Avainsana: vuorovaikutus

Julkaistu

Kriittisen palautteen antaminen

Anna kriittinen palaute siitä miten asianomainen toimii

Kriittinen palaute ei saa koskaan koskea sitä millainen asianomainen on, vaan nimenomaan sen tulee kohdistua hänen toimintaansa. Ihmisen on helpompi hyväksyä se, että hänen tapaansa toimia arvostellaan, kuin se, että hänen persoonallisuuttaan, ominaisuuksiaan tai asenteitaan arvostellaan.

Käytä aina, taas ja ei koskaan-sanojen sijaan sanoja joskus ja välillä

Ihmisen on helpompi hyväksyä kriittinen palaute, jos hänelle sanotaan, että hän toimii joskus, välillä tai joissakin tietyissä tilanteissa väärällä tavalla sen sijaan, että hänen annetaan ymmärtää tekevänsä väärin aina, toistuvasti tai joka kerta.

Tarjoa ymmärtäväinen selitys sille, miksi hän toimii kuten toimii

Tilanne on miellyttävämpi, kun kriittisen palautteen antaja tekee selväksi sen, että hän ymmärtää mitä tilanteen taustalla voi olla. Antaja ymmärtää, ettei kritiikin kohteena oleva toimi tyhmyyttään tai tahallaan väärin, vaan esimerkiksi siksi, ettei tule aina ajatelleeksi tai joskus unohtaa miten tulisi toimia.

Selitä, miten jatkossa tulisi toimia

Kriittinen palaute on helpompi sulattaa, kun saa selkeät ohjeet, kuinka voi korjata toimintaansa. Toimintaehdotuksen tulee olla konkreettinen neuvo, kuinka toimia vastaavassa tilanteessa.

Selitä mitä hyötyä siitä on, että hän toimii toivotulla tavalla

Toimintaehdotus tuntuu järkevämmältä, kun se perustellaan hyötyjen kautta. Edut voivat liittyä tekijään itseensä tai muihin ihmisiin.

Anna asianosaisen ymmärtää, että uskot häneen

Muutos on helpompi tehdä, kun itseen uskotaan. Näytä, että olet vakuuttunut siitä, että hän kykenee toimimaan niin kuin toivot.

Miettikää yhdessä, mitä asialle voi tehdä

Erilainen toimintatapa on helpompi hyväksyä, jos siihen saa itse vaikuttaa, kuinka jatkossa toimitaan. Voidaan myös miettiä, miten muut voivat auttaa tässä.

Anna positiivista palautetta

Kiitä siitä, että hän kuunteli sinua ja mietti asiaa yhteistyössä kanssasi.

Moitekäsi: EI NÄIN!

Ainasormi: Käytetään sanoja aina, joka kerta, taas, tämä ei ollut ensimmäinen kerta jne. Luo tunteen jatkuvuudesta ja siitä, että asia tuskin muuttuu.
Vikasormi: Väärin toimimisesta kerrotaan seikkaperäisesti, kerrotaan esimerkkejä, näytetään valvontakameran nauhaa ja tehdään täysin selväksi että nyt tuli tyrittyä ja pahasti.
Haittasormi: Selitetään mitä haittaa tehdystä asiasta oli ympäristölle, yritykselle, koko yhteiskunnalla ja etenkin sinulle. Voidaan myös ihmetellä, kuinka asianomainen ei ymmärrä näitä haittoja.
Syysormi: Spekuloidaan käyttäytymisen syitä. Arvellaan mistä vika johtuu: kotikasvatuksesta, uskonnollisesta tai etnisestä taustasta, psyykkisestä häiriöstä tai vaikkapa heikosta itsetunnosta tai persoonallisuushäiriöstä
Kuurosormi: Muistutetaan siitä, että asiasta on kyllä puhuttu aiemminkin eikä sana tunnu menevän millään konstilla perille. Syynä voi olla jääräpäisyys, välinpitämättömyys tai kyvyttömyys ottaa palautetta vastaan muilta.

Toivekäsi: Vaan näin!

Kontaktisormi: Aloitetaan ottamalla kontakti: “minulla on yksi ehdotus, josta haluaisin keskustella”, “onko nyt sopiva hetki?”. Varmistetaan, että aika ja paikka sopivat, ja että ihminen on vastaanottavassa tilassa.
Toivesormi: Käännetään ongelma toiveeksi. Kerrotaan mitä halutaan toisen tekevän, ei sitä, mitä ei haluta tehtävän. “tässä tilanteessa toivoisin sinun toimivan näin”, “pyytäisin sinua toimimaan näin” tai “ehdottaisin, että toimisit näin”. Lopuksi kysytään, että mitä hän ajattelee tästä toiveesta tai ehdotuksesta.
Hyötysormi: Perustellaan toive tai ehdotus kertomalla mitä hyötyä siitä on sinulle ja muille. Voidaan myös yhdessä pohtia, mitä hyötyä siitä voisi olla tekijälle itselleenkin.
Uskosormi: Luodaan uskoa osoittamalla, että luotetaan hänen kykenevän toimimaan toiveen mukaan. Tarjoudutaan myös auttamaan, jos se on tarpeen.
Sopimussormi:
– Sopimus: “Mitä itse ehdotat, miten menetellään?”
– Muistuttaminen: “Tämähän saattaa joskus unohtua, sovitaanko jotakin siitä, miten muut voivat muistuttaa sinua?”
– Palaute: “Miten koit tämän keskustelun, oliko OK, että otin asian puheeksi?”
– Kehu: “On se hyvä, että sinulle voi puhua suoraan!”
– Jatko: “Sano sinäkin reilusti minulle, jos sinulla on minulle toivomuksia.”

LÄHDE:

Alastalo, Tarmo 2021. Palautteen antaminen ja vastaanottaminen. Opetusmateriaali. Valmentava johtaminen. Karelia-ammattikorkeakoulu

Julkaistu

Palautekulttuurin kehittäminen

Palautteen antaminen työyhteisössä on tärkeää. Se on saajalle merkki siitä, että hänen työpanoksensa on merkityksellinen ja hänen tekemisensä on noteerattu. Palautteen saaminen vahvistaa sitä, missä on jo hyvä ja kertoo missä voi oppia vielä enemmän. Palautteen tehtävä on siis edistää kehittymistä ja synnyttää halu oppia lisää. Toimiva palautekulttuuri lisää motivaatiota, työn imua sekä yhteenkuuluvuutta. Palautteenannon tulisi olla jatkuvaa, osa päivittäistä tekemistä ja sen tulisi toimia organisaatiossa ihmiseltä ihmiselle, oli suunta “ylhäältä alas” tai “alhaalta ylös”. Palautteen saamisen ja antamisen tulisi olla yhtä normaalia kuin muutkin rutiinit työpäivän aikana ja sen tulisi olla kepeää ja tuntua mukavalta molemmista osapuolista. Esihenkilön olisikin hyvä tuntea tiimiläisensä yksilöinä ja tutustua siihen, mikä on heille mieluinen ja luonteva tapa saada palautetta ja antaa sitä sen mukaisesti.

Palautellaan aluksi mieleen perusasioita palautteen antamisesta ja saamisesta.

Myönteisen palautteen antaminen

  • Anna palaute mahdollisimman pian
  • Anna palaute kasvokkain
  • Kerro mistä annat palautetta ja miksi
  • Ole henkilökohtainen
  • Ole aito ja hymyile
  • Suhteuta palaute tekoon (ei yli- tai alimitoitettua)
  • Vältä superlatiiveja
  • Muotoile palaute vastaanottajalle mieluisaksi
  • Voit antaa palautteen julkisesti, riippuen saajasta

Korjaavan palautteen antaminen

  • Anna palaute AINA kahden kesken
  • Anna palaute mahdollisimman pian
  • Anna palaute vain yhdestä asiasta kerrallaan
  • Älä pyydä anteeksi palautetta
  • Älä anna palautetta tunnekuohussa
  • Vältä ironiaa, sarkasmia ja huumoria
  • Älä sano aina tai ei koskaan
  • Ole valmis keskustelemaan asiasta
  • Muista, että palaute on kehittymistä varten, ei rangaistus
  • Muista kiittää

Palautteen saaminen

  • Ota positiivinen palaute vastaan vähättelemättä
  • Älä hyökkää korjaavaa palautetta saatuasi
  • Ota korjaava palaute mahdollisuutena oppia
  • Kuuntele palaute loppuun asti
  • Tarkista, että ymmärsit palautteen oikein
  • Kysy rohkeasti tarkentavia kysymyksiä
  • Ole kiinnostunut
  • Kiitä saamastasi palautteesta

Ja sitten niitä keinoja palautekulttuurin kehittämiseksi seuraavalle tasolle.

Kerro, että kehitämme palautekulttuuria ja miksi

Kyky antaa ja saada palautetta ei synny itsestään. Se vaatii opettelua ja jopa koulutusta siinä missä muutkin työelämätaidot ja työntekijät tarvitsevat resursseja kehittyäkseen. Palaute tiimiläisille ei välttämättä synny heti luonnostaan vaan sitä varten on annettava aikaa ja kannustettava siihen. Ja on pidettävä kiinni pitkäjänteisesti tavoitteista palautteenannon ja -saannin suhteen. Palautekulttuurin kehittämisen tavoite on parantaa suorituskykyä, kommunikaatiota ja yhteenkuuluvuutta sekä lisätä sitoutumista.

