Avainsana: työelämätaidot

Julkaistu

Ryhmätyötaidot työyhteisössä

Blogini googlatuin kirjoitus on pitkään ollut viestinnän harjoitustehtäväni vuodelta 2020, jossa kirjoitan ryhmätyötaidoista oppiyrityksessä eli opiskelijaryhmän muodostamassa “leikkiyrityksessä”, joka operoi virtuaalimaailmassa. Nyt päivitän ajatuksia tästä aiheesta uudella postauksella, ilman tehtävänannon rajoituksia. Ryhmätyötaitoja arvostetaan ja niitä tarvitaan oikeastaan työssä kuin työssä.

“As iron sharpens iron,
so one person sharpens another.”
– Sananlasku

Ryhmätyötaidot ovat yhteisen tavoitteen eteen ponnistelemista yhdessä muiden kanssa niin, että kunkin omat vahvuudet valjastetaan ryhmän käyttöön – ryhmätyötaitoinen ihminen tunnistaa siis vahvuuksia myös muissa. Ryhmätyötaidot ovat myös muiden kannustamista, innostamista sekä motivoimista kohti yhteistä päämäärää. Ryhmätyössä jokaisen on tärkeää saada oma äänensä kuuluviin ja työskentely on vastavuoroista. Ryhmässä kuuntelemisen taito nousee tärkeäksi ja on osattava myös joustaa omissa mielipiteissään. (Vuorinen 2017.)

“Great teams communicate well and often,
their members are happy to share ideas,
brainstorm together, ask for feedback
and be contradicted.” (Price s.a.)

Ryhmätyössä työpaikalla psykologinen turvallisuus on avainasemassa, ilman sitä ei uskalleta tuoda esiin omaa osaamista eikä uskalleta toimia niin, että saattaa erehtyä tai epäonnistua. Kenenkään ei tulisi pelätä joutuvansa naurunalaiseksi ja ryhmän tulisi kannatella toisiaan myös vastoinkäymisten äärellä. Ryhmässä työskennellessä 1 + 1 ei ole välttämättä 2, vaan se voi olla jopa 5, varsinkin kun koko ryhmä toimii hyvin yhteen ja saavuttaa flow-tilan. (Vuorinen 2017.)

“Great things in business are never done by one person,
they are done by a team of people.” (Steve Jobs s.a.)

Kun ryhmässä ilmaistaan tunteita ja mukana on huumoria, arvostusta sekä innokkuutta, hioutuu ryhmä toimivaksi ja tuotteliaammaksi – ryhmätyö sujuu. Tunteminen itsensä osaksi hyvää ryhmää on miellyttävä tunne, ja kun ryhmätyöskentely pääsee kunnolla vauhtiin, on se hieno sekoitus innostumista, haasteellisuutta, turvallisuutta ja onnistumista. Price vertaa blogikirjoituksessaan ryhmätyön johtamista puutarhan kasvattamiseen, eli samalla tavalla kuin kasvit eivät menesty vain heittämällä siemenet ilmaan, tarvitsevat myös ryhmässä työskentelevät ihmiset hyvät olosuhteet kasvaa ja menestyä. (Price s.a.)

“Teamwork is the fuel that allows common people
to attain uncommon results.” (Andrew Carnegie s.a.)

Kehitä psykologista turvallisuutta

Psykologinen turvallisuus on koko ryhmätyöskentelyn onnistumisen ydin. Kun ryhmässä koetaan olo turvalliseksi ja uskalletaan olla erehtyväisiä toisten edessä eikä pelätä epäonnistumista, myös tuottavuus kasvaa. Ilman psykologista turvallisuutta myös mm. roolien määrittäminen ja merkityksellisyyden kokeminen on hankalaa.

Jos itseäsi ärsyttää joku tai jokin ryhmässä, yritä ymmärtää ja asettua hänen saappaisiinsa. Vaikka on erimielisyyksiä tai turhautumista, älä alennu arvostelemaan ideoita pahalla, puhumaan päälle, nolaamaan tai dramaattisesti poistumaan tilasta vaan keskity itse työhön. Mikäli esimiehenä huomaat ryhmässä kränää, on tärkeää, että puutut siihen. Lisäksi voit antaa ryhmälle esimerkiksi yhteisen ongelman ratkaistavaksi, sellainen toiminta ja yhdessä onnistuminen hitsaa ryhmää yhteen ja vie huomiota muualle.

Kommunikaatio ryhmässä

Hyvä kommunikaatio on myös ryhmätyöskentelyn tärkeimpiä asioita, hyvissä ryhmissä kommunikaatio on avointa ja vastavuoroista. Ideoita on helppoa ja mielekästä jakaa sekä niitä kehitetään yhdessä, saadaan ja annetaan palautetta sekä uskalletaan olla myös eri mieltä. Hyvällä kommunikaatiolla päästään myös kompromisseihin, jotka vievät kohti ryhmän tavoitetta. (Price s.a.)

Kommunikointitaitoja
1. Ole selkeä
2. Hyvä käytös, kohteliaisuus
3. Puhu vain omasta puolestasi
4. Pyri ymmärtämään toista
5. Kuuntele avoimin mielin
6. Ole avoin ja rehellinen
7. Välitä, älä valita
8. Opi ristiriidoista
9. Kiinnitä huomiota eleisiisi
10. Säätele tunteitasi

“It takes two flints to make a fire.”
(Louisa May Alcott s.a.)

Ryhmän roolit ja säännöt


Ryhmätyöskentelyssä säännöt varmistavat onnistumisen ja ryhmän tuotteliaisuuden sekä esimerkiksi ajanhallinnan. Säännöt eivät ole pahasta vaan niiden avulla luodaan rajat, joiden sisällä kaikkien on mukava työskennellä. Sääntöjä voivat olla esimerkiksi:
– Ollaan läsnä kun tavataan eli ei räplätä puhelimia
– Kunnioitetaan työaikoja eli ei viestejä iltaisin tai viikonloppuisin, ellei ole hätätilanne

Selvät roolit puolestaan antavat jokaiselle aseman ja valtuudet, joiden mukaan toimia eikä esimerkiksi tehdä kahta kertaa samaa työtä. Ryhmässä hienointa on, kun erilaiset persoonat pääsevät loistamaan ja jokainen vahvuudet tulevat esiin yhteisen hyvän saavuttamiseksi.

“Coming together is a beginning,
keeping together is progress,
working together is success.”
(Henry Ford s.a.)

Kirkasta ryhmän tarkoitus

Tavoite antaa selkeän fokuksen ja suunnan ja ne auttavat pysymään oikean asian äärellä sekä suunnittelemaan tulevaisuutta. Esimiehellä onkin tärkeä tehtävä tehdä näkyväksi ryhmän edistyminen sekä se, miten kunkin panos vaikuttaa onnistumiseen. Kun ryhmätyössä on selkeä “miksi”, se antaa työlle selkeän tarkoituksen ja lisää merkityksellisyyttä.

“None of us is as smart as all of us.”
(Ken Blanchard s.a.)

Tunnusta ryhmän onnistuminen

Yksinkertaisesti, kuka meistä ei tykkäisi positiivisesta palautteesta? Myös kehittävästä palautteesta oppiminen tuo tyytyväisyyttä ja onnistumisen tunteita. Esimiehen on myös tärkeää antaa palautetta ja kiitosta kaikille, jolloin ryhmän jäsenten ei tarvitse keskenään “taistella” kunniasta ja fokus pysyy itse tekemisessä.

“Individually we are one drop,
together we are an ocean.”
(Ryūnosuke Satoro s.a.)

Keskity vahvuuksiin

Olen huomannut elämässä sen, että sitä mukaan kun lisää hyvää, poistuu epätoivottuja asioita eli mitä enemmän keskitytään kehittämään vahvuuksia, sitä vähemmän heikkouksille jää ilmatilaa. Selkeistä puutteista pitää tietysti kertoa, mutta esim. mikromanageroiminen vie turhaa aikaa ja suotta kyseenalaistaa osaamisen. Yleensäkin heikkouksiin keskittyminen sekä alentaa sitoutumista että tuottavuutta, joten on hyvä keskittyä ennemmin kehittämään vahvoja puolia ja ominaisuuksia, joista voi vielä tulla uusia vahvuuksia.

“It is literally true that you can
succeed best and quickest
by helping others to succeed.”
(Napoleon Hill s.a.)

Tiimityön 10 käskyä
1. Selkeät tavoitteet
2. Hyvä vuorovaikutus
3. Roolit ja vastuut
4. Konflikteihin puuttuminen heti
5. Innostu rohkeasti
6. Ongelmien ratkaiseminen yhdessä
7. Välitä, älä valita
8. Käytä aika tiimin kanssa viisaasti
9. Kuuntele ja ymmärrä
10. Muistakaa myös huumori ja huvit

LÄHTEET:
PRICE, Hannah s.a. 12 easy ways to improve workplace teamwork. [Viitattu 2021-04-18.] Saatavissa: https://blog.jostle.me/blog/12-easy-ways-to-improve-workplace-teamwork

VUORINEN, Kaisa 2017.Ryhmätyötaidot. [Viitattu 2021-04-18.] Saatavissa: https://www.koulunterveyskirjasto.fi/aihe/luonteenvahvuudet/luonteenvahvuudet/lnv00007

VUORINEN, Kaisa 2017. Ryhmätyötaidot. [Viitattu 2021-04-18.] Saatavissa: https://www.koulunterveyskirjasto.fi/aihe/opettajalle-ja-opiskeluhuollolle/opettajan-opas-luonteenvahvuudet/ool00011

Julkaistu

Väärinymmärretty viha

Viha on monelle tunne, jonka ilmenemistä meissä on helpoin kuvailla. Viha saa ihmisen ärsyyntymään tai jopa raivoamaan. Piikittelevät kommentit, välinpitämättömyys, mykkäkoulu ja uhriutuminen ovat kaikki vihan ilmenemismuotoja. Viha voi kohdistua myös itseen, jolloin esim. itsetuhoisuus ja runsas päihteidenkäyttö sekä muut haitalliset valinnat ilmentävät vihaa. Vihaa voi olla myös hankala näyttää ja sietää itsessään, jolloin sisäänpäin kääntynyt viha voikin näyttäytyä masennuksena. Myös kateus voidaan nähdä osana vihaa, koska vihaisena emme pysty iloitsemaan toisen puolesta siitä, mistä itse koemme jääneemme paitsi ja mitä emme soisi täten muillekaan. (Heino s.a.)

“Viha repii viljan maasta,
kateus kalat vesistä.”
– suomalainen sananlasku

Viha on yksi perustunteista eli kaikki ihmiset kaikissa kulttuureissa tunnistavat ja kokevat vihan. Myös esimerkiksi kasvonilmeet, eleet ja äänenpainot ovat perustunteiden kohdalla hyvin samanlaisia kulttuurista riippumatta. Sukupuolirooleilla on kuitenkin vaikutusta siihen, miten ilmaisemme vihaa. Esimerkiksi naiset ilmaisevat pettymyksensä ennemmin suruna kuin vihana, ja ongelmaksi tässä nousee se, että viha kannustaisi pitämään oman puolensa ja taistelemaan oman tarpeensa puolesta, mutta suru sen sijaan kannustaa vetäytymään ja antamaan periksi. (Chemaly 2018.)

