpäsestä tulee härkänen. (Uimonen 2018.)
“Se, että ongelmasta ei kerrota asianosaiselle, ei tarkoita sitä, että ongelma unohdettaisiin. Päinvastoin. Ongelmasta kerrotaan kernaasti muille ihmisen selän takana.” (Uimonen 2018.)
Ristiriidan osapuolet ovat oman riitansa asiantuntijoita ja heidän täytyy kyetä myös ratkaisemaan riitansa. Ristiriitojen selvittelyssä henkilöstöasiantuntijan rooli ei ole tuomaroida tai antaa valmiita ratkaisuja, tehtävänä on auttaa avoimen keskustelun syntymisessä, asioiden sopimisessa sekä seurannassa. (Uimonen 2018.)
Periaatteita ristiriitojen käsittelyyn:
1. Avoimuus
2. Tasavertaisuus
3. Ratkaisukeskeisyys
4. Arvostavuus
5. Oppimisen ja kehittymisen mahdollisuus
(Uimonen 2018.)
Avoimuus: Puhuminen on ainoa keino selvittää asiat. Puhumalla ymmärrys lisääntyy ja väärinkäsitykset oikenevat, voi syntyä yhteisesti hyväksyttävä totuus. Tasavertaisuus:Kasvokkain ihmiset ovat samalla viivalla, henkilöstöasiantuntija vastaa siitä, että kaikkien ajatukset ja näkemykset ovat tasapuolisesti esillä. Ratkaisukeskeisyys: Keskitytään tulevaan, tavoitteena löytää ratkaisuja eikä syyllisiä. Tarkoituksena lisätä myönteisyyttä ja toiveikkuutta. Arvostavuus:Ihmiset ovat luovia ja kykeneväisiä ottamaan vastuuta. He pystyvät ratkaisemaan ongelman, jolloin myös ratkaisu on mieluisampi ja siihen on helpompi aidosti sitoutua. Oppimisen ja kehittymien mahdollisuus: Selvittely lisää vastuullisuutta ja minäpystyvyyttä kun yksilöt ovat itse vastuussa ratkaisusta ja siihen sitoutumisesta, ratkaiseminen omin näkemyksin, kokemuksin ja taidoin lisää myös arvostuksen tunnetta. (Uimonen 2018.)
Asioita, joihin henkilöstöasiantuntijan on hyvä keskittyä:
1. Mene sovitteluun tyhjällä päällä
2. Ajattele hyväntahtoisesti
3. Ohjaile kysymyksillä
4. Ole kärsivällinen
(Uimonen 2018.)
Mene sovitteluun tyhjällä päällä: Keskity olemaan läsnä hetkessä. Älä suunnittele keskusteluja etukäteen äläkä mieti, miten haluaisit osapuolten toimivan ja ajattelevan. Älä neuvo ja anna ratkaisuja äläkä jaa omia vastaavia kokemuksia. Keskustele ilman ennakkokäsityksiä, anna osapuolille mahdollisuus kertoa aidoista syistä toiminnalleen. Ajattele hyväntahtoisesti: Et pysty vaikuttamaan muihin, mutta pystyt vaikuttamaan omaan ajattelutapaasi. Kun ajattelemme hyväntahtoisesti ja olemme aidosti läsnä ilman ennakkokäsityksiä, syntyy avoin ilmapiiri, jossa asiat voidaan helpommin nähdä toisen näkökulmasta ja ongelmat voidaan ratkaista. Ohjaile kysymyksillä:Hyväntahtoisella ajattelulla ja ennakkokäsityksettömyydellä voit puhua asioista suoraan ja esittää tuikkojakin kysymyksiä, jotka pistävät ajattelemaan. Kysymyksillä voit herätellä miettimään esimerkiksi sitä, että voisiko toisen käyttäytymisen takana olla jokin muu syy, kuin se ikävä syy mitä itse olettaa. Sopiva kysymys pistää miettimään omaa osuuttaan ja ottamaan vastuuta, mutta ei syyllistä ketään. Ole kärsivällinen: Ratkominen vie aikaa, mutta sen tarjoama oppi ja ongelman ratkeaminen ovat sen arvoisia. (Uimonen 2018.)
Blogitekstisarjan seuraavassa osassa käsittelen ristiriitatilanteiden vuoropuhelua, vuorovaikutustaitoja sekä tunteiden kohtaamista ja säätelyä. Kolmannessa osassa käyn konkreettisesti läpi erilaisten tilanteiden ratkomista ja vinkkejä siitä selviytymiseen.