Kerro kuinka

Palautteen tulisi parantaa työntekijäkokemusta, vaikka harmittavan usein vaikutus on vain päinvastainen. Jokaisen kouluttaminen palautteen antamiseen onkin tärkeää kehittämistyössä, ilman sitä vaikutus voi jäädä laimeaksi. Tietoisuuden lisääminen auttaa siinä, ettei korjaavaa palautetta saava sulkeudu ja hyppää puolustuskannalle. Korjaava palaute on ennen kaikkea tilaisuus oppia, ja yhtä korjaavaa palautetta vastaan pitäisi muistaa antaa ainakin neljä positiivista. Palautteen antamista voi ja kannattaa harjoitella, voi sopia esimerkiksi, että jokainen antaa kiitoksen jollekin joka päivä. Näitä kirjataan ylös ja käydään yhdessä läpi fiiliksiä, mikä lisääntyneestä palautteensaannista on tullut. Ei kukaan ole seppä syntyessään!

Näytä esimerkkiä

Tajuamattaankin työntekijät ottavat mallia siitä, miten esimiehet ja johto toimivat. Jos palautekulttuurin kehittäminen jää johdosta irralliseksi käytännöksi, ei se tule kestämään aikaa. Johdon ja esimiesten tulisi pyytää ja kysyä palautetta siinä missä tiimiläistenkin ja näyttää avoimesti kuinka hyvin he ottavat palautteen vastaan.

Tarjoa työvälineet

Tiimiläisestä voi tuntua hankalalta antaa palautetta “ylemmilleen”, ja tämän vuoksi pitäisikin tarjota erilaisia kanavia ja tapoja antaa palautetta. Teknologian hyödyntäminen auttaa myös seuraamaan palautteiden määriä sekä palautteiden aikaansaamia toimenpiteitä.

Ruoki kasvun ajattelutapaa

Ihmisillä, joille kasvun ajattelutapa (growth mindset) on luontaista, on luontaista myös ajatella, että heidän kykyjään ja taitojaan on mahdollista kehittää läpi työuran. Nämä ihmiset myös usein innostuvat palautteesta ja haluavat oppia lisää ja kehittyä. Ajattelutavan voi huomioida jo rekrytoinneissa, näyttää suuntaa investoimalla kasvuun ja huomioimalla työntekijöiden kehittymisen. Myös oman keskeneräisyyden näyttämisellä voi näyttää sitä, että on halukas itsekin kehittymään palautteen avulla.

Luo palautteelle turvallinen ympäristö

Työntekijöiden täytyy olla varmoja siitä, että palautteen antamisesta ei synny ikäviä jälkiseuraamuksia eli luottamuksella on myös tässä tärkeä merkitys.

Korosta palautteella aikaansaatuja muutoksia

Kerro muutoksesta niin henkilökohtaisesti palautteen antajalle kuin koko työyhteisöllekin. Palaute on työnantajalle lahja ja jos sitä ei näytetä arvostavan, voi olla ettei seuraavaa palautetta enää tule. Eli palautekulttuuri on vastavuoroista, palautteisiin on syytä myös reagoida ja kiittää niistä. Työntekijälle täytyy tulla selväksi se, että palautteen antamiseen käytetty aika on sen arvoista.

Anna merkityksellistä palautetta

“Hyvää työtä!” saattaa kuulosta palautteelle, mutta se ei ole kovin merkityksellinen tai konkreettinen. Palautteen olisi hyvä olla yksityiskohtainen ja liittyä tiettyyn tapahtumaan tai asiaan.

Julkaistu

Entä jos työkaveri ärsyttää?

Mitä jos kohtaat hankalasti käyttäytyvän ihmisen tai tunnet, että joku ihminen ärsyttää sinua työpaikalla? Omia tunteitaan ei kannata yrittää tukahduttaa, mutta voit sen sijaan tunnistaa ja hyväksyä ne sekä valita oman tavan suhtautua asiaan. Pohdi, mikä toisessa saa sinut ärsyyntymään ja mitä ajattelet hänestä ihmisenä. Miksi hän mahtaa käyttäytyä niinkuin käyttäytyy, mitä syitä sille voi olla, voiko esimerkiksi kotona olla ongelmia? Huonoa käyttäytymistä ei kuitenkaan pidä hyväksyä, vaikka tunnistaa järkeen käyvän syyn – työelämässä toiset pitää huomioida. Voit ottaa erilaisuuden mielenkiintoisena henkisenä haasteena ja omana tilaisuutena oppia ja kasvaa. Varo tietämästä mikä on toiselle parasta, ota hänet vastaan sellaisena kuin hän on.

“Jos hyväksyt vain tietyn tyyppiset ihmiset,
oma mielesi kuormittuu.”
(Uimonen 2018.)

Kun ymmärrät ärsytyksen syyn, ymmärrät ettei toinen tahallaan ärsytä sinua ja osaat todennäköisesti olla kärsivällisempi. On siis hyvä käyttää aikaa ärsytyksen syyn löytämiseksi ja ymmärtämiseksi. Yksi ärsytystä aiheuttava tekijä on erilainen temperamentti, tahti tai energia. Jos itse olemme nopeatahtisia, ärsyttää toisen hidas haahuilu helposti. Myös se, että havaitsemme toisen olevan hyvä asiassa, joka on itselle hankalaa, ärsyttää helposti. Esimerkiksi jos itse toivomme tekojemme puhuvan puolestaan ja saavamme sitä kautta palkankorotuksen, toisen uskaltaessaan pyytää sellaista, saatamme tuntea ärsytystä.

Hitaasti lämpenevän ja/tai vaikeasti lähestyttävää ihmistä kannattaa jututtaa hänen omista kiinnostuksen kohteistaan – kaikki tykkäävät puhua itsestään! Esimerkiksi harrastukset, lapset tai vaikkapa remppaprojekti voivat olla hyviä keskustelunaiheita. Keskity keskustelun aikana lähinnä vain kuuntelemaan aidosti äläkä mieti omaa seuraavaa kommenttiasi, ole läsnä ja anna hetken tulla sinulle sellaisena kuin on tullakseen.

Myös omaan itseen on hyvä kiinnittää huomiota kun toiset ihmiset ärsyttävät. Hyvä itsetunto suojaa ärsytykseltä niin, ettei se jää välttämättä vaivaamaan eikä se mene ihon alle. Joskus on hyvä myös katsoa peiliin sillä silmällä, että onko itse sittenkään se helpoin ja mukavin ihminen, jonka kanssa halutaan olla vuorovaikutuksessa ja kuka toimii miellyttävästi muita kohtaan? Omia vuorovaikutustapojaan voi aina kehittää!

LÄHTEET:

Duunitori 2018. Kohtaa ärsyttävät ihmiset oikein. Verkkojulkaisu. https://duunitori.fi/tyoelama/kun-muut-ihmiset-arsyttavat. Viitattu 28.7.2021.

Esimies pattitilanteissa 2018. Taina Uimonen. Pdf-tiedosti. Julkaistu 04.2018. https://www.mytalentia.fi/wp-content/uploads/2018/04/Esimies-pattitilanteissa-opas-TainaUimonen.pdf. Viitattu 28.7.2021.

Julkaistu

Luottamuksen kehittäminen työpaikalla

Luottamus on toimivan esihenkilö-alaissuhteen perusedellytys, joka rakentuu vuorovaikutuksen kautta. Luottamuksen rakentamisessa on kyse turvallisen ja kannustavan ilmapiirin luomisesta, jossa henkilöt kokevat voivansa kasvaa ja kehittyä. Luottamuksessa on kyse moraalisesta vastuusta ja toiseen kohdistetuista myönteisistä odotuksista, joihin liittyvät osaaminen, hyväntahtoisuus ja positiiviset aikomukset. Luottamukseen liittyvät avoin tiedonkulku, henkilökohtaisten asioiden pysyminen salassa, suoraselkäinen rehellisyys ja arvostava vuorovaikutus, jossa voidaan luottaa toisen hyviin tarkoitusperiin. (Alastalo 2021, 4-5.)

Esihenkilön ennakoitavissa oleva käytös, oikeudenmukaisuus, rehellinen ja tasapuolinen toiminta tuottavat luottamusta. Kun esihenkilöt ja henkilöstö luottavat toisiinsa, he pystyvät avoimemmin ilmaisemaan ideoita toiminnan kehittämiseksi. He kokevat myös vaikuttavansa asioihin, mikä vähentää työperäistä stressiä ja edistää työviihtyvyyttä. (Alastalo 2021, 5.)

Ammattitaitoinen esihenkilö on vuorovaikutuksessaan suora ja rehellisen rakentava. Esihenkilö pystyy viestimään epämiellyttävistä asioista tarkoituksenmukaisesti. Hän myös tunnustaa omat virheensä ja oppii niistä. Hän on aidosti oma itsensä eikä vedä roolia. Hän tekee mitä lupaa ja sanoo mitä tarkoittaa. (Alastalo 2021, 9.)

Lojaalius kaikkia kohtaan

Esihenkilö ei mustamaalaa työntekijää toiselle. Tällaista havaitessaan useimmat tulkitsevat esihenkilön toimivan näin myös omien asioidensa kohdalla, eivätkä arvosta sellaista johtajaa, joka mustamaalaa työntekijöitä tai levittelee heidän asioitaan. Esihenkilön tulee ymmärtää, että kaikki työntekijöiden henkilökohtaiseen elämään liittyvät asiat ovat luottamuksellisia. (Alastalo 2021, 11.)