“Eri aikoina vihaisen ihmisen on ajateltu
olevan hullu tai paholaisen riivaama.
Vihaa on pidetty eläimellisenä ja irrationaalisena yhteiskuntarauhan tuhoavana voimana.”
(Heino s.a.)

Viha on sen aiheuttamasta pahasta huolimatta tarkoituksenmukainen ja tärkeä tunne. Viha syntyy tarpeesta, joka on jäänyt tyydyttymättä eli esimerkiksi tarve tulla kuulluksi, saada apua, kuulua porukkaan, saada jokin asia tai vaikkapa tarve onnistua jossakin. Tai miksei vaikkapa tarve päästä kaupasta ulos vikkelään, mutta kassalla ennen sinua hidasteleekin hiluilla maksava asiakas ja tämä synnyttää sinussa vihan tunteen. Näissä tilanteissa teemme valinnan: nielläkö kiukku, heittäytyäkö raivon valtaan vai hyväksyä tilanne sellaisena kuin se siinä hetkessä sinulle annetaan. “Okei, tässä kestääkin hetken pidempään kuin halusin, mutta realistisesti ero ei ole montaa minuuttia. Kannattaako tämän takia kuluttaa omaa energiaa suuttumalla? Rahaahan ne hilutkin ovat, ja entä jos hänellä ei olekaan enempää rahaa?” Pyrin itse toimimaan tilanteessa noin eli teen faktan tarkistuksen (ei kestä montaa minuuttia), suhteutan oman reaktion tilanteeseen (kannattaako suuttua) ja mietin asiaa toisen näkökulmasta (entä jos siinä onkin kaikki rahat).

“Sen (vihan) on katsottu muuttavan
persoonallisuuden, vievän harkintakyvyn,
rikkovan ihmissuhteet ja suututtavan jumalat.”
(Heino s.a.)

Viha on luonnollinen tunne, jota jokainen meistä tuntee ajoittain jossain määrin. Kasvuympäristömme kuitenkin vaikuttaa siihen, annemmeko luvan itsellemme olla vihaisia. Jos on lapsena oppinut, ettei se ole soveliasta, on se usein vaikeaa aikuisenakin. Viha olisi syytä kuitenkin hyväksyä tunteeksi siinä missä muutkin, sillä viha motivoi ihmistä muutokseen ja potkii ponnistelemaan sinnikkäästi, jotta voi saavuttaa haluamansa. Jos viha on syttynyt epäoikeudenmukaisuuden tunteesta, se saa meidät taistelemaan epäoikeudenmukaisuutta vastaan ja puolustamaan heikompia. Meille syntyy henkilökohtaisia rajoja vihan ansiosta. Viha auttaa tekemään muutoksia sen eteen mitä ansaitset. (Heino s.a.)

“Katolisille se on kuoleman synti,
buddhalaisille moraalinen tulehdus,
Stoalainen filosofi Seneca piti vihalle antautumista
luonteen heikkoutena ja itsemurhaakin parempana
vaihtoehtona raivoamiselle.” (Heino s.a.)

Itselleni tunnetaitojen kehittämisen alkuvaiheessa opetellessani tunnistamaan tunteita itsessäni, minun oli todella vaikea hyväksyä sitä, miten kovaa ja usein tunsin vihaa. Nyt jälkeenpäin ajatellen taustalla oli usein mm. pettymystä ja kuulluksi tulemisen tarvetta, johon reagoin vihan tunteella. Muistan tuon ajan ahdistavana, koska tunnistin olevani todella vihainen, mutten osannut toimia kuinkaan säädelläkseni sitä. Kieriskelin vihassani jopa tunteja, kunnes taitojen kehittyessä aika putosi varttiin ja nyt viha vain käy näyttäytymässä, näen mitä sen takana on ja panostan sen tunteen hyväksymiseen. Nykyään en myöskään tunne enää syyllisyyttä vihan tuntemisesta, se kuuluu elämään siinä missä muutkin tunteet kuuluvat.

“Vihainen nainen on ruma nainen.”
(Chemaly 2018.)

Vaikka viha on alkujaan auttanut meitä eloonjäämisessä ja selviytymään uhkia täynnä olevassa ympäristössä, on se hyödyllinen myös tänä päivänä. Samalla tavalla se auttaa puolustautumaan tarvittaessa, olemaan rohkea, itsenäinen ja riippumaton toisten mielipiteistä. Viha auttaa löytämään oman sisäisen voimansa, jota voi käyttää asioiden eteenpäin viemiseen ja luovuuteen.

“Viha on happoa, joka vahingoittaa
lähtöastiaa paljon enemmän kuin sitä astiaa,
johon se kaadetaan.” – Mark Twain

Viha on tunne, jonka säätely oikeissa mittasuhteissa on tärkeää. Alisäätely johtaa siihen, että ihminen kiusaa muita, on todella itsekäs, haluaa kostoa, saa raivokohtauksia, on jatkuvaan turhautunut sekä kärsimätön. Ylisäätely voi johtaa siihen, että joutuu itse tallotuksi, koska antaa periksi omista rajoistaan ja hyväksyy epäoikeudenmukaisuuden eikä anna vihan auttaa puolustamaan itseään. Liika vihan nieleminen voi tehdä ihmisestä myös suorittajan tai pärjääjän, joka sinnittelee yli kaikkien omien rajojensa eikä välitä oman jaksamisensa loppumisestakaan. (Heino, s.a.)

“Viha ei koskaan synnytä muuta kuin lisää vihaa.
Vihaaja kuolee ensimmäisenä –
ei välttämättä fyysisesti, mutta sisältäpäin.”
– Reetta Meriläinen (Halonen 2015.)

Viha on myös hyvin tyypillinen sekundääritunne eli tunne, jolla ihminen reagoi aluksi heränneeseen syvempään primääritunteeseen eli viha peittää alleen esimerkiksi epävarmuutta, häpeää, haavoittuvaisuutta, hylätyksi tulemisen pelkoa, pettymystä, yksinäisyyttä ja tuomituksi tai syrjityksi tulemisen pelkoa.

“Piilotettu viha on pahempaa
kuin paljastettu viha.” (Seneca)

Vihan kieltäminen on hyvin luonnollista, koska sen näyttäminen saattaa johtaa hylätyksi tulemiseen. On kuitenkin tärkeää tiedostaa, ettei tunne itsessään katoa mihinkään, vaan se purkaantuu jossain kohtaa tavalla tai toisella – kuten ylipäänsä tunteet tekevät, ja mitä voimakkaammin niitä yrittää estää ja hallita, sitä sinnikkäämmin ne pyrkivät pintaan. Eli anna vihalle mahdollisuuksia tulla esiin, mutta hallitusti. Ilmaise vihaa jämäkästi, rakentavasti ja käytä sitä voimavarana, tällöin et lietso sitä muttet myöskään tukahduta sitä. Vihan rakentava ilmaiseminen näyttää itseasiassa rauhallisen ystävälliseltä, kauna ja aggressio eivät ole läsnä. (Heino s.a.)

“Kuka tahansa osaa suuttua.
Se on helppoa. Mutta osata olla oikealla
tavalla sopivasti vihainen oikeasta asiasta
oikealle henkilölle, siinä on taito.”
– Aristoteles

Vihan käsittelemisen harjoittelu

  • Opettele puolustamaan itseäsi asiallisesti ja selkeästi
  • Riitele rakentavasti: ole jämäkkä, mutta pyydä tarvittaessa myös anteeksi ja ota vastuu omista tunteistasi
  • Opettele tunnistamaan tarpeesi vihan taustalla
  • Kirjoita päiväkirjaa asioista, jotka suututtavat sinua. Varaa kirjoittamiselle tietty aika äläkä ylitä sitä tai palaa takaisin
  • Opettele sanoittamaan tarpeesi
  • Kieltäydy tarvittaessa
  • Tunne rajasi ja ennakoi
  • Opettele ymmärtämään muita ja muiden tarpeita
  • Kiinnitä tilanteessa huomiosi muualle
  • Poistu tilasta tarvittaessa, pyydä omaa rauhaa tai lähde ulos
    (Nyyti ry s.a., Heino s.a.)
Brainyquote

LÄHTEET:
CHEMALY, Soraya 2018. Rage becomes her. New York: Simon Schuster Ltd.
HALONEN Kaisa 2015. Reetta Meriläinen ihmettelee, minne katosi sivistys. [Viitattu 2021-04-02.] Saatavissa: https://www.kirkkojakaupunki.fi/-/reetta-merilainen-ihmettelee-minne-katosi-sivist-1#5053ee53
HEINO Mikael s.a. Mitä viha on ja mitä tehdä sen kanssa. [Viitattu 2021-04-02.] Saatavissa: https://www.mikaelheino.fi/blogi/mita-viha-on-ja-mita-tehda-sen-kanssa
NYYTI RY s.a. Viha. [Viitattu 2021-04-02.] Saatavissa: https://www.nyyti.fi/opiskelijoille/opi-elamantaitoa/tunteet/viha/
MIELY RY s.a. Viha. [Viitattu 2021-04-02.] Saatavissa: https://mieli.fi/fi/mielenterveys/itsetuntemus/tunteet/viha

Julkaistu

Tunnesäätelytaidoista työpaikalla

Tunne on tietoinen elämys, joka syntyy arvioiden ja tulkintojen seurauksena, aivojen eri osien yhteistoimintana. Tunteet ovat syntyneet meissä selviytymistä varten. Ne ohjaavat toimimaan tilanteen mukaan, esimerkiksi säikähtäneenä keho varautuu pakenemaan eli tunteet aiheuttavat myös fysiologisia reaktioita. Tunteiden tulkitsemiseen vaikuttaa se, millainen merkitys niille on annettu lapsen kasvaessa. Keskityn tässä kirjoituksessa erityisesti tietoisuuteen omista tunteista ja niiden säätelytaitoihin.

Perustunteet ja niiden tarkoitukset
- Ilo: palautuminen, hyvinvointi
- Suru: uuteen suuntaaminen
- Pelko: suojautuminen, valpastuminen
- Viha: päättäväisyys
- Inho: arvojen tunnistaminen
- Hämmästys: taistele tai pakene

Tunneilmasto kuvastaa yrityksen henkisen pääoman tasoa: kireässä ilmapiirissä ihmiset eivät ole vuorovaikutuksessa ja tästä syystä paljon potentiaalia jää hyödyntämättä. Sen lisäksi, että työpaikalla odotetaan asiallista käyttäytymistä, tulisi painottaa sitä, että myös tunteille ja niiden ilmaisulle on sijansa. Monille tunteiden ilmaiseminen on kuitenkin synonyymi kiukuttelulle tai muulle negatiivisten tunteiden purkaukselle, mutta se voi yhtä hyvin olla onnistumisen ilosta syntyvä tyytyväisyyden tunne tai auttamisesta syntyvä tunne arvokkuudesta ja pystyvyydestä.

