Avainsana: työelämätaidot

Julkaistu

Psykologinen turvallisuus muutoksessa

Sanotaan, että suuressa organisaatiokulttuurin muutoksessa on otettava huomioon aina kaksi periaatetta:
1. Eloonjäämisahdistuksen tai syyllisyyden (eli tunteen siitä, ettei näin voi jatkua) täytyy ylittää oppimisahdistus (väliaikaisen osaamattomuuden pelko, osaamattomuudesta rangaistuksi tulemisen pelko, henkilökohtaisen identiteetin menettämisen pelko tai ryhmän jäsenyyden menettämisen pelko).
2. Oppimisahdistusta täytyy vähentää, mieluummin kuin lisätä eloonjäämisahdistusta.

Erinomainen keino oppimisahdistuksen vähentämiseen hyvä keino on kasvattaa oppijan psykologista turvallisuutta. Seuraavaksi vinkkejä siihen.

Vastustamaton, positiivinen visio

Muutoksen kohteena olevien ihmisten on uskottava, että uuden tavan oppiminen johtaa parempaan tulevaisuuteen sekä itselle, että organisaatiolle. Ylimmän johdon on ilmaistava ja noudatettava visiota. Tehokas visio on kuviteltavissa oleva, haluttava, toteutettavissa oleva, hyvin rajattu, joustava sekä viestittävissä oleva.

Organisaation järjestämä koulutus

Jos on opittava uusia ajattelutapoja, uusia asenteita ja uusia taitoja, tulee organisaation tarjota kaikki vaadittava koulutus. Koulutuksien tulee olla helposti saatavilla ja henkilöstön tulee saada varata työaikaansa koulutuksille.

Oppijan osallistuminen

Jokainen oppii hiukan eri tavalla, joten on tärkeää ottaa oppijat mukaan suunnittelemaan omaa oppimisprosessiaan. Osallistaminen sitouttaa oppijan muutokseen.

Tiimien epävirallinen koulutus

Koska kulttuuriset oletukset ovat istutettuina ryhmiin, epävirallista koulutusta ja valmennusta täytyy järjestää ryhmille. Näin ryhmissä voidaan muodostaa uudet normit ja oletukset, eikä kenenkään tarvitse tuntea poikkeavansa ryhmästä, koska oppii uutta.

Harjoitustilanteet, ohjaajat ja palaute

Uuden oppiminen vaatii aikaa, resursseja, ohjausta ja pätevää palautetta pärjäämisestä. Harjoitustilanteet ovat erityisen tärkeitä, jotta voi tehdä virheitä ja oppia niistä saamatta organisaatiota sekaisin.

Positiiviset roolimallit

Uusi käyttäytymis- ja ajattelutapa voi olla niin erilainen, että ensin sitä täytyy nähdä toisilla henkilöillä, ennen kuin voi itse kuvitella toimivansa samoin.

Tukiryhmät

Tukiryhmissä voidaan keskustella oppimiseen liittyvistä ongelmista. Silloin voidaan tukea toinen toista ja oppia yhteisesti uusia tapoja käsitellä vaikeuksia.

Yhdenmukaiset järjestelmät ja rakenteet

Palkitsemisjärjestelmien ja organisaatiorakenteiden tulee olla yhdenmukaisia uuden ajattelu- ja työskentelytavan kanssa. Esimerkiksi, jos opetellaan tiimityöskentelyä, palkitsemisjärjestelmän tulee olla ryhmäkeskeinen, itsekästä käyttäytymistä tulee rangaista ja organisaatiorakenteiden tulee mahdollistaa työskentely ryhmänä.

LÄHDE:
Schein, Edgar 2001. Yrityskulttuuri – selviytymisopas. Tietoja ja luuloja kulttuurimuutoksesta.

Julkaistu

Muutosmyönteinen organisaatiokulttuuri

Muutosmyönteisillä organisaatioilla on tiettyjä menestystekijöitä, jotka erottavat ne muista. Näitä menestystekijöitä ovat nykyhetken yhdistäminen tulevaisuuteen, oppiva elämäntapa, jokapäiväisten parannusten ja muutosten tukeminen ja niihin rohkaiseminen, tiimityön korostaminen, rohkaiseminen ajattelemaan toisin, läpimurtojen suojaaminen sekä luottamuksen rakentaminen ja syventäminen.

Muutos on näissä organisaatioissa usein myös jatkuvaa, ei irrallisia projekteja. Niissä osataan myös pitää katse pääsääntöisesti tulevaisuudessa ja muutoksella “hoidetaan” ns. juurisyytä eikä oireita – vähän niin kuin huonoa unta ei pitäisi hoitaa uudella tyynyllä, vaan miettiä mistä unettomuus johtuu ja lähteä purkamaan tilannetta sieltä.

Yhdistetään nykyhetki tulevaisuuteen

Muutosmyönteisessä organisaatiokulttuurissa tiedostetaan, että tämän päivän tekemiset luovat koko ajan tulevaisuutta. Tulevaisuuden roolin tulee olla myös näkyvä nykyhetkessä – se on se suunta, jonne pyrimme tavoitteillamme ja kaikilla toimillamme.

Tehdään oppimisesta organisaation elämäntapa

Muutosmyönteisen organisaation yksi menestystekijä on tehokas viestintä, jota tukevat toimivat käytännöt sekä järjestelmät. Viestintää koskevien ohjeiden tulee olla tarpeeksi selkeitä ja niiden noudattaminen osa arkea. Viestinnän lisäksi työssä uuden oppiminen ja kehittyminen sekä erilliset koulutukset ovat tärkeitä muutosmyönteiselle organisaatiolle.

Tuetaan ja rohkaistaan jokapäiväisiä parannuksia ja muutoksia

Strategisen tason muutoshankkeet ovat tärkeitä, mutta pienet muutokset käytännön työprosesseissa ja arjen toimintatavoissa ovat vähintään yhtä tärkeitä. Yksilöitä ja tiimejä rohkaistaan jatkuvaan parantamiseen muutosmyönteisessä organisaatiossa.

