Suurin osa julkaisutiedoista ilmoitetaan Justus-julkaisutietojen tallennuspalvelun kautta. Justus otettiin Savoniassa käyttöön huhtikuussa 2018. Aiemmin julkaisutiedot ilmoitettiin lomakkeella, josta kirjastolainen siirsi tiedot yksi kerrallaan Exceliin. Justus virtaviivaisti prosessia paljon.  

Ennen kuin tiedot siirtyvät virallisiin tilastoihin kirjastolainen käy vielä tarkistamassa ja hyväksymässä ne Justuksessa. Justuksesta ei tule kirjastolaiselle erillistä ilmoitusta odottavasta julkaisusta, joten kiireisimpinä aikoina voi mennä jokunen päivä hyväksymisessä. Hyväksynnän jälkeen tiedot siirtyvät Juuli-julkaisutietoportaaliin automaattisesti.  

Julkaisutietojen tallentamiseen löytyy hyvin apuja tallennusvaiheessa Justuksesta. Lisäapuja on myös alkuvuonna päivitetyssä oppaassa, jossa esim. linkki julkaisutyyppeihin. Kirjastolaisen on helppo myös muutella ja täydentää Justukseen tallennettuja tietoja. Ei siis kannata stressata, jos on epävarma, onko artikkelin julkaisutyyppi A1, B1, D1 vai E1. Kirjastolaisellekaan julkaisutyypit eivät aina ole selviä, vaikka kuinka opasta pläräisi. Joskus artikkelin julkaisutyyppiä pohditaan useammankin kirjastolaisen kesken, kuten esimerkiksi silloin, jos savonialainen ja TAMKilainen on tehnyt yhdessä julkaisun, jolle on eri kirjastoissa annettu eri julkaisutyyppi. Juulissa artikkelitieto näkyy vain yhdesti ja vain yhdellä julkaisutyypillä. Näitä muutoksia vuoden 2018 julkaisuissa tehtiin joitakin, kun maaliskuussa tuli tarkistuslistat epäselvistä julkaisutiedoista.  

 

Vuoden 2018 julkaisutietojen tallentaminen – alku aina hankalaa 

Minulle ja kollegalleni Tanjalle tuli alkuvuodesta uutena työtehtävänä julkaisutietojen käsittely. Oli hyvä ratkaisu, että uutta asiaa oli oppimassa kaksi. Vaikka julkaisutietojen tarkistaminen kuulostaa helpolta, niin alussa oli monta teknistä ja sisällöllistä tenkkapoota. Alkuvuodesta kirjautumiset ympäristöön ja tallentaminen aiheuttivat välillä harmaita hiuksia itselle ja varmasti myös julkaisujen tekijöillekin. Selvisi sitten, että vanhempia IE-selainversioita ei kannata käyttää tallentamisessa, mutta uusimmalla IE-versiolla toimii. Tai toisella selaimella. Sen kun olisi tiennyt heti alussa niin olisi monelta uudelleen tallentamiselta ja tuskailulta vältytty.  

Justus-palvelun kautta tallennettiin yli 450 julkaisua ja erillisellä lomakkeella kuusi I-luokan julkaisua. Taidejulkaisuista kerättiin aiemmin vain lukumäärä. Viime vuodesta lähtien Savonialla myös ne oli päätetty tallentaa Justukseen, jolloin ne tulevat näkyviin Juuliin. Valtakunnallisestikin kirjastoissa oli alkuvuodesta epäselvyyttä siitä, miten F2 julkaisut (Julkinen taiteellinen teoksen osatoteutus) ilmoitetaan; raportoidaanko esimerkiksi konsertti yhtenä julkaisuna vai ilmoitetaanko jokaisen osuus omana julkaisunaan. Näistä tuli tarkennus, että jokaisen voi ilmoittaa erillisenä julkaisuna. Opetushallinnon tilastopalvelu Vipusessa näkyy julkaisumäärät tyypettäin jaoteltuna (kuva 1). 