Tunnetaidot ja tunteiden säätely eivät ole keinoja torjua tai sallia vain tietynlaisia tunteita. Myös yltiöpäinen positiivisuus voi olla ihan yhtälailla hyvin toksista kuin vaikkapa jatkuva valittaminen. On tärkeää saada tuntea niinkuin tuntee, ei koko ajan tarvitse olla loistavaa ja mahtavaa. Tunteiden ilmaiseminen ei kuitenkaan tarkoita sitä, että tunteet roiskaistaan ilmoille välittämättä siitä loukkaako se jotakuta tai käyttäydytäänkö epäasiallisesti. Tunteiden säätely on sitä, että tunteen pystyy sovittamaan reaktioon ja säätelemään tunteen kestoa. Vaikeissa ja yllättävissä tilanteissa on hyvä opetella reagoimaan ajatuksella raa’an tunnereaktion sijaan. Tunteen saa tuntea, muttei se oikeuta hankalassakaan tilanteessa loukkaamaan toista tai unohtamaan asiallisen työkäyttäytymisen.

Tunnetaitojen perusta on tunteiden tunnistaminen. Tunteen voi tunnistaa havaitsemalla sen kehossaan tai nimeämällä sen. Itselleni näistä toimivampi on tunteen nimeäminen, koska moni tunne tuntuu kehossa samalta – esimerkiksi syyllisyys ja loukkaantuminen tuntuvat minusta molemmat painona rinnalla, mutta niillä on erilainen merkitys. Aluksi nimeämistä voi helpottaa luettelo erilaisista tunteista.

Kerron tähän väliin vielä lyhyesti sen, että nimeämistä hankaloittaa se, että pinnalle nousee voimakkaampi sekundääritunne peittäen syvemmän primääritunteen alleen. Primääritunne syntyy ulkoisesta pakotteesta ja sekundääritunne on se, jolla reagoidaan omaan tunteeseen eli esimerkiksi viha peittää alleen häpeän. Primääritunteen takana on tarve, pelko tai toive. Esimerkiksi ketju voi mennä niin, että ihmisellä on tarve on tulla kuulluksi ja ymmärretyksi, muttei hänen ystävänsä ota asiaa vakavasti, jolloin ihminen tuntee pettymystä, mutta sen kuitenkin syrjäyttää sekundääritunteena viha eli lopulta tilanne on kääntynyt aivan päälaelleen. Kun oppii tunnistamaan myös näitä ketjuja tunteiden taustalla, on edennyt jo pitkälle tunnetyöskentelyssä! Tähän asiaan voisin paneutua syvemmin ihan oman postauksen verran.

Itselleni tärkein tunnesäätelytaito on hyväksymisen, huomion kohdistamisen muualle ja ongelman ratkaisemisen kolminaisuus, joka on siis vähän kuin keinopaketti – mitkään kaksi eivät toimi hyvin ilman kolmatta. Jos hyväksynnän jättää pois, vaikeat asiat ja hankalat tunteet puskevat entistä sinnikkäämmin mieleen. Jos huomion muualle kiinnittämisen, jossa itsestä huolehtiminen ja muun elämän jatkaminen ovat pääosassa, jättää pois, voi elämässä alkaa huono kierre, koska erityisesti hankalissa tilanteissa ihmisen tarvitsee syödä hyvin, nukkua riittävästi, tehdä mielihyvää tuottavia asioita sekä pitää itsensä arjessa kiinni. Jos ongelmanratkaisun eli elämänarvoisen elämän rakentamisen jättää pois, tulee elämä olemaan jatkossakin raskasta, jos ihminen ei itse tee mitään sen muuttamiseksi. (Sadeniemi, Häkkinen ja Koivisto 2019, 39 – 42.)

“Tunteet ei hävii,
ne on luotei vahvempii.”
– Linda-Maria Roine
Keko Salatan kappaleessa Supervoimii

Tunteita voi siis säädellä tunnetilan aikana vaikuttamalla reaktioon, mutta vaikuttamalla tilanteeseen ennen tunnetilan syntymistä on myös hyväksyttävä ja toimiva keino. Erilaisten laukaisevien tilanteiden ennakoiminen toimii hyvin, mutta itseään voi myös kehittää tilanteen tulkitsijana. Aiemmin blogissani ristiriitojen ratkaisemisen yhteydessä esille tullut tilanteen ohjaaminen kysymyksillä on hyvä keino tähän. Aluksi tulee riisua ennakkokäsitykset ja olla tilanteessa “tyhjällä päällä” ja kysellä uteliaana tilanteesta. Usein kyseessä on oma väärinkäsitys tilanteen tulkitsemisesta ja näin tilanteesta lisätietoa saamalla, se voi korjaantua.

Miksikö tunneilmastoon ja tunneälyn kehittämiseen sitten kannattaa työpaikallakin panostaa ja ottaa asia huomioon esim. henkilövalintoja tehdessä? Yksinkertaisesti tunneilmastoltaan hyvät tiimit ovat selvästi tuottavampia. Myös ne tiimit, jotka puhuvat myös negatiivisista tunteista, toimivat paremmin analyyttisissä tehtävissä. Eron huomaa yksityiselämänkin puolella, itse ainakin olen luottavaisempi ja lojaalimpi heille, joiden kanssa puhumme avoimesti myös tunteistamme ja mitä hankalampia asioita on pystynyt jakamaan, sitä tärkeämmäksi ja läheisemmäksi vastapuoli tulee. Rakentava negatiivisten tunteiden käsittely tuo mukanaan myös positiivisia tunteita ja ilmapiirin, jossa asiat eivät jää mielen sopukoihin vaivaamaan, josta ne sitten tuppaavat ristiriitatilanteessa purkaantua. (Mäkelä 2020.)

LÄHTEET:
MÄKELÄ, Anna 2020. Näin tunteet vaikuttavat työpaikalla – lannistava tunnelma tuhoaa luovuuden. Duunitori. [Viitattu 2021-03-29.] Saatavissa: https://duunitori.fi/tyoelama/tunteet-tyopaikalla
SADENIEMI, Minna, HÄKKINEN, Miikka, KOIVISTO, Maaria 2019. Viisas mieli. Helsinki: Duodecim.

Julkaistu

Ristiriitoja ratkomassa – käytännön toimet ja vinkit

Ongelman ottaminen puheeksi

Alkuvalmisteluina varaa keskustelua varten rauhallinen tila ja ota keskustelun sävyksi arvostava puhe. Keskity myös siihen, että itse viestit selkeästi. Pyri siihen, että olette samalla puolella yhdessä etsimässä ratkaisuja. Jätä ennakkokäsitykset naulaan, niin saat kaiken hyödyn siitä, mitä ihminen sinulle jakaa kokemuksistaan ja ajatuksistaan. (Uimonen 2018.)

Kerro aluksi selkeästi mistä on kyse. Kerro havaintosi minä-muodossa ja liitä siihen avoin kysymys. Puhu neutraaliin sävyyn, jotta et vahingossakaan vähättele tai paisuttele ongelmaa. Vältä voimakkaita sanoja ja kielikuvia. Älä neuvo, tiedä paremmin, arvostele äläkä moiti. “Olen huomannut, että…” “Mitä ajatuksia sinulla on?” (Uimonen 2018.)

“Ongelmiin on tartuttava.
Mikä pikemmin, sen parempi.
Vitkastelu pahentaa tilannetta ja
synnyttää uusia ongelmia.”
(Uimonen 2018.)

Kun joku ottaa ongelman esiin yllättäen

Älä ohita tilannetta, mutta älä myöskään ala ratkaisemaan ongelmaa. Ota asiaksesi luoda tila keskustelulle ja ota rooliksesi sen ohjaaminen esim. kysymyksillä ja huolehtimalla, että jokaisella on puheenvuoro. Anna ihmisten puhua rauhassa ja ole itse äänessä vain vähän, keskity sen sijaan aidosti kuuntelemaan. Pyydä ihmisiä konkretisoimaan puhettaan ja pyydä esimerkkejä. Ole tilanteessa puolueeton äläkä huomioi mahdollisia ennakkokäsityksiäsi. “Mitä tarkoitat?” “Anna jokin esimerkki siitä, että…” (Uimonen 2018.)

Keskustelun ohjaaminen

Mikäli tarpeen, tee kaikille selväksi keskustelun pelisäännöt. Huolehdi, että jokainen saa suunvuoron – myös hän, jota mahdollisesti kritisoidaan. Anna ihmisten puhua mieltä kaivertamaan jääneistä asioista rauhassa, mutta pidä huoli siitä, että keskustelun sävy pysyy asiallisena eikä ketään syyllistetä. Keskity itse kuuntelemaan ja poimimaan keskustelusta arvokkaita pointteja. Kun hiertävät asiat on saatu puitua, ohjaa keskustelu ratkaisuihin ja jatkosta sopimiseen. (Uimonen 2018.)

Keskustelun pelisäännöt:
- Puhutaan suoraan ja avoimesti
- Puhutaan asioista työn näkökulmasta
- Puhutaan asiallisesti ja rakentavasti
- Puhutaan vain omasta puolesta
- Ei arvostella tai syyllistetä
- Jokaisella oikeus omaan näkemykseensä
- Kerrotaan konkreettisia esimerkkejä
- Ratkaisukeskeisyys ytimessä
- Ketään ei loukata
- Tarvittaessa pyydetään tarkennusta
- Kaikki osallistuvat keskusteluun
(Uimonen 2018.)
Keskustelun ohjaaminen kysymyksillä

Keskustelun aikana on hyvä esittää konkretisoivia, selkeitä ja hyväntahtoisia kysymyksiä. Ole kuin tietäisit mahdollisimman vähän tilanteesta ennestään, jotta saat kokonaiskuvan, joka perustuu ihmisten kokemuksiin ja ajatuksiin eikä omiin ennakkokäsityksiisi. Syiden etsimistä miksi-kysymyksillä seuraa helposti ihmisten syyttelyä, joten vältä niitä. (Uimonen 2018.)

Muista edelleen, että et ole paikalla tuomarina tai neuvojana. Hyvä keino on toistaa ihmisten itsensä käyttämiä sanoja – ne koetaan hyväksytyiksi ilmaisuiksi eikä niiden käyttö esim. tahattomasti paisuta tai väheksy asiaa eli keskity puhumaan tilanteessa neutraalisti. “Mitä sinä haluat kertoa tai ajattelet tästä?” “Kerro jokin esimerkki.” “Sanoit näin, mitä tarkoitit?” (Uimonen 2018.)

Negatiiviseen arvosteluun puuttuminen

Negatiivisen arvostelun takana voi olla jotakin muuta, esimerkiksi viesti oman arvostuksen tarpeesta tai epäoikeudenmukaisuuden tunne. Kysele siis paljon ja yritä kuulla mitä rivien välissä on. Pysy tässäkin tilanteessa neutraalina ja puolueettomana, älä provosoidu tai itse arvostele häntä negatiivisesti. Älä myöskään puolusta ketään (voit kehua työhön liittyen), tämä johtaa vain väittelyyn, sen sijaan voit pyytää konkreettisia esimerkkejä tilanteista. (Uimonen 2018.)