Lupausten pitäminen

Esihenkilön on hyvä oppia lupaamaan vain asioita, joihin tietää pystyvänsä. Pienetkin katteettomat lupaukset saavat ihmiset pettymään, joten on hyvä opetella kieltäytymään, jos tietää, että asian hoitamiselle ei esimerkiksi ole aikaa. (Alastalo 2021, 11.)

Virheiden myöntäminen & kehityskyky ja -halu

Jos luottamukseen tulee särö, ainoa keino korjata se on myöntää avoimesti toimineensa väärin. Esihenkilön tulee luvata, ettei sama tule toistumaan ja pitää kiinni tästä lupauksestaan. Pelkkä anteeksipyyntö ei riitä vaan luottamus punnitaan tulevissa teoissa. Ihmiset, jotka uskaltavat nöyrtyä ja ottavat opikseen tuntuvat luotettavammilta, koska he puhuvat totta ja herättävät inhimillisyydellään sympatiaa. (Alastalo 2021, 12.)

Omista asioista avoimesti kertominen

Ihmiset luottavat paremmin niihin, joista he tietävät tarkemmin jotakin. Mikäli esihenkilön yksityiselämä jää kokonaan mysteeriksi, tilalle keksitään helposti tarinoita ja huhuja. Esihenkilön on hyvä olla aito ja rehellinen, mutta muistaa kuitenkin rajansa eikä tule pitää alaisiaan terapeutteinaan. (Alastalo 2021, 13.)

Totuudessa pitäytyminen

Älä kaunistele tai väritä kertomuksiasi epätodenmukaisilla yksityiskohdilla. Mikäli tällaisesta jää kiinni, alkavat ihmiset epäillä muitakin puheita. (Alastalo 2021, 14.)

Muiden mukaan ottaminen päätöksenteossa

Muiden osallistamisen lisäksi on hyvä olla tietoinen omasta tavastaan luottaa muihin ihmisiin. On myös hyvä kertoa mitä esihenkilö tekee ja miksi sekä perusteluja päätösten takana, muutoin ajatellaan helposti esihenkilön panttaavan tietoa. (Alastalo 2021, 15.)

Organisoituminen

Vastaatko soittopyyntöihin ja sähköposteihin riittävän ajoissa? Teetkö myös ne pienet asiat, jotka lupasit hoitaa? Myöhästeletkö? Pienetkin petetyt lupaukset vahingoittavat ihmissuhteita. On hyvä tapa jättää kalenteriin aikaa äkillisille asioille. Delegoimisen taito on myös kultaa. (Alastalo 2021, 15.)

Yhteisön edun ajaminen

On hyvä ajatella koko henkilöstön tai tiimin etua ja muistaa käyttää puheissa termejä me, tiimi, yhdessä jne. Esihenkilön on hyvä jakaa asioita ja antaa kunnia sille, jolle se kuuluu ja juhlistaa yhteisiä onnistumisia. (Alastalo 2021, 16.)

Esimerkkinä toimiminen

Esihenkilön on hyvä toimia esimerkkinä siitä, miten omaa itsetuntemusta ja vuorovaikutustaitoja voi kehittää. Aktiivinen palautteen kerääminen ja uusien näkökulmien etsiminen sekä niiden hyödyntäminen omassa kasvussaan on hieno tapa toimia esimerkkinä itsensä kehittämisessä. (Alastalo 2021, 16.)

Oman asenteen tarkistaminen

Kun asenteesi on se, että löydät heikkoinakin hetkinä vahvuuksia ja osaamista, on sen avulla helpompi rakentaa luottamusta ja se osoittaa kunnioitusta alaisia kohtaan. (Alastalo 2021, 16.)

Oikeudenmukaisuus kaikessa

Vaikka tehtävät päätökset olisivat henkilöstölle epämieluisia, ne hyväksytään paremmin kun esihenkilö koetaan oikeudenmukaisena. Hyviä tapoja on mm. henkilöstön ehdotuksien hyödyntäminen, henkilökohtaisten mieltymysten jättäminen ulkopuolelle päätöksenteossa, päätöksistä tiedottaminen, ystävällinen ja kunnioittava kohteleminen sekä se, että esihenkilön sanaan voi aina luottaa. (Alastalo 2021, 17.)

LÄHTEET:
Alastalo, Tarmo 2021. Esimiehen rooli valmentajana. Valmentava johtaminen. Karelia-ammattikorkeakoulu.


Julkaistu

Kuinka parantaa työnhakijakokemusta?

Työpaikkailmoitus antaa ensivaikutelman

Työnhakijakokemus alkaa rakentua jo työpaikkailmoituksesta! Hyvä ilmoitus on tarpeeksi konkreettinen ja siitä selviää myös hakijalle tärkeitä asioita, kuten millainen teidän työpaikkakulttuurinne on. Ilmoitus ei vilise kliseitä vaan asioista puhutaan niiden oikeilla nimillä ja perinteiset ilmaukset kuten “ison talon edut” avataan. Työpaikkailmoitus myös kohdennetaan oikeille hakijoille, ei siis pyritä puhuttelemaan kaikkia vaan synnyttämään innostusta halutussa kohderyhmässä. Työpaikkailmoitus voi erottua massasta myös persoonallisuudellaan. Mikä teillä on sellaista, jota ei muualla tehdä – juhlitteko epäonnistumisia, palkitaanko parhaat ideanikkarit? (Talsi 2020.)

Hyvä työpaikkailmoitus myös kertoo sen, mitä työntekijälle tarjotaan. Tehtäväkuvauksen tai tavallisen työpäivän kuvauksen lisäksi voidaan avoimesti puhua palkkahaarukasta tai esim. arvolupauksesta työntekijöille. Erilaiset työaikaratkaisut voi kertoa myös työpaikkailmoituksessa, esimerkiksi etätyömahdollisuus on hyvä mainita. Myös työpaikkailmoituksen lopetus kannattaa miettiä huolella. Onko pelkkä “lähetä hakemus alla olevaan osoitteeseen” tarpeeksi mieleenpainuva, innostava ja houkutteleva? Työpaikkailmoituksesta saatu fiilis innostaa hakemaan ja parantaa työnhakijakokemusta! (Talsi 2020.)

Kerro etukäteen, kuinka prosessi etenee

Minulla oli tapana kirjoittaa jo “kiitos hakemuksestasi”-viestiin rekrytointiprosessin etenemisestä ja se koettiinkin erittäin hyvänä tapana eli tällä oli selvä vaikutus työnhakijakokemukseen. Onhan hakijoillakin elämä, johon tulevat haastattelut tulee sovittaa!

Voit kertoa esimerkiksi millaisia haastatteluja on luvassa ja montako kierrosta prosessissa on. Kuka haastattelee, ketä on paikalla? Onko haastattelussa tarkoituksena suorittaa jokin tehtävä tai testi? Kuinka kauan haastattelu suunnilleen kestää? Milloin mikäkin haastattelu on ja missä? Kuinka paikalle saavutaan? Kuinka moni saa paikan? Voit kertoa myös esimerkiksi joitakin haastattelukysymyksiä etukäteen, minä kerroin ensimmäisen vaiheen eli viiden minuutin pikahaastattelujen kolme kysymystä etukäteen, jolloin sekä työnantaja että työnhakija saa mahdollisuuden ottaa kaiken irti tuosta lyhyestä tapaamisesta. Se, ettei ole turhaa jännitettävää ja kysymysmerkkejä prosessin etenemisestä vaikuttaa paljon työnhakijakokemukseen. (Talsi 2020.)

Kommunikoi prosessin edetessä

Hyvin yleinen työnhakijakokemus on, että vuorovaikutusta rekrytointiprosessin aikana on liian vähän. Tärkeää on kommunikoida aina seuraavan kierroksen ajankohta, milloin ilmoitat valinnat sekä jos esim. prosessi viivästyy. On myös tärkeää, että ilmoitat heille, jotka eivät etene seuraavalle kierrokselle heti äläkä jätä heitä odottamaan koko prosessin loppuun asti – se antaa kuvan, ettet välitä heidän panoksestaan ja näyttäytyy töykeänä käytöksenä.

Viimeisessä vaiheessa on myös asiallista kertoa millaisin perustein valinta tehtiin ja mitä hyvää myös hakijoissa, joita ei valittu, oli. Työnhakijakokemuksen kannalta onkin tärkeää osata tehdä hylkäävä päätös niin, että toiselle jää kuitenkin hyvä maku prosessista. (Talsi 2020.)

Tee haastattelusta miellyttävä

Etenkin kasvokkain tehdyt haastattelut jäävät mieleen, onhan tilanne ollut jännittävä ja odotettu sekä kyseessä iso asia hakijan elämässä. Haastattelussa päällimmäisenä mieleen jää mielikuva haastattelijasta itsestään sekä mahdollisesta avustajasta. Mikäli sinua avustaa toinen työpaikan edustaja, hänen on hyvä kertoa omista kokemuksistaan työssään sillä ne tahdotaan uskoa paremmin kuin johdon kertomukset ja ne tuntuvat tilanteessa innostavilta.