Varmistetaan tiimien monipuolisuus

Muutosmyönteisessä organisaatiossa arvostetaan ihmisten erilaisuutta. Ihmisten kykyjen, taitojen, taustojen ja luonteenpiirteisen erilaisuus johtaa innovatiivisempii tuloksiin ja tämä erilaisuus nähdään rikkautena. Organisaatiossa myös kannustetaan erilaistan mielipiteiden esiintuomista.

Rohkaistaan toisinajattelijoita

Toisinajattelijoita ovat henkilöt, jotka kyseenalaistavat organisaatiossa vallitsevaa toimintakulttuuria ja muutosmyönteiset organisaatiot tukevat aktiivisesti tällaisia valtavirrasta poikkeavia ajattelumalleja ja heidän mielipiteitään pidetään arvokkaina. Muutosmyönteisessä organisaatiossa on myös avoin ja keskusteleva ilmapiiri, jossa vaihdetaan rohkeasti mielipiteitä. Myös kaikesta avoimesta palautteesta ollaan kiitollisia, oli se positiivista tai kehittävää ja tuli se “alhaalta ylös” tai “ylhäältä alas”.

Läpimurtoja suojataan

Uudet ratkaisut ja läpimurrot saattavat olla mittaamattoman arvokkaita, mutta usein ne kohtaavat vastustusta poiketessaan valtavirran ajattelusta. Tällaiset menestyneet läpimurrot ovat kuitenkin yleisempiä organisaatioissa, jotka panostavat työssä oppimiseen sekä kokeilemiseen yrityksen ja erehdyksen kautta. Muutosmyönteisissä organisaatioissa ei tuomita erehdyksistä tai harha-askeleista, vaan ne nähdään osana oppimista.

Rakennetaan ja syvennetään luottamusta

Muutoksen toteuttaminen on yksinkertaisesti helpompaa, kun organisaatiossa vallitsee luottamuksen ilmapiiri, luottamuksen kehittämisestä lisää täällä. Luottamuksen rakentaminen vie aikaa, mutta on tärkeää tiedostaa, että sen voi menettää silmänräpäyksessä. Muutosten kivijalka onkin se, että henkilöstö luottaa siihen, että lopputulos on nykytilaa parempi. Kaikessa toiminnassa tulee siis pyrkiä johdonmukaisuuteen sekä on oltava aina oikeudenmukainen ja puuttua epäkohtiin välittömästi. Henkilöstölle tulee antaa myös tilaa toimia omalla tavallaan ja arvostaa heitä ja heidän panostaan aidosti.

Miten esihenkilö voi edesauttaa muutosmyönteistä organisaatiokulttuuria?

  • Kokouksissa pyri siihen, että ne tuovat energiaa eivätkä kuluta sitä
  • Minimoi byrokratiaa
  • Keskustelut johtavat päätöksiin ja ne konkretisoituvat toimenpiteinä
  • Kerro aina totuus
  • Älä toista samoja virheitä ja ongelmia
  • Innosta tiimiä tulemaan energisenä töihin
  • Kannusta ja tue sitä, että toiminnan lomassa annetaan myös huumorin kukkia ja hyväntahtoisen naurun raikua
  • Älä juoruile ja valita, saati puhu selän takana
  • Pidä huolta koko tiimin menestymisestä

LÄHDE:
Kvist, Hans-Henry & Kilpiä, Teemu 2006. Muutosaskeleita.

Julkaistu

“Miksi meidän pitäisi palkata juuri sinut?”

Tämän kysymyksen kuulee vielä nykyäänkin työhaastattelussa melkein varmasti, ja rekrytoija voi antaa hakijan vastaukselle joskus valitettavankin suuren painoarvon. Siinä on siis tilaisuus erottautua ja jäädä mieleen – hyvässä tai pahassa.

Tätä kysymystä kannattaa lähestyä aina työnantajan näkövinkkelistä. Työnantajaa ei nimittäin kiinnosta hakijan urahaaveet tai tarve saada työ, vaan nimenomaan se, mitä työnantaja tulee saamaan palkatessaan hänet. Kysymykseen voi vastata ikään kuin haastattelija kysyisi, mikä on suurin hyöty juuri sinun palkkaamisestasi. Mikä on se lisäarvo, jota hakija voi yritykselle tuottaa.

Kun miettii vastausta siihen, miksi juuri sinut pitäisi palkata, on hyvä peilata omaa osaamistaan siihen, mitä työtehtävä vaatii – kannattaa siis ottaa näitä tietoja ylös työpaikkailmoituksesta! Mikäli osaaminen ei vielä täysin vastaa tätä, kannattaa painottaa motivaatiota ja valmiuksia oppia uutta.

Osaamisen lisäksi vastauksessa voi kertoa esimerkiksi yhteensopivuudesta yrityksen arvoihin tai kulttuuriin. Arvoista kannattaa siis ottaa selvää etukäteen, kulttuurista voi kysyä haastattelijalta ja sen jälkeen todeta sopivansa tällaiseen työyhteisöön ja arvostavansa kyseisenlaista kulttuuria – jos näin siis on.

Vastauksen kannattaa olla myös mahdollisimman käytännönläheinen, ja sitä kannattaa värittää esimerkein. Tosielämän esimerkit puhuttelevat ja avaavat osaamistasi eli kerro konkreettisesti onnistumisistasi. Voit kertoa myös kuinka asiakkaat, esihenkilöt, kollegat jne. ovat kuvailleet sinua ja yhteistyötä kanssasi.