Yksi henkilöstöasiantuntijan tehtävistä on perehdyttämisohjelman suunnittelu ja laatiminen, jota kaikki perehdyttäjät voivat käyttää työkalunaan. Hyvä perehdyttämisohjelma toimii muistilistana ja vastuuttaa hoitamaan tietyt asiat perehdyttämisen aikana sekä auttaa työnantajaa vastaamaanlain mukaisesta turvallisesta ja terveellisestä työskentelyyn opastamisesta. Suunnitelman avulla voidaan myös tapauskohtaisesti miettiä, kenellä on parhaat tiedot, taidot, asenteet sekä valmiudet minkäkin asian perehdyttämiseen. Tärkeintä perehdyttämisen onnistumisen kannalta on kuitenkin, että perehdyttäjällä on mielenkiintoa tehtävää kohtaan. Luettuasi tekstin, voit poimia sieltä teille sopivimmat kohdat, tehdä niistä listan ja sisällyttää ne asiat suunnitelmaan, missä muodossa sen haluatkaan toteuttaa. (Joki 2018.)
“Perehdyttämisellä tarkoitetaan kaikkia niitä toimenpiteitä, joiden avulla uusi työntekijä oppii tuntemaan työpaikkansa sekä sen toiminnan ja tavat, työpaikan ihmiset, työnsä ja siihen liittyvät odotukset.” – Työturvallisuuskeskus
Perehdyttämisohjelma voidaan laatia esimerkiksi tarkistuslistan muotoon taijakaa eri ajankohtien mukaan toteutettavaksi.
Esimerkki tarkistuslistasta:
1. Yritys, organisaatio ja henkilöstö
2. Toimintatavat, yrityksen tilat ja kulkutiet
3. Työaika ja -vuorot, henkilöstöedut sekä palkka-asiat
4. Työterveyshuolto ja turvallisuusasiat
5. Oman esimiehen, työtovereiden, työpisteen, välineiden, sosiaalitilojen ym. esittely
6. Omaan tehtävään perehdytys
7. Muut asiat, kuten perehdyttämisen riittävyyden arviointi, virkistysmahdollisuudet, vakuutukset, taloudellisuus
(Joki 2018.)
Minulle itselleni päiväkohtainen ohjelma on helpompi hahmottaa ja vastuuttaa sekä ajattelen sen tuntuvan loogiselta aloittavan työntekijän kannalta. Tein itselleni edellisessä työssäni päiväkohtaisen suunnitelman, jossa oli myös ajateltu kenen kanssa perehdytettävä kulloinkin on vuorossa ja mikä olisi silloisen vuoroparin erityisosaamista, jonka hän voisi opettaa perehdytettävälle. Työntekijöillekin on mukavaa päästä näyttämään osaamistaan, ja siinä oppii aina itsekin kun sanoittaa asioita toiselle.
Ennen työntekijän varsinaista aloittamispäivää on hyvä miettiä mm. ketkä perehdyttävät ja mitä – myös ammattilaisia voi ja kannattaa vastuuttaa tähän, esimerkiksi työympäristön ja työtehtävään perehdyttäminen sujuu heiltä varmasti hyvin, kun mielenkiintoa ja intoa vain löytyy! Henkilöstölle täytyy kertoa uudesta työntekijästä, hänelle täytyy hankkia tarvittavattyövälineet sekä esimerkiksi tunnukset työntekijän tarvitsemiin järjestelmiin sekä varata aikaa uuden henkilon vastaanottamiseen.
Esittelen tässä toimintasuunnitelman vaiheittain, koska tiedon määrä vaihtelee esimerkiksi yrityksen ja organisaation koon mukaan – jossakin koko vaihe voi kestää yhden työvuoron ja toisaalla vain hetken. On tärkeää myös huomioida ajankäytössä se, hoidetaanko perehdytys rauhallisessa tilassa vai myymälän puolella, jossa palvellaan myös samalla asiakkaita.