Ensimmäisessä kasvokkain tapahtuvassa haastattelussa (pois lukien lyhyt alkuvaiheen pikahaastattelu) on hyvä kertoa hieman työpaikasta ja sen kulttuurista sekä jotain itsestäsi. Tällöin hakijalle syntyy kuva siitä sopisiko hän työyhteisöön. Itsestään voi kertoa jonkin “jäätä rikkovan” asian, esimerkiksi itse saatoin kertoa ravi-harrastuksestani tai kissastani – henkilökohtainen fakta tuo haastattelijaa lähemmäs hakijoita. Miellyttävä haastattelutilanne, jossa voi olla rennosti oma itsensä, vaikuttaa olennaisesti työnhakijakokemukseen.

Kiitä hakijoita panoksesta

Olen aina antanut jokaisella kasvokkain tehtävällä kierroksella jonkin pienen muistamisen, ihan suklaapatukasta käsivoide-näytteeseen ja mitä milloinkin on ollut kätevästi tarjolla tai ajankohtaista. Se kertoo, että arvostit hakijan käyttämää aikaa ja jää mieleen positiivisena asiana. Viimeiselle kierrokselle päässeille annoin aina 10 euron arvoisen lahjakortin sekä kiitos-kortin, joiden tarkoitus oli osoittaa, että meille on tervetullut myös asiakkaana eikä tarvitse häpeillä sitä, ettei tullut itse valituksi vaikka pääsikin pitkälle. Hakijan ajan ja vaivan arvostaminen sekä toivottaminen tervetulleeksi asiakkaana on olennaista työnhakijakokemuksen kannalta.

Kohtele hakijoita yhtä hyvin kuin asiakkaita

Olisiko ok antaa asiakkaan odottaa vastausta tarjouspyyntöön viikkoja? Olisiko ok, jos asiakastapaaminen tuntuisi kuulustelulta? Olisiko ok, että vastaamme asiakkaillemme automaattisilla ja persoonattomilla joukkoposteilla? Olisiko ok, että annamme soittoajan asiakkaalle, mutta emme vastaa tuolloin puhelimeen? Olisiko ok, että verkkokauppamme toimii moitteettomasti, mutta hakusivumme kaatuilee ja hakemuksen joutuu kirjoittamaan yhä uudelleen ja uudelleen eikä se välttämättä onnistu jollain selaimella ollenkaan – emmekä tietenkään kerro tästä etukäteen ja suosittele käyttämään tiettyä selainta. (Ahlroth 2020.)

LÄHTEET:
Ahlroth, Aki 2020. Mitä tapahtuisi jos asiakkaita kohdeltaisiin kuin työnhakijoita? Katso 10 tuskallisen tunnistettavaa esimerkkiä. Verkkojulkaisu. Päivitetty 12.10.2020. https://duunitori.fi/tyoelama/asiakkaita-kohdeltaisiin. Viitattu 7.6.2021.
Talsi, Meri-Tuuli 2020. Sorruitko persoonattomaan ei kiitos-viestiin tai unohtuiko kommunikointi? Lue 6 tapaa parantaa työnhakijakokemusta. Verkkojulkaisu. Päivitetty 22.4.2020. https://duunitori.fi/tyoelama/tyonhakijakokemus-6-tapaa-parantaa Viitattu 7.6.2021.

Julkaistu

Ryhmätyötaidot työyhteisössä

Blogini googlatuin kirjoitus on pitkään ollut viestinnän harjoitustehtäväni vuodelta 2020, jossa kirjoitan ryhmätyötaidoista oppiyrityksessä eli opiskelijaryhmän muodostamassa “leikkiyrityksessä”, joka operoi virtuaalimaailmassa. Nyt päivitän ajatuksia tästä aiheesta uudella postauksella, ilman tehtävänannon rajoituksia. Ryhmätyötaitoja arvostetaan ja niitä tarvitaan oikeastaan työssä kuin työssä.

“As iron sharpens iron,
so one person sharpens another.”
– Sananlasku

Ryhmätyötaidot ovat yhteisen tavoitteen eteen ponnistelemista yhdessä muiden kanssa niin, että kunkin omat vahvuudet valjastetaan ryhmän käyttöön – ryhmätyötaitoinen ihminen tunnistaa siis vahvuuksia myös muissa. Ryhmätyötaidot ovat myös muiden kannustamista, innostamista sekä motivoimista kohti yhteistä päämäärää. Ryhmätyössä jokaisen on tärkeää saada oma äänensä kuuluviin ja työskentely on vastavuoroista. Ryhmässä kuuntelemisen taito nousee tärkeäksi ja on osattava myös joustaa omissa mielipiteissään. (Vuorinen 2017.)

“Great teams communicate well and often,
their members are happy to share ideas,
brainstorm together, ask for feedback
and be contradicted.” (Price s.a.)

Ryhmätyössä työpaikalla psykologinen turvallisuus on avainasemassa, ilman sitä ei uskalleta tuoda esiin omaa osaamista eikä uskalleta toimia niin, että saattaa erehtyä tai epäonnistua. Kenenkään ei tulisi pelätä joutuvansa naurunalaiseksi ja ryhmän tulisi kannatella toisiaan myös vastoinkäymisten äärellä. Ryhmässä työskennellessä 1 + 1 ei ole välttämättä 2, vaan se voi olla jopa 5, varsinkin kun koko ryhmä toimii hyvin yhteen ja saavuttaa flow-tilan. (Vuorinen 2017.)

“Great things in business are never done by one person,
they are done by a team of people.” (Steve Jobs s.a.)

Kun ryhmässä ilmaistaan tunteita ja mukana on huumoria, arvostusta sekä innokkuutta, hioutuu ryhmä toimivaksi ja tuotteliaammaksi – ryhmätyö sujuu. Tunteminen itsensä osaksi hyvää ryhmää on miellyttävä tunne, ja kun ryhmätyöskentely pääsee kunnolla vauhtiin, on se hieno sekoitus innostumista, haasteellisuutta, turvallisuutta ja onnistumista. Price vertaa blogikirjoituksessaan ryhmätyön johtamista puutarhan kasvattamiseen, eli samalla tavalla kuin kasvit eivät menesty vain heittämällä siemenet ilmaan, tarvitsevat myös ryhmässä työskentelevät ihmiset hyvät olosuhteet kasvaa ja menestyä. (Price s.a.)

“Teamwork is the fuel that allows common people
to attain uncommon results.” (Andrew Carnegie s.a.)

Kehitä psykologista turvallisuutta

Psykologinen turvallisuus on koko ryhmätyöskentelyn onnistumisen ydin. Kun ryhmässä koetaan olo turvalliseksi ja uskalletaan olla erehtyväisiä toisten edessä eikä pelätä epäonnistumista, myös tuottavuus kasvaa. Ilman psykologista turvallisuutta myös mm. roolien määrittäminen ja merkityksellisyyden kokeminen on hankalaa.

Jos itseäsi ärsyttää joku tai jokin ryhmässä, yritä ymmärtää ja asettua hänen saappaisiinsa. Vaikka on erimielisyyksiä tai turhautumista, älä alennu arvostelemaan ideoita pahalla, puhumaan päälle, nolaamaan tai dramaattisesti poistumaan tilasta vaan keskity itse työhön. Mikäli esimiehenä huomaat ryhmässä kränää, on tärkeää, että puutut siihen. Lisäksi voit antaa ryhmälle esimerkiksi yhteisen ongelman ratkaistavaksi, sellainen toiminta ja yhdessä onnistuminen hitsaa ryhmää yhteen ja vie huomiota muualle.

Kommunikaatio ryhmässä

Hyvä kommunikaatio on myös ryhmätyöskentelyn tärkeimpiä asioita, hyvissä ryhmissä kommunikaatio on avointa ja vastavuoroista. Ideoita on helppoa ja mielekästä jakaa sekä niitä kehitetään yhdessä, saadaan ja annetaan palautetta sekä uskalletaan olla myös eri mieltä. Hyvällä kommunikaatiolla päästään myös kompromisseihin, jotka vievät kohti ryhmän tavoitetta. (Price s.a.)

Kommunikointitaitoja
1. Ole selkeä
2. Hyvä käytös, kohteliaisuus
3. Puhu vain omasta puolestasi
4. Pyri ymmärtämään toista
5. Kuuntele avoimin mielin
6. Ole avoin ja rehellinen
7. Välitä, älä valita
8. Opi ristiriidoista
9. Kiinnitä huomiota eleisiisi
10. Säätele tunteitasi

“It takes two flints to make a fire.”
(Louisa May Alcott s.a.)

Ryhmän roolit ja säännöt


Ryhmätyöskentelyssä säännöt varmistavat onnistumisen ja ryhmän tuotteliaisuuden sekä esimerkiksi ajanhallinnan. Säännöt eivät ole pahasta vaan niiden avulla luodaan rajat, joiden sisällä kaikkien on mukava työskennellä. Sääntöjä voivat olla esimerkiksi:
– Ollaan läsnä kun tavataan eli ei räplätä puhelimia
– Kunnioitetaan työaikoja eli ei viestejä iltaisin tai viikonloppuisin, ellei ole hätätilanne

Selvät roolit puolestaan antavat jokaiselle aseman ja valtuudet, joiden mukaan toimia eikä esimerkiksi tehdä kahta kertaa samaa työtä. Ryhmässä hienointa on, kun erilaiset persoonat pääsevät loistamaan ja jokainen vahvuudet tulevat esiin yhteisen hyvän saavuttamiseksi.

“Coming together is a beginning,
keeping together is progress,
working together is success.”
(Henry Ford s.a.)