Työhaastattelussa ei kannata sortua myöskään vaatimattomuuteen, kukaan muu ei tule sinne puhumaan puolestasi, paitsi sinä itse! On pysyteltävä tosiasioissa, jotka voi myös todentaa esimerkein, mutta ei kannata ampua itse alas omia saavutuksiaan. Älä vähättele syitä, joiden vuoksi sait ylennyksen tai ennätyksiä, jotka olet työssäsi rikkonut. Lisäksi voi kertoa, millaista palautetta tilanteessa sai.

Lopuksi, kannattaa myös kuunnella haastattelijaa ja olla aidosti läsnä keskustelussa eikä jäädä liiaksi kiinni valmiiksi pohtimiin vastauksiin. On hyvä kuunnella mitä haastattelija kertoo yrityksen toiveista ja tarpeista, ja räätälöidä vastaus sen mukaan – tämä osoittaa myös todeksi hyvät kuuntelemisen ja keskustelemisen taidot!

Julkaistu

Mitä kysyä suosittelijalta?

Suosittelijalle pitäisi soittaa, mutta mitä siltä pitäisi oikein osata udella? Itselleni ainakin ensimmäiset referenssipuhelut olivat hankalia. Pelkäsin, että häiritsen ihmistä “turhaan” ja fiilis oli jälkeenpäin vähän sellainen, että “no soitinpa kun niin on kuulema hyvä tehdä”, mutta en varsinaisesti saanut mitään irti puhelusta. Enkä varmasti ole ainut aloitteleva rekrytoija tämän ongelman kanssa!

Kysymyksiä suosittelijalle pohdittaessa kannattaa ensimmäisenä kiinnittää huomiota siihen, onko kysymys avoin kysymys vai johdatteleva kysymys. Esimerkiksi jos kysyy, olisiko henkilö hyvä työntekijä, todennäköinen vastaus siihen on “joo” (johdatteleva), mutta jos kysyt millainen työntekijä henkilö oli (avoin), vastausta joutuu oikeasti miettimään ja kuvailemaan työskentelyä omin sanoin.

Suosituksen painoarvoa kannattaa myös pohtia vastauksiin pohjaten. Esimerkiksi jos suositteleva esimies on jäänyt etäiseksi eikä hän ole aidosti kiinnittänyt huomiota työskentelyyn, vaan ollut asenteella “kunhan tekee työnsä niin se riittää”, kuuluu se usein läpi vastauksista, eikä niille kannata tällöin antaa suurta painoarvoa päätöstä tehtäessä.

Aluksi kannattaa kysyä mistä suosittelija ja hakija tuntevat toisensa, tällä kartoitetaan myös mahdolliset sukulais- ja kaverisuhteet. Referenssipuhelussa kannattaa avoimesti kertoa myös, mikäli jokin huolestuttaa hakijassa sillä hetkellä, esim. paineensietokyvyn riittävyys, jolloin voit kysyä suosittelijalta, kuinka tämä näkyi ehdokkaan työssä aiemmin ja saada varmuutta asiaan. Lopuksi kannattaa vertailla ristiin suosittelijalta saatua tietoa hakemuksessa ja haastattelu(i)ssa saatuihin tietoihin. Ristiriitaisuudet on hyvä ottaa ehdokkaan kanssa puheeksi.

Lyhykäisyydessään referenssipuhelulla on viisi tarkoitusta: punaisten lippujen spottaaminen, työhistorian tarkistus, faktojen varmistus, sen selvittäminen, millainen ehdokas on työyhteisössä sekä oppia ehdokkaan työtavoista, asenteesta, työmotivaatiosta ja vuorovaikutustaidoista.

Esimerkkikysymyksiä, joista poimia sopivimmat:

  • Mistä tunnet tämän henkilön?
  • Miten pitkään työskentelitte yhdessä henkilön kanssa?
  • Millainen työntekijä henkilö oli?
  • Millaisia olivat henkilön päivittäiset työtehtävät?
  • Millaisessa tilanteessa hän oli parhaimmillaan?
  • Millaiset tilanteet olivat hänelle haasteellisia?
  • Oliko henkilö valmis oppimaan uutta?
  • Kuinka henkilö otti vastaan muutokset?
  • Millaisia vastuita henkilöllä oli?
  • Kuinka hän menestyi työssään?
  • Millaisia erityistaitoja henkilöllä on?
  • Oliko henkilö itsenäinen vai muista riippuvainen työntekijä?
  • Miksi hakija lopetti työnsä?
  • Millainen stressinsietokyky henkilöllä oli?
  • Jos olisit palkkaamassa nyt, rekrytoisitko hakijan?
  • Millaisilla adjektiiveilla kuvailisit henkilöä?
  • Tekikö henkilö sovitut tehtävät ajallaan?
  • Millainen kielitaito henkilöllä on käytännössä?
  • Oliko henkilöllä normaalista poikkeavia poissaoloja?
  • Millaiset suhteet henkilöllä oli työyhteisössä?
  • Millaisina koit henkilön vuorovaikutustaidot?
  • Millaisia kehitysalueita näkisit henkilöllä olevan?
  • Mikä oli positiivisin seikka henkilössä työntekijänä?
  • Onko vielä jotain, mitä olisi hyvä tietää?
  • Haluaisitko vielä sanoa jotain oikean kuvan muodostamiseksi?
Julkaistu

Golemanin tunneälyn malli

Malli koostuu neljästä taidosta: itsetietoisuus, itsehallinta, sosiaalinen tietoisuus sekä ihmissuhteiden hallinta. Itsetietoisuus ja -hallinta ovat henkilökohtaisia kykyjä ja loput kaksi sosiaalisia taitoja. Näiden neljän taidon alle on kerätty 20 kykyä, jotka sijoittuvat malliin seuraavasti:

Golemanin tunneälyn malli

Itsetietoisuus koostuu kolmesta kyvystä: tietoisuus omista tunteista, tarkka itsearviointi ja itsetuntemus. Tietoisuudella omista tunteista tarkoitetaan tärkeyttä tunnistaa omat tunteet ja huomioida niiden vaikutus omaan suoriutumiseen. Tarkka itsearviointi tarkoittaa omien vahvuuksien ja heikkouksien tunnistamista. Itsetuntemus taas viittaa itseluottamukseen, jolla on tutkimusten mukaan positiivinen vaikutus suorituskykyyn.