Sinun tehtäväsi on pitää fokus työssä ja voit pyytää ehdotuksia ongelman ratkaisemiseksi, näin keskustelu saa myös uuden suunnan suunnan pois negatiivisuudesta. Jos puhe on ollut loukkaavaa tai mustamaalaamista, tee selväksi, ettei epäasiallinen käyttäytyminen ole missään olosuhteissa sallittua. “Miten asia vaikuttaa työhösi tai ryhmän toimintaan?” “Miten ratkaisisit asian?” “Mitä toivot minulta?” “Oliko sinulla jokin syy tuoda tämä asia esille?” (Uimonen 2018.)

“Negatiivinen toisen henkilön arvostelu
on raskasta kuultavaa eikä sitä tietenkään
tarvitse loputtomiin kestää.
Halveksiva puhe kannattaa lopettaa
saman tien.” (Uimonen 2018.)

Miten puuttua syyttelyyn

Ole kärsivällinen, neutraali ja anna ihmisille tilaa avata omat kokemuksensa ja ajatuksensa – asioista puhuminen puhdistaa ilmaa ja selkiyttää välejä. Auta keskustelussa eteenpäin, mutta älä väheksy sitä, jos jokin pieneltä vaikuttava asia merkitsee jollekin paljon. Tässäkin on tärkeää keskittyä kuuntelemiseen ja esittää tarkentavia kysymyksiä. “Voisitko kertoa näkemyksesi tapahtuneesta?” “Mitä ajatuksia tämä sinussa herättää?” “Mitä haluat nyt?” (Uimonen 2018.)

Kun jotakuta syytetään jostakin, pyydä syyttäjää kertomaan tuore esimerkki. Jos jonkun sanotaan toimivan näin “aina”, pyydä kertomaan, milloin viimeksi. Puutu loukkaavaan kielenkäyttöön, muistuta toisia kunnioittavasta työkäyttäytymisestä ja työrauhasta. Suuntaa keskustelua kohti ratkaisuja selkeillä ja vastuuttavilla kysymyksillä. Kun sopivat vaihtoehdot ratkaisuksi löytyvät, sopikaa myös seurannasta. “Kerro jokin esimerkki tästä.” “Milloin näin tapahtui?” “Miten asia voidaan mielestäsi ratkaista?” (Uimonen 2018.)

Miten osallistaa ja saada puhumaan?

Eriävien mielipiteiden sanominen ääneen nostaa monenlaisia tunnetiloja ja siksi moni mielipide jääkin sanomatta. Henkilöstöasiantuntijan tehtävä onkin tuoda esiin kaikkien näkemykset, ajatukset sekä mielipiteet ja tehdä selväksi, että jokainen niistä on tärkeä ja arvostettu. Aloita keskustelu sillä, että jokainen kertoo vuorollaan omia ajatuksiaan ja anna kaikille huomiosi tasapuolisesti. Hiljaisemmilta kannattaa kysyä ihan suoraan mitä he ajattelevat ja suosia avoimia kysymyksiä. Voit elein rohkaista heitä katsomalla heitä arvostaen ja kumartumalla puhujan suuntaan. Muista sietää myös hiljaisuutta, anna aikaa vastata äläkä itse vastaa omiin kysymyksiisi. (Uimonen 2018.)

Jos ilmapiiri on riitaisa, pyydä jokaista puhumaan minä-muodossa eli vain omasta puolestaan, henkilöstöasiantuntijan tehtävä on myös puuttua epäasiallisuuksiin. Pysy tilanteessa kiinnostuneena ja avoimin mielin, älä näytä mahdollista turhautumistasi. Keskity arvostamaan kaikkien ajatuksia ja kokemuksia ja huomioi vielä lopuksi, että hiljaisimmatkin saivat sanottavansa sanotuksi. (Uimonen 2018.)

Epäasiallisuuden ottaminen puheeksi

Tilanteeseen on hyvä valmistautua eikä ole liioiteltua harjoitella mitä ja miten sanot asian ääneen. Kerro tilanteessa suoraan mistä on kysymys ja puhu asioista niiden oikeilla nimillä väärinkäsitysten välttämiseksi, ja pysy jälleen neutraalina, jottet paisuttele tai vähättele asiaa. Kerro konkreettisista havainnoista. Puhu vain ja ainoastaan työhön liittyvistä asioista äläkä puutu ihmisen persoonaan tai luonteeseen. (Uimonen 2018.)

Kerro selkeästi mikä käyttäytyminen on rikkonut sallitun käyttäytymisen rajat, miten ja milloin. Kerro edellyttäväsi asiallista käyttäytymistä työpaikalla, töiden on sujuttava ja ihmisten kanssa on tultava toimeen ja yhteistyöhön on pystyttävä. (Uimonen 2018.)

Kysy henkilöltä hänen mielipidettään tapahtuneeseen ja mitä hän ajattelee. Kuuntele ja ole valmis puolustautumiseen, selittelyyn, syyttämiseen tai jopa suuttumiseen. Pysy itse joka tapauksessa rauhallisena ja vetoa edelleen siihen, että edellytät asiallista työkäyttäytymistä. Muista myös taustalla olevat tekijät, esimerkiksi jos taustalla on tunne arvostuksenpuutteesta, sen korjaa arvostuksen näyttäminen ja siksi on tärkeää kuulla myös hänen näkökantansa tilanteeseen. “Kuulin, kun teit näin toiselle, minusta se näytti siltä, ettet arvosta hänen osaamistaan.” “Ei ole sallittua käyttäytyä loukkaavasti, sinun pitää lopettaa loukkaavien kommenttien esittäminen.” (Uimonen 2018.)

Seurannasta sopiminen

Anna osapuolten itse ehdottaa jatkotoimenpiteitä, älä ratkaise myöskään seurantaa heidän puolestaan. Sopikaa konkreettisesti mitä jatkossa tehdään, lisätkää hyvää älkääkä keskittykö siihen mitä ei saa tehdä – ne asiat karsiutuvat pois kuin itsestään lisäämällä hyviä tapoja toimia. Mitä enemmän ihmiset itse tuovat esiin asioita, sitä helpommin he sitoutuvat niihin eli rohkaise heitä löytämään mahdollisuuksia vaikuttaa. Muistuta, että jokaisen on tultava sopimisessa vastaan ja tartuttava toimeen asian edistämiseksi. Ylläpidä positiivisuutta ja toiveikkuutta, tuo esiin aiempia onnistumisia. “Mikä on sinusta hyvä tapa toimia jatkossa?” “Mitä tämä on konkreettisesti?” “Mikä voisi olle ensimmäinen tehtävä asia?” “Miten toimimme, jos tulee takapakkia?” “Miten minä voin auttaa toimimaan niin kuin sovimme?” (Uimonen 2018.)

Muistilista
- Ristiriidat ovat osa elämää
- Ajatukset ja tunteet on sanoitettava
- Ihmiset ovat riitansa asiantuntijoita
- Ihmiset pystyvät ratkaisemaan riidan
- Omat ratkaisut ovat mielekkäämpiä ja niihin on helppo sitoutua
- Ei etsitä syyllisiä
- Pyritään konkreettisiin ratkaisuihin
- Puhuminen lisää ymmärrystä
- Riidoista kehitytään ja opitaan
- Keskustelu lisää niitä tunteita, joiden puute voi olla riidan takana (luottamuksen puute, arvostuksen puute, kunnioituksen puute)

LÄHTEET: 
UIMONEN, Taina 2018. Esimies pattitilanteessa – kehity ristiriitojen ratkojana. [Viitattu 2021-03-16.] Saatavissa: https://www.mytalentia.fi/wp-content/uploads/2018/04/Esimies-pattitilanteissa-opas-TainaUimonen.pdf

Julkaistu

Ristiriitoja ratkomassa – vuorovaikutus- ja tunnetaidot ristiriitatilanteissa

Tämä on toinen osa Ristiriitoja ratkomassa-blogipostaussarjaa ja tässä osassa käsittelen vuorovaikutus- ja tunnetaitoja, joita henkilöstöasiantuntija tarvitsee tukiessaan ristiriitojen ratkaisemista.

Vankan perustan tilanteen ratkaisemiseksi luo luottamus ja aito kohtaaminen. Henkilöstöasiantuntijan on hyvä tavata molemmat osapuolet myös erikseen ilman ennakkokäsityksiä – älä siis esimerkiksi mieti etukäteen miten tilanne tulisi ratkaista. Keskustelulle on hyvä varata aikaa sekä rauhallinen tila ja mennä tilanteeseen niin, että pystyy olemaan aidosti läsnä. Arvosta ihmistä ja ole kiinnostunut hänen ajatuksistaan, tunteistaan ja kokemuksistaan. Jo pelkästään se, että osapuoli pääsee sanoittamalla ääneen jäsentelemään mielessään nämä asiat, auttaa käsittelemään ja ratkaisemaan tilannetta. Kun kuuntelet ja keskityt hänen sanomaansa, myös hänen tunteensa ja ajatuksensa selkiytyvät hänen kokiessaan olevansa hyväksytty ja tärkeä. (Uimonen 2018.)

Kuuntelemisen taitoja
1. Keskity hetkeen
2. Keskity puhujaan
3. Kuuntele tyhjällä päällä ja hyväntahtoisesti
4. Kuuntele kärsivällisesti
5. Osoita, että kuuntelet ja kuulit
6. Osoita, että haluat kuulla lisää
(Uimonen 2018.)

Keskity hetkeen: Pysähdy koko energiallasi hetkeen ja kohtaa toinen tasaveroisesti samalla viivalla. Unohda ennakkokäsityksesi ja -oletuksesi, ole tilanteessa avoimin mielin.
Keskity puhujaan: Anna puhujalle jakamaton huomiosi ja ole kiinnostunut kuulemaan hänen ajatuksistaan, kokemuksistaan ja tunteistaan
Kuuntele tyhjällä päällä ja hyväntahtoisesti: Älä neuvo, älä kerro omia kokemuksiasi, älä ratko puhujan ongelmia. Älä arvioi tai kyseenalaista kuulemaasi, älä tuomitse tai vähättele kuulemaasi.
Kuuntele kärsivällisesti: Älä keskeytä. Anna aikaa, kestä hiljaisuutta. Älä avaa omaa suutasi ennen kuin toinen on lopettanut.
Osoita, että kuuntelet ja kuulit: Katso puhujaa hyväksyvästi, ole tietoinen eleistäsi ja kertaa puhujan sanomaa. Varmista, että ymmärsit oikein.
Osoita, että haluat kuulla lisää: Kysele, osoita arvostusta sanoin, ole aidosti kiinnostunut.

“Ihminen ei ala kuuntelemaan,
ennen kun hänet on kuultu.”
(Uimonen 2018.)

Itse olen tunnetaitoja opetellessani oppinut sen, että voimakkaan tunnereaktion takana on useimmiten jokin toive tai pelko – tämä on hyvä muistaa silloin, kun auttaa muita ratkomaan ristiriitoja ja ihan erityisesti silloin, kun kohtaat kiukkuisen tunneilmaisun. Siinä tilanteessa puhuja ei vain välttämättä osaa sanoittaa tätä toivettaan tai pelkoaan. Voit sanoilla kuitenkin ilmaista kiinnostuksesi nähdä tämän reaktion taakse, esimerkiksi kertomalla mitä arvostat puhujassa ja kysymällä oletko esim. mitä puhuja toivoo nyt.