Kirkasta ryhmän tarkoitus

Tavoite antaa selkeän fokuksen ja suunnan ja ne auttavat pysymään oikean asian äärellä sekä suunnittelemaan tulevaisuutta. Esimiehellä onkin tärkeä tehtävä tehdä näkyväksi ryhmän edistyminen sekä se, miten kunkin panos vaikuttaa onnistumiseen. Kun ryhmätyössä on selkeä “miksi”, se antaa työlle selkeän tarkoituksen ja lisää merkityksellisyyttä.

“None of us is as smart as all of us.”
(Ken Blanchard s.a.)

Tunnusta ryhmän onnistuminen

Yksinkertaisesti, kuka meistä ei tykkäisi positiivisesta palautteesta? Myös kehittävästä palautteesta oppiminen tuo tyytyväisyyttä ja onnistumisen tunteita. Esimiehen on myös tärkeää antaa palautetta ja kiitosta kaikille, jolloin ryhmän jäsenten ei tarvitse keskenään “taistella” kunniasta ja fokus pysyy itse tekemisessä.

“Individually we are one drop,
together we are an ocean.”
(Ryūnosuke Satoro s.a.)

Keskity vahvuuksiin

Olen huomannut elämässä sen, että sitä mukaan kun lisää hyvää, poistuu epätoivottuja asioita eli mitä enemmän keskitytään kehittämään vahvuuksia, sitä vähemmän heikkouksille jää ilmatilaa. Selkeistä puutteista pitää tietysti kertoa, mutta esim. mikromanageroiminen vie turhaa aikaa ja suotta kyseenalaistaa osaamisen. Yleensäkin heikkouksiin keskittyminen sekä alentaa sitoutumista että tuottavuutta, joten on hyvä keskittyä ennemmin kehittämään vahvoja puolia ja ominaisuuksia, joista voi vielä tulla uusia vahvuuksia.

“It is literally true that you can
succeed best and quickest
by helping others to succeed.”
(Napoleon Hill s.a.)

Tiimityön 10 käskyä
1. Selkeät tavoitteet
2. Hyvä vuorovaikutus
3. Roolit ja vastuut
4. Konflikteihin puuttuminen heti
5. Innostu rohkeasti
6. Ongelmien ratkaiseminen yhdessä
7. Välitä, älä valita
8. Käytä aika tiimin kanssa viisaasti
9. Kuuntele ja ymmärrä
10. Muistakaa myös huumori ja huvit

LÄHTEET:
PRICE, Hannah s.a. 12 easy ways to improve workplace teamwork. [Viitattu 2021-04-18.] Saatavissa: https://blog.jostle.me/blog/12-easy-ways-to-improve-workplace-teamwork

VUORINEN, Kaisa 2017.Ryhmätyötaidot. [Viitattu 2021-04-18.] Saatavissa: https://www.koulunterveyskirjasto.fi/aihe/luonteenvahvuudet/luonteenvahvuudet/lnv00007

VUORINEN, Kaisa 2017. Ryhmätyötaidot. [Viitattu 2021-04-18.] Saatavissa: https://www.koulunterveyskirjasto.fi/aihe/opettajalle-ja-opiskeluhuollolle/opettajan-opas-luonteenvahvuudet/ool00011

Julkaistu

Ristiriitoja ratkomassa – käytännön toimet ja vinkit

Ongelman ottaminen puheeksi

Alkuvalmisteluina varaa keskustelua varten rauhallinen tila ja ota keskustelun sävyksi arvostava puhe. Keskity myös siihen, että itse viestit selkeästi. Pyri siihen, että olette samalla puolella yhdessä etsimässä ratkaisuja. Jätä ennakkokäsitykset naulaan, niin saat kaiken hyödyn siitä, mitä ihminen sinulle jakaa kokemuksistaan ja ajatuksistaan. (Uimonen 2018.)

Kerro aluksi selkeästi mistä on kyse. Kerro havaintosi minä-muodossa ja liitä siihen avoin kysymys. Puhu neutraaliin sävyyn, jotta et vahingossakaan vähättele tai paisuttele ongelmaa. Vältä voimakkaita sanoja ja kielikuvia. Älä neuvo, tiedä paremmin, arvostele äläkä moiti. “Olen huomannut, että…” “Mitä ajatuksia sinulla on?” (Uimonen 2018.)

“Ongelmiin on tartuttava.
Mikä pikemmin, sen parempi.
Vitkastelu pahentaa tilannetta ja
synnyttää uusia ongelmia.”
(Uimonen 2018.)

Kun joku ottaa ongelman esiin yllättäen

Älä ohita tilannetta, mutta älä myöskään ala ratkaisemaan ongelmaa. Ota asiaksesi luoda tila keskustelulle ja ota rooliksesi sen ohjaaminen esim. kysymyksillä ja huolehtimalla, että jokaisella on puheenvuoro. Anna ihmisten puhua rauhassa ja ole itse äänessä vain vähän, keskity sen sijaan aidosti kuuntelemaan. Pyydä ihmisiä konkretisoimaan puhettaan ja pyydä esimerkkejä. Ole tilanteessa puolueeton äläkä huomioi mahdollisia ennakkokäsityksiäsi. “Mitä tarkoitat?” “Anna jokin esimerkki siitä, että…” (Uimonen 2018.)

Keskustelun ohjaaminen

Mikäli tarpeen, tee kaikille selväksi keskustelun pelisäännöt. Huolehdi, että jokainen saa suunvuoron – myös hän, jota mahdollisesti kritisoidaan. Anna ihmisten puhua mieltä kaivertamaan jääneistä asioista rauhassa, mutta pidä huoli siitä, että keskustelun sävy pysyy asiallisena eikä ketään syyllistetä. Keskity itse kuuntelemaan ja poimimaan keskustelusta arvokkaita pointteja. Kun hiertävät asiat on saatu puitua, ohjaa keskustelu ratkaisuihin ja jatkosta sopimiseen. (Uimonen 2018.)

Keskustelun pelisäännöt:
- Puhutaan suoraan ja avoimesti
- Puhutaan asioista työn näkökulmasta
- Puhutaan asiallisesti ja rakentavasti
- Puhutaan vain omasta puolesta
- Ei arvostella tai syyllistetä
- Jokaisella oikeus omaan näkemykseensä
- Kerrotaan konkreettisia esimerkkejä
- Ratkaisukeskeisyys ytimessä
- Ketään ei loukata
- Tarvittaessa pyydetään tarkennusta
- Kaikki osallistuvat keskusteluun
(Uimonen 2018.)
Keskustelun ohjaaminen kysymyksillä

Keskustelun aikana on hyvä esittää konkretisoivia, selkeitä ja hyväntahtoisia kysymyksiä. Ole kuin tietäisit mahdollisimman vähän tilanteesta ennestään, jotta saat kokonaiskuvan, joka perustuu ihmisten kokemuksiin ja ajatuksiin eikä omiin ennakkokäsityksiisi. Syiden etsimistä miksi-kysymyksillä seuraa helposti ihmisten syyttelyä, joten vältä niitä. (Uimonen 2018.)

Muista edelleen, että et ole paikalla tuomarina tai neuvojana. Hyvä keino on toistaa ihmisten itsensä käyttämiä sanoja – ne koetaan hyväksytyiksi ilmaisuiksi eikä niiden käyttö esim. tahattomasti paisuta tai väheksy asiaa eli keskity puhumaan tilanteessa neutraalisti. “Mitä sinä haluat kertoa tai ajattelet tästä?” “Kerro jokin esimerkki.” “Sanoit näin, mitä tarkoitit?” (Uimonen 2018.)

Negatiiviseen arvosteluun puuttuminen

Negatiivisen arvostelun takana voi olla jotakin muuta, esimerkiksi viesti oman arvostuksen tarpeesta tai epäoikeudenmukaisuuden tunne. Kysele siis paljon ja yritä kuulla mitä rivien välissä on. Pysy tässäkin tilanteessa neutraalina ja puolueettomana, älä provosoidu tai itse arvostele häntä negatiivisesti. Älä myöskään puolusta ketään (voit kehua työhön liittyen), tämä johtaa vain väittelyyn, sen sijaan voit pyytää konkreettisia esimerkkejä tilanteista. (Uimonen 2018.)

Sinun tehtäväsi on pitää fokus työssä ja voit pyytää ehdotuksia ongelman ratkaisemiseksi, näin keskustelu saa myös uuden suunnan suunnan pois negatiivisuudesta. Jos puhe on ollut loukkaavaa tai mustamaalaamista, tee selväksi, ettei epäasiallinen käyttäytyminen ole missään olosuhteissa sallittua. “Miten asia vaikuttaa työhösi tai ryhmän toimintaan?” “Miten ratkaisisit asian?” “Mitä toivot minulta?” “Oliko sinulla jokin syy tuoda tämä asia esille?” (Uimonen 2018.)

“Negatiivinen toisen henkilön arvostelu
on raskasta kuultavaa eikä sitä tietenkään
tarvitse loputtomiin kestää.
Halveksiva puhe kannattaa lopettaa
saman tien.” (Uimonen 2018.)

Miten puuttua syyttelyyn

Ole kärsivällinen, neutraali ja anna ihmisille tilaa avata omat kokemuksensa ja ajatuksensa – asioista puhuminen puhdistaa ilmaa ja selkiyttää välejä. Auta keskustelussa eteenpäin, mutta älä väheksy sitä, jos jokin pieneltä vaikuttava asia merkitsee jollekin paljon. Tässäkin on tärkeää keskittyä kuuntelemiseen ja esittää tarkentavia kysymyksiä. “Voisitko kertoa näkemyksesi tapahtuneesta?” “Mitä ajatuksia tämä sinussa herättää?” “Mitä haluat nyt?” (Uimonen 2018.)