Itsehallinta koostuu kuudesta tunneälyn kyvystä: omien tunteiden hallinta, luotettavuus, tunnollisuus, sopeutuvaisuus, tavoitteellisuus ja aloitteellisuus. Omien tunteiden hallinta tarkoittaa kykyä hallita ahdistavia tunteita, eli kykyä pysyä rauhallisena stressaavassa tilanteessa. Luotettavuudella tarkoitetaan kykyä ilmaista muille esimerkiksi omia arvoja, tarkoitusperiä ja tunteita ja toimia niiden mukaisesti. Tunnollisuus on sitä, että suhtautuu työtehtäviin huolellisesti ja perusteellisesti. Sopeutuvaisuus tarkoittaa sitä, että on avoin uudelle informaatiolle ja kykenee muuttamaan työskentelytapoja sen mukaisesti. Tavoitteellisuus viittaa jatkuvaan optimistiseen pyrkimykseen parantaa suorituksia. Aloitteellisuus puolestaan viittaa kykyyn toimia ennen kuin ulkoinen tekijä määrää toimimaan.

Sosiaalinen tietoisuus koostuu kolmesta kyvystä: empaattisuus, palvelualttius ja organisatorinen tietoisuus. Empaattisuudella tarkoitetaan sitä, että otetaan muiden tunteet, huolet ja tarpeet huomioon. Empaattinen ihminen voi lukea toisten tunteita ja saa vihjeitä ilmeistä, eleistä ja äänenpainoista. Palvelualttius tarkoittaa kykyä tunnistaa asiakkaiden tarpeita ja nähdä asioita pitkällä aikavälillä. Organisatorinen tietoisuus on kykyä lukea ryhmän tunteita ja ilmapiiriä.

Ihmissuhteiden hallinta koostuu kahdeksasta tunneälyn kyvystä: muiden kehittäminen, vaikuttaminen, kommunikaatio, konfliktien hallinta, muutosjohtaminen, muutoksen käynnistäminen, suhteiden solmiminen sekä tiimityö ja yhteistyö. Kyky kehittää muita on muiden kehitystarpeiden tunnistamista ja kykyjen vahvistamista. Vaikuttaminen tarkoittaa vakuuttavuutta ja suostuttelukykyä, sekä omien vastareaktioiden hienosäätämistä halutun vuorovaikutuksen saavuttamiseksi. Se vaatii ihimiseltä aitoutta ja yhteisten tavoitteiden asettamista oman edun edelle. Kommunikaatio viittaa kykyyn luoda avointa ja selkeää kommunikaatiota sekä sitä, että on hyvä kuuntelija, jaksaa informaatiota muille ja kohtaa vaikeat asiat suoraviivaisesti. Konfliktien hallinnalla tarkoitetaan ongelmien huomioimista ja ratkaisemista eli esimerkiksi kuuntelun ja empatian taidot korostuvat myös tässä, jotta vaikeat tilanteet voidaan kohdata diplomaattisella ja kannustavalla otteella. Muutosjohtamisen kyky koostuu kyvyistä inspiroida muita, ohjata muiden suoriutumista sekä johtaa esimerkillä. Muutoksen käynnistäminen on puolestaan sitä, että huomataan tarve muutokselle, poistetaan esteet sen tieltä sekä värvätään muita hankkeiden saavuttamiseen. Suhteiden solmiminen liittyy verkostoitumiseen ja tasapainoiluun oman työmäärän ja muiden auttamisen välillä. Tiimityössä ja yhteistyössä vaaditaan kollektiivista tunneälyä ja tehokkaimmat tiimit kykenevät ilmaisemaan tunneälyn kykyjä tiimitasolla.

Mallin näkemyksen mukaan tunneälyä voidaan oppia ja se kehittyy iän myötä. Jokaisesta vuorovaikutustilanteesta voi oppia jälkikäteen reflektoimalla ja kun opettelee säätelemään omia tunnetilojaan ja kuuntelee muita, pystyy rentoutumaan ja olemaan hetkessä läsnä. Itselle tunneälyn komponenttien ymmärtäminen lisää käsitystä omasta tunneälykkyydestä ja mitä kykyjä olisi hyvä vielä vahvistaa. Jos rekrytoinneissa halutaan panostaa tunneälykkään kandidaatin valintaan, voi tämän mallin avulla kehitellä kysymyksiä osaksi haastattelua.

Julkaistu

Kysymyksiä esitettäväksi työhaastattelun lopuksi

Kun haastattelija lopuksi kysyy “Onko sinulla jotain kysyttävää minulta?”, on hyvä tapa osoittaa mielenkiintonsa työpaikkaa kohtaan kysymällä jotain. Monia tilanne jännittää niin paljon, ettei kehtaa kysyä tai ei osaa keksiä siinä hetkessä mitään eli tähän(kin) on hyvä valmistautua etukäteen. Mikään pakko ei ole kysyä mitään, eikä kysymättömyys varmasti kaada valintapäätöstä, mutta kysymyksellä voit jäädä mieleen. Itse olen tehnyt noin kymmenen rekrytointia ja vain yksi henkilö on kysynyt haastattelun lopuksi jotain, eli mahdollisuus erottautua on todellinen!