Ristiriitatilanteet synnyttävätkin voimakkaita tunteita, ja selvittämisen kannalta tunteiden kohtaaminen on erittäin tärkeää, vaikka se itsestä tuntuisi kuinka hankalalta tahansa. Keskustelussa onkin tärkeää antaa tilaa myös tunteiden ilmaisemiselle. Jo niistä kertominen laimentaa tunnetta ja ikään kuin auttaa laskemaan aseet ja antaa mahdollisuuden päästä asiassa eteenpäin. Tunnetilan jakaminen auttaa käsittelemään tunnetta ja niiden salliminen lisää työpaikan psykologista turvallisuutta. Tässäkin vaiheessa kuunteleminen on avainasemassa. (Uimonen 2018.)

Tunteen kohtaamisen taitoja
1. Auta käsittelemään tunnetta
2. Auta tunnistamaan tunne
3. Auta nimeämään tarve tunteen takana
4. Auta kääntämään tunne toiminnaksi
5. Kosketa ihmisen tunnetta
(Uimonen 2018.)

Auta käsittelemään tunnetta: Tilanteesta puhuminen voi auttaa ymmärtämään mistä tunne kumpuaa.
Auta tunnistamaan tunne: Voit kysyä myös mitä ihminen koki tai ajatteli tilanteessa, jos hän ei pysty suoraan nimeämään tunnetta.
Auta nimeämään tarve tunteen takana: Voit kysyä mitä ihminen olisi toivonut tai halunnut siinä tilanteessa. Voit myös hienotunteisesti kertoa mitä arvelet hänen toivoneen tai pelänneen tilanteessa, mutta varo tekemästä liian pitkälle vietyjä tulkintoja tai kertomasta omia kokemuksiasi. Käytä puhujan omia sanoja mahdollisimman paljon.
Auta kääntämään tunne toiminnaksi: Kysele ensin ihmiseltä mitä hän toivoo tai haluaa tilanteelta, odotusten hahmotuttua tunteet alkavat laimentua. Voit sen jälkeen esim. kysyä mitä pitäisi tapahtua, jotta hän voisi jättää asian taakseen.
Kosketa ihmisen tunnetta: Koskettaminen tapahtuu ymmärtämällä tunnetta sekä pukemalla ymmärryksesi sanoiksi. Voit esimerkiksi sanoa huomaavasi hänen olevan järkyttynyt tai toistamalla hänen sanomaansa: “Sinusta tuntui loukkaavalta, kun X teki Y”. Älä kuitenkaan liikaa tulkitse hänen tunteitaan hänen puolestaan, se helposti mitätöi toisen kokemuksen. Voit sen sijaan sanoa huomaavasi tai kuulevasi hänen puheestaan, että häntä esim. suututtaa/loukkaa jokin. Voit myös kerrata hänen sanomisiaan ja varmistaa ymmärryksesi. (Uimonen 2018.)

Voimakkaassa tunnetilassa olevan kohtaamisen taitoja
1. Älä mene mukaan tunteeseen
2. Älä provosoidu
3. Muista, että tunteen takana on usein sanoittamaton toive tai pelko
4. Ota tarvittaessa aikalisä
5. Muista, että epäasiallinen käyttäytyminen ei käy työpaikalla

Ristiriitatilannetta selvittäessä oman puheen ymmärrettävyyteen ja selkeyteen sekä sävyyn tulee kiinnittää erityistä huomiota, koska tunnetilan vallassa kyky kuunnella heikkenee ja mahdollisuus uusille väärinymmärryksille on suuri – kuulija voi myös kaivamalla kaivaa puheesta tarkoitusperiä ja yksittäisiä sanavalintoja, joista hän voi loukkaantua niistä verisesti. (Uimonen 2018.)

Puhumisen taitoja
1. Puhu selkeästi
2. Osoita, että olet kuullut ja ymmärtänyt
3. Kiinnitä huomiota puhetyyliisi
4. Käytä neutraaleja ilmauksia
5. Puhu ihmettelevään tyyliin
(Uimonen 2018.)

Puhu selkeästi: Puhu rauhallisesti ja pidä taukoja, siedä hiljaisuutta. Käytä asioista niiden oikeita nimiä, jottei väärinymmärryksiä synny lisää.
Osoita, että olet kuullut ja ymmärtänyt: Sanoita ihmisen puhetta ja kertaa hänen sanomaansa, se luo etäisyyttä tunnetta kuohuttavaan asiaan
Kiinnitä huomiota puhetyyliisi: Puhu ystävällisesti ja ihminen ihmiselle, esimiehen puhe kuullaan helposti arvosteluna ja käskynä neutraalin sävyisenäkin. Puhu arvostavasti ja korosta ihmisen hyviä puolia, onnistumisia, voimavaroja, osaamista ja vahvuuksia. Valitse kannustavia sanoja ja puhu myönteisesti, nämä saavat ihmisen ajattelemaan itsestään positiivisemmin ja toimii esimerkkinä hänen omalle puhumiselleen.
Käytä neutraaleja ilmauksia: Pienetkin sanavalinnat voivat tuoda puheeseen esimerkiksi syyttävän tai vähättelevän sävyn. Varo pienentämästä tai suurentamasta asiaa sanavalinnoillasi.
Puhu ihmettelevään tyyliin: Ihmettelevä tyyli on neutraali ja osoittaa kiinnostusta, voit vaikka todeta “Nyt kun tässä kuuntelen, niin voisiko olla…” (Uimonen 2018.)

Kysymällä asioista osoitat kiinnostusta ja saat lisää tietoa ymmärtääksesi tilannetta paremmin. Kysymällä kysymyksiä, jotka vievät eteenpäin ja edistävät vuoropuhelua, edistät myös ongelmien ratkaisemista. Erityisen hyviä ovat kysymykset, jotka saavat ihmisen itse oivaltamaan jotain uutta, ne voivat avata sellaisia ratkaisuja, joita ei muuten tulisi ajatelleeksi. Hyvä kysymys myös lisää ihmisen tunnetta omista vaikutusmahdollisuuksista ja voi herättää parempia mielikuvia tulevaisuudesta. Kysymällä voi muistuttaa myös työn tekemisestä perustehtävänä sekä muistuttaa myönteisistä asioista ja pienistäkin edistysaskelista. Seuraavassa esimerkkejä oivalluttavista kysymyksistä:

  • Miten muuten voisit ajatella tai toimia?
  • Mitä muuta hän olisi voinut tällä tarkoittaa?
  • Olisiko takana voinut olla jokin hyvä tarkoitus?
  • Mitä sinä voisit tehdä ongelman ratkaisemiseksi?
  • Mihin asioihin voit itse vaikuttaa?
  • Missä asioissa voit tulla vastaan?
  • Miten tilanne vaikuttaa työn tekemiseen?
  • Mikä olisi hyvä tavoite?
  • Miten asia kääntyisi parempaan suuntaan?
  • Mitä hyvää tilanteen ratkaisemisesta seuraa?
  • Mikä on tällä hetkellä hyvin?
  • Mitkä asiat ovat jo edenneet? (Uimonen 2018.)

Eli henkilöstöasiantuntijana tai esimiehenä ristiriitojen ratkomisessa muista kuuntelemisen, puhumisen ja kysymisen taidot. Muista myös, että et ole antamassa osapuolille ratkaisua, vaan heidän tulee päästä siihen itse – annat heille vain keinoja oikeaan suuntaan etenemiseksi. Ennen ratkaisua osapuolten on tärkeä saada tuntea tulleensa aidosti kohdatuksi, kuulluksi ja ymmärretyksi. Heidän tunteitaan ei pidä mitätöidä, vaan niille pitää antaa tilaa, muttei kuitenkaan hyväksyä epäasiallista käytöstä. Se, että autat tunnistamaan tilanteessa esiin nousseita tunteita sekä annat aikaa tunteista puhumiseen vie asiaa oikeaan suuntaan – oikeastaan vasta tunteiden laimennuttua voidaan edetä toiminnan asteelle. Kysymyksillä vahvistat osapuolten minäpystyvyyttä ristiriidan ratkaisemikseksi, oivallutat näkemään ratkaisuja tilanteeseen sekä tuot näkyväksi pienetkin edistysaskeleet.

Ristiriitoja ratkomassa-blogipostaussarjan kolmannessa eli viimeisessä osassa käsittelen käytännön vinkkejä erilaisten tilanteiden ratkomiseen.

LÄHTEET:
UIMONEN, Taina 2018. Esimies pattitilanteessa – kehity ristiriitojen ratkojana. [Viitattu 2021-03-16.] Saatavissa: https://www.mytalentia.fi/wp-content/uploads/2018/04/Esimies-pattitilanteissa-opas-TainaUimonen.pdf

Julkaistu

Ristiriitoja ratkomassa – periaatteet ja tehtävät

Haluan kirjoittaa tämän blogitekstisarjan oman kehittymiseni tueksi, koska ristiriitojen ratkominen työelämässä on asia, josta koen suurta epävarmuutta ja henkilöstöasiantuntijana varmasti joudun niitä kohtaamaan. En ole saanut kotoa oppia riitojen rakentavaan ratkaisemiseen ja olen aikuisiällä tästä johtuen alitajuisesti opettanut itseni välttelemään ristiriitoja kaikin keinoin, koska minulla ei kirjaimellisesti ole ollut taitoja selviytyä niistä. Emme ole esimerkiksi yli 7 vuoden parisuhteen aikana riidelleet kertaakaan. Nyttemmin olen kehittynyt tunnetaidoissa huimasti, mutta käytännön kokemus ristiriitojen ratkaisemisesta puuttuu edelleen.

Ristiriidat työelämässä johtuvat usein puhumattomuudesta. Ongelmia ei uskalleta ottaa esiin avoimesti sen ihmisen kanssa, jota asia koskee, vaan asiaa päädytään helposti puimaan muiden kanssa. Erimielisyyttä ei oteta esille, koska se tuntuu ahdistavalta ja pelottavalta, kun taas selän takana asiasta puhumisen taustalla voi olla oman erinomaisuuden pönkittäminen tai käsitys siitä, että toiset ymmärtävät asian sanomattakin – siis osaisivat päätellä asian eleistä ja ajatuksia lukemalla. Harmi vain, että useimmiten alkuperäisenä syynä on vain väärinkäsitys, joka olisi helposti korjattavissa eli sanonnankin mukaan kärpäsestä tulee härkänen. (Uimonen 2018.)

“Se, että ongelmasta ei kerrota asianosaiselle,
ei tarkoita sitä, että ongelma unohdettaisiin.
Päinvastoin. Ongelmasta kerrotaan kernaasti
muille ihmisen selän takana.” (Uimonen 2018.)

Ristiriidan osapuolet ovat oman riitansa asiantuntijoita ja heidän täytyy kyetä myös ratkaisemaan riitansa. Ristiriitojen selvittelyssä henkilöstöasiantuntijan rooli ei ole tuomaroida tai antaa valmiita ratkaisuja, tehtävänä on auttaa avoimen keskustelun syntymisessä, asioiden sopimisessa sekä seurannassa. (Uimonen 2018.)