Kun jotakuta syytetään jostakin, pyydä syyttäjää kertomaan tuore esimerkki. Jos jonkun sanotaan toimivan näin “aina”, pyydä kertomaan, milloin viimeksi. Puutu loukkaavaan kielenkäyttöön, muistuta toisia kunnioittavasta työkäyttäytymisestä ja työrauhasta. Suuntaa keskustelua kohti ratkaisuja selkeillä ja vastuuttavilla kysymyksillä. Kun sopivat vaihtoehdot ratkaisuksi löytyvät, sopikaa myös seurannasta. “Kerro jokin esimerkki tästä.” “Milloin näin tapahtui?” “Miten asia voidaan mielestäsi ratkaista?” (Uimonen 2018.)

Miten osallistaa ja saada puhumaan?

Eriävien mielipiteiden sanominen ääneen nostaa monenlaisia tunnetiloja ja siksi moni mielipide jääkin sanomatta. Henkilöstöasiantuntijan tehtävä onkin tuoda esiin kaikkien näkemykset, ajatukset sekä mielipiteet ja tehdä selväksi, että jokainen niistä on tärkeä ja arvostettu. Aloita keskustelu sillä, että jokainen kertoo vuorollaan omia ajatuksiaan ja anna kaikille huomiosi tasapuolisesti. Hiljaisemmilta kannattaa kysyä ihan suoraan mitä he ajattelevat ja suosia avoimia kysymyksiä. Voit elein rohkaista heitä katsomalla heitä arvostaen ja kumartumalla puhujan suuntaan. Muista sietää myös hiljaisuutta, anna aikaa vastata äläkä itse vastaa omiin kysymyksiisi. (Uimonen 2018.)

Jos ilmapiiri on riitaisa, pyydä jokaista puhumaan minä-muodossa eli vain omasta puolestaan, henkilöstöasiantuntijan tehtävä on myös puuttua epäasiallisuuksiin. Pysy tilanteessa kiinnostuneena ja avoimin mielin, älä näytä mahdollista turhautumistasi. Keskity arvostamaan kaikkien ajatuksia ja kokemuksia ja huomioi vielä lopuksi, että hiljaisimmatkin saivat sanottavansa sanotuksi. (Uimonen 2018.)

Epäasiallisuuden ottaminen puheeksi

Tilanteeseen on hyvä valmistautua eikä ole liioiteltua harjoitella mitä ja miten sanot asian ääneen. Kerro tilanteessa suoraan mistä on kysymys ja puhu asioista niiden oikeilla nimillä väärinkäsitysten välttämiseksi, ja pysy jälleen neutraalina, jottet paisuttele tai vähättele asiaa. Kerro konkreettisista havainnoista. Puhu vain ja ainoastaan työhön liittyvistä asioista äläkä puutu ihmisen persoonaan tai luonteeseen. (Uimonen 2018.)

Kerro selkeästi mikä käyttäytyminen on rikkonut sallitun käyttäytymisen rajat, miten ja milloin. Kerro edellyttäväsi asiallista käyttäytymistä työpaikalla, töiden on sujuttava ja ihmisten kanssa on tultava toimeen ja yhteistyöhön on pystyttävä. (Uimonen 2018.)

Kysy henkilöltä hänen mielipidettään tapahtuneeseen ja mitä hän ajattelee. Kuuntele ja ole valmis puolustautumiseen, selittelyyn, syyttämiseen tai jopa suuttumiseen. Pysy itse joka tapauksessa rauhallisena ja vetoa edelleen siihen, että edellytät asiallista työkäyttäytymistä. Muista myös taustalla olevat tekijät, esimerkiksi jos taustalla on tunne arvostuksenpuutteesta, sen korjaa arvostuksen näyttäminen ja siksi on tärkeää kuulla myös hänen näkökantansa tilanteeseen. “Kuulin, kun teit näin toiselle, minusta se näytti siltä, ettet arvosta hänen osaamistaan.” “Ei ole sallittua käyttäytyä loukkaavasti, sinun pitää lopettaa loukkaavien kommenttien esittäminen.” (Uimonen 2018.)

Seurannasta sopiminen

Anna osapuolten itse ehdottaa jatkotoimenpiteitä, älä ratkaise myöskään seurantaa heidän puolestaan. Sopikaa konkreettisesti mitä jatkossa tehdään, lisätkää hyvää älkääkä keskittykö siihen mitä ei saa tehdä – ne asiat karsiutuvat pois kuin itsestään lisäämällä hyviä tapoja toimia. Mitä enemmän ihmiset itse tuovat esiin asioita, sitä helpommin he sitoutuvat niihin eli rohkaise heitä löytämään mahdollisuuksia vaikuttaa. Muistuta, että jokaisen on tultava sopimisessa vastaan ja tartuttava toimeen asian edistämiseksi. Ylläpidä positiivisuutta ja toiveikkuutta, tuo esiin aiempia onnistumisia. “Mikä on sinusta hyvä tapa toimia jatkossa?” “Mitä tämä on konkreettisesti?” “Mikä voisi olle ensimmäinen tehtävä asia?” “Miten toimimme, jos tulee takapakkia?” “Miten minä voin auttaa toimimaan niin kuin sovimme?” (Uimonen 2018.)

Muistilista
- Ristiriidat ovat osa elämää
- Ajatukset ja tunteet on sanoitettava
- Ihmiset ovat riitansa asiantuntijoita
- Ihmiset pystyvät ratkaisemaan riidan
- Omat ratkaisut ovat mielekkäämpiä ja niihin on helppo sitoutua
- Ei etsitä syyllisiä
- Pyritään konkreettisiin ratkaisuihin
- Puhuminen lisää ymmärrystä
- Riidoista kehitytään ja opitaan
- Keskustelu lisää niitä tunteita, joiden puute voi olla riidan takana (luottamuksen puute, arvostuksen puute, kunnioituksen puute)

LÄHTEET: 
UIMONEN, Taina 2018. Esimies pattitilanteessa – kehity ristiriitojen ratkojana. [Viitattu 2021-03-16.] Saatavissa: https://www.mytalentia.fi/wp-content/uploads/2018/04/Esimies-pattitilanteissa-opas-TainaUimonen.pdf

Julkaistu

Ristiriitoja ratkomassa – vuorovaikutus- ja tunnetaidot ristiriitatilanteissa

Tämä on toinen osa Ristiriitoja ratkomassa-blogipostaussarjaa ja tässä osassa käsittelen vuorovaikutus- ja tunnetaitoja, joita henkilöstöasiantuntija tarvitsee tukiessaan ristiriitojen ratkaisemista.

Vankan perustan tilanteen ratkaisemiseksi luo luottamus ja aito kohtaaminen. Henkilöstöasiantuntijan on hyvä tavata molemmat osapuolet myös erikseen ilman ennakkokäsityksiä – älä siis esimerkiksi mieti etukäteen miten tilanne tulisi ratkaista. Keskustelulle on hyvä varata aikaa sekä rauhallinen tila ja mennä tilanteeseen niin, että pystyy olemaan aidosti läsnä. Arvosta ihmistä ja ole kiinnostunut hänen ajatuksistaan, tunteistaan ja kokemuksistaan. Jo pelkästään se, että osapuoli pääsee sanoittamalla ääneen jäsentelemään mielessään nämä asiat, auttaa käsittelemään ja ratkaisemaan tilannetta. Kun kuuntelet ja keskityt hänen sanomaansa, myös hänen tunteensa ja ajatuksensa selkiytyvät hänen kokiessaan olevansa hyväksytty ja tärkeä. (Uimonen 2018.)

Kuuntelemisen taitoja
1. Keskity hetkeen
2. Keskity puhujaan
3. Kuuntele tyhjällä päällä ja hyväntahtoisesti
4. Kuuntele kärsivällisesti
5. Osoita, että kuuntelet ja kuulit
6. Osoita, että haluat kuulla lisää
(Uimonen 2018.)

Keskity hetkeen: Pysähdy koko energiallasi hetkeen ja kohtaa toinen tasaveroisesti samalla viivalla. Unohda ennakkokäsityksesi ja -oletuksesi, ole tilanteessa avoimin mielin.
Keskity puhujaan: Anna puhujalle jakamaton huomiosi ja ole kiinnostunut kuulemaan hänen ajatuksistaan, kokemuksistaan ja tunteistaan
Kuuntele tyhjällä päällä ja hyväntahtoisesti: Älä neuvo, älä kerro omia kokemuksiasi, älä ratko puhujan ongelmia. Älä arvioi tai kyseenalaista kuulemaasi, älä tuomitse tai vähättele kuulemaasi.
Kuuntele kärsivällisesti: Älä keskeytä. Anna aikaa, kestä hiljaisuutta. Älä avaa omaa suutasi ennen kuin toinen on lopettanut.
Osoita, että kuuntelet ja kuulit: Katso puhujaa hyväksyvästi, ole tietoinen eleistäsi ja kertaa puhujan sanomaa. Varmista, että ymmärsit oikein.
Osoita, että haluat kuulla lisää: Kysele, osoita arvostusta sanoin, ole aidosti kiinnostunut.