  • Kuvailisitko ideaalikandidaatin tähän työhön?
    Tämä antaa mahdollisuuden keskustella siitä, kuinka hyvin sovit tähän profiiliin.
  • Miten tässä työssä voi kehittyä?
    Tämä viestii halustasi sitoutua työpaikkaan pitemmäksi aikaa, ja toisaalta kertoo kuinka työpaikassa arvostetaan työntekijöiden kehittymistä
  • Voisitko kuvailla, millainen on tyypillinen työpäivä?
    Kysy tätä erityisesti, jos hakemasi työ on erilainen kuin edellinen/nykyinen työtehtäväsi.
  • Mistä pidät työskentelyssä juuri tässä yrityksessä?
    Tällainen kysymys tuo tilanteeseen vuorovaikutusta ja luo yhteyden sinun ja haastattelijan välille.
  • Millaisia haasteita tässä työssä tulee kohtaamaan?
    Tällä kysymykselle voitte pohtia sovitko tähän työhön ja kertoa, jos innostut ajatuksesta taklata näitä haasteita.
  • Millaisen perehdytyksen tähän työhön saa?
    Tämä kertoo paljon työntekijöiden kohtelusta. Jos työpaikalla on selvä perehdytyssuunnitelma on moni muukin asia varmasti mietittynä, kun taas jos saat tähän epämääräisen vastauksen, voi ainakin aloitus olla takkuinen…
  • Voitko kuvailla hieman työilmapiiriä?
    Työilmapiiri on itselle ainakin top3 tärkeimmissä asioissa työpaikassa, ja jos se poikkeaa selvästi siitä mihin itse koen sopivani, harkitsen kahdesti otanko työtä vastaan. Jos työyhteisö on esimerkiksi liian formaali ja ilmapiiri etäinen, koen oloni epämukavaksi.
  • Mikä tämän yrityksen tilanne on viiden vuoden päästä?
    Tämä kertoo yrityksen kehityksestä, ja on aina plussaa jos tulevaisuutta on mietitty myös hieman pidemmällä tähtäimellä.
  • Onko osaamisessani tai työkokemuksessani jotain, joka epäilyttää sinua?
    Tämä antaa tilaisuuden kertoa lisää osaamisestasi ja oikaista mahdollisia väärinkäsityksiä.
  • Kenen kanssa tulen työskentelemään?
    Tämäkin tuo hyvää vuorovaikutusta ja toisaalta kertoo siitä (ellei muuten ole jo tullut selväksi) tehdäänkö työtä kuinka tiiviissä tiimissä vai pääsääntöisesti itsenäisesti. Se kertoo myös tiimin rakenteesta ja millaisilla titteleillä tulevat työkaverit työskentelevät.

Julkaistu

9 vinkkiä erottuvaan työpaikkailmoitukseen

– ja nimenomaan työnhakijan näkökulmasta! Eli tässä asioita, joita työnhakija arvostaa työpaikkailmoituksessa.

Perustiedot kunnossa

Työpaikkailmoituksessa on hyvä tuoda esiin esimerkiksi seuraavat asiat: Missä työntekopaikka sijaitsee? Tarvitaanko omaa autoa? Tehdäänkö työtä itsenäisesti vai tiimissä? Työajat? Mahdollisuus etätyöhön? Esimerkiksi nämä perusjutut kannattaa tehdä selväksi heti, jotta hakija ei elättele turhia toiveita työpaikasta, jos esimerkiksi oman auton käyttö on välttämätöntä eikä hakijalla ole tähän mahdollisuutta.

Palkkahaarukka ja edut avattuna

Hakijan tulee pystyä arvioimaan työpaikkailmoituksesta vastaako työstä saatu taloudellinen korvaus hänen tarpeitaan. Erityisesti asiantuntijatason rekrytoinneissa tämä korostuu, koska budjetoidun palkan ja palkkatoiveen välillä voi olla tuhansien eurojen ero, ja on kurjaa jos tämä paljastuu vasta kun hakija on käyttänyt tunteja aikaansa hakemuksen tekemiseen ja viilaamiseen. Myöskään “ison talon edut” ei sano todellisuudessa hakijalle mitään, eikä anna toivottua kilpailuetua muihin työnantajiin nähden.

Mahdollisuus kysyä lisätietoja

Kerro työpaikkailmoituksessa kuka antaa lisätietoja, milloin ja mistä hänet tavoittaa. Helpotat myös omaa elämääsi, kun annat pari tunnin puhelinaikaa, jolloin sinut tavoittaa työpaikkaan liittyvissä asioissa eikä puheluita tule satunnaisesti. Muista myös aikatauluttaa nämä itsellesi! Mikäli oletkin tuolloin kiireinen, on se selvä indikaatio siitä, kuinka teillä hoidetaan työntekijöiden asioita – ikävä kyllä.

Haun käytännön yksityiskohdat

Kerro rekrytointiprosessin aikataulun tärkeimmät pointit jo työpaikkailmoituksessa, ja ihan viimeistään kuittausviestissä, jonka hakija saa hakemuksen lähetettyään. Hakijan tulee pystyä varautumaan mahdollisiin haastatteluihin, ja tämä myös vähentää kyselyitä liittyen aikatauluihin.

Kerrottu millaista työ on konkreettisesti

Esimerkiksi perustyöpäivän kuvaaminen työpaikkailmoituksessa toimii hyvin ja antaa loistavasti kuvaa siitä mikä työntekijää odottaa valituksi tullessaan.

Työvälineet esiteltynä

Etenkin jos ne voi katsoa houkuttelevuustekijäksi! Kerro työpaikkailmoituksessa ehdottomasti myös, jos työntekijä saa itse valita työvälineensä, se voi olla merkittävä etu. Ammattilaisille tämä asia on tärkeä, tuskin kovinkaan moni haluaa työskennellä vanhentuneilla tai muuten huonoilla työvälineillä.

Työn haasteet avattuna

Haasteet hyvä avata työpaikkailmoituksessa kahdesta syystä: toisia ne motivoivat ja innostavat, kun taas toisaalta ne karsivat jatkosta ne hakijat, joilla ei ole edellytyksiä tarttua näihin haasteisiin ja ratkaista niitä. Myös se, että on avoin työn haasteista, herättää luottamusta.