Periaatteita ristiriitojen käsittelyyn:
1. Avoimuus
2. Tasavertaisuus
3. Ratkaisukeskeisyys
4. Arvostavuus
5. Oppimisen ja kehittymisen mahdollisuus
(Uimonen 2018.)

Avoimuus: Puhuminen on ainoa keino selvittää asiat. Puhumalla ymmärrys lisääntyy ja väärinkäsitykset oikenevat, voi syntyä yhteisesti hyväksyttävä totuus.
Tasavertaisuus: Kasvokkain ihmiset ovat samalla viivalla, henkilöstöasiantuntija vastaa siitä, että kaikkien ajatukset ja näkemykset ovat tasapuolisesti esillä.
Ratkaisukeskeisyys: Keskitytään tulevaan, tavoitteena löytää ratkaisuja eikä syyllisiä. Tarkoituksena lisätä myönteisyyttä ja toiveikkuutta.
Arvostavuus: Ihmiset ovat luovia ja kykeneväisiä ottamaan vastuuta. He pystyvät ratkaisemaan ongelman, jolloin myös ratkaisu on mieluisampi ja siihen on helpompi aidosti sitoutua.
Oppimisen ja kehittymien mahdollisuus: Selvittely lisää vastuullisuutta ja minäpystyvyyttä kun yksilöt ovat itse vastuussa ratkaisusta ja siihen sitoutumisesta, ratkaiseminen omin näkemyksin, kokemuksin ja taidoin lisää myös arvostuksen tunnetta. (Uimonen 2018.)

Asioita, joihin henkilöstöasiantuntijan on hyvä keskittyä:
1. Mene sovitteluun tyhjällä päällä
2. Ajattele hyväntahtoisesti
3. Ohjaile kysymyksillä
4. Ole kärsivällinen
(Uimonen 2018.)

Mene sovitteluun tyhjällä päällä: Keskity olemaan läsnä hetkessä. Älä suunnittele keskusteluja etukäteen äläkä mieti, miten haluaisit osapuolten toimivan ja ajattelevan. Älä neuvo ja anna ratkaisuja äläkä jaa omia vastaavia kokemuksia. Keskustele ilman ennakkokäsityksiä, anna osapuolille mahdollisuus kertoa aidoista syistä toiminnalleen.
Ajattele hyväntahtoisesti: Et pysty vaikuttamaan muihin, mutta pystyt vaikuttamaan omaan ajattelutapaasi. Kun ajattelemme hyväntahtoisesti ja olemme aidosti läsnä ilman ennakkokäsityksiä, syntyy avoin ilmapiiri, jossa asiat voidaan helpommin nähdä toisen näkökulmasta ja ongelmat voidaan ratkaista.
Ohjaile kysymyksillä: Hyväntahtoisella ajattelulla ja ennakkokäsityksettömyydellä voit puhua asioista suoraan ja esittää tuikkojakin kysymyksiä, jotka pistävät ajattelemaan. Kysymyksillä voit herätellä miettimään esimerkiksi sitä, että voisiko toisen käyttäytymisen takana olla jokin muu syy, kuin se ikävä syy mitä itse olettaa. Sopiva kysymys pistää miettimään omaa osuuttaan ja ottamaan vastuuta, mutta ei syyllistä ketään.
Ole kärsivällinen: Ratkominen vie aikaa, mutta sen tarjoama oppi ja ongelman ratkeaminen ovat sen arvoisia. (Uimonen 2018.)

Blogitekstisarjan seuraavassa osassa käsittelen ristiriitatilanteiden vuoropuhelua, vuorovaikutustaitoja sekä tunteiden kohtaamista ja säätelyä. Kolmannessa osassa käyn konkreettisesti läpi erilaisten tilanteiden ratkomista ja vinkkejä siitä selviytymiseen.

Kuva: Quotefancy.com

LÄHTEET:
UIMONEN, Taina 2018. Esimies pattitilanteessa – kehity ristiriitojen ratkojana. [Viitattu 2021-03-16.] Saatavissa: https://www.mytalentia.fi/wp-content/uploads/2018/04/Esimies-pattitilanteissa-opas-TainaUimonen.pdf

Julkaistu

Opiskeluvinkki: pikanäppäin korostusvärille Wordissa

Yleensä käyn itsenäiset kurssit läpi niin, että kokoan materiaaleista Word-dokumentin, joka toimii sitten myös tulevaisuudessa oppaana kyseiseen aiheeseen. Kun kaikki tiedot ovat samassa paketissa, on asioiden kertaaminen myös helpompaa.

Esimerkki sisällysluettelosta henkilöstöjohtamisen kurssilta

Ennen tenttiä kertaan materiaalia, ja aiemmin käytin boldausta tekemään nostoja tekstistä. Olisin halunnut käyttää korostusväriä sen selkeyden vuoksi, mutta on tosi hidasta klikata toiminto joka kerta Fontti-valikosta.

Korostuksia boldauksella samaiselta kurssilta

Googlasin, että mikä pikanäppäin toimisi korostusvärin käyttöön ja olin todella pettynyt, kun vastaus oli yksinkertaisesti “computer says no“. Mutta onhan tämän nyt pakko olla jotenkin mahdollista! Olin päättänyt, että haluan korostukset boldausta selkeämmäksi, mutta tarvitsin siihen pikanäppäimen.

Seuraavaksi neuvon, miten sinäkin voit luoda itse pikanäppäimen korostusvärin käyttöön. Jotkin kohdat voivat erota johtuen Wordin eri versiosta tai käyttöjärjestelmästä, ja pahoittelen vääriä termejä ja sanavalintoja, en ole Wordin ammattilainen!

Samat korostukset korostusvärillä

Aloita niin, että olet tekstissäsi kohdassa, jossa ei ole muotoiluja ja käytössäsi on Normaali-niminen tyyli.

Aloita valitsemalla Aloitus-välilehdeltä Tyylit ja sieltä Tyylit-ruutu, jolloin Tyylit-valikko aukeaa oikealle. Klikkaa siitä nykyisen tyylin alapuolelta kohta “Uusi tyyli…”

Tyylit-valikko

Seuraavaksi aukeaa ikkuna nimeltään “Luo uusi tyyli muotoilun pohjalta“. Tässä on tärkeää valita Ominaisuudet-kohdasta Tyylin tyypiksi “Linkitetty (kappale ja merkki)“, muuten esimerkiksi Kappale-valinnalla Word maalaa korostusvärillä koko kappaleen.

Voit tässä Ominaisuudet-kohdassa myös nimetä tyylin, mutta erotat sen kuitenkin myöhemmin luettelosta hyvin tuon seuraavaksi lisäämäsi korostusvärinkin avulla. Ominaisuus-kohdassa voit määrittää myös seuraavan kappaleen tyylin: jatkaako ohjelma korostusvärin käyttöä, vai onko alkaako seuraava kappale Normaali-tyylillä.

Samassa voit myös Muotoilu-kohdassa määritellä tyylille oman fontin, minulla on tässä sama kuin omassa Normaali-tyylissäni eli Calibri, ilman muotoiluja ja värinä musta.

Seuraavaksi klikkaa alavasemmalta kohtaa “Reuna…”.

Luo uusi tyyli muotoilun pohjalta-ikkuna

Klikkauksesi avaa Reunat ja sävytys-ikkunan, jonka ylimmästä valikosta klikkaat Sävytys-kohtaa. Sieltä valitsemme Kuviot-kohdasta tyyliksi “Tasainen 100%” ja värin voit valita mieleiseksi.

Reunat ja sävytys-ikkuna

Tämä kohta on valinnainen, voit siirtyä myös suoraan luomaan pikanäppäintä!
Mikäli valikosta ei löydy mieleistäsi väriä, toimi näin:
1. Googlaa haluamasi väri, esim. “mustard yellow”
2. Avaa Väri-alasvetovalikko
3. Klikkaa Lisää värejä-kohtaa
4. Valitse pipetin näköinen värivalitsin
5. Aseta nettiselaimen ja Wordin ikkunat niin, että näet samaan aikaan näytöllä värihaun sekä värivalitsimen
6. Klikkaa värivalitsimella haluamaasi hakutulosta
7. Klikkaa OK

Seuraavaksi klikkaa vielä oikeasta alakulmasta “OK”, ja palaat Luo uusi tyyli muotoilun pohjalta-ikkunaan.

Sitten siirrymme luomaan pikanäppäintä luomallesi tyylille: klikkaa samasta valikosta Pikanäppäin…-kohtaa, josta menimme aiemmin muokkaamaan väriä eli ikkunan vasemmasta alakulmasta.

Mukauta näppäimistö-ikkuna avautuu, mene siellä kohtaan “Anna uusi pikanäppäin”. Lisää tähän jokin pikanäppäinyhdistelmä, jota et muutoin käytä. Hyviä on esimerkiksi ctrl+l tai ctrl+j, nämä ovat tasaamiseen käytettäviä pikanäppäimiä, joita en itse ainakaan käytä koskaan. Kun kirjoitat pikanäppäimen, Word myös kertoo alapuolelle sen nykyisen käytön, josta voit tarkistaa ettet ota uuteen käyttöön jotakin tärkeää pikanäppäintä. Valittuasi pikänäppäimen, paina “Liitä” ja lopuksi oikeasta alakulmasta “OK”.

Palaat jälleen Luo uusi tyyli muotoilun pohjalta-ikkunaan, josta aloitimme. Klikkaa vielä alakulmasta OK ja olet valmis!

Mukauta näppäimistö-ikkuna

Korostusvärin saa poistettua muuttamalla kohdat Normaali-tyylisiksi maalaamalla korostetun pätkän ja valitsemalla Tyylit-valikosta Normaali-nimisen tyylin. Voit kuitenkin luoda Normaali-tyylillekin oman pikanäppäimen, jolloin korostusten peruminenkin on nopeampaa!

Edellisen korostuksen voit korjata myös tuttuun tapaan Kumoa-toiminnolla eli ctrl+z (Macilla Komento+z)

Korostukset näyttävät esim. tältä

Toivottavasti tästä on sinulle apua, tai saat inspiraation jonkin muun uuden tyylin luomiseksi!

Julkaistu

Perehdyttämiseen suunnitelmallisuutta

Yksi henkilöstöasiantuntijan tehtävistä on perehdyttämisohjelman suunnittelu ja laatiminen, jota kaikki perehdyttäjät voivat käyttää työkalunaan. Hyvä perehdyttämisohjelma toimii muistilistana ja vastuuttaa hoitamaan tietyt asiat perehdyttämisen aikana sekä auttaa työnantajaa vastaamaan lain mukaisesta turvallisesta ja terveellisestä työskentelyyn opastamisesta. Suunnitelman avulla voidaan myös tapauskohtaisesti miettiä, kenellä on parhaat tiedot, taidot, asenteet sekä valmiudet minkäkin asian perehdyttämiseen. Tärkeintä perehdyttämisen onnistumisen kannalta on kuitenkin, että perehdyttäjällä on mielenkiintoa tehtävää kohtaan. Luettuasi tekstin, voit poimia sieltä teille sopivimmat kohdat, tehdä niistä listan ja sisällyttää ne asiat suunnitelmaan, missä muodossa sen haluatkaan toteuttaa. (Joki 2018.)