“Ihminen ei ala kuuntelemaan,
ennen kun hänet on kuultu.”
(Uimonen 2018.)

Itse olen tunnetaitoja opetellessani oppinut sen, että voimakkaan tunnereaktion takana on useimmiten jokin toive tai pelko – tämä on hyvä muistaa silloin, kun auttaa muita ratkomaan ristiriitoja ja ihan erityisesti silloin, kun kohtaat kiukkuisen tunneilmaisun. Siinä tilanteessa puhuja ei vain välttämättä osaa sanoittaa tätä toivettaan tai pelkoaan. Voit sanoilla kuitenkin ilmaista kiinnostuksesi nähdä tämän reaktion taakse, esimerkiksi kertomalla mitä arvostat puhujassa ja kysymällä oletko esim. mitä puhuja toivoo nyt.

Ristiriitatilanteet synnyttävätkin voimakkaita tunteita, ja selvittämisen kannalta tunteiden kohtaaminen on erittäin tärkeää, vaikka se itsestä tuntuisi kuinka hankalalta tahansa. Keskustelussa onkin tärkeää antaa tilaa myös tunteiden ilmaisemiselle. Jo niistä kertominen laimentaa tunnetta ja ikään kuin auttaa laskemaan aseet ja antaa mahdollisuuden päästä asiassa eteenpäin. Tunnetilan jakaminen auttaa käsittelemään tunnetta ja niiden salliminen lisää työpaikan psykologista turvallisuutta. Tässäkin vaiheessa kuunteleminen on avainasemassa. (Uimonen 2018.)

Tunteen kohtaamisen taitoja
1. Auta käsittelemään tunnetta
2. Auta tunnistamaan tunne
3. Auta nimeämään tarve tunteen takana
4. Auta kääntämään tunne toiminnaksi
5. Kosketa ihmisen tunnetta
(Uimonen 2018.)

Auta käsittelemään tunnetta: Tilanteesta puhuminen voi auttaa ymmärtämään mistä tunne kumpuaa.
Auta tunnistamaan tunne: Voit kysyä myös mitä ihminen koki tai ajatteli tilanteessa, jos hän ei pysty suoraan nimeämään tunnetta.
Auta nimeämään tarve tunteen takana: Voit kysyä mitä ihminen olisi toivonut tai halunnut siinä tilanteessa. Voit myös hienotunteisesti kertoa mitä arvelet hänen toivoneen tai pelänneen tilanteessa, mutta varo tekemästä liian pitkälle vietyjä tulkintoja tai kertomasta omia kokemuksiasi. Käytä puhujan omia sanoja mahdollisimman paljon.
Auta kääntämään tunne toiminnaksi: Kysele ensin ihmiseltä mitä hän toivoo tai haluaa tilanteelta, odotusten hahmotuttua tunteet alkavat laimentua. Voit sen jälkeen esim. kysyä mitä pitäisi tapahtua, jotta hän voisi jättää asian taakseen.
Kosketa ihmisen tunnetta: Koskettaminen tapahtuu ymmärtämällä tunnetta sekä pukemalla ymmärryksesi sanoiksi. Voit esimerkiksi sanoa huomaavasi hänen olevan järkyttynyt tai toistamalla hänen sanomaansa: “Sinusta tuntui loukkaavalta, kun X teki Y”. Älä kuitenkaan liikaa tulkitse hänen tunteitaan hänen puolestaan, se helposti mitätöi toisen kokemuksen. Voit sen sijaan sanoa huomaavasi tai kuulevasi hänen puheestaan, että häntä esim. suututtaa/loukkaa jokin. Voit myös kerrata hänen sanomisiaan ja varmistaa ymmärryksesi. (Uimonen 2018.)

Voimakkaassa tunnetilassa olevan kohtaamisen taitoja
1. Älä mene mukaan tunteeseen
2. Älä provosoidu
3. Muista, että tunteen takana on usein sanoittamaton toive tai pelko
4. Ota tarvittaessa aikalisä
5. Muista, että epäasiallinen käyttäytyminen ei käy työpaikalla

Ristiriitatilannetta selvittäessä oman puheen ymmärrettävyyteen ja selkeyteen sekä sävyyn tulee kiinnittää erityistä huomiota, koska tunnetilan vallassa kyky kuunnella heikkenee ja mahdollisuus uusille väärinymmärryksille on suuri – kuulija voi myös kaivamalla kaivaa puheesta tarkoitusperiä ja yksittäisiä sanavalintoja, joista hän voi loukkaantua niistä verisesti. (Uimonen 2018.)

Puhumisen taitoja
1. Puhu selkeästi
2. Osoita, että olet kuullut ja ymmärtänyt
3. Kiinnitä huomiota puhetyyliisi
4. Käytä neutraaleja ilmauksia
5. Puhu ihmettelevään tyyliin
(Uimonen 2018.)

Puhu selkeästi: Puhu rauhallisesti ja pidä taukoja, siedä hiljaisuutta. Käytä asioista niiden oikeita nimiä, jottei väärinymmärryksiä synny lisää.
Osoita, että olet kuullut ja ymmärtänyt: Sanoita ihmisen puhetta ja kertaa hänen sanomaansa, se luo etäisyyttä tunnetta kuohuttavaan asiaan
Kiinnitä huomiota puhetyyliisi: Puhu ystävällisesti ja ihminen ihmiselle, esimiehen puhe kuullaan helposti arvosteluna ja käskynä neutraalin sävyisenäkin. Puhu arvostavasti ja korosta ihmisen hyviä puolia, onnistumisia, voimavaroja, osaamista ja vahvuuksia. Valitse kannustavia sanoja ja puhu myönteisesti, nämä saavat ihmisen ajattelemaan itsestään positiivisemmin ja toimii esimerkkinä hänen omalle puhumiselleen.
Käytä neutraaleja ilmauksia: Pienetkin sanavalinnat voivat tuoda puheeseen esimerkiksi syyttävän tai vähättelevän sävyn. Varo pienentämästä tai suurentamasta asiaa sanavalinnoillasi.
Puhu ihmettelevään tyyliin: Ihmettelevä tyyli on neutraali ja osoittaa kiinnostusta, voit vaikka todeta “Nyt kun tässä kuuntelen, niin voisiko olla…” (Uimonen 2018.)

Kysymällä asioista osoitat kiinnostusta ja saat lisää tietoa ymmärtääksesi tilannetta paremmin. Kysymällä kysymyksiä, jotka vievät eteenpäin ja edistävät vuoropuhelua, edistät myös ongelmien ratkaisemista. Erityisen hyviä ovat kysymykset, jotka saavat ihmisen itse oivaltamaan jotain uutta, ne voivat avata sellaisia ratkaisuja, joita ei muuten tulisi ajatelleeksi. Hyvä kysymys myös lisää ihmisen tunnetta omista vaikutusmahdollisuuksista ja voi herättää parempia mielikuvia tulevaisuudesta. Kysymällä voi muistuttaa myös työn tekemisestä perustehtävänä sekä muistuttaa myönteisistä asioista ja pienistäkin edistysaskelista. Seuraavassa esimerkkejä oivalluttavista kysymyksistä:

  • Miten muuten voisit ajatella tai toimia?
  • Mitä muuta hän olisi voinut tällä tarkoittaa?
  • Olisiko takana voinut olla jokin hyvä tarkoitus?
  • Mitä sinä voisit tehdä ongelman ratkaisemiseksi?
  • Mihin asioihin voit itse vaikuttaa?
  • Missä asioissa voit tulla vastaan?
  • Miten tilanne vaikuttaa työn tekemiseen?
  • Mikä olisi hyvä tavoite?
  • Miten asia kääntyisi parempaan suuntaan?
  • Mitä hyvää tilanteen ratkaisemisesta seuraa?
  • Mikä on tällä hetkellä hyvin?
  • Mitkä asiat ovat jo edenneet? (Uimonen 2018.)

Eli henkilöstöasiantuntijana tai esimiehenä ristiriitojen ratkomisessa muista kuuntelemisen, puhumisen ja kysymisen taidot. Muista myös, että et ole antamassa osapuolille ratkaisua, vaan heidän tulee päästä siihen itse – annat heille vain keinoja oikeaan suuntaan etenemiseksi. Ennen ratkaisua osapuolten on tärkeä saada tuntea tulleensa aidosti kohdatuksi, kuulluksi ja ymmärretyksi. Heidän tunteitaan ei pidä mitätöidä, vaan niille pitää antaa tilaa, muttei kuitenkaan hyväksyä epäasiallista käytöstä. Se, että autat tunnistamaan tilanteessa esiin nousseita tunteita sekä annat aikaa tunteista puhumiseen vie asiaa oikeaan suuntaan – oikeastaan vasta tunteiden laimennuttua voidaan edetä toiminnan asteelle. Kysymyksillä vahvistat osapuolten minäpystyvyyttä ristiriidan ratkaisemikseksi, oivallutat näkemään ratkaisuja tilanteeseen sekä tuot näkyväksi pienetkin edistysaskeleet.

Ristiriitoja ratkomassa-blogipostaussarjan kolmannessa eli viimeisessä osassa käsittelen käytännön vinkkejä erilaisten tilanteiden ratkomiseen.