Ensimmäinen vaihe on hyvä aloittaa alkukeskustelulla sekä käydä läpi perehdyttämissuunnitelma. Alkuun keskitytään tietoihin yrityksestä ja organisaatiosta: mikä on yrityksen visio ja strategia sekä mikä hänen roolinsa on tämän toteuttamisessa, millaiset tilat yrityksellä on, kuka omistaa yrityksen, ketä organisaatioon kuuluu, onko toimipisteitä muualla, kuka opastaa työhön ja ketkä ovat hänen työkavereitaan. Ensimmäisessä vaiheessa on hyvä käydä läpi myös esimerkiksi käytännöt koskien työaikoja, työterveyshuoltoa, henkilöstöetuja, ruokailuja, taukoja, palkanmaksua sekä sairastapauksia. (Joki 2018; Työturvallisuuskeskus 2016.)
Toinen vaihe voidaan käyttää työsuhteeseen liittyviin asioihin eli käydään läpi mm. työehtosopimus, koeaika, työajat ja -vuorot, käytännöt vuoronvaihdossa, palkan määräytyminen ja maksu, henkilöstöedut, ruokailut ja muut tauot, verokortin toimittaminen, irtisanomisaika, liikuntamahdollisuudet ja työterveyshuollon palvelut. Samassa yhteydessä voidaan puhua turvallisuusasioista eli käydä läpi mm. pelastussuunnitelma, toiminta uhkatilanteessa, ensiapulaukku, puhelinnumerot hätätilanteissa, hälytysjärjestelmät, hätäpoistumistiet sekä lakisääteinen tapaturmavakuutus. (Työturvallisuuskeskus, 2016.)
Kolmannessa vaiheessa on hyvä aloittaa varsinainen työhön opastus eli tutustuminen työtehtäviin, toimintatapoihin, tietojärjestelmiin sekä tuotteisiin ja palveluihin. Tähän kokonaisuuteen kuuluu myös mm. yrityksen arvot, ulkoinen olemus, käytös, työasu, asiakaspalvelu ja myyntityö, puhelimen käyttö ja vaitiolovelvollisuus. Samassa yhteydessä voidaan käydä läpi työpaikan kulunvalvonta, esimiehen tehtävät, asiakkaat, tuleva työpiste, pysäköinti, siisteys, hygienia, jätehuolto, muiden yksiköiden sijainti sekä työsuojelun toimintaohjelma. On huomattava, että esimerkiksi myyntityöhön ja asiakaspalveluun perehdyttämiseen voidaan käyttää aikaa vaikka useampi päivä! (Työturvallisuuskeskus 2016.)
Viimeisenä päästään tarraamaan kunnolla kiinni omaan tehtävään. Alusta lähtien on hyvä seurata muiden työskentelyä ja kuinka he esimerkiksi palvelevat asiakkaita. Tästä edetään siihen, että perehdytettävä palvelee asiakkaita perehdyttäjän ollessa mukana tukena ja auttamassa tarpeen tullen. Viimeisenä ennen itsenäistä työtä olen pitänyt yhden työvuoron niin, että olen takahuoneessa saatavilla, mutta vain “hätätapauksia” varten eli periaatteessa työntekijä on yksin, mutta olen seuraamassa tilannetta ja paikalla sitä varten, jos olemmekin unohtaneet käydä jotakin läpi.
Omaan tehtävään opastamiseen kuuluu mm. vastuiden läpikäyminen, oman työn suunnittelu ja tavoitteet, oman työn merkitys kokonaisuuden kannalta, oman tehtävän kehittäminen ja riskitekijät, epäkohdista ilmoittaminen sekä keneltä saa tarvittaessa tukea ja miten. Tarvittaessa käydään läpi myös esim. henkilökohtaiset suojaimet, työasennot, työvälineiden säätäminen, työn vastaliikkeet ja työskentely asiakkaan tiloissa. (Työturvallisuuskeskus 2016.)
“Perehdytettävä: Ota selvää asioista! Kysy, ellet tiedä! Seuraa omaa oppimistasi!” – Työturvallisuuskeskus
Esimiehen tai henkilöstöasiantuntijan tulee myös seurata perehdyttämisen onnistumista ja viimeistään koeajan loppupuolella käydä keskustelu uuden työntekijän kanssa. Keskustelussa on hyvä käydä läpi miten asiat ovat lähteneet sujumaan, onko hän sopeutunut työyhteisöön, onko hän saanut tarvitsemansa tuen, mikä asia on ihmetyttänyt, onko perehdyttäminen onnistunut ja mikä ei ole toiminut hänen toivomallaan tavalla. (Joki 2018.)