“Perehdyttämisellä tarkoitetaan kaikkia niitä toimenpiteitä,
joiden avulla uusi työntekijä oppii tuntemaan työpaikkansa
sekä sen toiminnan ja tavat, työpaikan ihmiset,
työnsä ja siihen liittyvät odotukset.” – Työturvallisuuskeskus

Perehdyttämisohjelma voidaan laatia esimerkiksi tarkistuslistan muotoon tai jakaa eri ajankohtien mukaan toteutettavaksi. 

Esimerkki tarkistuslistasta:
1. Yritys, organisaatio ja henkilöstö
2. Toimintatavat, yrityksen tilat ja kulkutiet
3. Työaika ja -vuorot, henkilöstöedut sekä palkka-asiat
4. Työterveyshuolto ja turvallisuusasiat
5. Oman esimiehen, työtovereiden, työpisteen, välineiden, sosiaalitilojen ym. esittely
6. Omaan tehtävään perehdytys
7. Muut asiat, kuten perehdyttämisen riittävyyden arviointi, virkistysmahdollisuudet, vakuutukset, taloudellisuus
(Joki 2018.)

Minulle itselleni päiväkohtainen ohjelma on helpompi hahmottaa ja vastuuttaa sekä ajattelen sen tuntuvan loogiselta aloittavan työntekijän kannalta. Tein itselleni edellisessä työssäni päiväkohtaisen suunnitelman, jossa oli myös ajateltu kenen kanssa perehdytettävä kulloinkin on vuorossa ja mikä olisi silloisen vuoroparin erityisosaamista, jonka hän voisi opettaa perehdytettävälle. Työntekijöillekin on mukavaa päästä näyttämään osaamistaan, ja siinä oppii aina itsekin kun sanoittaa asioita toiselle.

Ennen työntekijän varsinaista aloittamispäivää on hyvä miettiä mm. ketkä perehdyttävät ja mitä – myös ammattilaisia voi ja kannattaa vastuuttaa tähän, esimerkiksi työympäristön ja työtehtävään perehdyttäminen sujuu heiltä varmasti hyvin, kun mielenkiintoa ja intoa vain löytyy! Henkilöstölle täytyy kertoa uudesta työntekijästä, hänelle täytyy hankkia tarvittavat työvälineet sekä esimerkiksi tunnukset työntekijän tarvitsemiin järjestelmiin sekä varata aikaa uuden henkilon vastaanottamiseen.

“Perehdyttäjä: Opasta! Kertaa! Tarkista oppiminen!”
– Työturvallisuuskeskus

Esittelen tässä toimintasuunnitelman vaiheittain, koska tiedon määrä vaihtelee esimerkiksi yrityksen ja organisaation koon mukaan – jossakin koko vaihe voi kestää yhden työvuoron ja toisaalla vain hetken. On tärkeää myös huomioida ajankäytössä se, hoidetaanko perehdytys rauhallisessa tilassa vai myymälän puolella, jossa palvellaan myös samalla asiakkaita.

Ensimmäinen vaihe on hyvä aloittaa alkukeskustelulla sekä käydä läpi perehdyttämissuunnitelma. Alkuun keskitytään tietoihin yrityksestä ja organisaatiosta: mikä on yrityksen visio ja strategia sekä mikä hänen roolinsa on tämän toteuttamisessa, millaiset tilat yrityksellä on, kuka omistaa yrityksen, ketä organisaatioon kuuluu, onko toimipisteitä muualla, kuka opastaa työhön ja ketkä ovat hänen työkavereitaan. Ensimmäisessä vaiheessa on hyvä käydä läpi myös esimerkiksi käytännöt koskien työaikoja, työterveyshuoltoa, henkilöstöetuja, ruokailuja, taukoja, palkanmaksua sekä sairastapauksia. (Joki 2018; Työturvallisuuskeskus 2016.)

Toinen vaihe voidaan käyttää työsuhteeseen liittyviin asioihin eli käydään läpi mm. työehtosopimus, koeaika, työajat ja -vuorot, käytännöt vuoronvaihdossa, palkan määräytyminen ja maksu, henkilöstöedut, ruokailut ja muut tauot, verokortin toimittaminen, irtisanomisaika, liikuntamahdollisuudet ja työterveyshuollon palvelut. Samassa yhteydessä voidaan puhua turvallisuusasioista eli käydä läpi mm. pelastussuunnitelma, toiminta uhkatilanteessa, ensiapulaukku, puhelinnumerot hätätilanteissa, hälytysjärjestelmät, hätäpoistumistiet sekä lakisääteinen tapaturmavakuutus. (Työturvallisuuskeskus, 2016.)

Kolmannessa vaiheessa on hyvä aloittaa varsinainen työhön opastus eli tutustuminen työtehtäviin, toimintatapoihin, tietojärjestelmiin sekä tuotteisiin ja palveluihin. Tähän kokonaisuuteen kuuluu myös mm. yrityksen arvot, ulkoinen olemus, käytös, työasu, asiakaspalvelu ja myyntityö, puhelimen käyttö ja vaitiolovelvollisuus. Samassa yhteydessä voidaan käydä läpi työpaikan kulunvalvonta, esimiehen tehtävät, asiakkaat, tuleva työpiste, pysäköinti, siisteys, hygienia, jätehuolto, muiden yksiköiden sijainti sekä työsuojelun toimintaohjelma. On huomattava, että esimerkiksi myyntityöhön ja asiakaspalveluun perehdyttämiseen voidaan käyttää aikaa vaikka useampi päivä! (Työturvallisuuskeskus 2016.)

Viimeisenä päästään tarraamaan kunnolla kiinni omaan tehtävään. Alusta lähtien on hyvä seurata muiden työskentelyä ja kuinka he esimerkiksi palvelevat asiakkaita. Tästä edetään siihen, että perehdytettävä palvelee asiakkaita perehdyttäjän ollessa mukana tukena ja auttamassa tarpeen tullen. Viimeisenä ennen itsenäistä työtä olen pitänyt yhden työvuoron niin, että olen takahuoneessa saatavilla, mutta vain “hätätapauksia” varten eli periaatteessa työntekijä on yksin, mutta olen seuraamassa tilannetta ja paikalla sitä varten, jos olemmekin unohtaneet käydä jotakin läpi.

Omaan tehtävään opastamiseen kuuluu mm. vastuiden läpikäyminen, oman työn suunnittelu ja tavoitteet, oman työn merkitys kokonaisuuden kannalta, oman tehtävän kehittäminen ja riskitekijät, epäkohdista ilmoittaminen sekä keneltä saa tarvittaessa tukea ja miten. Tarvittaessa käydään läpi myös esim. henkilökohtaiset suojaimet, työasennot, työvälineiden säätäminen, työn vastaliikkeet ja työskentely asiakkaan tiloissa. (Työturvallisuuskeskus 2016.)

“Perehdytettävä: Ota selvää asioista!
Kysy, ellet tiedä! Seuraa omaa oppimistasi!”
– Työturvallisuuskeskus

Esimiehen tai henkilöstöasiantuntijan tulee myös seurata perehdyttämisen onnistumista ja viimeistään koeajan loppupuolella käydä keskustelu uuden työntekijän kanssa. Keskustelussa on hyvä käydä läpi miten asiat ovat lähteneet sujumaan, onko hän sopeutunut työyhteisöön, onko hän saanut tarvitsemansa tuen, mikä asia on ihmetyttänyt, onko perehdyttäminen onnistunut ja mikä ei ole toiminut hänen toivomallaan tavalla. (Joki 2018.)

Unsplash.com

LÄHTEET:
JOKI, Maritta 2018. Henkilöstöasiantuntijan käsikirja. 6. painos. Helsinki: Helsingin kamari.
TYÖTURVALLISUUSKESKUS 2016. Perehdyttämisen tarkistuslista. [Viitattu 2021-03-10.] Saatavissa: https://ttk.fi/files/4644/Perehdyttamisen_tarkistuslista.pdf

Julkaistu

Hyvä työhaastattelukokemus – vinkkejä haastattelijalle

Mieti aluksi haastattelujen osalta esim. kuinka monta haastattelukierrosta vedät, milloin lähetät kutsut, varaavatko haastateltavat itse ajat esim. Doodlessa vai sovitko ne muulla tavalla, tarvitsetko apua jossain vaiheessa, esim. “tarkkailijaa” ryhmähaastatteluun, kuinka ja milloin ilmoitat valituille ja valitsemattomille? Vain käyttämällä aikaa ja vaivaa, yritys voi minimoida epäonnistuneita rekrytointeja. Muista myös, että rekrytointi vaikuttaa monella tavalla työnantajamielikuvaan, joten mieti miten voit ottaa sen huomioon prosessin aikana. (Joki 2018.)

Rekrytointitarpeen määrittely on tärkeä osuus myös haastattelujen pohjalla. Vaikka hakisitte työntekijää toisen tilalle, harkitse onko sittenkään parasta etsiä saman ammatillisen osaamisen omaava henkilö, vai tulisiko tulevaisuuden tarpeiden vuoksi painottaa jotakin muuta ominaisuutta tai kykyä? Näitä asioita on hyvä pohtia ennen haastattelujen järjestämistä, jotta voit esimerkiksi miettiä painopisteitä kysymyksille ja millä faktoilla haravoit hakemuksia läpi.

Suosittelen itse kahta tai kolmea haastattelukierrosta: yleisin palaute hakijoilta on kolmannella kierroksella ollut, että on ihanaa, kun haun tärkeimmässä vaiheessa ei tarvitse enää niin paljon jännittää, kun haastattelija ja paikat ovat tässä vaiheessa jo tuttuja. Haastattelijalle tämä takaa rentoutuneemman keskustelutilanteen, jossa hakija voi olla omana itsenään ja keskittää huomionsa kysymyksiin vastaamiseen. Tilanne on kokemukseni perusteella jo hyvin rento, mukava tasavertainen kahvihetki, jossa keskustellaan eikä haastattelija vain tykitä kysymyksiä kiemurtelevalle haastateltavalle. Mikäli resurssisi riittävät vain yhteen haastattelukierrokseen, suosittelen harkitsemaan kysymysten/osan kysymyksistä lähettämistä haastateltaville etukäteen – tämä on omiaan vähentämään jännitystä.

Mikäli päädyit useampaan haastattelukierrokseen, ensimmäiselle kierrokselle suosittelen ottamaan mukaan noin 10–15 haastateltavaa eli voit mahduttaa mukaan myös niitä hakijoita, jotka eivät ehkä ole kirjallisesti lahjakkaita, mutta potentiaali pilkahtaa kuitenkin läpi jostain kohti hakemusta. Nykyään on soveliasta hoitaa nopeat ensihaastattelut puhelimitse tai videon välityksellä. Tämä vaihe on kuitenkin mahdollista toteuttaa myös paikan päällä, kunhan haastateltaville on selvillä tarkka aika milloin he saapuvat paikalle ja kauanko haastatteluun menee aikaa. En suosittele käyttämään ensimmäisessä vaiheessa kauempaa kuin 10–15 minuuttia yhteen haastateltavaan, jopa viisi minuuttia riittää. Tällöinkin ehdit esittää 3–4 napakkaa kysymystä, joihin hakijan on hyvä päästä tutustumaan etukäteen. Se, miten hyvin haastateltava on valmistautunut tämän mahdollisuuden saatuaan, kertoo paljon motivaatiosta. Paikan päällä saa minusta myös aidomman ensivaikutelman sekä erilaisia viestejä eleistä sekä siitä miten hän kantaa itseään.