Tiimi ja esimies esiteltynä

Tiimistä kertominen työpaikkailmoituksessa auttaa hahmottamaan millaista tukea hakija voi saada työssä ja antaa osviittaa myös siitä, miten hänen osaamisensa voi täydentää tätä porukkaa. Esimiehestä ja hänen johtamistyylistään kertominen avaa myös organisaatiokulttuuria ja sitä, millaisen ihmisen johdossa hakija tekisi työtä.

Kehittymismahdollisuudet

Uuden oppiminen ja kehittyminen tekevät työstä mielenkiintoisempaa ja merkityksellisempää! Ei kukaan hae töihin siksi, että saisi tehdä seuraavat 30 vuotta tasan samaa työtä, vai hakeeko? Urakehitysmahdollisuudet myös sitouttavat jäämään yritykseen.

Julkaistu

Kriittisen palautteen antaminen

Anna kriittinen palaute siitä miten asianomainen toimii

Kriittinen palaute ei saa koskaan koskea sitä millainen asianomainen on, vaan nimenomaan sen tulee kohdistua hänen toimintaansa. Ihmisen on helpompi hyväksyä se, että hänen tapaansa toimia arvostellaan, kuin se, että hänen persoonallisuuttaan, ominaisuuksiaan tai asenteitaan arvostellaan.

Käytä aina, taas ja ei koskaan-sanojen sijaan sanoja joskus ja välillä

Ihmisen on helpompi hyväksyä kriittinen palaute, jos hänelle sanotaan, että hän toimii joskus, välillä tai joissakin tietyissä tilanteissa väärällä tavalla sen sijaan, että hänen annetaan ymmärtää tekevänsä väärin aina, toistuvasti tai joka kerta.

Tarjoa ymmärtäväinen selitys sille, miksi hän toimii kuten toimii

Tilanne on miellyttävämpi, kun kriittisen palautteen antaja tekee selväksi sen, että hän ymmärtää mitä tilanteen taustalla voi olla. Antaja ymmärtää, ettei kritiikin kohteena oleva toimi tyhmyyttään tai tahallaan väärin, vaan esimerkiksi siksi, ettei tule aina ajatelleeksi tai joskus unohtaa miten tulisi toimia.

Selitä, miten jatkossa tulisi toimia

Kriittinen palaute on helpompi sulattaa, kun saa selkeät ohjeet, kuinka voi korjata toimintaansa. Toimintaehdotuksen tulee olla konkreettinen neuvo, kuinka toimia vastaavassa tilanteessa.

Selitä mitä hyötyä siitä on, että hän toimii toivotulla tavalla

Toimintaehdotus tuntuu järkevämmältä, kun se perustellaan hyötyjen kautta. Edut voivat liittyä tekijään itseensä tai muihin ihmisiin.

Anna asianosaisen ymmärtää, että uskot häneen

Muutos on helpompi tehdä, kun itseen uskotaan. Näytä, että olet vakuuttunut siitä, että hän kykenee toimimaan niin kuin toivot.

Miettikää yhdessä, mitä asialle voi tehdä

Erilainen toimintatapa on helpompi hyväksyä, jos siihen saa itse vaikuttaa, kuinka jatkossa toimitaan. Voidaan myös miettiä, miten muut voivat auttaa tässä.

Anna positiivista palautetta

Kiitä siitä, että hän kuunteli sinua ja mietti asiaa yhteistyössä kanssasi.

Moitekäsi: EI NÄIN!

Ainasormi: Käytetään sanoja aina, joka kerta, taas, tämä ei ollut ensimmäinen kerta jne. Luo tunteen jatkuvuudesta ja siitä, että asia tuskin muuttuu.
Vikasormi: Väärin toimimisesta kerrotaan seikkaperäisesti, kerrotaan esimerkkejä, näytetään valvontakameran nauhaa ja tehdään täysin selväksi että nyt tuli tyrittyä ja pahasti.
Haittasormi: Selitetään mitä haittaa tehdystä asiasta oli ympäristölle, yritykselle, koko yhteiskunnalla ja etenkin sinulle. Voidaan myös ihmetellä, kuinka asianomainen ei ymmärrä näitä haittoja.
Syysormi: Spekuloidaan käyttäytymisen syitä. Arvellaan mistä vika johtuu: kotikasvatuksesta, uskonnollisesta tai etnisestä taustasta, psyykkisestä häiriöstä tai vaikkapa heikosta itsetunnosta tai persoonallisuushäiriöstä
Kuurosormi: Muistutetaan siitä, että asiasta on kyllä puhuttu aiemminkin eikä sana tunnu menevän millään konstilla perille. Syynä voi olla jääräpäisyys, välinpitämättömyys tai kyvyttömyys ottaa palautetta vastaan muilta.

Toivekäsi: Vaan näin!

Kontaktisormi: Aloitetaan ottamalla kontakti: “minulla on yksi ehdotus, josta haluaisin keskustella”, “onko nyt sopiva hetki?”. Varmistetaan, että aika ja paikka sopivat, ja että ihminen on vastaanottavassa tilassa.
Toivesormi: Käännetään ongelma toiveeksi. Kerrotaan mitä halutaan toisen tekevän, ei sitä, mitä ei haluta tehtävän. “tässä tilanteessa toivoisin sinun toimivan näin”, “pyytäisin sinua toimimaan näin” tai “ehdottaisin, että toimisit näin”. Lopuksi kysytään, että mitä hän ajattelee tästä toiveesta tai ehdotuksesta.
Hyötysormi: Perustellaan toive tai ehdotus kertomalla mitä hyötyä siitä on sinulle ja muille. Voidaan myös yhdessä pohtia, mitä hyötyä siitä voisi olla tekijälle itselleenkin.
Uskosormi: Luodaan uskoa osoittamalla, että luotetaan hänen kykenevän toimimaan toiveen mukaan. Tarjoudutaan myös auttamaan, jos se on tarpeen.
Sopimussormi:
– Sopimus: “Mitä itse ehdotat, miten menetellään?”
– Muistuttaminen: “Tämähän saattaa joskus unohtua, sovitaanko jotakin siitä, miten muut voivat muistuttaa sinua?”
– Palaute: “Miten koit tämän keskustelun, oliko OK, että otin asian puheeksi?”
– Kehu: “On se hyvä, että sinulle voi puhua suoraan!”
– Jatko: “Sano sinäkin reilusti minulle, jos sinulla on minulle toivomuksia.”