Syitä, joiden takia ilmoitettua julkaisua ei hyväksytty 

Suurin syy hylkäyksiin oli saman julkaisun tallennus useampaan kertaan, mikä johtui todennäköisesti Justuksen käytöstä IE:n vanhemmalla selaimella. Oma tallennus ei näkynyt omissa tallennuksissa, joten kirjoittaja tallensi työn uudestaan. Kirjastolaisen Justuksessa saattoi kuitenkin näkyä. 

Muita syitä hylkäykseen: 

  • Ulkopuolisen julkaisijan puuttuminen (blogilla ei esim. toimituskuntaa).  
  • Konferenssijulkaisulla ei ole ISSN-numeroa, jolloin julkaisun ei katsota olevan julkinen. Julkaisun pitää olla saatavilla maksuttomasti tai maksullisesti.  
  • Julkaisu ei ole asiantuntijatyötä, jota henkilö Savonialla tekee. Kirjastolaisen lauluesityksestä ei taidejulkaisupisteitä tule. 
  • Postereita eikä pitkiäkään tiivistelmiä edes tiivistelmäjulkaisuissa hyväksytä. Kyllä se itsestäkin tuntuu hölmöltä, kun sisältö on asiaa ja tuo uutta tietoa esille; silti hylättävä. Näistä aiheista toivoisi kirjoittajan tekevän kirjoituksen esim. ammattilehteen. 

Automaattista tallennusta ruuhkaa auttamaan 

Toiveena olisi, että julkaisutiedot ilmoitettaisiin heti julkaisun ilmestymisen jälkeen, jotta ilmoittaminen ei unohtuisi eikä myöskään tallennusten tarkistaminen ruuhkauttaisi kirjastolaista. Viime vuoden julkaisuista yli puolet ilmoitettiin joulu-helmikuussa; hikeä pukkasi kirjastolaisella.  

Saimme Karelialta vuodenvaihteen ruuhkaan hyvän vinkin, jota päätimme kokeilla. Kirjastolainen tallentaa talon virallisen blogialustan OKM-rahoituskelpoiset julkaisut valmiiksi, jotta vuoden vaihde ei olisi niin ruuhkainen. Tällä hetkellä (elokuussa) Justuksen kautta on vuoden 2019 julkaisuja tallennettu ja hyväksytty 111 kpl, I-lomakkeen kautta on tullut tieto yhdestä julkaisusta.  

Uutena Justuksen ja Theseuksen yhteistyö – rinnakkaistallentaminen  

Toukokuussa Justuksen tallennuslomakkeeseen ilmestyi painike ”Syötä julkaisu” (kuva 2). Näin artikkelit, joilla on kustantajan lupa, voi rinnakkaistallentaa Theseukseen. Rinnakkaistallentamisella pyritään lisäämään tiedon avoimuutta – tietoa olisi saatavilla vapaasti, vaikka artikkeli olisi julkaistu maksumuurin takaisessa lehdessä. Savoniassakin rinnakkaistallentaminen on aloitettu ja ensimmäinen rinnakkaistallenne on tulossa, kunhan kustantajalta kysytään ja saadaan lupa.  

Samaa kohtaa käytetään myös Savonian sarjassa ilmestyvien julkaisujen tallentamisessa Theseukseen. Samalla tulee tehtyä myös julkaisutietojen ilmoitus. Ensimmäinen sarjajulkaisun tallennus Justuksen kautta Theseukseen tehtiin nyt elokuussa ja se onnistui kuten pitikin.  

Tallennuksien tarkastajana ja hyväksyjänä olen aitiopaikalla näkemässä, millaisissa hankkeissa ja kehittämisistyössä savonialaisia on mukana. Voi vaan ihailla, miten monenlaista osaamista meillä on. Se on ollut parasta uudessa työtehtävässä. 

 

Kirjoittaja:

Anu Räty-Härkönen
Savonia-ammattikorkeakoulun kirjasto
 

Julkaisutietojen tallentaminen kirjastolaisen näkökulmasta

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *