Mieti aluksi haastattelujen osalta esim. kuinka monta haastattelukierrosta vedät, milloin lähetät kutsut, varaavatko haastateltavat itse ajat esim. Doodlessa vai sovitko ne muulla tavalla, tarvitsetko apua jossain vaiheessa, esim. ”tarkkailijaa” ryhmähaastatteluun, kuinka ja milloin ilmoitat valituille ja valitsemattomille? Vain käyttämällä aikaa ja vaivaa, yritys voi minimoida epäonnistuneita rekrytointeja. Muista myös, että rekrytointi vaikuttaa monella tavalla työnantajamielikuvaan, joten mieti miten voit ottaa sen huomioon prosessin aikana. (Joki 2018.)
Rekrytointitarpeen määrittely on tärkeä osuus myös haastattelujen pohjalla. Vaikka hakisitte työntekijää toisen tilalle, harkitse onko sittenkään parasta etsiä saman ammatillisen osaamisen omaava henkilö, vai tulisiko tulevaisuuden tarpeiden vuoksi painottaa jotakin muuta ominaisuutta tai kykyä? Näitä asioita on hyvä pohtia ennen haastattelujen järjestämistä, jotta voit esimerkiksi miettiä painopisteitä kysymyksille ja millä faktoilla haravoit hakemuksia läpi.
Suosittelen itse kahta tai kolmea haastattelukierrosta: yleisin palaute hakijoilta on kolmannella kierroksella ollut, että on ihanaa, kun haun tärkeimmässä vaiheessa ei tarvitse enää niin paljon jännittää, kun haastattelija ja paikat ovat tässä vaiheessa jo tuttuja. Haastattelijalle tämä takaa rentoutuneemman keskustelutilanteen, jossa hakija voi olla omana itsenään ja keskittää huomionsa kysymyksiin vastaamiseen. Tilanne on kokemukseni perusteella jo hyvin rento, mukava tasavertainen kahvihetki, jossa keskustellaan eikä haastattelija vain tykitä kysymyksiä kiemurtelevalle haastateltavalle. Mikäli resurssisi riittävät vain yhteen haastattelukierrokseen, suosittelen harkitsemaan kysymysten/osan kysymyksistä lähettämistä haastateltaville etukäteen – tämä on omiaan vähentämään jännitystä.
Mikäli päädyit useampaan haastattelukierrokseen, ensimmäiselle kierrokselle suosittelen ottamaan mukaan noin 10–15 haastateltavaa eli voit mahduttaa mukaan myös niitä hakijoita, jotka eivät ehkä ole kirjallisesti lahjakkaita, mutta potentiaali pilkahtaa kuitenkin läpi jostain kohti hakemusta. Nykyään on soveliasta hoitaa nopeat ensihaastattelut puhelimitse tai videon välityksellä. Tämä vaihe on kuitenkin mahdollista toteuttaa myös paikan päällä, kunhan haastateltaville on selvillä tarkka aika milloin he saapuvat paikalle ja kauanko haastatteluun menee aikaa. En suosittele käyttämään ensimmäisessä vaiheessa kauempaa kuin 10–15 minuuttia yhteen haastateltavaan, jopa viisi minuuttia riittää. Tällöinkin ehdit esittää 3–4 napakkaa kysymystä, joihin hakijan on hyvä päästä tutustumaan etukäteen. Se, miten hyvin haastateltava on valmistautunut tämän mahdollisuuden saatuaan, kertoo paljon motivaatiosta. Paikan päällä saa minusta myös aidomman ensivaikutelman sekä erilaisia viestejä eleistä sekä siitä miten hän kantaa itseään.
Huolehdi tässä vaiheessa myös viiden minuutin tauoista jokaisen alkuhaastattelun välillä, jotta ehdit kirjoittaa muistiinpanot tuntemuksistasi ja havainnoistasi loppuun ja sinulla on pieni aikapuskuri. Suosittelen joka tapauksessa käyttämään ajastinta aikataulussa pysymiseen, näin myös jokaisella on yhtäläinen mahdollisuus tuoda ominaisuuksiaan esille.
Toisella haastattelukierroksella voidaan käyttää esimerkiksi ryhmähaastattelua. Ryhmätilanteessa haastattelija ja mahdollinen ”tarkkailija” voivat havainnoida hakijoiden ottamia rooleja, vuorovaikutustaitoja, yhteistyö- ja ongelmanratkaisukykyjä sekä asiakaspalvelu- ja myyntitaitoja.
”Täytyy muistaa, että kaksi haastattelijaa
havainnoi enemmän kuin yksi ja arvio haastateltavasta
on näin objektiivisempi.” – Henkilöstöasiantuntijan käsikirja
Sopiva ryhmäkoko on 4–7 henkeä, useampaa on jo hankala havainnoida yhtä aikaa. Ryhmähaastattelun aluksi olen itse tykännyt oman ja yrityksen esittelyn yhteydessä kertoa itsestäni jonkun ”jäätä rikkovan” faktan, joka rentouttaa ilmapiiriä. Joskus olen kertonut käyväni raveissa tai kehunut kissani touhuja, myös keskustelun pitäminen kepeänä ”tarkkailijan” kanssa vähentää jännitystä – haastattelijatkin ovat mukavia ja leppoisia ihmisiä.
Pahin ryhmähaastattelutilanne on se, että haastateltavat asetetaan riviin ja jokainen vastaa vuorollaan samaan kysymykseen – ja rivin päädyissä olevat kiroavat mielissään, kun joutuvat aina vastaamaan joko ensimmäisenä tai viimeisenä komppaamaan muita. Haastateltaville kannattaa sen sijaan antaa jokin tilanne ratkaistavaksi, esimerkiksi kuvitteellisen reklamaation hoitaminen ja miten he vastaisivat asiakkaalle.