LÄHDE:

Alastalo, Tarmo 2021. Palautteen antaminen ja vastaanottaminen. Opetusmateriaali. Valmentava johtaminen. Karelia-ammattikorkeakoulu

Julkaistu

Palautekulttuurin kehittäminen

Palautteen antaminen työyhteisössä on tärkeää. Se on saajalle merkki siitä, että hänen työpanoksensa on merkityksellinen ja hänen tekemisensä on noteerattu. Palautteen saaminen vahvistaa sitä, missä on jo hyvä ja kertoo missä voi oppia vielä enemmän. Palautteen tehtävä on siis edistää kehittymistä ja synnyttää halu oppia lisää. Toimiva palautekulttuuri lisää motivaatiota, työn imua sekä yhteenkuuluvuutta. Palautteenannon tulisi olla jatkuvaa, osa päivittäistä tekemistä ja sen tulisi toimia organisaatiossa ihmiseltä ihmiselle, oli suunta “ylhäältä alas” tai “alhaalta ylös”. Palautteen saamisen ja antamisen tulisi olla yhtä normaalia kuin muutkin rutiinit työpäivän aikana ja sen tulisi olla kepeää ja tuntua mukavalta molemmista osapuolista. Esihenkilön olisikin hyvä tuntea tiimiläisensä yksilöinä ja tutustua siihen, mikä on heille mieluinen ja luonteva tapa saada palautetta ja antaa sitä sen mukaisesti.

Palautellaan aluksi mieleen perusasioita palautteen antamisesta ja saamisesta.

Myönteisen palautteen antaminen

  • Anna palaute mahdollisimman pian
  • Anna palaute kasvokkain
  • Kerro mistä annat palautetta ja miksi
  • Ole henkilökohtainen
  • Ole aito ja hymyile
  • Suhteuta palaute tekoon (ei yli- tai alimitoitettua)
  • Vältä superlatiiveja
  • Muotoile palaute vastaanottajalle mieluisaksi
  • Voit antaa palautteen julkisesti, riippuen saajasta

Korjaavan palautteen antaminen

  • Anna palaute AINA kahden kesken
  • Anna palaute mahdollisimman pian
  • Anna palaute vain yhdestä asiasta kerrallaan
  • Älä pyydä anteeksi palautetta
  • Älä anna palautetta tunnekuohussa
  • Vältä ironiaa, sarkasmia ja huumoria
  • Älä sano aina tai ei koskaan
  • Ole valmis keskustelemaan asiasta
  • Muista, että palaute on kehittymistä varten, ei rangaistus
  • Muista kiittää

Palautteen saaminen

  • Ota positiivinen palaute vastaan vähättelemättä
  • Älä hyökkää korjaavaa palautetta saatuasi
  • Ota korjaava palaute mahdollisuutena oppia
  • Kuuntele palaute loppuun asti
  • Tarkista, että ymmärsit palautteen oikein
  • Kysy rohkeasti tarkentavia kysymyksiä
  • Ole kiinnostunut
  • Kiitä saamastasi palautteesta

Ja sitten niitä keinoja palautekulttuurin kehittämiseksi seuraavalle tasolle.

Kerro, että kehitämme palautekulttuuria ja miksi

Kyky antaa ja saada palautetta ei synny itsestään. Se vaatii opettelua ja jopa koulutusta siinä missä muutkin työelämätaidot ja työntekijät tarvitsevat resursseja kehittyäkseen. Palaute tiimiläisille ei välttämättä synny heti luonnostaan vaan sitä varten on annettava aikaa ja kannustettava siihen. Ja on pidettävä kiinni pitkäjänteisesti tavoitteista palautteenannon ja -saannin suhteen. Palautekulttuurin kehittämisen tavoite on parantaa suorituskykyä, kommunikaatiota ja yhteenkuuluvuutta sekä lisätä sitoutumista.

Kerro kuinka

Palautteen tulisi parantaa työntekijäkokemusta, vaikka harmittavan usein vaikutus on vain päinvastainen. Jokaisen kouluttaminen palautteen antamiseen onkin tärkeää kehittämistyössä, ilman sitä vaikutus voi jäädä laimeaksi. Tietoisuuden lisääminen auttaa siinä, ettei korjaavaa palautetta saava sulkeudu ja hyppää puolustuskannalle. Korjaava palaute on ennen kaikkea tilaisuus oppia, ja yhtä korjaavaa palautetta vastaan pitäisi muistaa antaa ainakin neljä positiivista. Palautteen antamista voi ja kannattaa harjoitella, voi sopia esimerkiksi, että jokainen antaa kiitoksen jollekin joka päivä. Näitä kirjataan ylös ja käydään yhdessä läpi fiiliksiä, mikä lisääntyneestä palautteensaannista on tullut. Ei kukaan ole seppä syntyessään!

Näytä esimerkkiä

Tajuamattaankin työntekijät ottavat mallia siitä, miten esimiehet ja johto toimivat. Jos palautekulttuurin kehittäminen jää johdosta irralliseksi käytännöksi, ei se tule kestämään aikaa. Johdon ja esimiesten tulisi pyytää ja kysyä palautetta siinä missä tiimiläistenkin ja näyttää avoimesti kuinka hyvin he ottavat palautteen vastaan.