LÄHTEET:
UIMONEN, Taina 2018. Esimies pattitilanteessa – kehity ristiriitojen ratkojana. [Viitattu 2021-03-16.] Saatavissa: https://www.mytalentia.fi/wp-content/uploads/2018/04/Esimies-pattitilanteissa-opas-TainaUimonen.pdf

Julkaistu

Ristiriitoja ratkomassa – periaatteet ja tehtävät

Haluan kirjoittaa tämän blogitekstisarjan oman kehittymiseni tueksi, koska ristiriitojen ratkominen työelämässä on asia, josta koen suurta epävarmuutta ja henkilöstöasiantuntijana varmasti joudun niitä kohtaamaan. En ole saanut kotoa oppia riitojen rakentavaan ratkaisemiseen ja olen aikuisiällä tästä johtuen alitajuisesti opettanut itseni välttelemään ristiriitoja kaikin keinoin, koska minulla ei kirjaimellisesti ole ollut taitoja selviytyä niistä. Emme ole esimerkiksi yli 7 vuoden parisuhteen aikana riidelleet kertaakaan. Nyttemmin olen kehittynyt tunnetaidoissa huimasti, mutta käytännön kokemus ristiriitojen ratkaisemisesta puuttuu edelleen.

Ristiriidat työelämässä johtuvat usein puhumattomuudesta. Ongelmia ei uskalleta ottaa esiin avoimesti sen ihmisen kanssa, jota asia koskee, vaan asiaa päädytään helposti puimaan muiden kanssa. Erimielisyyttä ei oteta esille, koska se tuntuu ahdistavalta ja pelottavalta, kun taas selän takana asiasta puhumisen taustalla voi olla oman erinomaisuuden pönkittäminen tai käsitys siitä, että toiset ymmärtävät asian sanomattakin – siis osaisivat päätellä asian eleistä ja ajatuksia lukemalla. Harmi vain, että useimmiten alkuperäisenä syynä on vain väärinkäsitys, joka olisi helposti korjattavissa eli sanonnankin mukaan kärpäsestä tulee härkänen. (Uimonen 2018.)

“Se, että ongelmasta ei kerrota asianosaiselle,
ei tarkoita sitä, että ongelma unohdettaisiin.
Päinvastoin. Ongelmasta kerrotaan kernaasti
muille ihmisen selän takana.” (Uimonen 2018.)

Ristiriidan osapuolet ovat oman riitansa asiantuntijoita ja heidän täytyy kyetä myös ratkaisemaan riitansa. Ristiriitojen selvittelyssä henkilöstöasiantuntijan rooli ei ole tuomaroida tai antaa valmiita ratkaisuja, tehtävänä on auttaa avoimen keskustelun syntymisessä, asioiden sopimisessa sekä seurannassa. (Uimonen 2018.)

Periaatteita ristiriitojen käsittelyyn:
1. Avoimuus
2. Tasavertaisuus
3. Ratkaisukeskeisyys
4. Arvostavuus
5. Oppimisen ja kehittymisen mahdollisuus
(Uimonen 2018.)

Avoimuus: Puhuminen on ainoa keino selvittää asiat. Puhumalla ymmärrys lisääntyy ja väärinkäsitykset oikenevat, voi syntyä yhteisesti hyväksyttävä totuus.
Tasavertaisuus: Kasvokkain ihmiset ovat samalla viivalla, henkilöstöasiantuntija vastaa siitä, että kaikkien ajatukset ja näkemykset ovat tasapuolisesti esillä.
Ratkaisukeskeisyys: Keskitytään tulevaan, tavoitteena löytää ratkaisuja eikä syyllisiä. Tarkoituksena lisätä myönteisyyttä ja toiveikkuutta.
Arvostavuus: Ihmiset ovat luovia ja kykeneväisiä ottamaan vastuuta. He pystyvät ratkaisemaan ongelman, jolloin myös ratkaisu on mieluisampi ja siihen on helpompi aidosti sitoutua.
Oppimisen ja kehittymien mahdollisuus: Selvittely lisää vastuullisuutta ja minäpystyvyyttä kun yksilöt ovat itse vastuussa ratkaisusta ja siihen sitoutumisesta, ratkaiseminen omin näkemyksin, kokemuksin ja taidoin lisää myös arvostuksen tunnetta. (Uimonen 2018.)

Asioita, joihin henkilöstöasiantuntijan on hyvä keskittyä:
1. Mene sovitteluun tyhjällä päällä
2. Ajattele hyväntahtoisesti
3. Ohjaile kysymyksillä
4. Ole kärsivällinen
(Uimonen 2018.)

Mene sovitteluun tyhjällä päällä: Keskity olemaan läsnä hetkessä. Älä suunnittele keskusteluja etukäteen äläkä mieti, miten haluaisit osapuolten toimivan ja ajattelevan. Älä neuvo ja anna ratkaisuja äläkä jaa omia vastaavia kokemuksia. Keskustele ilman ennakkokäsityksiä, anna osapuolille mahdollisuus kertoa aidoista syistä toiminnalleen.
Ajattele hyväntahtoisesti: Et pysty vaikuttamaan muihin, mutta pystyt vaikuttamaan omaan ajattelutapaasi. Kun ajattelemme hyväntahtoisesti ja olemme aidosti läsnä ilman ennakkokäsityksiä, syntyy avoin ilmapiiri, jossa asiat voidaan helpommin nähdä toisen näkökulmasta ja ongelmat voidaan ratkaista.
Ohjaile kysymyksillä: Hyväntahtoisella ajattelulla ja ennakkokäsityksettömyydellä voit puhua asioista suoraan ja esittää tuikkojakin kysymyksiä, jotka pistävät ajattelemaan. Kysymyksillä voit herätellä miettimään esimerkiksi sitä, että voisiko toisen käyttäytymisen takana olla jokin muu syy, kuin se ikävä syy mitä itse olettaa. Sopiva kysymys pistää miettimään omaa osuuttaan ja ottamaan vastuuta, mutta ei syyllistä ketään.
Ole kärsivällinen: Ratkominen vie aikaa, mutta sen tarjoama oppi ja ongelman ratkeaminen ovat sen arvoisia. (Uimonen 2018.)

Blogitekstisarjan seuraavassa osassa käsittelen ristiriitatilanteiden vuoropuhelua, vuorovaikutustaitoja sekä tunteiden kohtaamista ja säätelyä. Kolmannessa osassa käyn konkreettisesti läpi erilaisten tilanteiden ratkomista ja vinkkejä siitä selviytymiseen.

Kuva: Quotefancy.com

LÄHTEET:
UIMONEN, Taina 2018. Esimies pattitilanteessa – kehity ristiriitojen ratkojana. [Viitattu 2021-03-16.] Saatavissa: https://www.mytalentia.fi/wp-content/uploads/2018/04/Esimies-pattitilanteissa-opas-TainaUimonen.pdf

Julkaistu

Paljastan heikkouteni

Jokin aika sitten ystäväni pyysi minulta vinkkejä työhakemuksen tekemiseen ja tämä palautti mieleeni mieluisat muistot ajoiltani yrittäjänä ja sen intohimon, jota koen rekrytointia kohtaan. Prosessi on mielestäni äärettömän mielenkiintoinen sekä sopivan kandidaatin löytäminen on todella palkitsevaa, ja olen opinnoissani päivä päivältä varmempi siitä, että haluan työskennellä tulevaisuudessa henkilöstöhallinnon parissa.

Pohdinnoissani pääsin muutaman aasinsillan kautta työhaastattelukysymyksiin, ja ehkä siihen haastavimpaan: “Mikä on sinun heikkoutesi?”.

Olen opintojen aikana pystynyt käyttämään mukavasti aikaa itseni opiskeluun sekä kehittämiseen, ja olen löytänyt itsestäni työelämään(kin) liittyvän heikkouden, jota haluan myös kehittää ja kiinnittää siihen huomiota.

Heikkouteni on, että autan silloinkin kun sitä ei kysytä. Ymmärrän nykyään, että se saattaa tuntua vastapuolesta ärsyttävältä viisastelulta, ja joskus jopa ylimieliseltä kaikkitietäväisyydeltä.

Tämä heikkouteni johtuu kolmesta ominaisuudestani, jotka ovat minussa aika syvällä ja siksi avun tyrkyttäminen karkaa joskus suustani ennen kuin ehdin ajatella. Olen idearikas ja ratkaisukeskeinen, minun on helppo tarttua toimeen ja päähäni pulpahtaa tilanteisiin usein heti monta ratkaisua. Idearikkauden rinnalla minulle on myös luontaista ajatella asioita monelta kantilta ja muiden näkökulmista. Tämän kun yhdistää siihen, että rakastan auttaa ihmisiä ja toivon heille parasta, on kielen kantani ladattuna aimo annoksella neuvoja, ratkaisuja ja vinkkivitosia myös sinulle, joka et niitä kaipaa tai ole niitä minulta kysynyt.

On siis tärkeää miettiä myös sitä, mitä vastapuoli haluaa eikä keskittyä pelkästään omiin tarpeisiin ja haluihin, eli tässä tapauksessa vaikka minulla on kova tarve pystyä auttamaan ihmisiä, tulee minun tarjota apua kuitenkin harkiten ja silloin kun sitä minulta pyydetään. Aion kyllä edelleenkin antaa mummolle paikkani täydessä bussissa hänen pyytämättään, mutta lupaan entistä useammin tarjota vain kuuntelevat korvat ja myötätuntoa.

“When you talk, you are only repeating what you already know.
But if you listen, you may learn something new.” – Dalai Lama