Viimeisessä vaiheessa eli yksilöhaastattelussa aikaa on hyvä käyttää noin 45–60 minuuttia – aika menee yllättävän äkkiä! Haastatteluun kannattaa käyttää ennalta laadittua kysymyslistaa, mutta samoja kysymyksiä ei tarvitse kysyä kaikilta. Varaa haastattelulle tila, jossa ilmapiiri on otollinen avoimelle keskustelulle, se voi olla takahuone, neuvotteluhuone tai kahvilan peränurkka. Simppeli runko yksilöhaastatteluun on se, että aloitat kevyellä rupattelulla ja siirryt sen jälkeen vaikeimpiin kysymyksiin ja palaat lopussa muutamaan helpompaan kysymykseen. Viimeistään viimeiseksi on haastateltavan vuoro esittää kysymyksiä sekä sinun aikasi kertoa siitä, miten rekrytointi etenee tästä eteenpäin. Haastattelun aluksi voit vaikka kysyä, millä mielellä haastateltava tuli paikalle. (Joki 2018.)
Itse haastattelukysymykset on hyvä jakaa muutamaan eri kategoriaan ja esittää ne järkevässä järjestyksessä teema kerrallaan. Kysymyskategorioita voivat olla mm. hakijan taustaan, motivaatioon, sosiaalisiin taitoihin, työssä jaksamiseen ja nykytilanteeseen liittyvät kysymykset.
Hakijan taustaan liittyviä esimerkkikysymyksiä:
– Miten itse/kaverisi kuvailisi sinua kolmella sanalla?
– Mitkä ovat vahvuutesi ja kehityskohteesi?
– Miten olet selvinnyt niistä työtehtävistä, jotka eivät ole olleet sinulle mieleisiä?
– Mitä pidät tärkeimpänä arvonasi työelämässä?
– Miten jaksat rutiineja?
Hakijan motivaatioon liittyviä esimerkkikysymyksiä:
– Minkälainen käsitys sinulla on yrityksestämme?
– Mitä uutta haluaisit oppia seuraavaksi?
– Millaiset työtilanteet innostavat sinua?
– Millaisena vaiheena näet tämän tehtävän urallasi?
– Mitkä näet urasi merkittävimpinä haasteina?
Hakijaan ihmisenä ja hänen sosiaalisia taitojaan koskevia esimerkkikysymyksiä:
– Millaista palautetta olet saanut työkavereiltasi?
– Miten koet muutokset?
– Millaisessa työyhteisössä viihdyt parhaiten?
– Minkälaista palautetta haluat työstäsi?
– Miten käsittelet haastavia asiakkaita?
Hakijan stressinsietokykyyn ja työssä jaksamiseen liittyviä erimerkkikysymyksiä:
– Miten stressi näkyy sinussa?
– Millaiset asiat ärsyttävät sinua työpaikalla?
– Kerro tilanteesta, jossa teit virheen.
– Miten rentoudut?
– Miten työ vaikuttaa muuhun elämään ja toisin päin?
Työkokemukseen ja nykytilanteeseen liittyviä esimerkkikysymyksiä:
– Mistä haluaisit, että muistaisin sinut?
– Onko sinulla muita hakuja käynnissä?
– Millaista perehdytystä toivot?
– Mitä opit aiemmasta työpaikastasi?
– Jos sinut valitaan, mihin haluaisit tarttua ensimmäiseksi?
Extrakysymyksiä loppuun (vastauksella ei ole väliä, vaan tavalla vastata tai keksiikö vastausta ollenkaan):
– Mikä on epätavallisin paikka, jossa olet koskaan käynyt?
– Mikä asia on ns. bucket listilläsi?
– Kenen kolmen historian henkilön kanssa haluaisit viettää päivää ja miksi?
– Kuvaile haastattelijan luonteenpiirteitä.
– Mitä kysyttävää sinulla on minulta?
Havainnoi kysymysten lisäksi esim. seuraavia asioita:
– Onko pukeutuminen tilaisuuteen sopiva
– Onko haastateltava täsmällisesti paikalla
– Katsooko silmiin
– Ovatko vastaukset johdonmukaisia
– Miten haastateltava suhtautuu omiin huonoihin puoliinsa, onko ne esim. kehityskohteita, etukäteen mietittyjä ja aitoja vai löytyykö heikkouksia ”liian helposti”
– Osoittaako hän aktiivisuutta esittämällä kysymyksiä
(Joki 2018.)
Loppuun vielä pari vinkkiä työnantajamielikuvan huomioimiseen työhaastattelujen eri vaiheissa. Ehdottoman tärkeitä pointteja on aikataulun noudattaminen ja lupausten pitäminen sekä hakijoiden arvostaminen. Jokainen ainakin ensimmäiseen vaiheeseen päässyt ansaitsee tiedon henkilökohtaisesti jatkoon pääsystä / pääsemättömyydestä. Lisäksi minulla oli tapana antaa omassa elintarvikealan yrityksessäni ensimmäisessä ja toisessa vaiheessa jokin kiitoslahja, ihan pienikin suklaa tai tee saivat hyvän vastaanoton. Viimeisessä vaiheessa olleille lähetin postissa lahjakortin myymälään, joka on viesti heille, että ovat edelleen tervetulleita eikä tarvitse nolostella. Yleensä asiakkaille ilmaisena jaettavan markkinointimateriaalin antamisesta tässä vaiheessa olen vähän kahta mieltä, kannattaa miettiä hakijoiden mukaan lämmittääkö konvehdit vai parkkikiekko/avainnauha/kestokassi/muistitikku enemmän.
LÄHTEET:
JOKI, Maritta 2018. Henkilöstöasiantuntijan käsikirja. 6. painos. Helsinki: Helsingin kamari.