Huolehdi tässä vaiheessa myös viiden minuutin tauoista jokaisen alkuhaastattelun välillä, jotta ehdit kirjoittaa muistiinpanot tuntemuksistasi ja havainnoistasi loppuun ja sinulla on pieni aikapuskuri. Suosittelen joka tapauksessa käyttämään ajastinta aikataulussa pysymiseen, näin myös jokaisella on yhtäläinen mahdollisuus tuoda ominaisuuksiaan esille.

Toisella haastattelukierroksella voidaan käyttää esimerkiksi ryhmähaastattelua. Ryhmätilanteessa haastattelija ja mahdollinen “tarkkailija” voivat havainnoida hakijoiden ottamia rooleja, vuorovaikutustaitoja, yhteistyö- ja ongelmanratkaisukykyjä sekä asiakaspalvelu- ja myyntitaitoja.

“Täytyy muistaa, että kaksi haastattelijaa
havainnoi enemmän kuin yksi ja arvio haastateltavasta
on näin objektiivisempi.” – Henkilöstöasiantuntijan käsikirja

Sopiva ryhmäkoko on 4–7 henkeä, useampaa on jo hankala havainnoida yhtä aikaa. Ryhmähaastattelun aluksi olen itse tykännyt oman ja yrityksen esittelyn yhteydessä kertoa itsestäni jonkun “jäätä rikkovan” faktan, joka rentouttaa ilmapiiriä. Joskus olen kertonut käyväni raveissa tai kehunut kissani touhuja, myös keskustelun pitäminen kepeänä “tarkkailijan” kanssa vähentää jännitystä – haastattelijatkin ovat mukavia ja leppoisia ihmisiä.

Pahin ryhmähaastattelutilanne on se, että haastateltavat asetetaan riviin ja jokainen vastaa vuorollaan samaan kysymykseen – ja rivin päädyissä olevat kiroavat mielissään, kun joutuvat aina vastaamaan joko ensimmäisenä tai viimeisenä komppaamaan muita. Haastateltaville kannattaa sen sijaan antaa jokin tilanne ratkaistavaksi, esimerkiksi kuvitteellisen reklamaation hoitaminen ja miten he vastaisivat asiakkaalle.

Viimeisessä vaiheessa eli yksilöhaastattelussa aikaa on hyvä käyttää noin 45–60 minuuttia – aika menee yllättävän äkkiä! Haastatteluun kannattaa käyttää ennalta laadittua kysymyslistaa, mutta samoja kysymyksiä ei tarvitse kysyä kaikilta. Varaa haastattelulle tila, jossa ilmapiiri on otollinen avoimelle keskustelulle, se voi olla takahuone, neuvotteluhuone tai kahvilan peränurkka. Simppeli runko yksilöhaastatteluun on se, että aloitat kevyellä rupattelulla ja siirryt sen jälkeen vaikeimpiin kysymyksiin ja palaat lopussa muutamaan helpompaan kysymykseen. Viimeistään viimeiseksi on haastateltavan vuoro esittää kysymyksiä sekä sinun aikasi kertoa siitä, miten rekrytointi etenee tästä eteenpäin. Haastattelun aluksi voit vaikka kysyä, millä mielellä haastateltava tuli paikalle. (Joki 2018.)

Itse haastattelukysymykset on hyvä jakaa muutamaan eri kategoriaan ja esittää ne järkevässä järjestyksessä teema kerrallaan. Kysymyskategorioita voivat olla mm. hakijan taustaan, motivaatioon, sosiaalisiin taitoihin, työssä jaksamiseen ja nykytilanteeseen liittyvät kysymykset.

Hakijan taustaan liittyviä esimerkkikysymyksiä:
– Miten itse/kaverisi kuvailisi sinua kolmella sanalla?
– Mitkä ovat vahvuutesi ja kehityskohteesi?
– Miten olet selvinnyt niistä työtehtävistä, jotka eivät ole olleet sinulle mieleisiä?
– Mitä pidät tärkeimpänä arvonasi työelämässä?
– Miten jaksat rutiineja?

Hakijan motivaatioon liittyviä esimerkkikysymyksiä:
– Minkälainen käsitys sinulla on yrityksestämme?
– Mitä uutta haluaisit oppia seuraavaksi?
– Millaiset työtilanteet innostavat sinua?
– Millaisena vaiheena näet tämän tehtävän urallasi?
– Mitkä näet urasi merkittävimpinä haasteina?

Hakijaan ihmisenä ja hänen sosiaalisia taitojaan koskevia esimerkkikysymyksiä:
– Millaista palautetta olet saanut työkavereiltasi?
– Miten koet muutokset?
– Millaisessa työyhteisössä viihdyt parhaiten?
– Minkälaista palautetta haluat työstäsi?
– Miten käsittelet haastavia asiakkaita?

Hakijan stressinsietokykyyn ja työssä jaksamiseen liittyviä erimerkkikysymyksiä:
– Miten stressi näkyy sinussa?
– Millaiset asiat ärsyttävät sinua työpaikalla?
– Kerro tilanteesta, jossa teit virheen.
– Miten rentoudut?
– Miten työ vaikuttaa muuhun elämään ja toisin päin?

Työkokemukseen ja nykytilanteeseen liittyviä esimerkkikysymyksiä:
– Mistä haluaisit, että muistaisin sinut?
– Onko sinulla muita hakuja käynnissä?
– Millaista perehdytystä toivot?
– Mitä opit aiemmasta työpaikastasi?
– Jos sinut valitaan, mihin haluaisit tarttua ensimmäiseksi?

Extrakysymyksiä loppuun (vastauksella ei ole väliä, vaan tavalla vastata tai keksiikö vastausta ollenkaan):
– Mikä on epätavallisin paikka, jossa olet koskaan käynyt?
– Mikä asia on ns. bucket listilläsi?
– Kenen kolmen historian henkilön kanssa haluaisit viettää päivää ja miksi?
– Kuvaile haastattelijan luonteenpiirteitä.
– Mitä kysyttävää sinulla on minulta?

Havainnoi kysymysten lisäksi esim. seuraavia asioita:
– Onko pukeutuminen tilaisuuteen sopiva
– Onko haastateltava täsmällisesti paikalla
– Katsooko silmiin
– Ovatko vastaukset johdonmukaisia
– Miten haastateltava suhtautuu omiin huonoihin puoliinsa, onko ne esim. kehityskohteita, etukäteen mietittyjä ja aitoja vai löytyykö heikkouksia “liian helposti”
– Osoittaako hän aktiivisuutta esittämällä kysymyksiä
(Joki 2018.)

Loppuun vielä pari vinkkiä työnantajamielikuvan huomioimiseen työhaastattelujen eri vaiheissa. Ehdottoman tärkeitä pointteja on aikataulun noudattaminen ja lupausten pitäminen sekä hakijoiden arvostaminen. Jokainen ainakin ensimmäiseen vaiheeseen päässyt ansaitsee tiedon henkilökohtaisesti jatkoon pääsystä / pääsemättömyydestä. Lisäksi minulla oli tapana antaa omassa elintarvikealan yrityksessäni ensimmäisessä ja toisessa vaiheessa jokin kiitoslahja, ihan pienikin suklaa tai tee saivat hyvän vastaanoton. Viimeisessä vaiheessa olleille lähetin postissa lahjakortin myymälään, joka on viesti heille, että ovat edelleen tervetulleita eikä tarvitse nolostella. Yleensä asiakkaille ilmaisena jaettavan markkinointimateriaalin antamisesta tässä vaiheessa olen vähän kahta mieltä, kannattaa miettiä hakijoiden mukaan lämmittääkö konvehdit vai parkkikiekko/avainnauha/kestokassi/muistitikku enemmän.

Unsplash.com

LÄHTEET:
JOKI, Maritta 2018. Henkilöstöasiantuntijan käsikirja. 6. painos. Helsinki: Helsingin kamari.

Julkaistu

Paljastan heikkouteni

Jokin aika sitten ystäväni pyysi minulta vinkkejä työhakemuksen tekemiseen ja tämä palautti mieleeni mieluisat muistot ajoiltani yrittäjänä ja sen intohimon, jota koen rekrytointia kohtaan. Prosessi on mielestäni äärettömän mielenkiintoinen sekä sopivan kandidaatin löytäminen on todella palkitsevaa, ja olen opinnoissani päivä päivältä varmempi siitä, että haluan työskennellä tulevaisuudessa henkilöstöhallinnon parissa.

Pohdinnoissani pääsin muutaman aasinsillan kautta työhaastattelukysymyksiin, ja ehkä siihen haastavimpaan: “Mikä on sinun heikkoutesi?”.

Olen opintojen aikana pystynyt käyttämään mukavasti aikaa itseni opiskeluun sekä kehittämiseen, ja olen löytänyt itsestäni työelämään(kin) liittyvän heikkouden, jota haluan myös kehittää ja kiinnittää siihen huomiota.

Heikkouteni on, että autan silloinkin kun sitä ei kysytä. Ymmärrän nykyään, että se saattaa tuntua vastapuolesta ärsyttävältä viisastelulta, ja joskus jopa ylimieliseltä kaikkitietäväisyydeltä.

Tämä heikkouteni johtuu kolmesta ominaisuudestani, jotka ovat minussa aika syvällä ja siksi avun tyrkyttäminen karkaa joskus suustani ennen kuin ehdin ajatella. Olen idearikas ja ratkaisukeskeinen, minun on helppo tarttua toimeen ja päähäni pulpahtaa tilanteisiin usein heti monta ratkaisua. Idearikkauden rinnalla minulle on myös luontaista ajatella asioita monelta kantilta ja muiden näkökulmista. Tämän kun yhdistää siihen, että rakastan auttaa ihmisiä ja toivon heille parasta, on kielen kantani ladattuna aimo annoksella neuvoja, ratkaisuja ja vinkkivitosia myös sinulle, joka et niitä kaipaa tai ole niitä minulta kysynyt.

On siis tärkeää miettiä myös sitä, mitä vastapuoli haluaa eikä keskittyä pelkästään omiin tarpeisiin ja haluihin, eli tässä tapauksessa vaikka minulla on kova tarve pystyä auttamaan ihmisiä, tulee minun tarjota apua kuitenkin harkiten ja silloin kun sitä minulta pyydetään. Aion kyllä edelleenkin antaa mummolle paikkani täydessä bussissa hänen pyytämättään, mutta lupaan entistä useammin tarjota vain kuuntelevat korvat ja myötätuntoa.

“When you talk, you are only repeating what you already know.
But if you listen, you may learn something new.” – Dalai Lama