Tarjoa työvälineet

Tiimiläisestä voi tuntua hankalalta antaa palautetta “ylemmilleen”, ja tämän vuoksi pitäisikin tarjota erilaisia kanavia ja tapoja antaa palautetta. Teknologian hyödyntäminen auttaa myös seuraamaan palautteiden määriä sekä palautteiden aikaansaamia toimenpiteitä.

Ruoki kasvun ajattelutapaa

Ihmisillä, joille kasvun ajattelutapa (growth mindset) on luontaista, on luontaista myös ajatella, että heidän kykyjään ja taitojaan on mahdollista kehittää läpi työuran. Nämä ihmiset myös usein innostuvat palautteesta ja haluavat oppia lisää ja kehittyä. Ajattelutavan voi huomioida jo rekrytoinneissa, näyttää suuntaa investoimalla kasvuun ja huomioimalla työntekijöiden kehittymisen. Myös oman keskeneräisyyden näyttämisellä voi näyttää sitä, että on halukas itsekin kehittymään palautteen avulla.

Luo palautteelle turvallinen ympäristö

Työntekijöiden täytyy olla varmoja siitä, että palautteen antamisesta ei synny ikäviä jälkiseuraamuksia eli luottamuksella on myös tässä tärkeä merkitys.

Korosta palautteella aikaansaatuja muutoksia

Kerro muutoksesta niin henkilökohtaisesti palautteen antajalle kuin koko työyhteisöllekin. Palaute on työnantajalle lahja ja jos sitä ei näytetä arvostavan, voi olla ettei seuraavaa palautetta enää tule. Eli palautekulttuuri on vastavuoroista, palautteisiin on syytä myös reagoida ja kiittää niistä. Työntekijälle täytyy tulla selväksi se, että palautteen antamiseen käytetty aika on sen arvoista.

Anna merkityksellistä palautetta

“Hyvää työtä!” saattaa kuulosta palautteelle, mutta se ei ole kovin merkityksellinen tai konkreettinen. Palautteen olisi hyvä olla yksityiskohtainen ja liittyä tiettyyn tapahtumaan tai asiaan.

Julkaistu

Entä jos työkaveri ärsyttää?

Mitä jos kohtaat hankalasti käyttäytyvän ihmisen tai tunnet, että joku ihminen ärsyttää sinua työpaikalla? Omia tunteitaan ei kannata yrittää tukahduttaa, mutta voit sen sijaan tunnistaa ja hyväksyä ne sekä valita oman tavan suhtautua asiaan. Pohdi, mikä toisessa saa sinut ärsyyntymään ja mitä ajattelet hänestä ihmisenä. Miksi hän mahtaa käyttäytyä niinkuin käyttäytyy, mitä syitä sille voi olla, voiko esimerkiksi kotona olla ongelmia? Huonoa käyttäytymistä ei kuitenkaan pidä hyväksyä, vaikka tunnistaa järkeen käyvän syyn – työelämässä toiset pitää huomioida. Voit ottaa erilaisuuden mielenkiintoisena henkisenä haasteena ja omana tilaisuutena oppia ja kasvaa. Varo tietämästä mikä on toiselle parasta, ota hänet vastaan sellaisena kuin hän on.

“Jos hyväksyt vain tietyn tyyppiset ihmiset,
oma mielesi kuormittuu.”
(Uimonen 2018.)

Kun ymmärrät ärsytyksen syyn, ymmärrät ettei toinen tahallaan ärsytä sinua ja osaat todennäköisesti olla kärsivällisempi. On siis hyvä käyttää aikaa ärsytyksen syyn löytämiseksi ja ymmärtämiseksi. Yksi ärsytystä aiheuttava tekijä on erilainen temperamentti, tahti tai energia. Jos itse olemme nopeatahtisia, ärsyttää toisen hidas haahuilu helposti. Myös se, että havaitsemme toisen olevan hyvä asiassa, joka on itselle hankalaa, ärsyttää helposti. Esimerkiksi jos itse toivomme tekojemme puhuvan puolestaan ja saavamme sitä kautta palkankorotuksen, toisen uskaltaessaan pyytää sellaista, saatamme tuntea ärsytystä.

Hitaasti lämpenevän ja/tai vaikeasti lähestyttävää ihmistä kannattaa jututtaa hänen omista kiinnostuksen kohteistaan – kaikki tykkäävät puhua itsestään! Esimerkiksi harrastukset, lapset tai vaikkapa remppaprojekti voivat olla hyviä keskustelunaiheita. Keskity keskustelun aikana lähinnä vain kuuntelemaan aidosti äläkä mieti omaa seuraavaa kommenttiasi, ole läsnä ja anna hetken tulla sinulle sellaisena kuin on tullakseen.

Myös omaan itseen on hyvä kiinnittää huomiota kun toiset ihmiset ärsyttävät. Hyvä itsetunto suojaa ärsytykseltä niin, ettei se jää välttämättä vaivaamaan eikä se mene ihon alle. Joskus on hyvä myös katsoa peiliin sillä silmällä, että onko itse sittenkään se helpoin ja mukavin ihminen, jonka kanssa halutaan olla vuorovaikutuksessa ja kuka toimii miellyttävästi muita kohtaan? Omia vuorovaikutustapojaan voi aina kehittää!

LÄHTEET:

Duunitori 2018. Kohtaa ärsyttävät ihmiset oikein. Verkkojulkaisu. https://duunitori.fi/tyoelama/kun-muut-ihmiset-arsyttavat. Viitattu 28.7.2021.

Esimies pattitilanteissa 2018. Taina Uimonen. Pdf-tiedosti. Julkaistu 04.2018. https://www.mytalentia.fi/wp-content/uploads/2018/04/Esimies-pattitilanteissa-opas-TainaUimonen.pdf. Viitattu 28.7.2021.